Pisanie biznesowe to skuteczna komunikacja biznesowa, ważne jest, aby każdy pracownik posiadał dobre umiejętności pisania biznesowego.
Każdy pracownik musi od czasu do czasu wysyłać e-maile, opracowywać propozycje biznesowe i pisać raporty biznesowe. Dlatego kluczowe znaczenie mają dobre umiejętności pisania tekstów biznesowych, a także dobre umiejętności komunikacji.
Umiejętności komunikacji pisemnej mogą również mieć duże znaczenie przy ubieganiu się o pracę. Dla niektórych może to być ostatni krok w walidacji ich pracy.
Umiejętność pisania biznesowego
Niezależnie od tego, czy tworzysz dokument biznesowy, czy piszesz prostą notatkę, dobre umiejętności listy biznesowe mogą mieć ogromne znaczenie. To coś więcej niż tylko dobra struktura zdań, profesjonalny ton i poprawna gramatyka.
Poniżej znajduje się kilka ważnych umiejętności pisania biznesowego, nad którymi powinieneś popracować.
1. Prosty język
Pierwszą zasadą zostania świetnym pisarzem biznesowym jest nauczenie się, jak zawsze używać prostego języka. Dobry tekst zazwyczaj nie zawiera mnóstwa skomplikowanych słów.
Tworzenie treści łatwych do odczytania polega na tym, aby były łatwe do zrozumienia.
Aby to zrobić, możesz użyć powszechnie znanych krótkich słów. Jeśli nie ma krótszego słowa na określenie złożonego słowa, użyj krótkiego wyrażenia, aby je opisać.
Dodatkowo możesz skupić się na unikaniu przymiotników i próbie używania głosu czynnego.
Skuteczne pisanie ma miejsce wtedy, gdy możesz łatwo się komunikować oraz szybko i skutecznie wyrażać swoje przesłanie. punkt widzenia.
Dlatego też powinieneś starać się unikać czasowników ukrytych. Innymi słowy, personalizacja wiadomości e-mail automatycznie rozwiąże ten problem.
Na przykład zamiast mówić: „Chcielibyśmy pomóc”, możesz powiedzieć: „Chcielibyśmy ci pomóc”.
Ten ostatni jest nie tylko krótszy i bardziej bezpośredni, ale także wygląda bardziej przyjaźnie.
Używanie tak bezpośredniego i jasnego języka jest wydajniejsze, szybsze i skuteczniejsze. Czy Twój czytelnik jest inny pracownik lub klient, zawsze lepiej jest uprościć tekst dla odbiorców.
2. Umiejętność odróżniania opinii od faktów
Autorzy tekstów biznesowych muszą zachować dodatkowe środki ostrożności podczas pisania, ponieważ większość tekstów biznesowych wyklucza osobiste opinie.
Chociaż nie piszesz tutaj żadnych prac akademickich, nadal musisz upewnić się, że fakty są jasne.
Tymczasem dokumenty biznesowe nie powinny zawierać osobistych opinii. Jedynym rozsądnym uzupełnieniem osobistej opinii jest przedstawienie rekomendacji.
We wszystkich innych przypadkach lepiej nie dodawać opinii. Jednak w niektórych rzadkich przypadkach konieczne może być wyrażenie swojej opinii.
W takich przypadkach powinieneś znać różnicę między wyrażeniem obiektywnej opinii a osobistą opinią.
W każdym razie autorzy tekstów biznesowych muszą umieć odróżnić opinie od faktów.
Zachowanie tego jest niezwykle ważne, aby uniknąć nieporozumień. Niezależnie od tego, czy Twoi czytelnicy są interesariuszami wewnętrznymi, czy zewnętrznymi, upewnij się, że Twój tekst jest wolny od dwuznaczności.
Co więcej, jeśli wyrażasz swój punkt widzenia na jakiś temat, pamiętaj, aby wyraźnie zaznaczyć, że to jest Twoja opinia.
3. List biznesowy. Zwięzłość i zwięzłość
Niezależnie od stylu pisania, musisz nauczyć się pisać zwięźle. Każdy list biznesowy powinien być krótki i na temat.
Używanie zwięzłego języka polega zasadniczo na usuwaniu wszelkich niepotrzebnych słów i wyrażeń, które nie służą bezpośredniemu celowi.
Na przykład podczas pisania e-mail możesz napisać: „Wysyłam tego e-maila, aby poinformować Cię, że musisz przesłać swoją pracę do poniedziałku”.
Pierwsza część tego zdania nie musi się tutaj znajdować, ponieważ jest oczywiste, że wysyłasz wiadomość e-mail.
Zamiast tego napisz: „Musisz oddać pracę do poniedziałku”.
Jest to jednak niezwykle prosty przykład. Zwięzłość i zwięzłość mają ogromne znaczenie przy pisaniu dokumentów takich jak raporty biznesowe.
