Laika pārvaldības matrica

Covey laika pārvaldības matrica ir rīks prioritāšu organizēšanai un efektīvai laika pārvaldībai, ko izstrādājis Stīvens R. Kovijs, grāmatas The 7 Habits of Highly Effective People autors. Šī matrica palīdz cilvēkiem klasificēt savus uzdevumus un darbības atbilstoši to svarīgumam un steidzamībai, ļaujot viņiem labāk sadalīt pūles un resursus.

Stīvens R. Konvejs ierosināja ideju vai koncepciju par laika pārvaldības matricu, klasificējot uzdevumus četros dažādos kvadrantos.

1. Steidzami un svarīgi
2. Nav steidzami, bet svarīgi
3. Steidzami, bet ne svarīgi
4. Ne steidzami, ne svarīgi

Sekojot matricai, katrs darbs pasaulē var tikt sadalīts pēc tā, cik tas ir aktuāls un svarīgs. Ienirsimies tieši šajos četros kvadrantos.

9 Visizplatītākā laika izšķiešana

 

Četri laika pārvaldības matricas kvadranti

Q1 — steidzami un svarīgi. Laika pārvaldības matrica

Dažas lietas pasaulē var notikt pēkšņi, piemēram, kritiski starpgadījumi, negadījumi, nevēlamāki scenāriji utt. Visas šīs lietas ir spēcīgas un var piedzīvot ikvienu jebkurā brīdī. Turklāt gadījumā, ja projekts tiks realizēts tuvākajās dienās, šim projektam vajadzētu ietekmēt viņa pozīciju uzņēmumā.

Tad šo scenāriju var viegli uzskatīt par kritisku šai personai. Visi šie scenāriji ir pieejami personai, un viņš var viegli manipulēt ar rezultātu, jo darbs un darbība ir viņa kontrolē. Augsta prioritāte ir vērsta uz kritisku problēmu risināšanu, jo rezultāts ir tūlītējs. Kā pieredzējis cilvēks jūs varat ietekmēt iznākumu, izvirzot izredzes sev par labu. Tas nozīmē, ka prioritāra noteikšana kritiskiem un steidzamiem darbiem sniedz jums priekšrocības. Ļoti efektīvi cilvēki vienmēr izdara pareizo izvēli attiecībā uz veicamo uzdevumu steidzamību un nozīmi.

Steidzamā un svarīgā 1. kvadranta matricas piemērs

Daži no steidzamiem steidzamiem uzdevumiem, ārkārtas situācijām un kritiskām problēmām. ir šīs matricas daļas. Darbs pie projekta, kura termiņš ir nākamajā dienā, ir piemērs šādiem svarīgiem un steidzamiem uzdevumiem, kas saistīti ar 1. kvadrantu.

Q2 — svarīgi, bet ne steidzami. Laika pārvaldības matrica

Plānošana un laika pārvaldība ir divas galvenās jomas šajā kvadrantā. Šajā kvadrantā uzdevumi parasti ir laika ziņā jutīgi, taču to trūkst svarīgums un kritiskais elements to iekšienē. Vairāk vai mazāk visiem uzdevumiem šajā kvadrantā ir noteikti termiņi, kas jāievēro. Turklāt termiņš var būt dienās vai mēnešos. Šī sadaļa ir arī par rūpīgu plānošanu, kur mums ir jāpieliek lielas pūles, lai paveiktu uzdevumu, pirms tas kļūst steidzams. Koncentrēšanās uz šo kvadrantu var nodrošināt, ka mēs izvairāmies no draņķīga darba stresa un kļūstam efektīvāki darba veikšanā.

Dokumentācijas atjauninājumi, apkopes grafiki, personāla apmācība un novērtēšana ir dažas no darbībām, kas ietilpst otrajā kvadrantā. Šāda veida darbi sniegs vislielāko atdevi ilgtermiņā, taču nebūs tik steidzami, lai tie būtu jāpaveic noteiktā laika posmā.

Svarīga, bet ne steidzama kvadranta piemērs 2. Laika pārvaldības matrica

Ilgtermiņa projekti un organizatoriski mērķi ir daļa no šīs laika pārvaldības matricas. Plānošana un attīstība Ilgtermiņa projekta stratēģijas - galvenie piemēri 2. kvadrants.

Q3 — nav svarīgi, bet steidzami

Trešo kvadrantu sauc arī par “maldināšanas” kvadrantu. Visi darbi birojā vai rūpnīcā ir savstarpēji saistīti, līdz visas nodaļas strādā kopā kā viens, darbs ir nepilnīgs. Tāpat personīgais darbs un profesionālais darbs dažkārt var konfliktēt viens ar otru. Piemēram, tālruņa zvans no mājām steidzamības dēļ var ilgt vairāk nekā trīsdesmit minūtes. Bet tajā pašā laikā tas var nebūt tik svarīgi, salīdzinot ar projekta termiņu, kas prasa tūlītēju uzmanību. Tā bieži notiek rūpnīcā, jo dažreiz ir jāpievērš uzmanība bojātai iekārtai. Kļūda, norīkojot vairākus cilvēkus viena vietā, var tērēt organizācijas laiku un resursus.

Cenu lapa. Kā izveidot lielisku?

Nesvarīga, bet steidzama 3. kvadranta piemērs

Traucējumi un pārtraukumi, minimāls “aizņemts” darbs ir daļa no Q3 matricas. Laika uzskaite, atbildes uz e-pastiem un telefona zvani utt. ir 3. kvadranta piemēri.

Q4 — ne svarīgs, ne steidzams. Laika pārvaldības matrica

Ieradums uztraukties par nekontrolējamām lietām, domāt par nepareiziem rādītājiem var būt elementi, kas traucē sasniegt efektīvus rezultātus. Šis kvadrants attiecas uz minimālo darba prioritāti; tas nav svarīgi un nav vajadzīgs. Piemēram, sīku lietu kārtošana, mājas darbu veikšana darba laikā. Tā varētu būt arī skatīšanās sociālie tīkli un iepirkšanās vietnes, kas ilgtermiņā nebūs izdevīgas. Tādējādi tas kļūst par sarežģītu uzdevumu pārvaldīt prioritātes skalā no zemas līdz augstai. Šie uzdevumi jāveic elastīgā grafikā, kad darba slodze ir minimāla. Tas nodrošina, ka rezultāti necietīs.

4. kvadranta piemērs. Laika vadības matrica

Sīkumi un laika izšķiešana, neformālas sarunas ir daļa no ceturtā kvadranta. Bezmērķīga tīmekļa pārlūkošana, pārlūkošana sociālie tīkli - piemēri no ceturtā ceturkšņa.

Efektīvi virsraksti

Summējot!

Nav burvju nūjiņas, kas palīdzētu cilvēkam noteikt uzdevumu prioritātes. Tādējādi produktīvam darbam un optimālas resursu izmantošanas nodrošināšanai Time Management Matrix ir ļoti noderīga. Tos nevar apgūt vienas nakts laikā. Tā vietā jums ir jāsper mazi soļi pareizajā virzienā. Kādu dienu produktivitāte noteikti pieaugs un darba ētikas standarti celsies. Kopumā ar laika pārvaldības matricas palīdzību jūs varat uzzināt, vai pavadītais laiks bija tā vērts, vai arī jūs to iztērējāt. Laika pārvaldības matrica

 АЗБУКА 

Uzdevumu vadība