Ұйымдастырушылық коммуникация. Бұл не ? Және бұл неге маңызды

Ұйымдық коммуникация әрбір ұйымның ажырамас бөлігі болып табылады және табысты бизнесті құруда маңызды рөл атқарады. Ұйымдағы қарым-қатынас ұйымдағы адамдардың мінез-құлқына әсер етеді. Ұйымдағы коммуникация басқарудың маңызды құрамдас бөлігі болып табылады, өйткені менеджменттің рөлі жоспарлар жасау және бағыт беру болып табылады.

Ұйымда жұмыс істейтін адамдар, мейлі ол менеджерлер немесе алдыңғы қатардағы қызметкерлер болсын, ұйымда ең жақсы жұмыс ортасын жасау үшін өзін қалай ұстау керектігін білуі керек.

Ұйымдағы қарым-қатынас ұйымдағы адамдардың мінез-құлқына да әсер етеді. Ұйымдағы адамдардың мінез-құлқы ұйымның мақсаттарына жету үшін адамдардың бір-бірін қалай ынталандыратынына әсер етеді. Ұйымдастырушылық коммуникация адамдардың жиналыстарда бір-бірімен қарым-қатынасында маңызды рөл атқарады.

Сатылым маржасы дегеніміз не? және оны қалай есептеу керек

Екінші жағынан, тиімсіз ұйымдық коммуникация ұйымда түсінбеушілікке, үйлестірудің болмауына және құзыретсіздікке әкеледі. Сондықтан жоспарларды тиімді орындау және ұйымның табысты болуына үлес қосу үшін ұйымда тиімді коммуникацияның болуы маңызды.

Тиімді қарым-қатынас ұйымда соншалықты маңызды, сондықтан қазіргі уақытта тіпті жалдаушылар коммуникация дағдыларын жалдағысы келетін адамдардың негізгі дағдыларының бірі ретінде қарастырады. Жұмыс туралы хабарландырулар көбінесе іскерлік байланыс, корпоративтік байланыс немесе сияқты тіркестерді қамтиды ұйымдастырушылық қарым-қатынас дағдылары.

Құпия келісім. Бұл не ?

Түрлері. Ұйымдастырушылық коммуникация.

Қарым-қатынас әрбір ұйымның ажырамас бөлігі болып табылады. Ешбір ұйым ұйымда жұмыс істейтін адамдар арасындағы дұрыс қарым-қатынассыз өмір сүре алмайды.

Ұйымдық коммуникациялардың төрт түрі бар. Кейбір ұйымдар коммуникацияның бір түрін қатаң ұстанады, ал кейбір ұйымдар осы байланыс түрлерінің комбинациясын пайдаланады.

Олардың ұйымға әсері туралы білу үшін алдымен ұйымда болатын коммуникациялардың әртүрлі түрлері туралы білейік.

Әрбір компания қарастыратын ұйымдық құрылымның 9 түрі

1. Ресми қарым-қатынас. Ұйымдастырушылық коммуникация.

Ресми қарым-қатынас көптеген ұйымдарда орын алатын қарым-қатынастың ең кең таралған түрлерінің бірі болып табылады. Ресми байланыс алдын ала белгіленген байланыс арналары арқылы жүзеге асады.

Бұл байланыс арналары қолданылады басшылығы мен қызметкерлерібір-бірімен байланысу үшін ұйымда жұмыс істейтін адамдар. Ресми байланыс көбінесе иерархиялық ұйымдық құрылымы бар ұйымдарда болады.

Мұндай ұйымдарда қарапайым қызметкер жоғары басшылықпен тікелей байланыса алмайды. Олардың арасындағы байланыс орта басшы буын арқылы жүзеге асады.

2. Бейресми қарым-қатынас

Қарым-қатынастың бұл түрі формальды қарым-қатынасқа қарама-қарсы. Бейресми байланыс ресми арналар арқылы болмайды. Бір-бірімен байланысу үшін бейресми коммуникацияны пайдаланатын ұйымдар алдын ала белгіленген байланыс арналарын ұстанбайды.

Бұл ұйым басшылығы мен қызметкерлері арасындағы байланыс бірнеше байланыс арналары арқылы жүзеге асуы мүмкін дегенді білдіреді.

