Prosjektorganisering er prosessen med å planlegge, koordinere og administrere ressurser for å oppnå spesifiserte mål innen en spesifisert tid og budsjett. Et prosjekt er en midlertidig virksomhet som har et unikt resultat eller produkt som er forskjellig fra rutinen i organisasjonens daglige drift.

Det er tre ansvars- og kompetanseområder i prosjektorganisasjonen.

  • Prosjektledelse - han er betrodd ledelsessiden av prosjektet
  • Prosjektteam – Prosjektteamet får tildelt et aspekt av prosjektgjennomføringen
  • Prosjektstyret er det beslutningsorganet som har tillit til prosjektets suksess og tar viktige beslutninger som om prosjektet skal avlyses eller videreføres.

Organisasjonsstruktur prosjektet avhenger av flere faktorer som typen og stilen til organisasjonen, hierarki og arbeidsflyt.

Her er noen av de vanligste typene prosjektorganisasjon:

1. Funksjonell organisering. Organisering av prosjektet.

Dette er en av de vanligste organisasjonsstrukturene. Selskapet er delt inn i flere avdelinger og personer med tilsvarende kompetanse og kunnskap er gruppert sammen. Prosjektlederen og andre ressurser jobber i samme avdeling, for eksempel markedsføring, salg, regnskap etc.

Fordelene med en funksjonell struktur er:

  1. Dette er best for både små prosjekter og små team fordi funksjonen kan få full kontroll og kontroll over teammedlemmer og andre ressurser.
  2. Medlemmer er lette å motivere da det er få av dem
  3. Det er enkelt å få tilgang til eksperter fordi de er i samme funksjonsområde.
  4. Det er enkelt å samle alle som er involvert i prosjektet og diskutere den aktuelle problemstillingen.
  5. Ansatte er villige til å jobbe med slike prosjekter fordi det gir dem muligheten de trenger for å komme videre.
  6. Siden teamet er lite, er det mulig å begrense kommunikasjonsmidlene til prosjektet.

Ulempene med den funksjonelle strukturen er som følger:

  1. Det er ikke lett å få tilgang til personer utenfor din funksjonelle enhet
  2. Ansatte er lojale mot teamlederen sin i stedet for å jobbe med et prosjekt
  3. Vansker med å opprettholde strategisk fokus

2. Design.

Her har prosjektleder det fulle ansvar for hvert prosjekt. Han har full sysselsetting med hele laget og kontroll budsjett for vellykket gjennomføring. Han rapporterer til prosjektstyret og prosjektsponsoren. Prosjektorganisering

Fordelene med en prosjektbasert organisasjonsstruktur er som følger:

  1. Full kontroll over laget
  2. Sterk identitetsfølelse i teamet, noe som resulterer i en dominerende teamkultur
  3. Minimal konflikt, da hver deltaker jobber for å nå målene og målene for prosjektet
  4. Det er enkelt å planlegge arbeidet ditt
  5. Enkel tilgjengelighet av ressurser
  6. Forbedrer teknisk lederskap så vel som ferdigheter ledelse prosjekter

Ulempene med prosjektorganisasjonsstrukturen er som følger:

  1. Det er et dyrt engasjement
  2. Det er vanskelig for ansatte komme tilbake hvis de blir sagt opp fra jobben
  3. I noen tilfeller betyr å stenge et prosjekt å miste jobben

3. Matrise. Organiser et prosjekt

En matriseprosjektorganisasjonsstruktur skapes ved å integrere både prosjektet og funksjonell organisasjon. Det er to strukturer: horisontal og vertikal, slik at en ansatt kan jobbe både på et prosjekt og i en funksjonell gruppe.

