პროექტის ორგანიზაცია არის რესურსების დაგეგმვის, კოორდინაციისა და მართვის პროცესი განსაზღვრული მიზნების მისაღწევად განსაზღვრულ დროსა და ბიუჯეტში. პროექტი არის დროებითი ვალდებულება, რომელსაც აქვს უნიკალური შედეგი ან პროდუქტი, რომელიც განსხვავდება ორგანიზაციის ყოველდღიური ოპერაციების რუტინისგან.
პროექტის ორგანიზაციაში პასუხისმგებლობისა და კომპეტენციის სამი სფეროა.
- პროექტის მენეჯმენტი - მას ენდობა პროექტის მართვის მხარე
- პროექტის გუნდი - პროექტის გუნდს ენიჭება პროექტის განხორციელების ასპექტი
- პროექტის საბჭო არის გადაწყვეტილების მიმღები ორგანო, რომელსაც ენდობა პროექტის წარმატება და იღებს მნიშვნელოვან გადაწყვეტილებებს, როგორიცაა პროექტის გაუქმება ან გაგრძელება.
Ორგანიზაციული სტრუქტურა პროექტი დამოკიდებულია რამდენიმე ფაქტორზე, როგორიცაა ორგანიზაციის ტიპი და სტილი, იერარქია და სამუშაო პროცესი.
აქ მოცემულია პროექტის ორგანიზაციის რამდენიმე ყველაზე გავრცელებული ტიპი:
1. ფუნქციონალური ორგანიზაცია. პროექტის ორგანიზაცია
ეს არის ერთ-ერთი ყველაზე გავრცელებული ორგანიზაციული სტრუქტურა. კომპანია დაყოფილია რამდენიმე განყოფილებად და მსგავსი უნარებისა და ცოდნის მქონე ადამიანები ერთად არიან დაჯგუფებული. პროექტის მენეჯერი და სხვა რესურსები მუშაობენ იმავე განყოფილებაში, მაგალითად, მარკეტინგი, გაყიდვები, აღრიცხვა და ა.შ.
ფუნქციური სტრუქტურის უპირატესობებია:
- ეს საუკეთესოა როგორც მცირე პროექტებისთვის, ასევე მცირე გუნდებისთვის, რადგან ფუნქციას შეუძლია მოიპოვოს სრული კონტროლი და კონტროლი გუნდის წევრებზე და სხვა რესურსებზე.
- წევრების მოტივაცია ადვილია, რადგან ისინი ცოტანი არიან
- ექსპერტებთან წვდომა მარტივია, რადგან ისინი იმავე ფუნქციურ არეალში არიან.
- ადვილია პროექტში ჩართული ყველას შეკრება და შესაბამისი საკითხის განხილვა.
- თანამშრომლები მზად არიან იმუშაონ ასეთ პროექტებზე, რადგან ეს მათ აძლევს შესაძლებლობას წინ წავიდნენ.
- ვინაიდან გუნდი მცირეა, შესაძლებელია პროექტის კომუნიკაციის საშუალებების შეზღუდვა.
ფუნქციური სტრუქტურის ნაკლოვანებები შემდეგია:
- ადვილი არ არის ადამიანებთან წვდომა თქვენი ფუნქციური ერთეულის გარეთ
- პროექტზე მუშაობის ნაცვლად თანამშრომლები ლოიალურები არიან თავიანთი გუნდის ლიდერის მიმართ
- სტრატეგიული ფოკუსის შენარჩუნების სირთულე
2. დიზაინი.
აქ პროექტის მენეჯერს ეკისრება სრული პასუხისმგებლობა თითოეულ პროექტზე. მას აქვს სრულ განაკვეთზე დასაქმება მთელ გუნდთან და აკონტროლებს ბიუჯეტს მისი წარმატებით დასრულებისთვის. ის ექვემდებარება პროექტის საბჭოს და პროექტის სპონსორს. პროექტის ორგანიზაცია
პროექტზე დაფუძნებული ორგანიზაციული სტრუქტურის უპირატესობები შემდეგია:
- სრული კონტროლი გუნდზე
- გუნდში იდენტობის ძლიერი გრძნობა, რაც იწვევს გუნდის დომინანტურ კულტურას
- მინიმალური კონფლიქტი, რადგან თითოეული მონაწილე მუშაობს პროექტის მიზნებისა და ამოცანების მისაღწევად
- თქვენი სამუშაოს დაგეგმვა მარტივია
- რესურსების მარტივი ხელმისაწვდომობა
- აუმჯობესებს ტექნიკური ლიდერობის, ასევე პროექტის მართვის უნარებს
პროექტის ორგანიზაციული სტრუქტურის უარყოფითი მხარეა შემდეგი:
- ეს ძვირადღირებული ვალდებულებაა
- თანამშრომლებისთვის რთულია დაბრუნდნენ, თუ სამსახურიდან გაათავისუფლებენ
- ზოგიერთ შემთხვევაში, პროექტის დახურვა ნიშნავს სამსახურის დაკარგვას
3. მატრიცა. პროექტის ორგანიზება
მატრიცული პროექტის ორგანიზაციული სტრუქტურა იქმნება როგორც პროექტის, ისე ფუნქციონალური ორგანიზაციის ინტეგრირებით. არსებობს ორი სტრუქტურა: ჰორიზონტალური და ვერტიკალური, ასე რომ, თანამშრომელს შეუძლია იმუშაოს როგორც პროექტზე, ასევე ფუნქციურ ჯგუფში.
