Деловното пишување е ефективна деловна комуникација, важно е секој вработен да има добри вештини за деловно пишување.
Секој вработен треба да испраќа е-пошта, да развива деловни предлози и да пишува деловни извештаи од време на време. Затоа, добрите вештини за пишување бизнис се клучни заедно со добрите комуникациски вештини.
Писмените комуникациски вештини исто така можат да направат голема разлика кога аплицирате за работа. За некои, ова може да биде последниот чекор во потврдувањето на нивната работа.
Вештини за бизнис пишување
Без разлика дали креирате деловен документ или пишувате едноставна белешка, добри вештини деловните писма можат многу да одат. Тоа е повеќе од само добра структура на реченицата, професионален тон и соодветна граматика.
Подолу се дадени неколку важни вештини за деловно пишување на кои треба да работите.
1. Едноставен јазик
Првото правило за да станете одличен деловен писател е да научите секогаш да користите едноставен јазик. Доброто пишување обично не вклучува еден тон комплицирани зборови.
Создавањето лесна за читање содржини е да се олесни разбирливоста.
За да го направите ова, можете да користите општо познати кратки зборови. Ако не постои пократок збор за сложен збор, користете кратка фраза за да го опишете.
Дополнително, можете да се фокусирате на избегнување придавки и обиди да го користите активниот глас.
Ефективното пишување е кога можете лесно да комуницирате и да ја изразите вашата порака брзо и ефективно. гледна точка.
Затоа, исто така, треба да се обидете да избегнете скриени глаголи. Со други зборови, правењето на вашата е-пошта поперсонализирана автоматски ќе го реши овој проблем.
На пример, наместо да кажете: „Би сакале да подадеме рака“, можете да кажете: „Би сакале да ви помогнеме“.
Вториот не само што е пократок и подиректен, туку изгледа и попријателски.
Користењето на таков директен и јасен јазик е поефикасна, брза и поефективна. Без разлика дали вашиот читател е различен вработен или клиент, секогаш е подобро да го поедноставите текстот за вашата публика.
2. Способност да се разликува мислењето од фактите
Деловните писатели мора да преземат дополнителни мерки на претпазливост за време на процесот на пишување бидејќи повеќето деловни пишувања ги исклучуваат личните мислења.
Иако овде не пишувате никакви академски трудови, сепак треба да бидете сигурни дека фактите се јасни.
Во меѓувреме, деловните документи треба да бидат ослободени од лични мислења. Единствениот разумен додаток на личното мислење е кога давате препораки.
Во сите други случаи, подобро е да не се додаваат мислења. Меѓутоа, во некои ретки случаи можеби ќе треба да го изразите вашето мислење.
Во такви случаи, треба да ја знаете разликата помеѓу изразување објективно мислење и лично мислење.
Во секој случај, деловните писатели мора да бидат способни да ги разликуваат мислењата од фактите.
Исклучително е важно да се задржи ова за да се избегнат недоразбирања. Без разлика дали вашите читатели се внатрешни или надворешни чинители, погрижете се вашето пишување да нема двосмисленост.
Покрај тоа, ако го изразите вашето гледиште за нешто, не заборавајте да разјасните дека тоа е ваше мислење.
3. Деловно писмо. Концизност и краткост
Без оглед на вашиот стил на пишување, треба да научите да бидете концизни. Секое деловно писмо треба да биде кратко и точно.
Користењето на концизен јазик во основа е за отстранување на сите непотребни зборови и фрази кои не служат за директна цел.
На пример, кога пишувате е-пошта може да напишете: „Ја испраќам оваа е-пошта за да ве известам дека треба да ја поднесете вашата работа до понеделник“.
Првиот дел од оваа реченица не мора да биде тука, бидејќи е очигледно дека испраќате е-пошта.
Наместо тоа, треба да напишете: „Треба да ја предадете работата до понеделник“.
Сепак, ова е исклучително едноставен пример. Концизноста и краткоста се од голема важност кога се пишуваат документи како деловни извештаи.
