Komunikacja w zespole. Jak to zrobić skutecznie?

Komunikacja w zespole jest kluczem do sukcesu zespołu. Skuteczna komunikacja pomaga poprawić zrozumienie między członkami zespołu, zmniejszyć konflikty i zwiększyć produktywność.

Nauka skutecznej komunikacji w zespole może być przytłaczająca. W końcu istnieje mnóstwo książek, które rzekomo oferują najlepsze praktyki. Dostępne są całe stopnie naukowe na ten temat. Czy przy tak dużej ilości informacji realne jest, aby jakikolwiek zespół nauczył się komunikować w najbardziej efektywny sposób?

Podobnie jak wiele innych rzeczy w świecie biznesu, nie musisz wiedzieć wszystkiego o komunikacji. Wystarczy wiedzieć wystarczająco dużo, aby podjąć skuteczne działania. Aby uprościć zasady skutecznej komunikacji w zespole, obniżyliśmy je do „3 W”. Oto trzy proste pytania, za pomocą których możesz skoncentrować podejście swojego zespołu do komunikacji, zapewniając maksymalną produktywność i minimalne zamieszanie. Chociaż określone metody komunikacji mogą pojawiać się i znikać, te trzy pytania zawsze będą aktualne.

Pryzmat tożsamości marki: co to jest i jak z niego korzystać

Kiedy będziemy się komunikować? Komunikacja w zespole

Jedną z pierwszych kwestii, co do których należy się zgodzić, jest częstotliwość komunikacji w zespole. Nie myśl, że to się uda. Różni członkowie zespołu mogą mieć różne oczekiwania co do częstotliwości komunikacji. Jeśli oczekiwania członka zespołu są rozbieżne, może pojawić się frustracja. Niektórzy członkowie zespołu będą czuć się przytłoczeni częstotliwością komunikacji, podczas gdy inni mogą czuć się ignorowani.

Aby mieć pewność, że wszyscy mają wspólny zestaw oczekiwań dotyczących komunikacji, na samym początku projektu uzgodnij następujące kwestie:

• Oglądać . 

W jakich godzinach członkowie zespołu powinni odpowiadać? Kiedy można przestać sprawdzać aplikację do komunikacji w zespole? Kwestia ta jest szczególnie istotna w przypadku zespołów zdalnych pracujących w różnych strefach czasowych.

• Komunikacja w zespole. Dni .

Czy od zespołu oczekuje się spotkań towarzyskich w weekendy? Jeśli tak, czy jest to ogólna zasada, czy wyjątek, który powinien mieć miejsce tylko w ekstremalnych okolicznościach? Każdy musi się z tym zgodzić. Jeśli niektórzy członkowie zespołu spodziewają się spotkań towarzyskich w weekendy, a inni nie, produktywność i morale mogą poważnie ucierpieć.

• Sytuacje .

Nadmierna komunikacja może być denerwująca i powodować, że pracownicy tracą zaangażowanie psychiczne i przestają zwracać uwagę na komunikację w zespole. Aby tego uniknąć, uzgodnij sytuacje odpowiednie do komunikacji. Spróbuj znaleźć poziom komunikacji, który każdemu odpowiada, tak aby cały zespół miał poczucie, że jego potrzeby są wysłuchane.

Chociaż ważne jest ustalenie powyższych koncepcji na początku projektu, nie oznacza to, że powinny one być niezmienne i niezmienne przez resztę projektu. Zamiast tego wykorzystaj wytyczne, które wymyśliłeś, jako podstawę, ale pomyśl o tym, jak potoczą się sprawy w miarę postępu projektu. Prawdziwe życie rzadko spełnia nasze przewidywania i oczekiwania i nieuniknione jest, że niektóre rzeczy nie będą działać zgodnie z zamierzeniami i konieczne będzie wprowadzenie zmian.