Det er tre typer organisasjonsmatrise

  1. Sterk matrise - prosjektleder har et heltidsteam og har komplett guide og kontroll over teamet og prosjektet
  2. En svak matrise er nærmere en funksjonell struktur, og prosjektlederen har færre alternativer. Han har et deltidsteam og budsjettkontroll
  3. Balansert matrise - prosjektleder har middels autoritet og et deltidsteam. Han og funksjonssjefen styrer budsjettet

Fordelene med en matriseorganisasjon er:

  1. Ressurser brukes effektivt
  2. Ressurser kan enkelt flyttes mellom ulike prosjekter
  3. Enkeltpersoner, så vel som teammedlemmer, er lydhøre av natur

Ulempene med en matriseorganisasjon er som følger:

  1. Som oftest vil du finne konflikt mellom prosjekter på grunn av ressurser
  2. Folk får tillit til motstridende og ulike prioriteringer, og dette kan skape forvirring

Noen andre typer prosjektorganisasjon er som følger:

  • Enkel eller organisk organisering er den enkleste prosjektorganisasjonsstrukturen, som inkluderer forretningsenheter med én eier, samt frilansere. Rollen som prosjektleder utføres vanligvis av eieren eller spesialisten som er tildelt administrasjon arbeidsprosess. Prosjektorganisering
  • Diversifisert organisasjon. I denne typen organisasjonsstruktur er det mange funksjonelle enheter som er uavhengige av hverandre. Enheter inkluderer personer med ulike ferdigheter og kunnskap, som forenes av et felles tema, og dette kan være en geografisk plassering eller et lignende prosjekt. Alle divisjoner har egne ressurser for autonom drift.
  • Virtuell organisasjon — I en virtuell organisasjonsstruktur opprettholder organisasjonen sin kjernevirksomhet og prøver å sette ut andre prosesser. Den sentrale organisasjonen er knyttet til ulike eksterne organisasjoner for å drive virksomheten vellykket. Prosjektlederen i slike organisasjoner har middels til lav myndighet og blandet budsjettkontrollmyndighet.

Hvordan lage et prosjektorganisasjonsdiagram?

Hvordan lage et prosjektorganisasjonsdiagram

Et prosjektorganisasjonskart hjelper med å definere rollene og ansvaret til teamet, så vel som opplæringsbehov, hvordan ressurser vil bli allokert og hvordan interessenter vil bli involvert. De nødvendige trinnene er som følger:

1. Bestem personell. Prosjektorganisering

Det første trinnet i prosessen er å identifisere personene knyttet til omfanget av prosjektet og i stand ha stor innvirkning på prosjektet. Vanligvis er dette nøkkelmedarbeidere som påvirker markedsførere, avdelingsledere, selgere, støttepersonell, konsulenter og til og med IT-medarbeidere.

2. Bygg en toppledergruppe

Sekund trinn — skape et levedyktig team som vil være ansvarlig for prosjektet og overvåke suksessen. Teamet vil inkludere klienten eller prosjektsponsorer, og i noen tilfeller eksperter, som vil tilby veiledning og assistanse gjennom hele prosjektet.

3. Tildel prosjektkoordinatorer. Prosjektorganisering

Den tredje fasen innebærer utnevnelse av prosjektkoordinatorer som vil være mellom- og lavnivåledere. Deres ansvar vil omfatte å utføre oppgaver på dette nivået og koordinere teamets oppgaver. Det kan være mange prosjektkoordinatorer i en prosjektorganisasjon, men i de fleste tilfeller vil du finne minst tre til å håndtere kommunikasjons-, tekniske og planmessige aspekter.

4. Tagg interessentene dine

Identifiser nøkkelinteressenter og prøv tiltrekke dem til prosjektutvikling.

5. Bestem opplæringskrav. Prosjektorganisering

I noen tilfeller teamet kan effektivt takle oppgaven. I motsetning til andre, mangler de instrumenter, ferdigheter, kunnskap for å takle forviklingene i prosjektet. Bestem opplæringskrav og tilby det til medlemmer som trenger det. Prosjektkoordinator er ansvarlig for å lede innsatsstyrken og gi nødvendig opplæring til den ansatte.