Жоғары басшылық пен тікелей қызметкерлер арасындағы байланыс тиісті арналар мен делдалдар арқылы жүзеге асатын ресми коммуникациядан айырмашылығы, бейресми байланыс тікелей жоғарғы басшылық пен тікелей қызметкерлер арасында болуы мүмкін.

Оның үстіне бейресми коммуникацияны пайдаланатын ұйымдарда дұрыс анықталған иерархиялық құрылым жоқ. Мұндай ұйымдарда жұмыс істейтін барлық қызметкерлер бір деңгейде қарастырылады.

Сілтеме сенімі және адамдар сілтемелерді неліктен басатынының психологиясы

3. Тік байланыс. Ұйымдастырушылық коммуникация.

Ресми коммуникацияны тік байланыс және көлденең байланыс сияқты екі санатқа бөлуге болады. Вертикальды коммуникация – басшылар мен олардың бағыныштылары арасындағы байланыс түрі.
Тік байланысты одан әрі жоғары тік байланыс және төмен тік байланыс деп бөлуге болады. Жоғарыға бағытталған тік коммуникацияда байланыс менеджерлерден олардың бағыныштыларына дейін жүреді.
Сонымен қатар, тік байланыс бағыныштылардан басшыларға дейін жүреді.

4. Көлденең байланыс

Ұйымдағы коммуникацияның тағы бір түрі көлденең байланыс болып табылады. Бұл бір деңгейде жұмыс істейтін адамдар арасындағы қарым-қатынас түрі.

Көлденең байланыс ақпарат алмасу үшін бір деңгейде жұмыс істейтін адамдар арасындағы формальды байланыс болып саналады.

Маңыздылығы. Ұйымдастырушылық коммуникация.

1. Ұйымдастырушылық коммуникацияның басты маңыздылығы ұйымда жұмыс істейтін қызметкерлерді хабардар ету болып табылады. Қызметкерлер олардан күтілетін мақсаттарды және осы мақсаттарға жету үшін қолданылатын әдістерді айтты. Оларға әдістер туралы айтып қана қоймай, сонымен қатар кері байланыс беріледі оларды жақсарту жұмыс. Ұйымдастырушылық қарым-қатынас қызметкерлер арасындағы күмәнді немесе түсінбеушіліктерді анықтауға көмектеседі.
2. Ұйымдағы коммуникация ақпарат көзі рөлін атқарады. Ақпарат жіберіледі арқылы қызметкерлер коммуникациялар. Бұл ақпарат қызметкерлерге маңызды шешімдер қабылдауға көмектеседі, себебі бұл ақпаратқа ие болу оларға белгілі бір тапсырманы орындау үшін баламалы әрекет жолын ұсынады.
3. Қарым-қатынас үшін қарым-қатынас қажет. Байланыс арқылы ұйымда жұмыс істейтін қызметкерлер бір-бірімен байланысады. Әлеуметтену сонымен қатар ұйымның өсуі үшін маңызды болып табылатын қызметкерлер арасында күшті байланыстар құру үшін қажет. Ұйымдастырушылық коммуникация.
4. Ұйымдағы салауатты қарым-қатынас ұйымда жұмыс істейтін адамдардың көзқарасын қалыптастыруға көмектеседі. Жақсы хабардар қызметкер аз ақпараттандырылған қызметкермен салыстырғанда оң көзқараста болады.
5. Ұйымдағы жазбаша және ресми коммуникация ұйымдық коммуникациялардың басқа түрлерімен салыстырғанда тиімдірек. Сондықтан көптеген ұйымдар жыл сайынғы маңызды ақпаратты ұйым қызметкерлерімен бөлісу үшін компания журналдары мен журналдарын шығаруға ақша жұмсайды.
6. Ұйымдастырушылық коммуникация бақылау процесінде маңызды рөл атқарады, өйткені менеджерлердің рөлі бағыныштыларға нұсқау беру және олардан кері байланыс алу болып табылады. Тиімді ұйымдастырушылық коммуникация бұл міндеттерді жақсартады. Қол астындағылар жақсы сөйлескенде өз міндеттерін тиімді орындай алады, сонымен қатар олар жұмысында кез келген мәселеге тап болған кезде менеджерлерінің күмәндерін жоя алады.

