Budžeta plānošana no apakšas — definīcija, priekšrocības, trūkumi un padomi

Budžeta veidošana no apakšas ir budžeta izstrādes metodoloģija, kurā detalizēti plāni un tāmes tiek veidotas zemākos organizācijas līmeņos, un pēc tam šīs detaļas tiek apkopotas un apstiprinātas augstākos vadības līmeņos. Šis process ļauj precīzāk ņemt vērā dažādu organizācijas nodaļu un darbinieku vajadzības un reālās iespējas.

Galvenās augšupējas budžeta veidošanas iezīmes ir:

• Dalība visos līmeņos:

Budžeta izstrādes procesā ir iesaistīti visi organizācijas līmeņi, sākot no zemākajiem līmeņiem līdz augstākajai vadībai. Tas ietver vadītājus un darbiniekus operatīvajā līmenī.

• Budžeta plānošana no apakšas uz augšu. Detalizēti plāni:

Departamenti izstrādā savus detalizētus budžetus, ņemot vērā savas īpašās misijas, resursus un vajadzības.

• Ziņošana un pamatojums:

Nodaļas sniedz pārskatus un pamatojumus saviem budžeta pieprasījumiem, ļaujot vadībai iegūt dziļāku izpratni par katras nodaļas motivāciju un cerībām.

• Budžeta plānošana no apakšas uz augšu. Apkopošana un apstiprināšana:

Dati no departamentiem tiek apkopoti un pārskatīti augstākos vadības līmeņos. Tad budžets tiek apstiprināts, un kopējais plāns kļūst par pamatu finanšu plānošanai un kontrolei.

Augšupējas budžeta veidošanas priekšrocības ietver precīzākus resursu aprēķinus, darbinieku līdzdalību lēmumu pieņemšanas procesā un uzlabotu atbildību par rezultātiem visos organizācijas līmeņos. Tomēr šis metode var arī prasīt vairāk laika un resursu, lai savāktu, informācijas apkopošana un analīze.

Kas ir budžeta veidošana no apakšas?

Definīcija. Budžeta veidošana no apakšas uz augšu tiek definēta kā budžeta veidošanas process, kas sākas ar zemākā līmeņa departamenta budžetu un virzās uz augšu līdz organizācijas augstākajam līmenim, lai izveidotu galīgo budžetu visam uzņēmumam.

Izmantojot augšupēju pieeju, kopējais budžets tiek noteikts, pamatojoties uz katras nodaļas prognozēm par izmaksām, izdevumiem, darbinieku algām vai algām, administratīvajiem izdevumiem u.c. nākamajam finanšu periodam. Kopumā budžeta veidošana no apakšas uz augšu nozīmē, ka organizācijas budžets tiek īstenots no apakšas uz augšu.

Process sākas no apakšas un pēc tam pakāpeniski virzās uz priekšu

organizācijas līmeņos. Lai gan struktūrvienību budžetus sagatavo un iepazīstina nodaļu vadītāji, tie tiks ieviesti tikai pēc augstākās vadības apstiprināšanas. Tā kā šī pieeja ņem vērā darbinieku vajadzības un uzņēmuma politiku, uzņēmums var attīstīties tālāk.

Visām nodaļām ir jāstrādā kopā, izmantojot šo metodi. Tāpēc ir svarīgi nodrošināt, lai augšupējā pieeja noritētu nevainojami. Galvenais, lai visi darbinieki saprastu organizācijas vīziju un misiju.

Uzņēmuma budžeta veidošanas process no apakšas uz augšu

Augšupējā metode garantē atlasi pietiekami daudz naudas katrai nodaļai.

Katras nodaļas zemākā vadība sagatavo savu budžetu atbilstoši plānotajiem projektiem, atsevišķu komponentu paredzamajām izmaksām, aprīkojuma, biroja piederumu iepirkumiem un iepriekšējā gada budžetam.
Plānojot budžetu no apakšas uz augšu, darbinieki var koncentrēties uz to, kas viņiem ir svarīgs. Tas arī palīdz departamentiem plānot savus projektus nākamajam finanšu gadam.

1. Nosakiet dažādas uzņēmuma nodaļas. Budžeta plānošana

Augšupējā pieeja sākas no uzņēmuma hierarhijas zemākajiem līmeņiem. Pirmais solis ir sadalīt uzņēmumu nodaļās. Katras nodaļas identificēšana atvieglo departamenta budžeta aprēķinu iegūšanu.

Katras nodaļas darbinieki var izveidot nākamā gada projektu sarakstu. Pēc tam nodaļas vadītājs var viegli izveidot izmaksu kontrolsarakstu katram projektam. Filiāles kontrolsarakstā var iekļaut arī savus administratīvos izdevumus.

Dažreiz nodaļas budžets var būt milzīgs, veidojot ievērojamu daļu no uzņēmuma budžeta. Šo nodaļu var iedalīt nodaļās, lai vērtēšanas process noritētu vienmērīgi.