6. Lag et prosjektorganisasjonskart

Den siste fasen er utviklingen av et organisasjonskart for prosjektet. Gjennomgå trinnene du allerede har tatt, og tenk på hvordan menneskene i prosjektet vil koordinere og samarbeide for å lage det perfekte diagrammet.

Se nøye slik at du kan bestemme forholdet deres og ansvaret som bør tildeles. List opp beslutningstakerne som vil spille en fremtredende rolle og skriv deres rolle, ansvar og oppdrag i nærheten for å få et klart bilde. Definer koblende roller og definer en kommunikasjons- og rapporteringskanal hvis du bestemmer deg for å lage et nyttig prosjektorganisasjonskart

Stikkliste (BOM) – Definisjon, eksempel, typer og fordeler

Fordeler. Prosjektorganisering

Fordelene med den aktuelle prosjektorganisasjonsmodellen er som følger:

  • Tilbyr ansatte muligheten til å forbedre sine ferdigheter
  • Innsatsen er fokusert på prosjektarbeid
  • Lar organisasjonen vokse og utvikle seg
  • Hjelp til å holde styr på strategiske mål
  • Øke evnen til å takle miljøfaktorer
  • Gjør beslutningstaking smidig, effektiv og rask
  • Oppmuntrer ansattes spesialisering
  • Bidrar til bedre utnyttelse av ressursene
  • Overhold enkelt prosjekttidsfrister
  • Hjelp ansatte å vokse profesjonelt

Feil.

Ulempene med prosjektorganisasjonsmodellen er som følger:

  • Relasjoner er ikke klart definert
  • Det er et problem med koordineringen
  • Duplisering av innsats
  • I noen prosjekter er det usikkerhet blant ansatte

 АЗБУКА

1. Hva er prosjektorganisering?

Prosjektledelse er prosessen med å planlegge, utføre, overvåke og fullføre et prosjekt for å oppnå spesifiserte mål innenfor gitte begrensninger som tid, budsjett og ressurser.

2. Hva er hovedstadiene i prosjektorganiseringen?

Hovedstadier i prosjektorganisasjonen:

  • Initiering: Definisjon av mål og begrunnelse for prosjektet.
  • Планирование: Utvikle en detaljert handlingsplan, ressurser og tidsramme.
  • utførelse: Gjennomføring av plan, gjennomføring av oppgaver og ledelse av teamet.
  • Overvåking og kontroll: Fremdriftssporing, risikostyring og gjøre justeringer.
  • Ferdigstillelse: Gjennomføring av alle oppgaver, oppsummering og avslutning av prosjektet.

3. Hvordan bestemme formålet med prosjektet?

Trinn for å definere et mål:

  • Klarhet og spesifisitet: Målet må være tydelig og forståelig.
  • Målbarhet: Bestem hvordan oppnåelse av målet skal måles.
  • Tilgjengelighet: Sørg for at målet er realistisk og oppnåelig.
  • Relevans: Målet må være i samsvar med organisasjonens strategiske mål.
  • Begrenset tid: Angi en bestemt tidsramme for å nå målet ditt.

4. Hvilke verktøy kan brukes for å planlegge et prosjekt?

Populære verktøy:

  • Gantt-diagram: Visuell representasjon av en prosjektplan med tidsrammer.
  • Kritisk bane (CPM): En metode for å identifisere sentrale oppgaver som påvirker prosjektets varighet.
  • Programevaluering og evalueringsteknikk (PERT): Analyse av sannsynlige tidsfrister for å fullføre oppgaver.
  • Task Allocation Table (RACI): Definer roller og ansvar for teammedlemmer.
  • Programvare for prosjektledelse: Trello, Asana, Microsoft Project, Jira.

