Іскерлік кездесуді ұйымдастыру – әртүрлі ұйымдардың өкілдері немесе бизнес-процестерге қатысушылар арасындағы іскерлік кездесуді, кездесуді немесе келіссөздерді сәтті өткізу мақсатындағы іс-шаралар мен қадамдардың жиынтығы. Міне, іскерлік кездесуді ұйымдастырудың негізгі қадамдары:

  1. Мақсаттарды анықтау:

    • Кездесудің мақсатын нақты анықтаңыз. Неге қол жеткізгіңіз келеді? Бұл ақпарат алмасу, шешім қабылдау, мәміле жасау және т.б. болуы мүмкін.

  2. Іскерлік кездесуді ұйымдастыру. Орын таңдау:

    • Қолайлы кездесу орнын таңдау. Бұл жиналыстың сипатына қарай кеңсе, конференц-зал, мейрамхана немесе басқа арнайы орын болуы мүмкін.

  3. Уақытты жоспарлау:

    • Қатысушылардың кестелерін ескере отырып, кездесудің оңтайлы уақытын анықтау және маңызды мәселелерді талқылау үшін жеткілікті уақытты қамтамасыз ету.

  4. Іскерлік кездесуді ұйымдастыру. Бағдарламаны дайындау:

    • Алдағы тақырыптарды, күн тәртібін, сөйлеу уақытын және басқа да маңызды аспектілерді ескере отырып, егжей-тегжейлі жиналыс бағдарламасын әзірлеу.

  5. Шақыруларды тарату:

    • Кездесудің күні, уақыты, орны және негізгі тақырыптары көрсетілген қатысушыларға шақырулар жіберу.

  6. Іскерлік кездесуді ұйымдастыру. Техникалық құралдармен қамтамасыз ету:

    • Қажетті техникалық құралдарды дайындау: аудио-бейне жабдығы, презентация материалдары, интернетке қосылу және т.б.

  7. Тамақтану:

    • Кездесу ұзаққа созылатын болса, қатысушыларды тамақпен қамтамасыз ету. Бұл кофе-брейктерді, таңғы астарды, түскі астарды және т.б.

  8. Іскерлік кездесуді ұйымдастыру. Қонақтармен жұмыс:

    • Қонақтарды қарсы алу, қажетті ақпаратты беру, кездесу барысында қатысушылардың жайлылығын қамтамасыз ету.

  9. Хаттаманы сақтау:

    • Жиналыс хаттамаларын жүргізуге жауаптыларды тағайындау, негізгі мәселелер мен шешімдерді тіркеу.

  10. Кері байланыс:

    • Кері байланыс жинағы байланыс кездесуден кейін тиімділікті бағалау және болашақтағы мүмкін жақсартуларды анықтау.

  11. Іскерлік кездесуді ұйымдастыру. Шешімдердің іске асырылуын бақылау:

    • Егер жиналыс шешімдер қабылдауды көздейтін болса, олардың орындалуын бақылау және қажетті қолдау көрсету маңызды.

Іскерлік кездесуді ұйымдастыру мұқият жоспарлауды, үйлестіруді және сіздің мақсаттарыңызға жету және қатысушылардың өзара сәтті әрекеттесуін қамтамасыз ету үшін кәсіби көзқарасты талап етеді.

10 жол. Іскерлік кездесуді ұйымдастыру .

1) Кездесу қажет пе?

Кездесуді тағайындамас бұрын, оны дәл қазір ұйымдастыру қажет пе, әлде ол бос бола ма, соны шешу керек. уақытты босқа өткізу. Жоба бойынша пікір алмасу, өзекті мәселелерді шешу және кәсіби қарым-қатынастарды жақсарту үшін іскерлік кездесу ұйымдастыру қажет.

Бұл кезеңде жеке кездесу қажет пе немесе жіберу арқылы барлық қажетті нәрсені жасай аласыз ба электрондық пошталар?