Ұйымдастырушылық коммуникация мәселелері

Ұйымдық коммуникация кез келген ұйымның ажырамас бөлігі болса да, тиімді коммуникация жоспарын дайындау кезінде ұйым әлі де көптеген қиындықтарға тап болады.

Ұйымдық коммуникациямен байланысты мәселелер шешілмесе, ұйымдық коммуникация ешқашан тиімді және тиімді бола алмайды. Төменде ұйымның ұйымдық байланыс жоспарын дайындамас бұрын білу қажет ұйымдық коммуникация мәселелері берілген.

1. Жоспардың өзектілігі. Ұйымдастырушылық коммуникация.

Байланыс жоспарын құру кезінде сіз тап болуы мүмкін бірінші және ең басты қиындық оның өзектілігі болып табылады. Ұйымдағы барлық адамдарға қатысты коммуникация жоспарын жасау қиын. Әртүрлі бөлімдер және сол бөлімшелердегі әртүрлі функциялар туындауы мүмкін коммуникация мәселелеріне әртүрлі шешімдерді талап етеді.

Мысалы, сату бөлімінде сатушылардың көпшілігі виртуалды түрде жұмыс істейді және кеңсеге сирек келеді. Сату менеджерімен кездесулер бейне қоңыраулар немесе телефон қоңыраулары арқылы да өтеді.

Ұйымдағы өз бетінше жұмыс істеуді ұнататын және үнемі кездесуді қаламайтын командалар. Сондықтан ұйымда жұмыс істейтін әрбір адамға қатысты ұйымдық коммуникациялар жоспарын дайындау күрделі міндет болып табылады.

2. Ұйымның көлемі

Ұйымдық коммуникация жоспарын дайындау кезінде сіз тап болуы мүмкін келесі қиындық оның өлшемі болып табылады. Әсіресе ірі ұйымдарда тиімді коммуникация жоспарын құру қиын. Өйткені ірі ұйымдарда бірнеше бөлімдер мен бөлімшелер бар.

Бұл бөлімдерде жүздеген қызметкер жұмыс істейді. Кейбір қызметкерлер кеңседе жұмыс істейді, ал кейбіреулері іс жүзінде кеңсе үй-жайларынан алыс жұмыс істейді.
Мұндай жағдайларда ұйымда жұмыс істейтін барлық қызметкерлер арасында тиімді қарым-қатынас орнату үшін коммуникация жоспарын дайындау өте қиын болады.

3. Жауапкершілік. Ұйымдастырушылық коммуникация.

Жауапкершілік – коммуникация жоспарын құру кезінде ескерілетін маңызды мәселелердің бірі. Жауапкершілікті қалай қамтамасыз етуге болады? Тасымалдау кезінде хабардың немесе ақпараттың бұрмаланбауын қалай қамтамасыз етуге болады?

Деректер өзгерсе, қандай әрекеттерді орындау керек? Ал қатенің көзін қалай қадағалауға болады? Бұл сұрақтардың барлығына жауап болуы керек. Тиімді ұйымдық коммуникация жоспарынсыз есеп беруді сақтау қиын.

4. Адалдық. Ұйымдастырушылық коммуникация.

Соңғы, бірақ кем дегенде, ұйымдық коммуникация мәселесі - ақпараттың тұтастығы. Бұл мәселе ұйымдық коммуникацияның бейресми әдістерін таңдайтын ұйымдарда кездеседі. Бейресми ортада деректерді бұзу мүмкіндігі жоғары болады.

Сондықтан, ақпараттың тұтастығын қамтамасыз ету басты міндет болып табылады, өйткені ол бүкіл ұйымға жіберіледі.

Тиімді ұйымдық коммуникациялардың әсері

Тиімді коммуникация ұйымға және онда жұмыс істейтін адамдарға оң әсер етеді. Осы ереуілдер туралы бір-бірлеп білейік.

