Bottom Up Budsjettering - definisjon, fordeler, ulemper og tips

Bottom-Up-budsjettering er en budsjettutviklingsmetodikk der detaljerte planer og estimater lages på lavere nivåer i en organisasjon, og deretter blir disse detaljene aggregert og godkjent på høyere ledelsesnivåer. Denne prosessen lar deg mer nøyaktig ta hensyn til behovene og reelle evner til ulike avdelinger og ansatte i organisasjonen.

Hovedtrekkene ved nedenfra og opp-budsjettering er:

• Deltakelse på alle nivåer:

Alle nivåer i organisasjonen, fra de lavere nivåene til toppledelsen, er involvert i budsjettutviklingsprosessen. Dette inkluderer ledere og ansatte på operativt nivå.

• Budsjettering fra bunnen og opp. Detaljerte planer:

Avdelinger utvikler sine egne detaljerte budsjetter, tar hensyn til deres spesifikke oppdrag, ressurser og behov.

• Rapportering og begrunnelse:

Divisjoner gir rapporter og begrunnelser for sine budsjettforespørsler, slik at ledelsen kan få en dypere forståelse av hver divisjons motivasjoner og forventninger.

• Budsjettering fra bunnen og opp. Aggregering og godkjenning:

Data fra avdelinger blir samlet og gjennomgått på høyere ledelsesnivåer. Deretter budsjettet godkjennes og overordnet plan blir grunnlag for økonomisk planlegging og kontroll.

Fordelene med bottom-up-budsjettering inkluderer mer nøyaktige ressursanslag, ansattes deltakelse i beslutningsprosessen og forbedret ansvarlighet for resultater på alle nivåer i organisasjonen. Men dette metoden kan også kreve mer tid og ressurser å samle inn, aggregering og analyse av informasjon.

Hva er bottom-up-budsjettering?

Definisjon. Bottom-up-budsjettering er definert som en budsjetteringsprosess som begynner med det laveste avdelingsbudsjettet og beveger seg oppover til det øverste nivået i organisasjonen for å produsere det endelige budsjettet for hele selskapet.

I nedenfra og opp-tilnærmingen fastsettes det samlede budsjettet basert på hver avdelings prognoser for kostnader, utgifter, ansattes lønn eller lønn, administrative utgifter osv. for neste regnskapsperiode. Generelt sett innebærer nedenfra-og-opp-budsjettering at en organisasjons budsjett implementeres fra bunnen og opp.

Prosessen starter fra bunnen og går deretter gradvis fremover

opp organisatoriske nivåer. Selv om avdelingsspesifikke budsjetter utarbeides og presenteres av avdelingsledere, vil de først bli implementert etter godkjenning fra toppledelsen. Siden denne tilnærmingen tar hensyn til ansattes behov og selskapets retningslinjer, kan selskapet vokse videre.

Alle avdelinger må samarbeide i denne metoden. Derfor er det viktig å sikre at nedenfra og opp-tilnærmingen går knirkefritt. Nøkkelen er at alle ansatte forstår organisasjonens visjon og misjon.

Bottom-up bedriftsbudsjetteringsprosess

Bottom-up-metoden garanterer valg nok penger til hver avdeling.

Den lavere ledelsen i hver avdeling utarbeider eget budsjett i henhold til planlagte prosjekter, estimerte kostnader for enkeltkomponenter, innkjøp av utstyr, kontorrekvisita og foregående års budsjett.
Ved å budsjettere nedenfra og opp kan ansatte fokusere på det som er viktig for dem. Det hjelper også avdelinger med å planlegge sine prosjekter for neste regnskapsår.

1. Identifiser de ulike divisjonene i selskapet. Budsjettering

Bottom-up-tilnærmingen starter fra de lavere nivåene i selskapets hierarki. Det første trinnet er å dele opp bedriften i avdelinger. Identifisere hver avdeling gjør det lettere å få avdelingsbudsjettanslag.

Ansatte i hver avdeling kan lage en liste over prosjekter for det kommende året. Avdelingslederen kan da enkelt lage en kostnadssjekkliste for hvert prosjekt. Filialer kan også inkludere sine administrative utgifter i sjekklisten.

Noen ganger kan en avdelings budsjett være stort, og utgjøre en betydelig del av selskapets budsjett. Denne avdelingen kan deles inn i divisjoner for en smidig evalueringsprosess.

