Tidsstyringsmatrise

Covey Time Management Matrix er et verktøy for å organisere prioriteringer og effektivt administrere tid, utviklet av Stephen R. Covey, forfatter av The 7 Habits of Highly Effective People. Denne matrisen hjelper folk med å kategorisere sine oppgaver og aktiviteter i henhold til deres betydning og haster, slik at de kan fordele innsatsen og ressursene bedre.

Stephen R. Conway foreslo ideen eller konseptet med en tidsstyringsmatrise, og klassifiserte oppgaver i fire forskjellige kvadranter.

1. Haster og viktig
2. Ikke presserende, men viktig
3. Haster, men ikke viktig
4. Verken haster eller viktig

Etter matrisen kan hver jobb i verden deles inn etter hvor relevant og viktig den er. La oss dykke rett inn i disse fire kvadrantene.

9 Mest vanlige sløsing med tid

 

Fire kvadranter av tidsstyringsmatrisen

Q1 - Haster og viktig. Tidsstyringsmatrise

Få ting i verden kan skje plutselig, for eksempel kritiske hendelser, ulykker, flere uønskede scenarier osv. Alle disse tingene er kraftige og kan komme til hvem som helst når som helst. Dessuten, i tilfelle prosjektet implementeres i løpet av de kommende dagene, bør dette prosjektet påvirke hans posisjonering i selskapet.

Da kan dette scenariet lett betraktes som kritisk for denne personen. Alle disse scenariene er tilgjengelige for en person, og han kan enkelt manipulere resultatet, siden arbeidet og handlingen er under hans kontroll. Høy prioritet er rettet mot å løse kritiske problemer, da resultatet er umiddelbart. Som en erfaren person kan du påvirke resultatet ved å sette oddsen i din favør. Det betyr at prioritering av kritisk og hastearbeid gir deg en fordel. Svært effektive mennesker tar alltid de riktige valgene om hvor presserende og viktig oppgavene er.

Eksempel på presserende og viktig kvadrant 1-matrise

Noen av de presserende presserende oppgaver, nødsituasjoner og kritiske problemer. er deler av denne matrisen. Å jobbe med et prosjekt som skal leveres neste dag er et eksempel på slike viktige og presserende oppgaver knyttet til kvadrant 1.

Q2 - Viktig, men ikke presserende. Tidsstyringsmatrise

Planlegging og tidsstyring er de to hovedområdene i denne kvadranten. I denne kvadranten er oppgaver typisk tidssensitive, men mangler viktig og kritisk element inni dem. Mer eller mindre har alle oppgaver i denne kvadranten tidsfrister som må overholdes. I tillegg kan fristen være i dager eller måneder. Denne delen handler også om nøye planlegging, hvor vi må legge mye krefter på å fullføre oppgaven før det haster. Å fokusere på denne kvadranten kan sikre at vi unngår elendig arbeidsstress og blir mer effektive til å få jobben gjort.

Dokumentasjonsoppdateringer, vedlikeholdsplaner, opplæring av personalet og evaluering er noen av aktivitetene som faller inn under andre kvadrant. Denne typen arbeid vil gi størst utbytte på sikt, men vil ikke ha så stor påstand at det må gjennomføres innenfor en gitt tidsramme.

Eksempel på viktig, men ikke haster kvadrant 2. Tidsstyringsmatrise

Langsiktige prosjekter og organisatoriske mål er deler av denne tidsstyringsmatrisen. Planlegging og utvikling Strategier for et langsiktig prosjekt - sentrale eksempler kvadrant 2.

Q3 - Ikke viktig, men haster

Den tredje kvadranten kalles også "Bedrag"-kvadranten. Alt arbeid på et kontor eller en fabrikk henger sammen inntil alle avdelinger jobber sammen som én, arbeidet er ufullstendig. På samme måte kan personlig arbeid og profesjonelt arbeid noen ganger komme i konflikt med hverandre. For eksempel kan en telefonsamtale hjemmefra ta tretti pluss minutter på grunn av det haster. Men samtidig er det kanskje ikke så viktig i forhold til prosjektfristen, som krever umiddelbar oppmerksomhet. Dette skjer mye på en fabrikk fordi noen ganger trenger en defekt maskin oppmerksomhet. Feilen med å tildele flere personer i stedet for én kan kaste bort en organisasjons tid og ressurser.

Prissiden. Hvordan lage en flott en?

Eksempel på uviktig, men presserende kvadrant 3

Distraksjoner og pauser, minimalt med «travel» arbeid er deler av Q3-matrisen. Tidssporing, svar på e-poster og telefonsamtaler osv. er eksempler på kvadrant 3.

Q4 - Verken viktig eller presserende. Tidsstyringsmatrise

Vanen med å bekymre seg for ukontrollerbare ting, tenke på feil indikatorer kan være elementer som forstyrrer effektive resultater. Denne kvadranten omhandler minimumsprioritet for arbeid; det er ikke viktig og ikke nødvendig. For eksempel å gjøre små ærend, gjøre husarbeid i arbeidstiden. Det kan også være visning sosiale nettverk og shoppingsider som ikke vil være fordelaktige i det lange løp. Dermed blir det en utfordrende oppgave å styre prioriteringer på en skala fra lav til høy. Disse oppgavene må utføres på en fleksibel tidsplan når arbeidsbelastningen er minimal. Dette sikrer at resultatene ikke lider.

Eksempel på kvadrant 4. Tidsstyringsmatrise

Bagateller og sløsing med tid, uformelle samtaler er en del av fjerde kvadrant. Målløs nettsurfing, surfing sosiale nettverk - eksempler fra fjerde kvartal.

Effektive overskrifter

Oppsummering!

Det er ingen tryllestav som hjelper en person med å prioritere oppgaver. For produktivt arbeid og for å sikre optimal utnyttelse av ressursene, er Time Management Matrix svært nyttig. De kan ikke mestres over natten. I stedet må du ta små skritt i riktig retning. En dag vil produktiviteten definitivt øke, og arbeidsmoralen vil øke. Alt i alt, ved hjelp av en tidsstyringsmatrise, kan du vite om tiden du brukte var verdt det eller om du kastet bort den. Tidsstyringsmatrise

 АЗБУКА 

Oppgavestyring