1. Тиімді қарым-қатынас қызметкерлер, тұтынушылар және іскер серіктестер арасындағы түсініспеушіліктерді азайтуға көмектеседі. Демек, сотқа түсетін арыздар мен шағымдар саны да барынша азайды.
2. Ұйымдағы тиімді қарым-қатынас ұйымда жұмыс істейтін қызметкерлердің сенімі мен моральдық деңгейін арттырады. Қызметкерлер жақсы хабардар болған ұйымда өздерін қанағаттанарлық сезінеді. Ұйымдастырушылық коммуникация.
3. Тиімді байланыс ұйымда болып жатқан процедуралар мен процестерді жақсартады, нәтижесінде ұйымдық тиімділік артады, сонымен қатар өндіріс шығындары төмендейді.
4. Ұйымдағы тамаша және анық қарым-қатынас қызметкерлерге ұйымның саясатын, ережелерін және ережелерін түсінуге көмектеседі. Бұл олардың компанияға адал болуына көмектеседі.
5. Ұйымдағы дұрыс қарым-қатынас қызметкерлер мен басшылық арасында сау байланыс орнатуға көмектеседі. Қызметкерлер өз басшылығына сенеді және олар үшін қабылдаған шешімдерге сенеді. Негізгі артықшылығы Бұл сценарий ұйымның кәсіподақсыз болып қалуы және адамдар өз проблемалары мен талаптары туралы хабарлап, ереуілдерге емес, өзара тиімді шешім іздейді.
6. Қызметкерлер өз пікірлері мен идеяларын айтудан тартынбайды. Бұл ұйым үшін тиімді, себебі бұл ұйымның өсуіне көмектеседі.
7. Жоспарланған ұйымдастырушылық байланыс өндірістік жоспарларды орындауда пайдалы.

Тиімсіз ұйымдық коммуникацияның салдары

1. Тиімсіз қарым-қатынас тиімсіз қарым-қатынастан туындаған түсініспеушіліктерге байланысты қызметкерлер мен басшылық арасында ұрыс тудырады.
2. Ұйымдағы тиімсіз коммуникация бөлімшелердегі сәйкессіздікті тудырады. Сәйкес келмеу қызметкерлер арасында өткір дауларды тудырады, ресурстарды ысырап етеді және өндіріс шығындарының жоғары болуына әкеледі.
3. Ұйымда тиімсіз байланыс болған кезде қажеттіліктерді қанағаттандыру қиын және тұтынушылардың күтулері. Сату бөлімі мұны білмейді Маркетинг бөлімі клиенттерге уәде берді.
4. Тиімсіз қарым-қатынас жоғары деңгейге әкелуі мүмкін кадрлар айналымы. Қызметкерлер олармен дұрыс қарым-қатынаста болмаған кезде қанағаттанбаған және көңілсіз сезінеді.

Тиімді коммуникация стратегиясын қалай дайындауға болады?

Тиімді коммуникациялық стратегияны ұйымдық құрылым, мақсаттар мен міндеттер, ұйымның құндылықтары сияқты маңызды факторларды ескере отырып құруға болады. Төменде тиімді байланыс стратегиясын дайындау үшін орындауға болатын қадамдар берілген.

1-қадам: Ұйымның көлемін талдау. Ұйымдастырушылық коммуникация.

Ұйымдық коммуникация жоспарын дайындаған кезде ұйымның көлемін ескеру маңызды. Бірнеше бөлімдері бар үлкен ұйымда барлық қызметкерлердің барлық бөлімдерде жұмыс істеуін қамтамасыз ету үшін ресми және жақсы жоспарланған байланыс жоспары қажет.

Мұндай ұйымдардағы бейресми қарым-қатынас тиімсіз болып шығып, ұйымда жұмыс істейтін қызметкерлер арасында әртүрлі түсініспеушіліктер тудыруы мүмкін.

 3-қадам: Қызметкерлеріңізден идеялар сұраңыз

Кейде қызметкерлердің идеялары мен пікірлерін ескеру тиімді қарым-қатынас жоспарын жасауға көмектеседі. Олар қолданыстағы коммуникация жоспарының кемшіліктерін және сол кемшіліктерді түзету үшін не істеу керектігін жақсы түсінеді.

Қадам 4. Ұқсас ұйымның тәжірибесінен шабыт алыңыз. Ұйымдастырушылық коммуникация.

Ұқсас көлемдегі ұйымдардың байланыс жоспарын қарап, олардың көшбасшыларымен сөйлесіп, олардан көмек сұрауға болады. Ұйымның талаптарына сәйкес басқа ұйымдар пайдаланатын байланыс жоспарын өзгертуге болады.