2. Oppmuntre hver avdeling til å lage en liste over utgifter.

Med en liste over prosjekter og kostnadsoverslag utarbeidet, kan avdelingsledere lage en kostnadsprognose. Alle avdelingskostnader er oppsummert og presentert som avdelingskostnadsestimater.

Økonomiavdelingen holder avdelingsledere ansvarlige for å inkludere mulige og nødvendige utgifter. Dermed er budsjettanslaget nøyaktig og budsjettutgiftene er grundige.

3. Legg sammen utgiftene for hver avdeling. Budsjettering

Det totale budsjettet til selskapet oppnås ved å legge til budsjettanslagene for alle avdelinger. Avdelingsledere får mulighet til å lage et budsjett for sin avdeling.

Det samlede budsjettet er ikke den endelige vurderingen av selskapet. Før ferdigstillelse av selskapets budsjett gjennomgår toppledelsen alle avdelingsprognoser.

4. Studer hver avdelings budsjetter.

Mens kravene til hver avdeling må oppfylles, må toppledelsen også vurdere årlige budsjettbevilgninger. Budsjettanslaget skal samsvare med målene og målene til selskapet.

Toppledelsen gjennomgår budsjettanslagene for hver avdeling. Den tar opp spørsmål om avdelingsbudsjettanslag som er svært lave eller for høye. Eventuelle utilfredsstillende vurderinger diskuteres med relevante avdelingsledere for å gjøre nødvendige endringer.

5. Fullfør budsjettanslaget. Budsjettering

Når toppledelsen er fornøyd med budsjettanslaget, anbefaler den det til økonomiavdelingen. Et selskaps fortjeneste og tap analyseres over lang sikt.

Økonomiavdelingen godkjenner budsjettoverslaget og fastsetter selskapets samlede budsjett. Deretter fordeler han midlene mellom de ulike avdelingene.

Top-down budsjetteringsprosess vs. bottom-up budsjetteringsprosess

Når bedrifter skal velge om de skal bruke en top-down eller bottom-up budsjetteringsmetode, må bedrifter forstå forskjellene mellom dem og hvordan de passer sammen. Dette er elementer i en større planleggingsprosess kjent som top-down og bottom-up planlegging.

Å velge en budsjetteringsmetode basert på teoretiske resultater er vanlig, men det er ikke sikkert at det gir optimale resultater når det brukes i praksis. Bottom-up-budsjettering kalles noen ganger en mer avansert versjon av top-down-budsjettering. Dette er ikke sant, og de er to forskjellige disipliner innen budsjettering.

Avdelinger skal utarbeide budsjetter innenfor topplederstillingen i ovenfra-og-ned-budsjettet. Avdelinger utarbeider sine budsjettanslag og sender dem til toppledelsen på en nedenfra og opp-budsjettbasis.

En ovenfra og ned tilnærming til budsjettering er vanligvis raskere. Dette kan imidlertid føre til at avdelinger sliter med å holde seg innenfor budsjettbeløpene sine fordi ledelsen kanskje ikke er klar over alle kostnadene som er involvert. Top-down budsjettering har også færre moralske fordeler.

Disse to hovedmetodene er de mest brukte budsjetteringsmetodene. På den ene siden sparer et budsjett ovenfra og ned tid, men kompromitterer en fullstendig forståelse av hver avdelings krav. Som et resultat kan enkelte avdelinger være ute av stand til å fungere effektivt innenfor grensene satt av toppledelsen.

På den annen side oppmuntrer et nedenfra og opp-budsjett ansatte tar ansvar for prosessen og bruker sin erfaring i avdelingene de leder. derimot avdelingsresultater samsvarer kanskje ikke alltid med overordnede mål organisasjon.

Fordeler med bottom-up-budsjettering

1. Nøyaktighet

Bottom-up-budsjettering har vanligvis fordelen av å være ganske nøyaktig fordi hver avdeling i organisasjonen er klar over sine utgifter og ressurser.

Å legge sammen budsjettanslag fra hver avdeling kan resultere i nøyaktige budsjetter for selskapet som helhet.

2. Motivasjon. Budsjettering

Ansatte som er ansvarlige for å lage budsjetter, jobber vanligvis hardere enn andre for å nå selskapets mål.