Ова е затоа што повеќето од вашите читатели нема да имаат време да прелистуваат повеќе страници или пасуси.
Добро правило е да се направат информациите лесно достапни.
Дополнително, еве неколку работи што можете да ги направите:
- Секогаш фокусирајте се на факти и информации.
- Држете се до темата
- Користете три или помалку зборови во секој пасус, освен ако не објаснувате нешто.
- Користете кратки зборови и чувајте го истиот избор на зборови во текот на целиот свет
- Избегнувајте непотребни прилози и придавки
- Избегнувајте секаква двосмисленост и секогаш стремете се кон јасност.
Одржувајте ги вашите реченици кратки и обидете се да ги воведете најважните информации на почетокот или во првиот пасус.
Ако има некоја непријатна реченица, раскинете ја на неколку и зачувајте ги соодветните делови.
4. Деловно писмо. Одржувајте ја целта
Од клучно значење е да се осигура дека секоја форма на деловна комуникација служи за јасна цел.
Треба да се фокусирате на тоа да бидете сигурни дека вашето деловно писмо јасно ја дефинира неговата цел. Исто така, најдобро е да се одржува единствена цел за секој документ.
На пример, ако испраќате оглас ширум компанијата до вработените, погрижете се да го разјасните ова од самиот почеток.
Повеќето луѓе можеби нема да ги поминат сите нивни деловни комуникации, особено ако изгледаат формулирани и повторувачки.
Затоа, можете да го избегнете ова со тоа што ќе бидете сигурни дека сите документи веднаш ја соопштуваат целта.
Ова е причината зошто повеќето статии започнуваат со објаснување за тоа што ќе се дискутира.
Уште поважно, не треба да отстапувате од оваа цел додека работите на документот. Користете други документи ако има нешто за разговор.
Вашата порака треба да се однесува само на една главна идеја во исто време. Затоа избегнувајте неуредно размислување и практикувајте еднонаменски пораки.
5. Знајте која е вашата публика
Иако ова може да изгледа очигледно, сепак е важна вештина, особено ако вашето деловно пишување е повеќе надворешно отколку внатрешно по природа.
Иако мора да ја разберете целта на вашето писмо, исто така е важно да знаете кој е вашиот читател.
Ова помага да се насочи целта кон одредена личност или публика. Ова е истиот случај без разлика дали пишувате е-пошта на некого или испраќате порака до масите.
Освен тоа, познавањето на вашата публика значи и разбирање како функционираат нивните умови.
На пример, ако пишувате е-пошта до колегите од работа, треба да ја одржувате кратка и неформална.
Исто така, ако испраќате е-пошта до клиент, треба да бидете формални, јасни и едноставни.
Затоа, секогаш е подобро да ја познавате вашата публика во деловниот свет бидејќи тоа ќе ви помогне да ги задоволите нивните потреби.
Вашата публика може активно да влијае на следниве работи:
- јазикот што го користите; секој збор може да биде различен кога се разгледува различна публика.
- Кои алатки ги користите и во кој капацитет.
- Ефективноста на она што го пишувате со текот на времето.
- Вашиот тон на разговор е некаде помеѓу професионален и целосно лежерен.
- Кои се важните точки што сакате да ги споменете?
Дополнително, тоа може да влијае и на должината на вашето писмо. На пример, ако пишувате деловен извештај за повисоко раководство, вие треба да ги запишете главните точки на првата страница во форма на кратки параграфи.
6. Деловно писмо. Форматирање
Брз начин подобрете ги вашите вештини деловно пишување - развивање на вештини за форматирање. Има многу вообичаени грешки направени при форматирањето што може да доведат до сложени проблеми.
Вашите напори за форматирање секогаш треба да обезбедат максимална ефикасност. Не започнувајте да пишувате додека немате јасна претстава за тоа како треба да се форматира документот.
Идејата е да им се овозможи на читателите брзо да го прегледаат секој документ без никакви проблеми.
Но, тоа не значи дека треба да додадете премногу елементи за форматирање; може да го одвлече вниманието на вашите читатели.