5-қадам: Қызметкерлер мен менеджерлерден кері байланыс алыңыз

Ақырында, менеджерлер мен қызметкерлер күн сайын байланыс әдістерін қолданатын адамдар болады. Осылайша, олар коммуникация жоспарының кемшіліктерін мойындап, оны жақсарту бойынша ұсыныстар жасай алады.

Тиімді ұйымдық коммуникация жоспарын дайындау кезінде ұйымдық коммуникация мәселелерін қалай шешуге болады?

Тиімді коммуникация жоспарын жасау кезінде ұйымдық коммуникацияға байланысты қиындықтарды елемеуге болмайды.

Дегенмен, бұл мәселелерді ұйым үшін кешенді коммуникация жоспарын құру кезінде келесі тәжірибелерді қарастыру арқылы шешуге болады.

1. Жиі кездесулерді жоспарлаңыз. Ұйымдастырушылық коммуникация.

Екі немесе одан да көп бөлімшелердің қызметкерлері арасындағы түсінбеушілік немесе қарым-қатынастың болмауы көптеген ұйымдарда кездесетін ең көп таралған мәселелердің бірі болып табылады.

Олар бір жобада жұмыс істеуі мүмкін, бірақ қарым-қатынастың болмауына байланысты бір-бірінің жасаған жұмысынан бейхабар. Бұл проблеманы жою үшін басшылық қызметкерлерге бір-бірімен отыруға және сөйлесуге жеткілікті мүмкіндіктер берілуін қамтамасыз етуі керек.

Мысалы, сұрақ-жауап сессияларын, түскі ас және оқу кездесулерін өткізуге немесе байланыс жоспарыңызға ведомствоаралық арна мүмкіндігін қосуға болады.

2. Ағымдағы ұйымдық коммуникацияларды жүйелі түрде бағалаңыз.

Ағымдағы ұйымдық коммуникация жоспарын бағалау оның кемшіліктерін анықтауға көмектеседі. Толығырақ бағалауды алу үшін келесі сұрақтарға жауап таба аласыз:

Қызметкерлер уақытты қаншалықты жиі өткізіп жібереді?

Қызметкерлер қарым-қатынас жасау үшін заманауи технологияларды тиімді пайдалана ма?

Осы сияқты сұрақтарға жауап беру ағымдағы байланыс жоспарындағы мәселелер туралы білуге ​​көмектеседі. Ұйымыңыз үшін тиімді байланыс жоспарын жасау үшін осы мәселелерді шешіңіз.

3. Сандық құралдарды қосыңыз. Ұйымдастырушылық коммуникация.

Технологияда әр мәселенің шешімі бар. Сондықтан ұйымда тиімді коммуникацияларды құру үшін ең жаңа технологияларды пайдалануға үлкен көңіл бөлу керек.

Қазір жастардың көпшілігі жеке кездесулерді бос деп санайды уақытты босқа өткізу. Олар технологияның көмегімен жасалатын жұмыс адамның физикалық қатысуын қажет етпейді деп есептейді.

Осылайша, соңғы технологияны қолдану арқылы сіз виртуалды түрде жұмыс істейтін қызметкерлермен де, бөлімшелер бойынша да байланыста бола аласыз.

4. Әртүрлі қарым-қатынас стильдерін қолданыңыз. Ұйымдастырушылық коммуникация.

Ақырында, бір стандартты байланыс әдісі ұйымда жұмыс істейтін барлық адамдарға сәйкес келмейді. Әртүрлі адамдар ақпаратты әртүрлі пайдаланады.

Кейбір адамдар бетпе-бет кездесулер кезінде жақсы жұмыс істей алады, ал кейбіреулер жаңартуларды желіде алғысы келеді. Ұйымда тиімді коммуникация құру үшін әртүрлі коммуникация тәсілдерін қолдану керек. Адамдарға мүмкіндігінше көп нұсқалар беру керек.

қорытынды

Тиімді ұйымдық коммуникация ұйымның негізі болып табылады. Тиісті байланыссыз ешбір ұйым өмір сүре алмайды. Ұйымның тиімді коммуникациялық жоспарын құру ұйымның құрылымын, көлемін, мақсаттары мен құндылықтарын тереңірек түсінуді талап етеді.