5. Hvordan administrere et prosjektteam effektivt?

Teamledelse tips:

  • Klar definisjon av roller og ansvar: Sørg for at hvert teammedlem kjenner sine oppgaver og ansvar.
  • Regelmessige møter: Hold regelmessige møter for å diskutere fremgang og løse problemer.
  • åpen kommunikasjon: Oppmuntre til åpen og ærlig kommunikasjon i teamet.
  • Motivasjon og støtte: Støtt teammedlemmer og motiver dem til å oppnå felles mål.
  • Tilbakemelding link: Gi og motta tilbakemelding regelmessig for å forbedre teamets ytelse.

6. Prosjektorganisering. Hvordan håndtere risiko i et prosjekt?

Risikohåndteringstrinn:

  • Risikoidentifikasjon: Identifiser potensielle risikoer som kan påvirke prosjektet.
  • Risikoanalyse: Vurder sannsynligheten og virkningen av hver risiko.
  • Utvikling av risikostyringsplan: Identifiser strategier for å minimere eller eliminere risikoer.
  • Risikoovervåking og kontroll: Kontinuerlig overvåke risikoer og gjøre nødvendige endringer i risikostyringsplanen.
  • Risikorespons: Reager raskt på nye risikoer for å minimere deres innvirkning.

7. Hvordan spore fremdriften til prosjektet?

Metoder for å spore fremgang:

  • Sjekkpunkter: Sett sjekkpunkter for vanlige sjekker fullføre oppgaver.
  • Statusrapporter: Lag regelmessige prosjektstatusrapporter for teamet og interessenter.
  • Bruke nøkler ytelsesindikatorer (KPI): Identifiser og spor nøkkelberegninger for å måle fremgang.
  • Avviksanalyse: Sammenlign faktiske resultater med planlagte resultater og analyser avvik.
  • Programvare for prosjektledelse: Bruk verktøy for å spore oppgaver og fremgang.

8. Hvordan fullføre prosjektet?

Trinn for å fullføre prosjektet:

  • Fullfører alle oppgaver: Sørg for at alle oppgaver er fullført og mål er oppnådd.
  • Inspeksjon og aksept: Få bekreftelse fra kunden eller interessentene på at prosjektet er fullført.
  • Analyse av resultater: Gjennomfør en prosjektanalyse, identifiser vellykkede praksiser og lærdommer som kan brukes i fremtiden.
  • Dokumentasjon: Lag en sluttprosjektrapport og dokumenter alle viktige data og funn.
  • Avslutter prosjektet: Formelt avslutte prosjektet, inkludert administrative oppgaver og frigjøring av ressurser.

9. Hvilke feil gjøres ofte når man organiserer prosjekter?

Vanlige feil:

  • Utilstrekkelig planlegging: Å ikke ha en detaljert plan kan føre til feil og forsinkelser.
  • Dårlig ledelse ressurser: Feil tildeling av ressurser kan påvirke fremdriften i prosjektet negativt.
  • Ineffektiv kommunikasjon: Mangel på kommunikasjon kan føre til misforståelser og konflikter.
  • Ignorerer risikoer: Uforutsette risikoer kan påvirke prosjektet betydelig.
  • Dårlig endringsledelse: Ineffektiv endringsledelse kan føre til forvirring og forsinkelser.

10. Prosjektorganisering. .Hvilke ferdigheter trengs?

Nødvendige ferdigheter:

  • Planlegging og organisering: Evne til å utvikle detaljerte planer og organisere arbeidet effektivt.
  • Tidsfordriv: Evne til effektivt å administrere tid og prioriteringer.
  • Kommunikasjons ferdigheter: Evne til å kommunisere tydelig og overbevisende med team og interessenter.
  • Risikostyring: Risikoidentifikasjon, analyse og ledelseskompetanse.
  • Ledelse og motivasjon: Evne til å inspirere og motivere et team til å nå mål.

Å organisere et prosjekt er en kompleks prosess som krever nøye planlegging, effektiv ledelse og konstant overvåking. Ved å følge disse anbefalingene vil du være i stand til å organisere og implementere prosjektet på en vellykket måte, og nå dine mål.