Тапсырмаларды басқару – қойылған мақсаттарға тиімді қол жеткізу үшін тапсырмаларды орындауды ұйымдастыру, жоспарлау, бақылау және бақылау процесі. Тапсырмаларды басқарудың негізгі мақсаты - орындалу мерзімдерін, басымдықтар мен ресурстарды ескере отырып, тапсырмалардың тиімді орындалуын қамтамасыз ету.

Тапсырмаларды басқарудың негізгі компоненттеріне мыналар жатады:

  • Жоспарлау. Мақсаттарды, міндеттер мен оларды жүзеге асыру мерзімдерін анықтау. Жоспарлау сонымен қатар мақсаттарға жету үшін қажет басымдықтар мен ресурстарды анықтауды қамтиды.
  • .Ұйым. Тапсырмаларды құрылымдау, топ мүшелері арасында жауапкершілікті бөлу, тапсырмалар тізімдерін жасау және басымдықтарды белгілеу.
  • Оцлеживание. Тапсырманың орындалуын тұрақты бақылау. Бұған прогресті бақылау, мерзімдердің орындалуын қамтамасыз ету және жоспарлардағы өзгерістерге жауап беру кіреді.
  • Бақылау. Бірдеңе дұрыс болмаса немесе жағдай өзгерсе, араласыңыз және түзетіңіз. Бақылау сонымен қатар тапсырмаларды басқару процесінің тиімділігін талдауды қамтиды.
  • .Байланыс. Қамтамасыз ету топ мүшелері арасында тиімді ақпарат алмасу. Бұл тапсырма күйлерін жаңартуды, өзгерістерді талқылауды және мәселелерді шешуді қамтиды.
  • Ресурстарды бағалау. Әр тапсырманы орындау үшін қажетті ресурстарды анықтау, соның ішінде уақыт, қаржы және адам ресурстары.
  • Тапсырмаларды басқару құралдарын пайдалану. Мамандандырылған қолдану құралдары, мысалы, тапсырмаларды басқару бағдарламалары, жобалық жүйелер және тиімдірек басқару және ынтымақтастық үшін басқа технологиялар.

Тапсырмаларды тиімді басқару өнімділікті арттырады, тәуекелдерді азайтады және жұмыс процесін жақсартады. Әртүрлі ұйымдар мен салалар өздерінің ерекше қажеттіліктері мен жұмыс сипаттамаларына байланысты тапсырмаларды басқарудың әртүрлі әдістерін қолдана алады.

Мүмкін қазір қашықтан жұмыс істеуге және командаларымызды синхрондауға мүмкіндік беретін дұрыс құралдардың болуы бұрынғыдан да маңызды болды. Бүкіл әлемде біз дәл осы әрекетті орындау үшін жаңа міндетке тап болдық.

Бақытымызға орай, бұл бізге көмектесетін көптеген құралдар бар.

Жұмыс уақытында аяқталмады немесе өнімділікке әсер етеді деп алаңдауға ешқандай себеп жоқ. Тапсырмаларды басқарудың сенімді құралын пайдалану арқылы сіз өзіңізге және сіздің командаңызға жобаларды, мерзімдерді және тапсырмаларды тиімді және ұйымдасқан түрде қадағалауға мүмкіндік бере аласыз.

Консалтингтік бизнес. Клиенттерді тарту.

Асана. Тапсырманы басқару

Тапсырмаларды басқару құралдарына келетін болсақ, Asana – нарықтағы ең ірі ойыншылардың бірі. Олар командаларға шағын жобалардан стратегиялық бастамаларға дейінгі барлық жұмыстарын ұйымдастыруға және басқаруға көмектеседі. Олардың кейбір мүмкіндіктеріне тапсырмаларды басқару, есеп беру, тұтынушы порталы, автоматты хабарландырулары бар бірлесіп жұмыс істеу құралдары, бақылау тақталары және т.б. кіреді.

