Conferentiegesprekken zijn een technologie waarmee mensen op verschillende plaatsen in realtime met elkaar kunnen communiceren en communiceren via audio- en/of videocommunicatie. Hierdoor kunnen leden elkaar ontmoeten en vergaderen, kwesties bespreken, beslissingen nemen en aan projecten werken zonder hun kantoor of locatie te verlaten.
Wilt u succesvolle conference calls creëren waar mensen naar uitkijken? Of u nu een ontmoeting heeft met uw baas, uw klanten of uw virtuele team van over de hele wereld, hier zijn tien tips om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.
Een van de beste dingen van het zakendoen vandaag de dag is dat het nog nooit zo eenvoudig is geweest om verbonden te blijven met uw collega's, team en klanten. Dankzij moderne technologie kunnen we in een mum van tijd vergaderingen organiseren, virtuele vergaderingen hosten en een naadloze ervaring garanderen vanaf vrijwel elke plek ter wereld. Tegenwoordig is een van de gemakkelijkste en populairste manieren om contact te houden met iedereen in uw bedrijf via telefonische vergaderingen. Ze zijn niet alleen eenvoudig in te stellen, maar maken ook realtime samenwerking mogelijk, zodat potentiële problemen snel worden opgelost en iedereen altijd op dezelfde pagina zit.
огда дело доходит о zakelijke efficiëntieEr zijn weinig tools die zo eenvoudig en effectief zijn als telefonische vergaderingen.
1. Organiseer je. Conferentiegesprek
Er is niets erger dan een telefonische vergadering zonder duidelijk doel. Om uw conferentie effectief te maken, moet u uw tijd van tevoren organiseren. Dit betekent dat je alles moet hebben wat je nodig hebt, inclusief een agenda, aantekeningen en een duidelijke takenlijst. Om echt indruk te maken, kunt u een agenda voor de oproep versturen voordat deze begint, zodat iedereen op één lijn zit en precies weet wat hij kan verwachten. Georganiseerd blijven is de enige manier waarop u er zeker van kunt zijn dat u geen tijd verspilt, ook niet die van u.
2. Ken uw service. Conferentiegesprek
Neem altijd de tijd om vertrouwd te raken met het zakelijke telefoonsysteem en/of de conferentiedienst die u gebruikt voordat het daadwerkelijke gesprek plaatsvindt. Elke dienst heeft zijn eigen unieke kenmerken, dus als u weet hoe alles werkt, kunt u ervoor zorgen dat het gesprek soepel verloopt. Het begrijpen van de dienst die u gebruikt, is ook de beste manier om andere bezoekers te helpen er doorheen te navigeren. In plaats van ze alleen maar naar de FAQ-pagina van de service te sturen, kunt u hun vragen zelf beantwoorden.
Strategie voor bedrijfsgroei. Het beste
3. Creëer interactie. Conferentiegesprek
Bij de beste telefonische vergaderingen kan elke deelnemer deelnemen. Als je alleen maar praat, zullen mensen zich afvragen waarom je niet gewoon een gesproken bericht hebt gestuurd. Geef tijdens het gesprek altijd tijd voor vragen en feedback, zodat iedereen het gevoel heeft dat hij/zij een kans heeft om deel te nemen. Dit zorgt ervoor dat iedereen oplet en zorgt ervoor dat alles wat tijdens het gesprek moet worden opgelost, ook daadwerkelijk wordt opgelost. Afhankelijk van het type conferentiedienst dat u gebruikt (zie onze lijst met de vijf beste gratis diensten hieronder), zijn er andere unieke manieren om deelname aan te moedigen, waaronder het maken van opiniepeilingen en het hebben van een interactieve vraag- en antwoordsectie. Als u van plan bent een van deze aanvullende diensten te gebruiken, zorg er dan voor dat u en uw leden vooraf bekend zijn met de werking ervan.
4. Minimaliseer afleiding. Conferentiegesprek
Hoewel een van de voordelen van een telefonische vergadering de mogelijkheid is om overal deel te nemen, is het belangrijk dat u de afleiding voor iedereen tot een minimum beperkt, vooral als u de gastheer bent. Vermijd indien mogelijk te bellen vanuit openbare plaatsen waar veel lawaai is of, als het een videogesprek betreft, druk is. Hoewel het soms onvermijdelijk is, kunnen dit soort afleidingen vervelend zijn en ervoor zorgen dat u en uw gasten niets kunnen bespreken dat tijdens het gesprek moet worden besproken.
Tijdmanagement en productiviteitsverbetering
5. Wees op tijd. Conferentiegesprek
Een van de slechtste manieren om een telefonische vergadering te beginnen, is door te laat te komen. Zelfs vijf minuten na de geplande tijd kunnen uw bezoekers geïrriteerd raken en de indruk wekken dat u dat niet bent waardeer ze tijd. Als u vroeg belt, krijgen uw deelnemers ook het gevoel dat u voorbereid en klaar bent. Bovendien helpt het uw gasten om het lastige 'jij bent hier als eerste'-bericht te vermijden, waardoor ze op de tweede plaats zouden kunnen komen als ze over de juiste gespreksinformatie beschikken.
6. Bereid visuele hulpmiddelen voor
Niet alle telefonische vergaderingen hebben de hulp van visuele hulpmiddelen nodig. Maar voor sommigen verbeteren ze zelfs het gesprek. Nadat u uw agenda voor het gesprek heeft gemaakt, bekijkt u uw aantekeningen en bepaalt u of u beeldmateriaal nodig heeft. Neem dan de tijd om visuele ondersteuning voor te bereiden en laat uw gasten weten dat dit een videoconferentie zal zijn. Verwacht je dat je gasten de video ook delen, laat het ze dan weten, zodat ze zich kunnen voorbereiden. Er is niets erger voor uw gasten dan gevraagd te worden om via video deel te nemen, terwijl ze alleen een telefoontje verwachten.