Fordi de får økonomisk ansvar, får de en følelse av eierskap.

Dette forbedrer ansattes moral og pålitelighet. De blir tross alt lenge i selskapet.

3. Avdelingsbehov

Seniorledelsen har kanskje ikke en detaljert forståelse av hvert program og kan kanskje ikke bestemme hvor de skal tildele ressurser. En nedenfra og opp-tilnærming bidrar til å tilpasse seg behovene til avdelingen for å nå sine mål.

Siden ansatte ved hver avdeling utarbeider budsjettoverslag, er kravene tydelig angitt i estimatrapporten.

4. Åpenhet. Budsjettering

Avdelingens kostnader og ressurser presenteres så tydelig som mulig. Ansatte fra hver avdeling er involvert i budsjettvurdering.

Fordelingen av midler og utgifter gjort av avdelingen er kjent for alle ansatte ved avdelingen. Åpenhet bidrar til å bygge tillit hos ansatte i selskapet.

Ulemper med budsjettering nedenfra og opp

1. Mangel på koordinering

Det mangler koordinering mellom avdelinger der de lager sine budsjetter uten å tenke på andre avdelinger. Dette kan også føre til duplisering av budsjettanslag.

2. Avvik fra organisasjonens mål. Budsjettering

Et budsjett opprettet av den minst erfarne medarbeideren kan avvike fra organisasjonens mål. Og det vil ikke bringe lykke til selskapet.

3. Går over budsjettet

Det er stor sjanse for at hvis en avdeling går over budsjettet. Å legge til ytterligere midler kan påvirke en annen avdeling. Hver avdeling bør gis like muligheter til å vokse i selskapet.

4. Langsiktig

Å integrere alle sett med mindre budsjetter for å lage et enkelt budsjett for hele selskapet tar vanligvis lengre tid. Nøye å analysere og implementere budsjettanslag er en arbeidskrevende prosess.

Implementeringstips for bottom-up-metoden. Budsjettering

Nedenfor er noen forslag til implementering nedenfra og opp budsjett for virksomheten din. Bruk disse tipsene før du velger et budsjettanslag oppnådd ved hjelp av denne metoden. Dette kan være en flott strategi for din organisasjon.

1. Ha klare mål

Å definere mål bidrar til å sette grenser for enhver prosess. Det er det samme med bottom-up-budsjettering. Målutgiftene og utgiftene for hver avdelingsleder bør være rimelige. Mens denne strategien utelukkende fokuserer på avdelingens behov, må du også vurdere selskapets økonomiske begrensninger.

2. Opprettholde strukturert organisering

Funksjoner og krav varierer for ulike avdelinger i selskapet. Det tilsvarende budsjettestimatet er utarbeidet under hensyntagen til egenskapene til en bestemt avdeling.

På samme måte bør ikke faktorene som bør vurderes ved estimering av budsjettet til en avdeling overlappe med noen annen avdeling. Dette vil resultere i duplisering av budsjettet eller utelate noen viktige detaljer.

3. Vær oppmerksom på detaljer. Budsjettering

Avdelingsledere har ansvar for å nøye gjennomgå alle avdelingsmidler og utgifter. Deres jobb er å føre en liste. budsjett med anslåtte utgifter for regnskapsåret.

Selv om dette er tidkrevende, er det en effektiv måte å holde styr på utgiftene avdelingen pådrar seg. Dette øker medarbeidernes ansvar og moral.

Konklusjon!

Suksessen til en virksomhet avhenger av virksomhetens langsiktige visjon og misjon. Budsjettering gir ingen garanti virksomhetsvekst. Budsjettanslaget skal være konsistent og fungere sammen med virksomhetens mål.

Mens nedenfra og opp-tilnærmingen tilfredsstiller behovene til ansatte, må den også generere profitt for organisasjonen. Siden overbudsjettering lett kan skje, bør du gå nøye gjennom hver avdelings budsjettliste.

Ansatte må overholde budsjettfrister. Minn ansatte om å basere estimatene sine på deres beste gjetning og ikke legge til ekstra dollar for å fylle ut. Sørg for at ressursene fordeles klokt og på en slik måte at alle har det de trenger for å nå dine overordnede forretningsplaner og mål.