2. Mudiniet katru nodaļu izveidot izdevumu sarakstu.

Sagatavojot projektu sarakstu un izmaksu tāmes, nodaļu vadītāji var izveidot izmaksu prognozi. Visas nodaļas izmaksas tiek apkopotas un uzrādītas kā nodaļas izmaksu tāmes.

Finanšu nodaļa atbild nodaļu vadītājiem par iespējamo un nepieciešamo izdevumu iekļaušanu. Tādējādi budžeta tāme ir precīza un budžeta izdevumi ir rūpīgi.

3. Saskaitiet katras nodaļas izdevumus. Budžeta plānošana

Uzņēmuma kopējais budžets tiek iegūts, saskaitot visu nodaļu budžeta tāmes. Nodaļu vadītājiem tiek dota iespēja izveidot savai nodaļai budžetu.

Kopējais budžets nav uzņēmuma galīgais novērtējums. Pirms uzņēmuma budžeta pabeigšanas augstākā vadība pārskata visas departamenta prognozes.

4. Izpētiet katras nodaļas budžetus.

Lai gan ir jāievēro katras nodaļas prasības, augstākajai vadībai ir jāapsver arī ikgadējie budžeta piešķīrumi. Budžeta tāmei jāatbilst uzņēmuma mērķiem un uzdevumiem.

Augstākā vadība pārskata katras nodaļas budžeta tāmes. Tas risina jautājumus par departamentu budžeta tāmēm, kas ir ļoti zemas vai pārāk lielas. Visi neapmierinošie vērtējumi tiek apspriesti ar attiecīgo nodaļu vadītājiem, lai veiktu nepieciešamās izmaiņas.

5. Aizpildiet budžeta tāmi. Budžeta plānošana

Kad augstākā vadība ir apmierināta ar budžeta tāmi, tā iesaka to finanšu nodaļai. Uzņēmuma peļņa un zaudējumi tiek analizēti ilgtermiņā.

Finanšu nodaļa apstiprina budžeta tāmi un nosaka uzņēmuma kopējo budžetu. Pēc tam viņš sadala līdzekļus starp dažādām nodaļām.

Budžeta veidošanas process no augšas uz leju salīdzinājumā ar augšupēju budžeta veidošanas procesu

Izvēloties, vai izmantot budžeta veidošanas metodi no augšas uz leju vai augšupēju, uzņēmumiem ir jāsaprot to atšķirības un to saderība. Tie ir elementi plašākā plānošanas procesā, kas pazīstams kā plānošana no augšas uz leju un augšupēja plānošana.

Budžeta veidošanas metodes izvēle, pamatojoties uz teorētiskajiem rezultātiem, ir izplatīta, taču praksē tā var nedot optimālus rezultātus. Budžeta plānošanu no apakšas uz augšu dažreiz sauc par progresīvāku lejupejošās budžeta veidošanas versiju. Tā nav taisnība, un tās ir divas dažādas budžeta veidošanas disciplīnas.

Departamentiem ir jāsagatavo budžeti augstākās vadības amata ietvaros lejupējā budžetā. Departamenti sagatavo savas budžeta tāmes un nosūta tos augstākajai vadībai, pamatojoties uz augšupēju budžetu.

No augšas uz leju pieeja budžeta veidošanai parasti ir ātrāka. Tomēr tas var novest pie tā, ka departamentiem var būt grūti saglabāt savu budžeta summu, jo vadība var nebūt informēta par visām saistītajām izmaksām. Budžeta veidošanai no augšas uz leju ir arī mazāk morālo priekšrocību.

Šīs divas galvenās metodes ir visplašāk izmantotās budžeta veidošanas metodes. No vienas puses, budžets no augšas uz leju ietaupa laiku, bet apdraud pilnīgu izpratni par katras nodaļas prasībām. Tā rezultātā daži departamenti var nespēt efektīvi darboties augstākās vadības noteiktajās robežās.

No otras puses, uz augšu vērsts budžets mudina darbinieki uzņemas atbildību par procesu un izmanto savu pieredzi viņu vadītajās nodaļās. Tomēr departamentu rezultāti ne vienmēr var atbilst vispārējiem mērķiem organizācijām.

Augšupējas budžeta veidošanas priekšrocības

1. Precizitāte

Budžeta veidošanai no apakšas uz augšu parasti ir tā priekšrocība, ka tā ir diezgan precīza, jo katrs organizācijas departaments apzinās savus izdevumus un resursus.

Katras nodaļas budžeta aprēķinu summēšana var radīt precīzus budžetus visam uzņēmumam kopumā.

2. Motivācija. Budžeta plānošana

Darbinieki, kas ir atbildīgi par budžeta veidošanu, parasti strādā vairāk nekā citi, lai sasniegtu uzņēmuma mērķus.

Tā kā viņiem tiek uzlikta finansiāla atbildība, viņi iegūst īpašumtiesību sajūtu.