Wrike. Тапсырманы басқару

Wrike көмегімен сіздің командаңыз нақты уақытта бірлесіп жұмыс істей алады және пайдаланушы жұмыс процестері, өрістер және есептер арқылы платформаны қажеттіліктеріңізге қарай бейімдей аласыз. Ол сондай-ақ шығармашылық топтар үшін өте қолайлы, өйткені ол қабылдау және бекітулерді қамтитын Adobe CreativeCloud кеңейтімін ұсынады, осылайша топтар өздерінің шығармашылық идеяларына оңай назар аудара алады.

Trello

Trello кез келген команданың жобаларына ортақ көзқарасты әкелетін визуалды ынтымақтастық құралы болып табылады. Кез келген көлемдегі командалар бұл құралды жоспарлау үшін пайдалана алады, ұйымдастыру және мақсаттарға жету кез келген құрылғыдан және кез келген жерден. Ол сондай-ақ адамдарға интуитивті және жеке жанасуды ынталандыратын көңілді және икемді мүмкіндіктермен жетістіктерін атап өтуге мүмкіндік береді.

ProofHub. Тапсырманы басқару

ProofHub менеджерлерге өз топтарын, тапсырмаларын, жобаларын, клиенттерін және коммуникацияларын ішкі немесе қашықтан жұмыс істеуге толық бақылауға мүмкіндік беретін барлығы бір жобаны басқару және бірлесіп жұмыс істеу бағдарламалық құралы болып табылады. Ол бірнеше құралдарды ауыстырады және командалардың бірлесіп жұмыс істеуі үшін қажетті барлық құралдарды біріктіреді. Оны пайдалану оңай және әртүрлі үшінші тарап қолданбаларымен біріктіріледі.

Quire

Quire пайдаланушыларға ағаш құрылымында тапсырмаларды оңай жоспарлауға және ұйымдастыруға мүмкіндік беретін жобаны басқарудың бірлескен бағдарламалық құралы болып табылады, мұнда мақсаттарға идеяларды кірістірілген, басқарылатын тапсырмаларға бөлу арқылы қол жеткізіледі.

Топтық жұмыс. Тапсырманы басқару

Топтық жұмыс Жоба менеджерлері, агенттіктер, бизнес иелері және т.б. қоса алғанда, ондаған мың пайдаланушылар ұнататын тапсырмаларды басқару бағдарламалық құралы. Бұл мүмкіндіктерге бай, бірақ интуитивті пайдаланушы интерфейсі бар, нәтижесінде қуатты, бірақ қолдануға оңай бағдарламалық құрал. Оның кейбір ерекше мүмкіндіктеріне клиент рұқсаттарын басқару мүмкіндігі кіреді, бұл клиенттерге уақытты бақылау және шот ұсыну сияқты нәрселерге таңдаулы қол жеткізуді қамтамасыз етеді, бұл оны агенттіктер үшін тамаша таңдау етеді.

JotForm кестелері. Тапсырманы басқару

JotForm кестелері жан-жақты электрондық кестелермен бірлесіп жұмыс істейтін жұмыс кеңістігі ретінде Airtable-тің ең жаңа баламаларының бірі ретінде өз орнын алды. Сіз барлық деректеріңізді бір платформада жинай, реттей және басқара аласыз.

Жоба басқарушы

ProjectManager.com кез келген өлшемдегі және күрделіліктегі топтар мен жобалар үшін тамаша жобаны басқару құралдарының толық жиынтығы бар веб-негізделген қолданба. Бағдарламалық құралға Kanban тақталары, Гант диаграммалары, бақылау тақталары, уақыт бақылаушысы және т.б. кіреді. Барлығы бұлтта сақталады, бұл қашықтағы командалардың бірлесіп жұмыс істеуін жеңілдетеді.