Бұл кездесуге жобаға тартылған барлық адам ресурстарын шақыруды қажет ететін жан-жақты талқылау болуы керек пе немесе қысқа мерзімге тек бірнеше маңызды қатысушыларды шақыру арқылы қажетті нәтижеге қол жеткізуге бола ма, бұл мәселені шешуге тура келеді. кездесуді жоспарлау.

2) Іскерлік кездесу ұйымдастырыңыз.Онда болу керек адамдарды ғана шақырыңыз.

Кейде жобаны кеңсенің бірнеше бөлімшелерінен көптеген адамдар жүзеге асырады. Іскерлік кездесуді өткізу туралы шешім қабылдағанда, оған барлық тіркелген ресурстарды шақыру қажет пе және оған тұрарлық па екенін алдын ала білу өте маңызды.

Көбінің қосар үлесі жоқ, неге тікелей жобаға қатысы бар адамдарды шақырып, қарамағындағыларды бір жаққа қалдырмасқа. Сіз жай ғана пайдасыз жиналысқа қатысудан гөрі, осы уақыт ішінде өнімді жұмыс істеу үшін өз жұмысында жақсы болатын адамдардың уақытын, күш-жігерін және энергиясын босқа жұмсайсыз.

Егер сіз шешім туралы бүкіл бөлімді хабардар ету керек деп ойласаңыз, бөлім менеджерін шақырыңыз және оған қажетті ақпаратты беріңіз, сонда ол барып, оны өз командасына бере алады. Бұл компания үшін көп уақыт пен ресурстарды үнемдейді.

3) Еске салғыштар.

Кәсіби өмір әрқашан көптеген сұрақтар мен істерге толы желіге айналды. Жобаны уақытында аяқтау және бұл арада ешқандай мәселе туындамауын қамтамасыз ету стрессі көптеген адамдардың қарапайым нәрселерді ұмытып кетуіне әкелуі мүмкін.

Жұмысшылардың көпшілігі жиналыстарға қатысуға қызығушылық танытпайды, өйткені олар уақытын пайдалы нәрсеге жұмсаған дұрыс деп санайды. Сондықтан олар маңызды кездесу жоспарланған кезде ұмытып кетеді, оған қатысу міндетті. Іскерлік кездесуді ұйымдастырғаннан кейін кем дегенде бір-екі күн бұрын оларға хабарлау және қажетті электрондық поштаны алғанын және оқуын білу үшін олардың қатысуын растауды сұрау үшін еске салғыштарды жіберген дұрыс.

4) Іскерлік кездесуді ұйымдастыру. Күн тәртібі.

Ұмытпау үшін тізім жасаңыз. Жиналыстың күн тәртібін жасап, оны басқа қатысушыларға таратудың өзі бір игі іс болмақ. Бұл оларға қажетті ақпаратты жинауға және оны кездесу орнында басқалармен бөлісуге уақыт береді.

Кездесуді нәтижелі ету үшін ұстану керек бағыттарды алдын ала жоспарлау үшін алдын ала дайындалған дұрыс. Егер сіз өз міндеттеріңізді күн тәртібінде ұстасаңыз, тақырыптың басында оңай қалып, құнды уақытты үнемдей аласыз.

5) Күтулер.

Іскерлік кездесуді ұйымдастыруға шешім қабылдағанда, сізде бұл туралы белгілі бір үміттер болған шығар. Жоспарланған жиналыс туралы хабарлама жіберген кезде кездесудің мақсатын және оқиғадан күткеніңізді құжаттайтыныңызға көз жеткізіңіз. Бұл кездейсоқ кездесу емес, нақты нұсқаулары бар маңызды кездесу екенін түсіндіріңіз. жетістікке жету. Өз күтулеріңізді қалың әріптермен көрсетіңіз және бұл туралы басқаларға алдын ала хабарлаңыз, олар ойша дайындалып, сонымен қатар қажетті фактілер мен сандарды бере алады.

6) Іскерлік кездесуді ұйымдастыру. Мерзімдері.

