Prosjektorganisasjon - Definisjon, typer og diagram

Prosjektorganisering er prosessen med å planlegge, koordinere og administrere ressurser for å oppnå spesifiserte mål innen en spesifisert tid og budsjett. Et prosjekt er en midlertidig virksomhet som har et unikt resultat eller produkt som er forskjellig fra rutinen i organisasjonens daglige drift.

Det er tre ansvars- og kompetanseområder i prosjektorganisasjonen.

Prosjektledelse - han er betrodd ledelsessiden av prosjektet
Prosjektteam – Prosjektteamet får tildelt et aspekt av prosjektgjennomføringen
Prosjektstyret er det beslutningsorganet som har tillit til prosjektets suksess og tar viktige beslutninger som om prosjektet skal avlyses eller videreføres.

Organisasjonsstruktur prosjektet avhenger av flere faktorer som typen og stilen til organisasjonen, hierarki og arbeidsflyt.

Her er noen av de vanligste typene prosjektorganisasjon:

1. Funksjonell organisering. Prosjektorganisering

Dette er en av de vanligste organisasjonsstrukturene. Selskapet er delt inn i flere avdelinger og personer med tilsvarende kompetanse og kunnskap er gruppert sammen. Prosjektlederen og andre ressurser jobber i samme avdeling, for eksempel markedsføring, salg, regnskap etc.

Fordelene med en funksjonell struktur er:

Dette er best for både små prosjekter og små team fordi funksjonen kan få full kontroll og kontroll over teammedlemmer og andre ressurser.
Medlemmer er lette å motivere da det er få av dem
Det er enkelt å få tilgang til eksperter fordi de er i samme funksjonsområde.
Det er enkelt å samle alle som er involvert i prosjektet og diskutere den aktuelle problemstillingen.
Ansatte er villige til å jobbe med slike prosjekter fordi det gir dem muligheten de trenger for å komme videre.
Siden teamet er lite, er det mulig å begrense kommunikasjonsmidlene til prosjektet.

Ulempene med den funksjonelle strukturen er som følger:

Det er ikke lett å få tilgang til personer utenfor din funksjonelle enhet
Ansatte er lojale mot teamlederen sin i stedet for å jobbe med et prosjekt
Vansker med å opprettholde strategisk fokus

2. Design.

Her har prosjektleder det fulle ansvar for hvert prosjekt. Han har fulltidsansettelse med hele teamet og kontroll over budsjettet for vellykket gjennomføring. Han rapporterer til prosjektstyret og prosjektsponsoren. Prosjektorganisering

Fordelene med en prosjektbasert organisasjonsstruktur er som følger:

Full kontroll over laget
Sterk identitetsfølelse i teamet, noe som resulterer i en dominerende teamkultur
Minimal konflikt, da hver deltaker jobber for å nå målene og målene for prosjektet
Det er enkelt å planlegge arbeidet ditt
Enkel tilgjengelighet av ressurser
Forbedrer teknisk lederskap så vel som prosjektledelse

Ulempene med prosjektorganisasjonsstrukturen er som følger:

Det er et dyrt engasjement
Det er vanskelig for ansatte komme tilbake hvis de blir sagt opp fra jobben
I noen tilfeller betyr å stenge et prosjekt å miste jobben

3. Matrise. Organiser et prosjekt

En matriseprosjektorganisasjonsstruktur skapes ved å integrere både prosjektet og funksjonell organisasjon. Det er to strukturer: horisontal og vertikal, slik at en ansatt kan jobbe både på et prosjekt og i en funksjonell gruppe.

Det er tre typer organisasjonsmatrise

Sterk matrise - prosjektleder har et heltidsteam og har komplett guide og kontroll over teamet og prosjektet
En svak matrise er nærmere en funksjonell struktur, og prosjektlederen har færre alternativer. Han har et deltidsteam og budsjettkontroll
Balansert matrise - prosjektleder har middels autoritet og et deltidsteam. Han og funksjonssjefen styrer budsjettet

Fordelene med en matriseorganisasjon er:

Ressurser brukes effektivt
Ressurser kan enkelt flyttes mellom ulike prosjekter
Enkeltpersoner, så vel som teammedlemmer, er lydhøre av natur