არსებობს სამი სახის ორგანიზაციული მატრიცა
- ძლიერი მატრიცა - პროექტის მენეჯერს ჰყავს სრულ განაკვეთზე გუნდი და ჰყავს სრული სახელმძღვანელო და კონტროლი გუნდზე და პროექტზე
- სუსტი მატრიცა უფრო ახლოს არის ფუნქციურ სტრუქტურასთან და პროექტის მენეჯერს ნაკლები ვარიანტი აქვს. მას აქვს ნახევარ განაკვეთზე გუნდი და ბიუჯეტის კონტროლი
- დაბალანსებული მატრიცა - პროექტის მენეჯერს აქვს საშუალო დონის ავტორიტეტი და ნახევარ განაკვეთზე გუნდი. ის და ფუნქციური მენეჯერი მართავენ ბიუჯეტს
მატრიცული ორგანიზაციის უპირატესობებია:
- რესურსები ეფექტურად გამოიყენება
- რესურსების ადვილად გადატანა შესაძლებელია სხვადასხვა პროექტებს შორის
- ინდივიდები, ისევე როგორც გუნდის წევრები, ბუნებით რეაგირებენ
მატრიცული ორგანიზაციის ნაკლოვანებები შემდეგია:
- უმეტეს შემთხვევაში, თქვენ იპოვით კონფლიქტს პროექტებს შორის რესურსების გამო
- ადამიანებს ენდობიან კონფლიქტური და განსხვავებული პრიორიტეტები და ამან შეიძლება გამოიწვიოს დაბნეულობა
პროექტის ორგანიზაციის ზოგიერთი სხვა სახეობაა:
- მარტივი ან ორგანული ორგანიზაცია არის უმარტივესი პროექტის ორგანიზაციული სტრუქტურა, რომელიც მოიცავს ბიზნეს სუბიექტებს ერთი მფლობელით, ასევე ფრილანსერებს. პროექტის მენეჯერის როლს, როგორც წესი, ასრულებს მფლობელი ან სპეციალისტი, რომელსაც ევალება სამუშაო პროცესის მართვა. პროექტის ორგანიზაცია
- დივერსიფიცირებული ორგანიზაცია. ამ ტიპის ორგანიზაციულ სტრუქტურაში არის მრავალი ფუნქციური ერთეული, რომლებიც ერთმანეთისგან დამოუკიდებელია. ერთეულებში შედის ადამიანები განსხვავებული უნარები და ნოუჰაუ, რომლებიც გაერთიანებულია საერთო თემით და ეს შეიძლება იყოს გეოგრაფიული მდებარეობა ან მსგავსი პროექტი. ყველა განყოფილებას აქვს საკუთარი რესურსი ავტონომიური მუშაობისთვის.
- ვირტუალური ორგანიზაცია — ვირტუალურ ორგანიზაციულ სტრუქტურაში ორგანიზაცია ინარჩუნებს თავის ძირითად საქმიანობას და ცდილობს სხვა პროცესების აუთსორსსს. ცენტრალური ორგანიზაცია დაკავშირებულია სხვადასხვა გარე ორგანიზაციებთან ბიზნესის წარმატებით წარმართვისთვის. ასეთ ორგანიზაციებში პროექტის მენეჯერს აქვს საშუალო და დაბალი დონის უფლებამოსილება და შერეული ბიუჯეტის კონტროლის უფლებამოსილება.
როგორ შევადგინოთ პროექტის ორგანიზაციის დიაგრამა?
პროექტის ორგანიზაციული სქემა ეხმარება განსაზღვროს გუნდის როლები და პასუხისმგებლობები, ასევე ტრენინგის საჭიროებები, როგორ იქნება რესურსების განაწილება და როგორ ჩაერთვებიან დაინტერესებული მხარეები. აუცილებელი ნაბიჯები შემდეგია:
1. პერსონალის განსაზღვრა. პროექტის ორგანიზაცია
პროცესის პირველი ნაბიჯი არის იმ ადამიანების იდენტიფიცირება, რომლებიც დაკავშირებულია პროექტის მასშტაბებთან და შეუძლია აქვს ძლიერი გავლენა პროექტზე. როგორც წესი, ესენი არიან ძირითადი თანამშრომლები, რომლებიც გავლენას ახდენენ მარკეტოლოგებზე, დეპარტამენტის ხელმძღვანელებზე, გაყიდვების პერსონალზე, დამხმარე პერსონალზე, კონსულტანტებზე და IT პერსონალზეც კი.