Dzieje się tak dlatego, że większość czytelników nie będzie miała czasu na przeglądanie wielu stron lub akapitów.
Dobrą zasadą jest zapewnienie łatwego dostępu do informacji.
Dodatkowo, oto kilka rzeczy, które możesz zrobić:
- Zawsze skupiaj się na faktach i informacjach.
- Trzymaj się tematu
- W każdym akapicie użyj maksymalnie trzech słów, chyba że coś wyjaśniasz.
- Używaj krótkich słów i zachowuj ten sam dobór słów przez cały czas
- Unikaj niepotrzebnych przysłówków i przymiotników
- Unikaj wszelkich dwuznaczności i zawsze dąż do przejrzystości.
Staraj się, aby Twoje zdania były krótkie i staraj się umieścić najważniejsze informacje na początku lub w pierwszym akapicie.
Jeśli znajdziesz niezręczne zdanie, podziel je na kilka i zapisz odpowiednie części.
4. List biznesowy. Utrzymuj cel
Bardzo ważne jest, aby każda forma komunikacji biznesowej służyła jasnemu celowi.
Powinieneś skupić się na upewnieniu się, że Twój list biznesowy jasno określa jego cel. Najlepiej jest także zachować jeden cel dla każdego dokumentu.
Na przykład, jeśli wysyłasz ogłoszenie do pracowników w całej firmie, upewnij się, że zostało to jasno określone od początku.
Większość ludzi może nie przebrnąć przez całą komunikację biznesową, zwłaszcza jeśli wydaje się ona formalna i powtarzalna.
Można zatem tego uniknąć, upewniając się, że wszystkie dokumenty od razu informują o celu.
Dlatego większość artykułów zaczyna się od wyjaśnienia tego, co będzie omawiane.
Co ważniejsze, nie należy odstępować od tego celu podczas pracy nad dokumentem. Jeśli jest coś do omówienia, skorzystaj z innych dokumentów.
Twoja wiadomość powinna odnosić się tylko do jednej głównej idei na raz. Unikaj więc bałaganu w myśleniu i ćwicz przekazy o jednym celu.
5. Wiedz, kim są Twoi odbiorcy
Choć może się to wydawać oczywiste, jest to nadal ważna umiejętność, zwłaszcza jeśli pisanie tekstów biznesowych ma charakter bardziej zewnętrzny niż wewnętrzny.
Chociaż musisz zrozumieć cel swojego listu, ważne jest również, aby wiedzieć, kim jest Twój czytelnik.
Pomaga to skierować cel do konkretnej osoby lub odbiorców. To samo dotyczy tego, czy piszesz do kogoś e-mail, czy wysyłasz wiadomość do mas.
Co więcej, znajomość odbiorców oznacza także zrozumienie, jak działają ich umysły.
Na przykład, jeśli piszesz e-mail do współpracowników, powinieneś być krótki i nieformalny.
Podobnie, jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do klienta, powinieneś zachować się formalnie, jasno i prosto.
Dlatego zawsze lepiej jest znać swoich odbiorców w świecie biznesu, ponieważ pomoże to zaspokoić ich potrzeby.
Twoi odbiorcy mogą aktywnie wpływać na następujące rzeczy:
- język, którego używasz; każde słowo może być inne, jeśli weźmie się pod uwagę różnych odbiorców.
- Jakich narzędzi używasz i w jakim zakresie.
- Skuteczność tego co piszesz w czasie.
- Twój ton rozmowy jest gdzieś pomiędzy profesjonalnym a całkowicie swobodnym.
- Jakie są ważne kwestie, o których chcesz wspomnieć?
Dodatkowo może to również mieć wpływ na długość Twojego listu. Na przykład, jeśli piszesz raport biznesowy dla wyższej kadry kierowniczej, ty powinieneś zapisać główne punkty na pierwszej stronie w formie krótkich akapitów.
6. List biznesowy. Formatowanie
Szybki sposób polepsz swoje umiejetnosci pisanie biznesowe - rozwijaj umiejętności formatowania. Podczas formatowania popełnianych jest wiele typowych błędów, które mogą prowadzić do problemów ze składaniem.
Twoje wysiłki związane z formatowaniem powinny zawsze zapewniać maksymalną wydajność. Nie zaczynaj pisać, dopóki nie będziesz mieć jasnego pojęcia, jak powinien być sformatowany dokument.
Chodzi o to, aby umożliwić czytelnikom szybkie i bezproblemowe przeglądanie dowolnego dokumentu.
Nie oznacza to jednak, że powinieneś dodać zbyt wiele elementów formatujących; może to odwrócić uwagę czytelników.