Өмірде көбірек пайда алу үшін уақытты құрметтеу керек. Ұқыптылық - кәсіпқойлардағы құнды қасиет, өйткені бұл олардың өз жұмысына берілгендігін және негізгі этикет ережелерін сақтауын көрсетеді. Адамдар конференц-залға ол басталғаннан кейін де кіре бергенде, бұл өте тітіркендіргіш және көңілсіз. Бұл әдепсіздік пен сыйластықтың жоқтығын көрсетеді билік органдары .

Бұрын жіберілген электрондық хатта жиналыстың басталу уақытын көрсеткеніңізге көз жеткізіңіз және кешіккендердің жиналысқа жіберілмейтінін түсіндіріңіз. Іскерлік кездесуді ұйымдастырмас бұрын уақытты анықтау өте маңызды. Белгілі бір уақытта есікті құлыптап, жиналысты бастаңыз. Келесі жолы сіз бұрынғыдай проблемаға тап болмайсыз.

7) Қысқа және қарапайым.

Іскерлік кездесуді белгілі бір кестемен ұйымдастырып, оны мұқият орындасаңыз жақсы. Әркім өз міндеттерімен айналысады және уақытты қажетсіз ысырап ету ешқашан нәтиже бермейді. Кездесуге қажет уақытты ғана беріңіз және оны қысқа әрі қарапайым етіп сақтаңыз.

Белгіленген мерзімде жұмысты аяқтау үшін әркім дайындалып, өз пікірлерін анық және дәл жеткізуі үшін басқаларға да мерзімдерді хабарлаңыз. Егер пікірталас созылса, жиналысты қысқа және уақытында өткізу үшін талқылауды тақырыпқа қайтаруға құқығыңыз бар.

8) Іскерлік кездесуді ұйымдастыру. Тақырыпқа назар аударыңыз.

Бір тақырыпқа назар аудару күн тәртібін шешуден әлдеқайда маңызды. Іскерлік кездесуді ұйымдастырған кезде нақты және анық болыңыз.

Кездесу кезінде тақырыптан тыс мәселелерді шешпейтініңізді басқаларға ертерек айтыңыз. Кездесулер кестеге сай өтуін қамтамасыз ету үшін шешіміңізді сақтаңыз және тақырыпта болыңыз. Әркімнің уақытын үнемдеу үшін талқылаулардың басқа тақырыптарға ауысуына жол бермеңіз.

9) Басқа көзқарасты ұстаныңыз.

Іскерлік кездесуді ұйымдастырмас бұрын, жақында болған басқалар туралы ойланыңыз. Егер сіз олар өз міндеттерін 100% орындаған жоқ деп ойласаңыз, баламалы нұсқаларға назар аударатын кез келді. Заман өзгеріп жатыр, технологияны өз пайдаңызға пайдаланған дұрыс.

Аудиовизуалды және графикалық материалдар қатысушылардың қызығушылығын сақтауға және ынтымақтастықты ынталандыруға көмектеседі. Компьютерлік болжамдар мен презентациялар барлығын кесте бойынша сақтайтын және көп уақытты үнемдейтін жақсы өзгеріс болады.

10) Кейінгі әрекеттер.

Іскерлік кездесуді ұйымдастырған кезде оны сүйемелдеу қажеттілігі туындайды. Жиналысты ұйымдастырушы адам барлық жазбалардың дұрыс алынуын қамтамасыз етуге жауапты. Кездесу аяқталса да, жұмыс әлі аяқталған жоқ.

Жиналыста не талқыланғанын барлығы білуі үшін жазбаша түрде жазу керек пе? Пікірталас аяқталмаса, оның мәні жоқ. Барлығына қажетті құжаттарды беріңіз немесе егер ол аяқталмаса, олардың мүмкіндігінше тезірек жетуіне көз жеткізіңіз.

Кездесуге қатысқан және қатысуы нақты нәтижелерге қол жеткізуге мүмкіндік бергендердің барлығына алғыс айтамыз. Уақытты бағалау оларды қуантады және олар келесі жолы көбірек дайындалады.

Жиі қойылатын сұрақтар. Іскерлік кездесуді ұйымдастыру.