Plan komunikacji w zespole

Regularnie i aktywnie kontaktuj się z całym zespołem, aby upewnić się, że wszyscy są zadowoleni z rozwoju sytuacji. Poniższe pytania mogą być pomocne, jeśli chcesz ocenić, jak dobrze działa Twój plan komunikacji w zespole:

• Komunikacja w zespole. Co sprawdza się w naszej obecnej komunikacji? 

Zadając to pytanie, otrzymujesz prawdziwą informację zwrotną na temat tego, co lubią członkowie zespołu. Zadanie tego pytania pomaga również ustawić dyskusję w pozytywnym i konstruktywnym kontekście. Skoncentrowanie się na tym, co nie działa, może być łatwe, dlatego pamiętaj, aby skupiać uwagę ludzi na dobrych i złych.

• Co zmieniłbyś w naszej obecnej komunikacji? 

Czasami członkowie zespołu mogą mieć problemy lub problemy związane z komunikacją, ale czują się nieśmiali lub niepewni, aby o nich rozmawiać. Przejmując inicjatywę i zadając pytanie, dajesz ludziom przyzwolenie i przestrzeń do poszukiwania obszarów wymagających poprawy.

• Komunikacja w zespole. Czy możesz przypomnieć sobie konkretną sytuację, w której byłeś zadowolony lub rozczarowany naszym procesem komunikacji? 

Bez tego trudno sobie wyobrazić, o czym dokładnie mówią członkowie zespołu konkretne przykłady do pracy. Zamiast szukać ogólnych informacji zwrotnych, spróbuj uzyskać konkretne przykłady ilustrujące przedstawione uwagi.

Ustanowienie podstawowych zasad dotyczących częstotliwości kontaktów offsetowych skutecznie rozwiązuje podwójne problemy związane ze zbyt dużą i zbyt małą komunikacją. Zachowanie równowagi jest niezbędne, aby maksymalnie wykorzystać możliwości swojego zespołu. Znalezienie proaktywnych obszarów wymagających poprawy w miarę postępu projektu pozwala dostosować komunikację i ulepszyć ją w oparciu o rzeczywiste okoliczności. Komunikacja w zespole

Kształt logo

Gdzie będziemy się komunikować?

Obecnie istnieje ogromna różnorodność metod komunikacji zespołów. Opcje są nieograniczone, od starszej poczty e-mail po najnowsze aplikacje do szyfrowania wiadomości. Jednak zbyt duży wybór może być zły. Zespoły muszą jasno określić, jakich metod komunikacji należy używać i w jakim celu. Jeśli nie ustalisz jasnych wytycznych w tym obszarze, ryzykujesz, że część zespołu będzie komunikować się w ten, a inni w inny sposób. Może to prowadzić do skrzyżowanych przewodów, pominiętych informacji oraz ogólnego zamieszania i nieefektywności.

Jakie zatem pomysły pomogą Ci wybrać najodpowiedniejsze metody komunikacji dla potrzeb Twojego zespołu? W końcu nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Różne sytuacje mają różne wymagania.

Rozważ następujące:

• Stosowność .

Inny środki transportu mają różne zastosowania. Przykładowo, do szybkiej i krótkiej komunikacji wewnętrznej nie jest wymagana rozmowa wideo. Wiadomości błyskawiczne są lepsze dla biznesu. Jednak w przypadku głębokich spotkań osobistych, takich jak sesje mentorskie, komunikatory internetowe będą zbyt nieformalne i bezosobowe. Lepiej sprawdzi się rozmowa telefoniczna, rozmowa wideo lub spotkanie twarzą w twarz. Zastanów się, jakie rodzaje komunikacji będzie realizował Twój zespół i wybierz dla każdego z nich najodpowiedniejsze rozwiązanie.

• Komunikacja w zespole. Łatwość .