7. Volg het spelplan. Conferentiegesprek
Hoewel u veel tijd kunt besteden aan de voorbereiding van het telefoongesprek, is dit geen garantie dat u uw agenda ook daadwerkelijk zult uitvoeren. Houd in gedachten wat u op afroep wilt bereiken en doe uw best om zo effectief mogelijk te zijn terwijl u elk vakje aanvinkt. Als u anderen aanmoedigt om aan de wedstrijd deel te nemen, moet u ook de gastheer zijn om ervoor te zorgen dat niemand anders monopoliseert of eenvoudigweg tijd verspilt. Onthoud: iedereen, ook jij, heeft het druk. Hoe langer uw gesprek duurt, en hoe meer off-topic het is, hoe minder mensen zich zullen herinneren – en hoe minder enthousiast ze zullen zijn voor het volgende gesprek.
8. Hoe korter hoe beter. Conferentiegesprek
Kies bij twijfel altijd voor kortere telefonische vergaderingen. Hoewel iedereen zal klagen over telefonische vergaderingen van dertig minuten die een uur duren, zullen maar weinigen zich ergeren als het in werkelijkheid maar twintig minuten duurt. Houd tijdens het gesprek de klok in de gaten, zodat u uw best kunt doen om deelnemers op tijd of vroeg weg te krijgen. Er is niets waar werknemers meer waarde aan hechten dan vergaderingen die geen tijd in beslag nemen in hun toch al drukke schema's.
9. Geef aantekeningen
Als u weet dat uw telefonische vergadering lang zal duren of als er verschillende belangrijke onderwerpen zijn die mensen moeten onthouden, dan is het belangrijk om na (of vóór) het gesprek aantekeningen te maken voor uw gasten. Deze notities zorgen ervoor dat al uw belangrijkste vragen, opmerkingen en ideeën worden onthouden, evenals of uw gasten actie ondernemen, en herinneren hen eraan wat ze moeten doen en wanneer.
10. Neem het gesprek op. Conferentiegesprek
Zorg ervoor dat u uw telefonische vergadering opneemt, zodat als iemand deze mist, hij/zij deze kan bekijken. Door het gesprek op te nemen, leer je ook wat je de volgende keer beter kunt doen, zoals het gesprek vertragen, de visuele hulpmiddelen die je gebruikt verbeteren of je concentreren op de agenda. Naast de aantekeningen, Het delen van gesprekken is goed een manier voor deelnemers om terug te gaan en indien nodig te herzien.
5 gratis conferentiegesprekken.
Hoewel er veel betaalde conferentiediensten zijn die geweldig zijn, zijn er ook veel gratis diensten die gemakkelijk kunnen concurreren. Hier is een lijst met onze vijf favoriete vergaderdiensten en waarom...
1. Google Hangouts
We zijn dol op de video- en audiokwaliteit Google Hangouts , om nog maar te zwijgen van hoe bekend het voor veel gebruikers is. Omdat u alleen een Google-account nodig heeft om deel te nemen, betekent het gebruik van Hangouts vaak dat uw bezoekers zich geen zorgen hoeven te maken over het instellen van of inloggen op een ander onbekend account. Hangouts kan ook worden geïntegreerd met apps als Google Docs, waardoor het snel delen van informatie eenvoudig is.
2. Uberconferentie
Net als Google Hangouts, uber-conferentie Hiermee kunt u tijdens een gesprek bestanden uit Google Drive delen. Het integreert ook met Dropbox en Evernote en maakt het gemakkelijk om schermen te delen. Een van de beste eigenschappen van Uberconference zijn de audiobedieningen, die omgevingsgeluid helpen minimaliseren als u zich in een druk kantoor of een populaire koffiebar bevindt.
3. zoomlens
Zoom, Het is een van de populairste diensten op deze lijst en een geweldige gratis optie voor telefoonconferenties voor bedrijven, vooral als ze sterk afhankelijk zijn van videoconferenties. De app is eenvoudig te downloaden en te openen, zodat u snel toekomstige gesprekken kunt voeren met iedereen in uw team.
4. Gratis conferentie
Als u klanten of teamleden heeft die internationaal gaan werken, dan Vrije conferentie is een van de slimste opties omdat het gratis is. U kunt FreeConference telefonisch en online gebruiken met toegang tot handige functies voor scherm delen en chatten.
5. Zelfde pagina
Als uitgebreide alles-in-één samenwerkingssoftware, Dezelfde pagina Hiermee kunt u dingen doen zoals communiceren via bulkteksten, bestanden delen en zelfs opiniepeilingen binnen uw groep. Hoewel Samepage een gratis dienst aanbiedt, biedt het ook betaalde opties voor extra functies zoals privéopdrachten en uitgebreide opslag.
Voltooiing
Door uw conferentiestrategie en -prestaties te optimaliseren door de juiste conferentieservice voor uw bedrijf te gebruiken, wordt samenwerking in team kan effectiever zijn, dan ooit. Of u nu in een fysieke of online onderneming werkt, u kunt beginnen met het voeren van betere telefonische vergaderingen die minder tijd verspillen en meer werk gedaan krijgen door deze tips te volgen.
Laat een reactie achter