2. შექმენით უფროსი მენეჯმენტის გუნდი
მეორე მოედანზე — სიცოცხლისუნარიანი გუნდის შექმნა, რომელიც იქნება პასუხისმგებელი პროექტზე და მონიტორინგს გაუწევს მის წარმატებას. გუნდში შედიან კლიენტი ან პროექტის სპონსორები და ზოგიერთ შემთხვევაში ექსპერტები, რომლებიც შემოგთავაზებენ ხელმძღვანელობას და დახმარებას პროექტის განმავლობაში.
3. დანიშნეთ პროექტის კოორდინატორები. პროექტის ორგანიზაცია
მესამე ეტაპი მოიცავს პროექტის კოორდინატორების დანიშვნას, რომლებიც იქნებიან საშუალო და დაბალი დონის მენეჯერები. მათი პასუხისმგებლობა მოიცავს ამ დონეზე მოვალეობების შესრულებას და გუნდის ამოცანების კოორდინაციას. პროექტის ორგანიზაციაში შეიძლება იყოს ბევრი პროექტის კოორდინატორი, მაგრამ უმეტეს შემთხვევაში თქვენ იპოვით მინიმუმ სამს, რომლებიც ასრულებენ კომუნიკაციის, ტექნიკური და დაგეგმვის ასპექტებს.
4. მონიშნეთ თქვენი დაინტერესებული მხარეები
გამოავლინეთ ძირითადი დაინტერესებული მხარეები და სცადეთ მოზიდვა მათ პროექტის განვითარებისთვის.
5. ტრენინგის მოთხოვნების დადგენა. პროექტის ორგანიზაცია
ზოგიერთ შემთხვევაში გუნდს შეუძლია ეფექტურად გაუმკლავდეს დავალებას. სხვებისგან განსხვავებით, მათ აკლიათ ინსტრუმენტები, უნარები, ცოდნა, რათა გაუმკლავდნენ პროექტის სირთულეებს. განსაზღვრეთ ტრენინგის მოთხოვნები და შესთავაზეთ ის წევრებს, რომლებსაც ეს სჭირდებათ. პროექტის კოორდინატორი პასუხისმგებელია სამუშაო ჯგუფის მართვაზე და თანამშრომლისთვის საჭირო ტრენინგზე.
6. შექმენით პროექტის ორგანიზაციული სქემა
ბოლო ეტაპი არის პროექტის ორგანიზაციული სქემის შემუშავება. გადახედეთ უკვე გადადგმულ ნაბიჯებს და იფიქრეთ იმაზე, თუ როგორ კოორდინაციას გაუწევენ პროექტში მონაწილე ადამიანები და ითანამშრომლებენ სრულყოფილი დიაგრამის შესაქმნელად.
დააკვირდით, რათა განსაზღვროთ მათი ურთიერთობა და პასუხისმგებლობა, რომელიც უნდა დაეკისროთ. ჩამოთვალეთ გადაწყვეტილების მიმღებები, რომლებიც შეასრულებენ გამორჩეულ როლს და დაწერეთ მათი როლი, პასუხისმგებლობა და დავალება, რომ მიიღოთ ნათელი სურათი. განსაზღვრეთ დამაკავშირებელი როლები და განსაზღვრეთ კომუნიკაციისა და მოხსენების არხი, თუ გადაწყვეტთ შექმნათ სასარგებლო პროექტის ორგანიზაციული სქემა
მასალების ბილეთი (BOM) – განმარტება, მაგალითი, ტიპები და უპირატესობები
უპირატესობები. პროექტის ორგანიზაცია
შესაბამისი პროექტის ორგანიზაციის მოდელის უპირატესობები შემდეგია:
- თანამშრომლებს კვალიფიკაციის ამაღლების შესაძლებლობას სთავაზობს
- ძალისხმევა მიმართულია პროექტის მუშაობაზე
- საშუალებას აძლევს ორგანიზაციას გაიზარდოს და განვითარდეს
- დაეხმარეთ თვალყური ადევნოთ სტრატეგიულ მიზნებს
- გარემო ფაქტორებთან გამკლავების უნარის გაზრდა
- იღებს გადაწყვეტილების მიღებას გლუვი, ეფექტური და სწრაფი
- ხელს უწყობს თანამშრომლების სპეციალიზაციას
- ხელს უწყობს რესურსების უკეთ გამოყენებას
- მარტივად დააკმაყოფილეთ პროექტის ვადები
- დაეხმარეთ თანამშრომლებს პროფესიონალურად განვითარებაში
შეზღუდვები
პროექტის ორგანიზაციის მოდელის უარყოფითი მხარეა შემდეგი:
- ურთიერთობები მკაფიოდ არ არის განსაზღვრული
- კოორდინაციის პრობლემაა
- ძალისხმევის გაორმაგება
- ზოგიერთ პროექტში თანამშრომლებს შორის გაურკვევლობაა
დატოვე კომენტარი