De Covey Time Management Matrix is een hulpmiddel voor het organiseren van prioriteiten en het effectief beheren van tijd, ontwikkeld door Stephen R. Covey, auteur van De 7 eigenschappen van effectief leiderschap. Deze matrix helpt mensen hun taken en activiteiten te categoriseren op basis van hun belang en urgentie, waardoor ze hun inspanningen en middelen beter kunnen verdelen.
Tijdmanagementmatrix
Stephen R. Conway stelde het idee of concept van een tijdmanagementmatrix voor, waarbij taken in vier verschillende kwadranten werden ingedeeld.
- Dringend en belangrijk
- Niet dringend, maar wel belangrijk
- Dringend, maar niet belangrijk
- Noch urgent, noch belangrijk
Volgens de matrix kan elke baan ter wereld worden onderverdeeld op basis van hoe relevant en belangrijk deze is. Laten we meteen in deze vier kwadranten duiken.
9 Meest voorkomende tijdverspilling
Vier kwadranten van de timemanagementmatrix
Vraag 1 - Dringend en belangrijk. Tijdmanagementmatrix
Er zijn maar weinig dingen in de wereld die plotseling kunnen gebeuren, zoals kritieke incidenten, ongelukken, meer ongewenste scenario's, enz. Al deze dingen zijn krachtig en kunnen iedereen op elk moment overkomen. Bovendien zou dit project, als het project de komende dagen wordt geïmplementeerd, invloed moeten hebben op zijn positionering binnen het bedrijf.
Dan kan dit scenario gemakkelijk als kritiek voor deze persoon worden beschouwd. Al deze scenario's zijn beschikbaar voor een persoon en hij kan het resultaat gemakkelijk manipuleren, omdat het werk en de actie onder zijn controle staan. Hoge prioriteit is gericht op het oplossen van kritieke problemen, omdat het resultaat onmiddellijk is. Als ervaren persoon kunt u de uitkomst beïnvloeden door de kansen in uw voordeel te plaatsen. Dit betekent dat het prioriteren van kritieke en dringende werkzaamheden u een voordeel oplevert. Zeer effectieve mensen maken altijd de juiste keuzes over de urgentie en het belang van hun taken.
Voorbeeld van urgente en belangrijke kwadrant 1-matrix
Enkele van de dringende dringende taken, noodsituaties en kritieke problemen. zijn onderdelen van deze matrix. Werken aan een project dat de volgende dag moet worden afgerond, is een voorbeeld van zulke belangrijke en urgente taken die verband houden met Kwadrant 1.
Vraag 2 - Belangrijk, maar niet urgent. Tijdmanagementmatrix
Planning en tijdmanagement zijn de twee belangrijkste gebieden in dit kwadrant. In dit kwadrant zijn taken doorgaans tijdgevoelig, maar ontbreken ze belang en cruciaal element binnenin hen. Min of meer hebben alle taken in dit kwadrant deadlines waaraan moet worden voldaan. Bovendien kan de deadline dagen of maanden bedragen. Dit gedeelte gaat ook over zorgvuldige planning, waarbij we veel moeite moeten doen om de taak te voltooien voordat deze urgent wordt. Door ons op dit kwadrant te concentreren, kunnen we slechte werkstress vermijden en efficiënter worden in het klaren van de klus.
Documentatie-updates, onderhoudsschema's, training en evaluatie van het personeel zijn enkele van de activiteiten die onder het tweede kwadrant vallen. Dit soort werkzaamheden zal op de lange termijn het grootste rendement opleveren, maar zal niet zo urgent zijn dat het binnen een bepaald tijdsbestek moet worden voltooid.
Voorbeeld van belangrijk maar niet urgent kwadrant 2. Tijdmanagementmatrix
Langetermijnprojecten en organisatiedoelen maken deel uit van deze tijdmanagementmatrix. Plannen en ontwikkelen Strategieën voor een langetermijnproject - belangrijke voorbeelden kwadrant 2.
Q3 - Niet belangrijk, maar urgent
Het derde kwadrant wordt ook wel het ‘misleidingskwadrant’ genoemd. Al het werk in een kantoor of fabriek is met elkaar verbonden totdat alle afdelingen als één geheel samenwerken, het werk is onvolledig. Op dezelfde manier kunnen persoonlijk werk en professioneel werk soms met elkaar in conflict komen. Zo kan een telefoontje vanuit huis vanwege urgentie ruim dertig minuten duren. Maar tegelijkertijd is het misschien niet zo belangrijk in vergelijking met de projectdeadline, die onmiddellijke aandacht vereist. Dit gebeurt veel in een fabriek omdat een defecte machine soms aandacht nodig heeft. De fout om meerdere mensen aan te wijzen in plaats van één kan de tijd en middelen van een organisatie verspillen.
Prijzen pagina. Hoe maak je een geweldige?
Voorbeeld van een onbelangrijk maar urgent kwadrant 3
Afleiding en pauzes, minimaal ‘druk’ werk maken deel uit van de Q3-matrix. Tijdregistratie, antwoorden op e-mails en telefoongesprekken, etc. zijn voorbeelden van kwadrant 3.
Q4 - Niet belangrijk en ook niet urgent. Tijdmanagementmatrix
De gewoonte om je zorgen te maken over oncontroleerbare dingen en na te denken over de verkeerde indicatoren kunnen elementen zijn die effectieve resultaten belemmeren. Dit kwadrant gaat over de minimale prioriteit van werk; het is niet belangrijk en niet noodzakelijk. Bijvoorbeeld kleine boodschappen doen, huishoudelijk werk doen tijdens werktijd. Het kan ook bezichtiging zijn sociale netwerken en winkelsites die op de lange termijn geen nut zullen hebben. Het wordt dus een uitdagende taak om prioriteiten op een schaal van laag naar hoog te beheren. Deze taken moeten volgens een flexibel schema worden uitgevoerd wanneer de werklast minimaal is. Dit zorgt ervoor dat de resultaten er niet onder lijden.
Voorbeeld van kwadrant 4. Tijdmanagementmatrix
Kleinigheden en tijdverspilling, informele gesprekken maken deel uit van het vierde kwadrant. Doelloos surfen op het web, browsen sociale netwerken - voorbeelden uit het vierde kwartaal.
Het opsommen!
Er bestaat geen toverstaf die iemand helpt taken te prioriteren. Voor productief werk en het garanderen van een optimaal gebruik van middelen is de Time Management Matrix dus erg handig. Ze kunnen niet van de ene op de andere dag onder de knie worden gekregen. In plaats daarvan moet je kleine stapjes in de goede richting zetten. Op een dag zal de productiviteit zeker toenemen en zullen de normen voor arbeidsethos stijgen. Al met al kun je met behulp van een tijdmanagementmatrix weten of de tijd die je hebt besteed de moeite waard is geweest of dat je deze hebt verspild. Tijdmanagementmatrix
Laat een reactie achter