Nauka nowej aplikacji komunikacyjnej nie jest pozbawiona kosztów. Istnieje potencjalny koszt samej aplikacji, a także czas i energia potrzebna zespołowi, aby się jej nauczyć. Dlatego dobrze jest zachować wszystko tak proste, jak to konieczne. Czas zaoszczędzony dzięki wybraniu aplikacji, której łatwo się nauczyć, to czas, który można przeznaczyć na ważną pracę. Zadbaj o prostotę komunikacji.

• Aby dokonać zakupu .

Wykazano, że zarządzanie zmianami jest skuteczniejsze, gdy ludzie się w nie angażują. Jeśli zmieniasz metody komunikacji, spróbuj wcześniej skonsultować się ze swoim zespołem. Jeśli ludzie poczują, że wnieśli swój wkład i zostali wysłuchani, prawdopodobnie będą mniej oporni przed wdrożeniem nowego narzędzia komunikacji.

Ważne jest, aby unikać błędnego założenia, że ​​odpowiednie narzędzie lub technologia rozwiąże głębsze problemy z komunikacją w zespole. Wybrane przez Ciebie narzędzia komunikacji złagodzą sytuację, ale nie zastąpią pozytywnej i wspierającej kultury organizacyjnej. Ponadto niezwykle ważne jest, aby tego unikać poszukiwanie ideału decyzji, gdy odpowiednie rozwiązanie jest wystarczająco dobre. Prawie zawsze będzie jakieś inne narzędzie z bardziej efektownymi funkcjami lub legion fanów, którzy będą nim zachwyceni. Zmiana metody komunikacji wiąże się jednak z realnymi kosztami.

Powody, dla których należy unikać zbyt częstego zmieniania metod komunikacji w poszukiwaniu idealnego rozwiązania, obejmują:

• Komunikacja w zespole. Finanse .

Przełączanie się między różnymi aplikacjami i narzędziami komunikacyjnymi może Cię kosztować. Może to przybierać formę subskrypcji aplikacji, które nie są w pełni wykorzystywane, jednorazowych kosztów zakupu, które nie podlegają zwrotowi, oraz zakupu metod szkoleniowych dla oprogramowania, które już nie istnieje. Komunikacja w zespole

• czas .

Czas jest istotnym zasobem w zarządzaniu organizacjami. Za każdym razem, gdy zmieniasz aplikację komunikacyjną, czas jest marnowany na różne sposoby. Nauka nowej aplikacji wymaga czasu, czasu na ukończenie instalacji i innych technicznych aspektów przełączania, a także czasu na omówienie i potwierdzenie przełączania między metodami.

• Komunikacja w zespole. Wiedza .

W miarę jak członkowie Twojej organizacji korzystają z określonych środków komunikacji, zwiększają swój poziom wiedzy i doświadczenia. Z biegiem czasu ludzie rozwijają poziom znajomości i kompetencji w zakresie konkretnego narzędzia komunikacji. Za każdym razem, gdy zdecydujesz się na połączenie i wybranie nowego narzędzia do nauki, cała zgromadzona wiedza organizacyjna zostanie utracona.

Wybór odpowiednich aplikacji komunikacyjnych dla Twojego zespołu może prowadzić do wzrostu morale, zwiększenia produktywności i utrzymania wiedzy organizacyjnej. Ponieważ stawka jest tak wysoka, ważne jest dokonanie właściwych wyborów i upewnienie się, że wszyscy wiedzą, jakiego narzędzia użyć w danej sytuacji. Komunikacja w zespole

Z kim powinniśmy się komunikować?

Czym jest komunikacja?

Nie ma nic gorszego niż bycie częścią zespołu, ale nie wiedząc dokładnie, jaką rolę odgrywają wszyscy inni, jakie mają uprawnienia do podejmowania decyzji i kiedy należy się z nimi komunikować. Zamieszanie wokół tego, z kim rozmawiać, gdy zaistnieje określona sytuacja, jest jednym z najszybszych sposobów wprowadzenia zamieszania i nieefektywności. Jeśli ludzie nie do końca rozumieją, jak dobrze się komunikować, istnieje ryzyko, że będą milczeć, gdy coś będzie nie tak, lub zgłoszą to niewłaściwej osobie, co spowoduje brak podjęcia działań.