Зенкит. Тапсырманы басқару

Зенкит командаларға теңшелетін жұмыс үрдістерін жасау икемділігін және деректерін өздері қалағандай ұйымдастыру еркіндігін береді. Ол деректеріңізді өзіңізге ыңғайлы кез келген тәсілмен басқаруға мүмкіндік береді - жеке CRM, есеп беру жүйесін немесе қаржылық жоспарлаушыны жасаңыз. Кездесулерді жоспарлауға немесе редакциялық күнтізбені басқаруға, сондай-ақ деректермен бөлісуге және әріптестеріңізге тапсырмаларды тағайындауға болады. 6 сәуірде Zenkit командасы сонымен қатар Zenkit To Do деп аталатын тапсырмаларды басқару қолданбасын шығарады.

Болжау. Тапсырманы басқару

болжау жобаға негізделген компанияларға операцияларды автоматтандыруға, адамдарға мүмкіндіктерді кеңейтуге және бизнес өнімділігі мен тұтынушылардың табысын жақсарту үшін аналитиканы пайдалануға көмектесетін бизнесті басқару платформасы. Бұл ұйымыңыздың қаржылық және операциялық көрсеткіштерін жақсартуға арналған тамаша платформа.

Monday.com

Monday.com процестерді, жобаларды және күнделікті жұмыстарды (мысалы, демалысты басқару) сенімді орындау үшін қашықтағы командаларды біріктіреді.

Аёа

Аёа командалар мен жеке тұлғаларға тамаша идеяларды жасауға және оларды орындалатын тапсырмаларға айналдыруға мүмкіндік беретін барлығы бір интеллект, тапсырмаларды басқару және ынтымақтастық платформасы. Олардың статистикасы бойынша, олар өнімділікті 46%-ға арттыратыны дәлелденген.

Paymo. Тапсырманы басқару

Paymo шағын командаларға бірге жақсырақ жұмыс істеуге көмектесу үшін тапсырмаларды басқаруды, ресурстарды жоспарлауды, жергілікті уақытты бақылауды және шот-фактураны біріктіретін жұмысты басқару платформасы.

Янадо

Янадо әрбір командаға Trello тәрізді тақталарды пайдаланып жобаларды басқаруға және тікелей Gmail поштасынан ортақ кіріс жәшіктері арқылы электрондық пошталарды бөлісуге және тағайындауға мүмкіндік береді. Осылайша, Gmail және жобаны басқару құралдары арасында ауысу үшін уақытты жоғалтудың қажеті жоқ - жобаларыңызды тікелей кіріс жәшігінде Yanado көмегімен басқара аласыз.

Doist. Тапсырманы басқару

Дист қарапайым және пайдалану оңай. Бұл құралдың көмегімен кез келген құрылғыдан, браузерден немесе электрондық пошта клиентінен тапсырмалар қосуға болады. Үлкен жобаларды жоспарлаудан кішігірім жобаларға дейін, бұл құрал сізге бәрін ойдан шығарып, тізімге енгізуге көмектеседі істер және ол 19 тілде де қол жетімді.

Тапсырма

Тапсырма бөлінген командаларға арналған бірыңғай жұмыс кеңістігі болып табылады. Сіз тізімдер жасай аласыз, ойларыңызды реттей аласыз және істерді орындау үшін шабыттана аласыз. Web, iOS, Android, Mac және Windows үшін үлгілердің ені.

HiTask

Бұл құралt – командаларға арналған онлайн тапсырмалар мен жобаларды басқару қызметі. Істер тізімін басқара аласыз, топ тапсырмалар тізімдерін басқара аласыз, онлайн күнтізбеңізбен бөлісіңіз, жиналыстар, жазбалар, еске салғыштар және туған күндер.

TaskRay. Тапсырманы басқару

Осы мақалада аталған басқа құралдардан біршама ерекшеленеді, TaskRay Salesforce ішінде компанияларға жұмысқа қосу және енгізу процестерін кеңейту, тиімділікті арттыру және теңдесі жоқ тұтынушы тәжірибесін жасау үшін тұтынушыларды қосу және жобаларды басқаруды қамтамасыз етеді.

Жиі қойылатын сұрақтар. Тапсырманы басқару

1. Тапсырмаларды басқару дегеніміз не?