Tas uzlabo darbinieku morāli un uzticamību. Galu galā viņi ilgstoši uzturas uzņēmumā.

3. Nodaļas vajadzības

Augstākajai vadībai var nebūt detalizētas izpratnes par katru programmu un viņi var nespēt izlemt, kur piešķirt resursus. Augšupēja pieeja palīdz saskaņot nodaļas vajadzības, lai sasniegtu savus mērķus.

Tā kā katras nodaļas darbinieki sagatavo budžeta tāmes, tāmes pārskatā ir skaidri norādītas prasības.

4. Caurspīdīgums. Budžeta plānošana

Nodaļas izmaksas un resursi ir norādīti pēc iespējas skaidrāk. Katras nodaļas darbinieki ir iesaistīti budžeta izvērtēšanā.

Nodaļas veikto līdzekļu un izdevumu sadalījums ir zināms ikvienam nodaļas darbiniekam. Pārredzamība palīdz veidot darbinieku uzticību uzņēmumam.

Augšupējas budžeta veidošanas trūkumi

1. Koordinācijas trūkums

Trūkst koordinācijas starp departamentiem, kur viņi veido budžetu, nedomājot par citām nodaļām. Tas var izraisīt arī budžeta tāmes dublēšanos.

2. Novirze no organizācijas mērķa. Budžeta plānošana

Budžets, ko izveidojis vismazāk pieredzējušais darbinieks, var novirzīties no organizācijas mērķa. Un tas uzņēmumam nenesīs bagātību.

3. Budžeta pārsniegšana

Pastāv liela iespēja, ka, ja viena nodaļa pārsniegs budžetu. Papildu līdzekļu pievienošana var ietekmēt citu nodaļu. Katrai nodaļai jādod vienādas iespējas augt uzņēmumā.

4. Ilgtermiņa

Visu mazāko budžetu komplektu integrēšana, lai izveidotu vienotu budžetu visam uzņēmumam, parasti aizņem ilgāku laiku. Budžeta tāmju rūpīga analīze un īstenošana ir darbietilpīgs process.

Ieviešanas padomi augšupējai metodei. Budžeta plānošana

Tālāk ir sniegti daži ieteikumi no apakšas uz augšu budžets jūsu uzņēmumam. Izmantojiet šos padomus, pirms izvēlaties budžeta tāmi, kas iegūta, izmantojot šo metodi. Tā var būt lieliska stratēģija jūsu organizācijai.

1. Izvirziet skaidrus mērķus

Mērķu noteikšana palīdz noteikt ierobežojumus jebkuram procesam. Tāpat ir ar augšupēju budžeta plānošanu. Katra nodaļas vadītāja mērķa izdevumiem un izdevumiem jābūt saprātīgiem. Lai gan šī stratēģija koncentrējas tikai uz nodaļas vajadzībām, jums ir jāņem vērā arī uzņēmuma finansiālie ierobežojumi.

2. Uzturēt strukturētu organizāciju

Funkcijas un prasības dažādiem uzņēmuma departamentiem atšķiras. Atbilstošā budžeta tāme tiek sastādīta, ņemot vērā konkrētas nodaļas īpatnības.

Tāpat faktori, kas jāņem vērā, aprēķinot vienas nodaļas budžetu, nedrīkst pārklāties ar kādu citu nodaļu. Tā rezultātā budžets tiks dublēts vai tiks izlaista dažas svarīgas detaļas.

3. Pievērsiet uzmanību detaļām. Budžeta plānošana

Nodaļu vadītāji ir atbildīgi par visu nodaļu līdzekļu un izdevumu rūpīgu pārskatīšanu. Viņu uzdevums ir izveidot sarakstu. budžets ar plānotajiem izdevumiem saimnieciskajam gadam.

Lai gan tas ir laikietilpīgs, tas ir efektīvs veids, kā sekot līdzi nodaļas izdevumiem. Tas palielina darbinieku atbildību un morāli.

Secinājums!

Uzņēmējdarbības panākumi ir atkarīgi no uzņēmuma ilgtermiņa vīzijas un misijas. Budžeta plānošana negarantē biznesa izaugsme. Budžeta tāmei jābūt konsekventai un jāsadarbojas ar uzņēmuma mērķiem.

Lai gan augšupēja pieeja apmierina darbinieku vajadzības, tai ir arī jārada peļņa organizācijai. Tā kā budžeta pārsniegšana var viegli notikt, rūpīgi pārskatiet katras nodaļas budžetu sarakstu.

Darbiniekiem ir jāievēro budžeta termiņi. Atgādiniet darbiniekiem, ka viņi aprēķinus pamato ar vislabāko minējumu un nepievienojiet papildu dolārus aizpildīšanai. Pārliecinieties, ka resursi tiek piešķirti saprātīgi un tā, lai ikvienam būtu viss, kas nepieciešams jūsu vispārējo biznesa plānu un mērķu sasniegšanai.