Ulempene med en matriseorganisasjon er som følger:

Som oftest vil du finne konflikt mellom prosjekter på grunn av ressurser
Folk får tillit til motstridende og ulike prioriteringer, og dette kan skape forvirring

Noen andre typer prosjektorganisasjon er som følger:

Enkel eller organisk organisering er den enkleste prosjektorganisasjonsstrukturen, som inkluderer forretningsenheter med én eier, samt frilansere. Rollen som prosjektleder utføres vanligvis av eier eller spesialist som har i oppgave å styre arbeidsprosessen. Prosjektorganisering
Diversifisert organisasjon. I denne typen organisasjonsstruktur er det mange funksjonelle enheter som er uavhengige av hverandre. Enheter inkluderer personer med ulike ferdigheter og kunnskap, som forenes av et felles tema, og dette kan være en geografisk plassering eller et lignende prosjekt. Alle divisjoner har egne ressurser for autonom drift.
Virtuell organisasjon — I en virtuell organisasjonsstruktur opprettholder organisasjonen sin kjernevirksomhet og prøver å sette ut andre prosesser. Den sentrale organisasjonen er knyttet til ulike eksterne organisasjoner for å drive virksomheten vellykket. Prosjektlederen i slike organisasjoner har middels til lav myndighet og blandet budsjettkontrollmyndighet.

Hvordan lage et prosjektorganisasjonsdiagram?

Et prosjektorganisasjonskart hjelper med å definere rollene og ansvaret til teamet, så vel som opplæringsbehov, hvordan ressurser vil bli allokert og hvordan interessenter vil bli involvert. De nødvendige trinnene er som følger:

1. Bestem personell. Prosjektorganisering

Det første trinnet i prosessen er å identifisere personene knyttet til omfanget av prosjektet og i stand ha stor innvirkning på prosjektet. Vanligvis er dette nøkkelmedarbeidere som påvirker markedsførere, avdelingsledere, selgere, støttepersonell, konsulenter og til og med IT-medarbeidere.

2. Bygg en toppledergruppe

Sekund trinn — skape et levedyktig team som vil være ansvarlig for prosjektet og overvåke suksessen. Teamet vil inkludere klienten eller prosjektsponsorer, og i noen tilfeller eksperter, som vil tilby veiledning og assistanse gjennom hele prosjektet.

3. Tildel prosjektkoordinatorer. Prosjektorganisering

Den tredje fasen innebærer utnevnelse av prosjektkoordinatorer som vil være mellom- og lavnivåledere. Deres ansvar vil omfatte å utføre oppgaver på dette nivået og koordinere teamets oppgaver. Det kan være mange prosjektkoordinatorer i en prosjektorganisasjon, men i de fleste tilfeller vil du finne minst tre til å håndtere kommunikasjons-, tekniske og planmessige aspekter.

4. Tagg interessentene dine

Identifiser nøkkelinteressenter og prøv tiltrekke dem til prosjektutvikling.

5. Bestem opplæringskrav. Prosjektorganisering

I noen tilfeller teamet kan effektivt takle oppgaven. I motsetning til andre mangler de verktøyene, ferdighetene og kunnskapene til å håndtere vanskelighetene i prosjektet. Bestem opplæringskrav og tilby det til medlemmer som trenger det. Prosjektkoordinator er ansvarlig for å lede innsatsstyrken og gi nødvendig opplæring til den ansatte.

6. Lag et prosjektorganisasjonskart

Den siste fasen er utviklingen av et organisasjonskart for prosjektet. Gjennomgå trinnene du allerede har tatt, og tenk på hvordan menneskene i prosjektet vil koordinere og samarbeide for å lage det perfekte diagrammet.

Se nøye slik at du kan bestemme forholdet deres og ansvaret som bør tildeles. List opp beslutningstakerne som vil spille en fremtredende rolle og skriv deres rolle, ansvar og oppdrag i nærheten for å få et klart bilde. Definer koblende roller og definer en kommunikasjons- og rapporteringskanal hvis du bestemmer deg for å lage et nyttig prosjektorganisasjonskart

Stikkliste (BOM) – Definisjon, eksempel, typer og fordeler