Тапсырмаларды басқару – жобадағы немесе күнделікті операциялардағы мақсаттарға жету үшін тапсырмалардың орындалуын жоспарлау, қадағалау және бақылау процесі. Бұған тапсырмаларды жасау, жауапкершіліктерді тағайындау, мерзімдерді белгілеу және орындалу барысын бақылау кіреді.

2. Тапсырмаларды басқару жүйелерін пайдаланудың қандай пайдасы бар?

  • Өнімділікті арттырыңыз: Жұмыс процесін ұйымдастыруға және қажетсіз әрекеттерге уақыт жоғалтпауға көмектеседі.
  • Жақсартылған байланыс: Топ мүшелері арасында ақпарат алмасудың ашықтығы мен жеңілдігін қамтамасыз етеді.
  • Прогресс мониторингі: Тапсырмалардың орындалуын қадағалауға және уақытында кешігулерді анықтауға мүмкіндік береді.
  • Тапсырмалардың басымдылығы: Ең маңызды тапсырмаларға басымдық беруге және назар аударуға көмектеседі.
  • Аналитика және есептер: өнімділікті талдау және жұмыс процесін жақсарту үшін деректерді қамтамасыз етеді.

3. Тапсырмаларды басқару жүйелеріне қандай мүмкіндіктер кіреді?

  • Тапсырмаларды құру және беру: Тапсырмаларды құру және оларды нақты қызметкерлерге тағайындау мүмкіндігі.
  • Мерзімдерді белгілеу: Мерзімдерді белгілеу және олардың сақталуын бақылау.
  • Прогрессті бақылау: Тапсырмалар мен жоба кезеңдерінің орындалуын бақылау.
  • Еске салғыштар мен хабарландырулар: Алдағы мерзімдер мен тапсырма өзгерістері туралы автоматты хабарландырулар.
  • Бірге жасайтын жұмыс: Тапсырмаларды бірлесіп өңдеуге және талқылауға арналған құралдар.
  • Есептер мен аналитика: Тапсырманың орындалуы туралы есептерді шығару және тиімділігін талдау.

4. Қандай танымал тапсырмаларды басқару жүйелері бар?

  • Trello: Жұмысты ұйымдастыру үшін тақталар мен карталарды пайдаланатын визуалды тапсырмаларды басқару жүйесі.
  • Asana: Ынтымақтастық және орындалу барысын бақылау функциялары бар жоба мен тапсырмаларды басқаруға арналған платформа.
  • Джира: Бағдарламалық жасақтаманы әзірлеу индустриясында әсіресе танымал тапсырмаларды басқару бағдарламасы.
  • Monday.com: Топтың қажеттіліктеріне сәйкес жұмыс процестерін теңшеуге мүмкіндік беретін икемді тапсырмаларды басқару жүйесі.
  • Тодоист: Қарапайым интерфейсі бар жеке және жұмыс тапсырмаларын басқаруға арналған қолданба.

5. Командаңыз үшін тапсырмаларды басқару жүйесін қалай таңдауға болады?

  • Сіздің қажеттіліктеріңізді анықтаңыз: Топқа қандай мүмкіндіктер мен мүмкіндіктер қажет екенін бағалаңыз.
  • Опцияларды салыстыру: Бірнеше жүйені зерттеңіз, олардың функцияларымен танысыңыз және пайдаланушы пікірлері.
  • Сынақ: Жұмыс істеп тұрған жүйелерді бағалау үшін демонстрацияларды немесе сынақ кезеңдерін сұраңыз.
  • Масштабтылықты қарастырыңыз: Жүйе сіздің командаңызбен бірге өсе алатынына көз жеткізіңіз.
  • Есептеу бюджет: Сіздің компанияңыздың тапсырмаларды басқару жүйесіне қаншалықты инвестиция салғысы келетінін анықтаңыз.

6. Тапсырмаларды басқару жүйесін енгізу кезінде қандай қиындықтар туындауы мүмкін?