Ова се однесува на сите форми на пишување, без разлика дали пишувате извештаи, е-пошта или креирате презентација.
Еве неколку работи што спаѓаат под форматирање:
- Користете задебелени букви, закосени и подвлекување.
- Означете специфични текстуални елементи.
- Користење на различни бои за различни зборови што сакате да ги обоите.
- Употреба на пасуси и нумерирање.
- Употреба на наслови и поднаслови.
- Ја одржува структурата на реченицата и усогласувањето на текстот.
Форматирањето треба да остане исто во сите документи. На пример, ако пишувате извештај, истото форматирање треба да се примени на телото и ЧПП (ако е применливо).
7. Деловно писмо. Лекторирање, уредување и ревизија
Најдобра алатка граматички проверки - тоа си ти. Оваа вештина е корисна во сите видови пишување.
Ова е најдобриот начин да станете подобар писател бидејќи активно се подобрувате себеси и вашето пишување.
Лекторирањето вклучува проверка дали вашето пишување ги следи упатствата за стил, форматот и другите досадни.
Дополнително, ги проверува фактите, врските и точноста на вашата содржина. Дополнително, ова е исто така одличен начин да се отстрани непотребниот пасивен глас.
Потоа можете да направите значајни промени во вашата содржина. Во спротивно, нема смисла сами да го уредувате.
Добра практика е да се враќате на пишување секој втор ден. Сепак, ова ќе функционира само ако работите на предлог или извештај.
Уредувањето вклучува одржување на напишаното или негово ажурирање откако ќе заврши. На пример, можеби ќе треба да го ревидирате извештајот откако ќе го покажете на вашиот менаџер.
За време на овие чекори, обидете се да проверите за печатни грешки, синтакса и граматички грешки. Фокусирајте се на целокупната читливост и текот на документот.
Дополнително, треба да купите и алатка за проверка на правопис. Ова може да го олесни процесот на лекторирање и уредување, но обидете се прво да ги усовршите своите вештини наместо да се потпирате на алатки.
8. Деловно писмо. Став и гледна точка
Познавањето на вашата публика е една работа, но исто така е важно да се разбере како вашето пишување може да влијае на нив.
Постојат различни нивоа на значење во вашето пишување. Треба да бидете свесни за сите нив и за влијанието што можат да го имаат.
Подолу се дадени некои работи кои влијаат на ставот и перспективата на вашето пишување:
- Општа структура на реченицата; на пример, долгите реченици оставаат впечаток дека читателот е информиран.
- Избор на зборови низ вашето пишување.
- Сите изрази, доколку ги има, што ги користите, вклучително метафори и примери.
- Ставови што ги споделувате, без разлика дали се тоа мислења или препораки.
Добра практика е секогаш да се земе предвид гледиштето на читателот, а не вашето.
Одличните идеи обично доаѓаат на ум кога размислувате од перспектива на вашата публика. Истото важи и за објавите на социјалните мрежи; тие работат само ако резонираат со вашата публика.
Така, најдобриот начин напред е да размислувате од нивна перспектива и соодветно да го прилагодите вашето пишување.
Исто така, ја зголемува веројатноста дека вашиот читател ќе се согласи со вас и ќе го направи она што вие сакате да го направи.
Ова го прави важен алатка за употреба во вашата организација, особено ако сте на ниво на управување.
Сумира
Горенаведените вештини главно зависат од вашата конзистентна пракса за пишување бизнис. Колку повеќе вежбате, толку повеќе автоматски ќе ја подобрувате секоја вештина.
Исто така, треба да се потрудите да читате за да станете подобра личност. Погледнете што прават другите поинаку во нивното деловно пишување и научете од тоа.
Исто така, секогаш треба да го ажурирате вашето знаење за тековните работи. Без разлика дали се работи за ажурирања на јазикот или форматот, бидете во тек.
Конечно, обидете се да ги откриете вашите силни и слаби страни во деловното пишување и соодветно да ги насочите вашите напори.
Монолог. Како да напишете монолог?
Темпо на пишување: брзо или бавно, примери и совети за жанрови
Оставить комментарий