Dotyczy to wszystkich form pisania, niezależnie od tego, czy piszesz raporty, e-maile, czy tworzysz prezentację.
Oto kilka rzeczy, które wchodzą w zakres formatowania:
- Używaj pogrubienia, kursywy i podkreśleń.
- Zaznacz określone elementy tekstu.
- Używanie różnych kolorów dla różnych słów, które chcesz pokolorować.
- Stosowanie akapitów i numeracji.
- Stosowanie nagłówków i podtytułów.
- Zachowuje strukturę zdań i wyrównanie tekstu.
Formatowanie powinno pozostać takie samo we wszystkich dokumentach. Na przykład, jeśli piszesz raport, to samo formatowanie należy zastosować do treści i często zadawanych pytań (jeśli dotyczy).
7. List biznesowy. Korekta, redakcja i korekta
Najlepsze narzędzie kontrole gramatyczne - to ty. Ta umiejętność jest przydatna we wszystkich rodzajach pisania.
To najlepszy sposób, aby stać się lepszym pisarzem, ponieważ aktywnie doskonalisz siebie i swoje pisanie.
Korekta polega na sprawdzeniu, czy Twój tekst jest zgodny z wytycznymi dotyczącymi stylu, formatu i innymi uciążliwościami.
Dodatkowo sprawdza fakty, linki i dokładność treści. Dodatkowo jest to również świetny sposób na pozbycie się niepotrzebnego głosu pasywnego.
Następnie możesz wprowadzić znaczące zmiany w swoich treściach. W przeciwnym razie nie ma sensu samodzielnie go edytować.
Dobrą praktyką jest powrót do pisania co drugi dzień. Będzie to jednak działać tylko wtedy, gdy pracujesz nad propozycją lub raportem.
Redakcja polega na utrzymywaniu tego, co zostało napisane, lub aktualizowaniu go po jego ukończeniu. Na przykład może zaistnieć potrzeba sprawdzenia raportu po pokazaniu go swojemu przełożonemu.
Podczas tych kroków spróbuj sprawdzić literówki, błędy składniowe i gramatyczne. Skoncentruj się na ogólnej czytelności i przepływie dokumentu.
Dodatkowo powinieneś także zakupić narzędzie do sprawdzania pisowni. Może to ułatwić proces korekty i edycji, ale staraj się najpierw doskonalić swoje umiejętności, a nie polegać na narzędziach.
8. List biznesowy. Postawa i punkt widzenia
Znajomość odbiorców to jedno, ale ważne jest również zrozumienie, jak Twoje teksty mogą na nich wpłynąć.
Twoje teksty mają różne poziomy znaczeń. Powinieneś być świadomy ich wszystkich i ich wpływu.
Poniżej znajduje się kilka rzeczy, które wpływają na podejście i perspektywę Twojego pisania:
- Ogólna konstrukcja zdania; na przykład długie zdania sprawiają wrażenie, że czytelnik ma wiedzę.
- Wybór słów w całym tekście.
- Wszystkie wyrażenia, jeśli takie istnieją, których używasz, w tym metafory i przykłady.
- Podzielane przez Ciebie poglądy, niezależnie od tego, czy są to opinie, czy rekomendacje.
Dobrą praktyką jest zawsze uwzględnianie punktu widzenia czytelnika, a nie własnego.
Świetne pomysły zwykle przychodzą na myśl, gdy myślisz z perspektywy odbiorców. To samo dotyczy postów w mediach społecznościowych; działają tylko wtedy, gdy rezonują z odbiorcami.
Najlepszym rozwiązaniem jest więc myślenie z ich perspektywy i odpowiednie dostosowanie swojego tekstu.
Zwiększa to również prawdopodobieństwo, że czytelnik zgodzi się z Tobą i zrobi to, czego od niego oczekujesz.
To sprawia, że jest to ważne narzędzie do wykorzystania w Twojej organizacji, zwłaszcza jeśli jesteś na poziomie kierowniczym.
Zsumować
Wyżej wymienione umiejętności zależą głównie od Twojej konsekwentnej praktyki pisania tekstów biznesowych. Im więcej ćwiczysz, tym bardziej automatycznie ulepszasz każdą umiejętność.
Powinieneś także podjąć wysiłek czytania, aby stać się lepszą osobą. Zobacz, co inni robią inaczej w swoich tekstach biznesowych, i wyciągnij z tego wnioski.
Powinieneś także zawsze aktualizować swoją wiedzę na temat bieżących spraw. Niezależnie od tego, czy chodzi o aktualizacje języka, czy formatu, bądź na bieżąco.
Na koniec spróbuj określić swoje mocne i słabe strony w pisaniu biznesowym i odpowiednio skieruj swoje wysiłki.
Tempo pisania: szybkie lub wolne, przykłady i wskazówki dotyczące gatunków
Zostaw komentarz