  • Өзгерістерге қарсылық: Қызметкерлер жаңа жүйеге көшуге дайын болмауы мүмкін.
  • Кадрларды дайындау: Қызметкерлерді жаңа жүйемен жұмыс істеуге үйрету қажет.
  • Қолданыстағы жүйелермен интеграция: Жаңа жүйені бұрыннан қолданыста болған құралдармен біріктіру қажет болуы мүмкін.
  • Уақыт пен ресурстардың құны: Іске асыру айтарлықтай уақыт пен қаржыны қажет етуі мүмкін шығындар.

7. Тапсырмаларды басқару жүйесін табысты енгізуді қалай қамтамасыз етуге болады?

  • Жоспарлау: кезеңдері мен мерзімдері бар егжей-тегжейлі іске асыру жоспарын жасаңыз.
  • Оқыту және қолдау: Жүйені басқаратын қызметкерлерді оқыту және қолдау көрсету.
  • Байланыс: Қызметкерлерді жаңа жүйенің артықшылықтары мен енгізу процесі туралы хабардар ету.
  • Бақылау және реттеу: Орындалу барысын бақылаңыз және қажет болған жағдайда түзетулер енгізіңіз.

8. Бөлінген топтағы тапсырмаларды қалай басқаруға болады?

  • Бұлтты жүйелерді пайдаланыңыз: Кез келген жерден кіру үшін бұлтқа негізделген тапсырмаларды басқару жүйесін таңдаңыз.
  • Тұрақты кездесулер: Прогрессті талқылау және мәселелерді шешу үшін тұрақты виртуалды кездесулер өткізіңіз.
  • Мәліметтердің ашықтығы мен қолжетімділігі: Барлық қажетті ақпарат барлық топ мүшелеріне қолжетімді екеніне көз жеткізіңіз.
  • Процесті автоматтандыру: Тапсырмаларды уақытында орындау үшін автоматты еске салғыштар мен хабарландыруларды пайдаланыңыз.

9. Жеке тапсырманы басқаруды қалай жақсартуға болады?

  • Тапсырмалар тізімдерін пайдаланыңыз: Жұмысыңызды ұйымдастыру үшін тапсырмалар тізімдерін жасаңыз.
  • Тапсырмаларға басымдық беріңіз: Ең маңызды тапсырмаларға назар аудару үшін басымдықтарды орнатыңыз.
  • Мерзімдерді белгілеңіз: Тәртіпті арттыру үшін тапсырмаларды орындау мерзімдерін белгілеңіз.
  • Прогрессті жүйелі түрде бағалаңыз: Тапсырмалардың орындалуын мерзімді түрде тексеріп, қажет болған жағдайда жоспарларды түзетіңіз.

10. Тапсырмаларды басқарудың ең жақсы тәжірибелері қандай?

  • Мақсаттарыңызды нақты көрсетіңіз: Түсініспеушіліктерді болдырмау үшін тапсырмаларды нақты және нақты анықтаңыз.
  • Тапсырмаларды беру: Топ мүшелері арасында құзыреттеріне қарай тапсырмаларды бөлу.
  • Прогрессіңізді бақылаңыз: Тапсырманың орындалуын жүйелі түрде бақылап, уақытында өзгерістер енгізіңіз.
  • Ынтымақтастық құралдарын пайдаланыңыз: Ынтымақтастық пен ақпарат алмасуды қосыңыз.
  • Керісінше байланыс: Жұмыс процестерін жақсарту үшін тұрақты талқылаулар мен кері байланысты қамтамасыз ету.

Тапсырмаларды тиімді басқару командалар мен жеке тұлғаларға өз мақсаттарына жетуге және өнімділікті арттыруға көмектеседі. Тапсырмаларды басқарудың дұрыс жүйесін таңдау және енгізу мұқият қарауды және жоспарлауды талап етеді, бірақ сайып келгенде өнімділікті айтарлықтай арттыруы мүмкін.