Problem ten pogłębia współczesna dominacja dość mobilnych, zdalnych zespołów, które nigdy nie mogą fizycznie znajdować się w tym samym miejscu. Biorąc pod uwagę te wyzwania, jak możesz pomóc swojemu zespołowi wiedzieć, z kim rozmawiać w danej sytuacji?

• Schematy organizacyjne .

Pomocne może być posiadanie wizualnego wykresu pokazującego, kto co robi w Twoim zespole. To nie musi być skomplikowane ani przerażające. Może po prostu pokazać, kto jest za co odpowiedzialny, kiedy należy się z nim skontaktować oraz czas i środki, aby to osiągnąć. Powinno to być gdzieś dostępne, na przykład w sieci firmowej.

• Kultura.

Jedną z najgorszych rzeczy dla efektywności zespołu jest milczenie ludzi. Stwórz kulturę, w której ludzie czują się upoważnieni do wypowiadania się i docierania do innych. Jeśli ludzie otrzymają pozytywną informację zwrotną, gdy się z nią skontaktują, zachęci ich to do ponownego zrobienia tego, tworząc z czasem kulturę komunikacyjną. Komunikacja w zespole

• Komunikacja w zespole. Edukacja .

Twój zespół powinien zostać odpowiednio przeszkolony we wszystkich aspektach swojej pracy, w tym w zakresie narzędzi komunikacji, z których będzie korzystał. Upewnij się, że ludzie dobrze wykonali podstawową część szkolenia zespołowego. Dzięki temu będzie drugim wyborem dla Twojego zespołu, gdy zajdzie taka potrzeba.

Oprócz ustalenia właściwego sposobu komunikowania się ważne jest również ustalenie pewnych rzeczy, których należy unikać. Nie popełniaj błędu, zakładając, że ludzie automatycznie będą wiedzieć, czego nie robić. Różni ludzie mają różne oczekiwania, co jest szczególnie prawdziwe, gdy zespół składa się z ludzi z różnych kultur i środowisk.

Niektóre kluczowe kwestie w tym obszarze obejmują:

• język . Niektóre zespoły lubią nieformalny język, taki jak przekleństwa i slang, inne zaś nie. Jasno określ, co jest zabronione, aby uniknąć późniejszych wpadek.
• wątki . Czy czat po godzinach jest dozwolony, czy nie? Czy są jakieś drażliwe obszary dyskusji, takie jak polityka czy religia, których chciałbyś, żeby ludzie unikali? Powiedz to bardzo jasno, aby ludzie nie czuli się pozostawieni w niewiedzy na temat tego, co jest, a co nie jest akceptowalne.

Jeśli nie zapewnisz ludziom możliwości rozmowy z właściwą osobą, może to negatywnie wpłynąć na produktywność zespołu. Ludzie najlepiej radzą sobie z pracą, gdy mogą swobodnie wymieniać się pomysłami i szukać rozwiązań problemów. Ułatw im to właśnie.

Komunikacja w zespole nie musi być trudna.

Mamy nadzieję, że widzisz, że skuteczna komunikacja w zespole nie musi być skomplikowana. W rzeczywistości utrudnianie rzeczy bardziej, niż jest to konieczne, jest receptą na porażkę. Zachowaj prostotę. Ustaw jasne i zwięzłe odpowiedzi na 3W. Słuchaj swojego zespołu. Dołącz opinię na temat Komunikat organizacyjnyz czasem poprawić sytuację. Ostatecznie narzędzia i aplikacje są świetnymi narzędziami usprawniającymi pracę zespołową, ale tylko wtedy, gdy są właściwie używane. Angażując swój zespół w odpowiedzi na te pytania, masz pewność, że aplikacje pobudzą, a nie zaszkodzą, komunikację i produktywność Twojego zespołu.

АЗБУКА