  1. Іскерлік кездесуді ұйымдастыру кезінде қандай негізгі қадамдарды орындау керек?

    • Мақсаттарды анықтау, орын мен уақытты таңдау, бағдарлама жасау, шақыру жіберу, техникалық құралдарды дайындау және тамақтандыру.

  2. Іскерлік кездесу үшін қолайлы орынды қалай таңдауға болады?

    • Қатысушылар санын, жиналыстың сипатын, кеңістіктің, техникалық жабдықтың және жалпы атмосфераның болуын қарастырыңыз.

  3. Іскерлік кездесу бағдарламасын қалай тиімді жоспарлауға болады?

    • Негізгі тақырыптар мен тапсырмаларды анықтаңыз, бағдарламаның әрбір тармағына уақыт бөліңіз, уақыт шеңберін ескеріңіз және мүмкін үзілістерді қамтамасыз етіңіз.

  4. Іскерлік кездесуде тамақтануды қалай ұйымдастыруға болады?

    • Жиналыстың ұзақтығын және қатысушылардың қажеттіліктерін ескеріңіз. Кофе-брейктерге, таңғы асқа, түскі асқа, әртүрлілікті қамтамасыз етуге және диеталық артықшылықтарды ескере отырып жоспар жасаңыз.

  5. Іскерлік кездесуді сәтті өткізу үшін қандай техникалық құралдар қажет?

    • Аудио және бейне жабдықтары, проекторлар, экрандар, интернет байланыстары және презентация мүмкіндіктері бар екеніне көз жеткізіңіз.

  6. Іскерлік кездесуге уақыт таңдауда қандай аспектілерді ескеру керек?

    • Қатысушылардың жұмыс кестелерін, күннің уақытын және егер қатысушылар әртүрлі аймақтарда болса, мүмкін уақыт белдеулерін қарастырыңыз.

  7. Іскерлік кездесуде қонақтарды қабылдауды қалай тиімді ұйымдастыруға болады?

    • Кездесудің өтетін орны, уақыты және бағдарламасы туралы алдын ала ақпарат беріңіз. Қажетті ақпарат пен қызметтерді ұсыну арқылы қонақтардың жайлылығын қамтамасыз етіңіз.

  8. Іскерлік кездесуде қонақтармен жұмыс істеуге не кіреді?

    • Сәлемдесу, тіркелу, іс-шара туралы ақпарат беру, кофе-брейктер мен тамақтануды ұйымдастыру, тұрудың жайлы жағдайын қамтамасыз ету.

  9. Іскерлік кеңесте қабылданған шешімдердің орындалуын қалай бақылауға болады?

    • Шешімдерді тіркеу жүйесін ұйымдастырыңыз, жауаптыларды тағайындаңыз, тапсырмалардың орындалуын бақылау үшін кері байланыс пен бақылау тетіктерін жасаңыз.

  10. Іскерлік кездесудің тиімділігін қалай бағалауға болады?

    • Қатысушылардан кері байланыс жинау, қол жеткізілген нәтижелерді талдау, болашақта процесті жақсарту үшін ұйымның күшті және әлсіз жақтарын анықтау.

  11. Іскерлік кездесуге қашықтағы қатысушылардың қатысуын қалай қамтамасыз етуге болады?

    • Виртуалды платформаларды пайдаланыңыз, тұрақты Интернет қосылымын қамтамасыз етіңіз және қашықтағы қатысушыларды қажетті техникалық құралдармен қамтамасыз етіңіз.

  12. Іскерлік кездесуде күтпеген жағдайларды қалай шешуге болады?

    • Мәселелер туындаған жағдайда төтенше жағдайлар жоспарын жасаңыз, техникалық резервтік көшірмелерді жасаңыз және жоспарлардағы өзгерістерге жылдам әрекет етуге дайындалыңыз.

Іскерлік кездесуді ұйымдастыру мұқият жоспарлауды, үйлестіруді және сауаттылықты талап етеді басқару оқиғаның әртүрлі аспектілері.

 

ABC типографиясы