Дегенмен, ұйымдық коммуникация жоспарын құру оңай жұмыс емес. Бұл ұйымдық коммуникация жоспарын құру кезінде ескерілуі және шешілуі қажет көптеген қиындықтармен бірге келеді.

Тиімді коммуникация ұйымға кірісті арттыруға және өндіріс шығындарын азайтуға көмектесуде маңызды рөл атқарады, ал тиімсіз байланыс қызметкерлер арасында түсініспеушілік тудыруы мүмкін.

 

АЗБУКА

 

Жиі қойылатын сұрақтар (ЖҚС). Ұйымдастырушылық коммуникация.

1. Ұйымдастырушылық коммуникация дегеніміз не?

   • Жауап. Ұйымдастырушылық коммуникация – бұл ұйым ішіндегі ақпаратты, идеяларды және пікірлерді оның мүшелері арасында, сондай-ақ серіктестермен және клиенттермен сыртқы байланыстарды беру процесі.

2. Неліктен ұйымдық коммуникация бизнес үшін маңызды?

   • Жауап. Тиімді ұйымдастырушылық коммуникация міндеттер мен мақсаттарды жақсырақ түсінуге ықпал етеді, жұмыс тиімділігін арттырады, топтық қарым-қатынастарды нығайтады және мәселелерді шешуге көмектеседі.

3. Ұйымдық коммуникацияға қандай негізгі элементтер кіреді?

   • Жауап.  Ұйымдастырушылық коммуникация элементтеріне вербалды және вербалды емес коммуникациялар, технологияны пайдалану, ресми және бейресми байланыс арналары жатады.

4. Ұйымдық орта контекстіндегі вербалды және вербалды емес коммуникация дегеніміз не?

   • Жауап. Вербальды коммуникация – бұл сөздерді қолдану арқылы ақпарат алмасу, ал вербалды емес коммуникацияға ым-ишара, мимика, дене қимылы және басқа да тілдік емес элементтер жатады.

5. Ұйымда тиімді кездесулер мен кездесулерді қалай ұйымдастыруға болады?

   • Жауап.  Кездесулерді алдын ала жоспарлаңыз, нақты мақсаттар қойыңыз, тек қажетті қатысушыларды шақырыңыз, белсенді қатысуды қамтамасыз етіңіз, уақытты қадағалаңыз және нәтижелерді құжаттаңыз.

6. Ұйымдық коммуникацияда ашықтықты қалай қамтамасыз етуге болады?

   • Жауап. Ақпаратты дер кезінде тарату, өзгерістер мен шешімдерді ашық талқылау, қол жетімді кері байланыс арналарын құру және нақты коммуникация құрылымдарын орнату.

7. Ұйымдық коммуникациядағы кедергілерді қалай жеңуге болады?

   • Жауап. Белсенді тыңдаңыз, бірнеше байланыс арналарын пайдаланыңыз, ведомствоаралық ынтымақтастықты ынталандырыңыз, жанжалдарды шешіңіз және қызметкерлерді жаттықтырыңыз тиімді дағдылар коммуникациялар.

8. Қызметкерлер үшін ішкі коммуникациялық науқандарды қалай ұйымдастыруға болады?

   • Жауап.  Қызықты мазмұн жасаңыз, ішкі байланыс құралдарын пайдаланыңыз (интранет, электрондық пошталар), семинарлар мен тренингтер өткізу, кері байланысты ынталандыру.

9. Ұйымдық коммуникацияға байланысты қайшылықтарды қалай шешуге болады?

   • Жауап. Қақтығыс көздерін анықтаңыз, ашық пікірталас жүргізіңіз, өзара түсіністікке ықпал етіңіз, конструктивті шешімдерді ұсыныңыз және кері байланысты ынталандырыңыз.

10. Әртүрлі көлемдегі ұйымдарда тиімді коммуникациялық стратегияларды қалай жүзеге асыруға болады?

    • Жауап.  Қажеттіліктерді талдау, мақсаттарды анықтау, әртүрлі коммуникациялық құралдарды енгізу, қызметкерлерді оқыту және стратегиялардың тиімділігін бағалау.