Rachunkowość kasowa – definicja, przykład, zalety i wady

Rachunkowość kasowa to proces rozliczania środków pieniężnych otrzymanych i wydanych przez organizację w trakcie jej działalności. Księgowość kasowa rejestruje wszystkie transakcje związane z gotówką, w tym wpływy, wydatki i salda.

Rachunkowość kasowa jest jednym z najważniejszych elementów rachunkowości i jest obowiązkowa dla wszystkich organizacji pracujących z gotówką. Pozwala ocenić aktualną sytuację finansową organizacji, kontrolować przepływy pieniężne oraz zidentyfikować ewentualne naruszenia i błędy.

Co to jest rachunkowość kasowa?

Księgowość kasowa jest metodą księgowość rachunkowość lub księgowość, w której wpływy do płatności rejestruje się w okresie, w którym je otrzymano, a wydatki rejestruje się w okresie, w którym zostały faktycznie poniesione.

Podstawowe elementy rachunkowości kasowej:

1. Odbiór gotówki. Rejestracja wszystkich wpływów pieniędzy do kasy, czy to z sprzedaż towarów, świadczenie usług, uzyskiwanie pożyczek itp.
2. Konsumpcja gotówki. Odzwierciedlenie wszystkich wydatków poniesionych przy użyciu gotówki, takich jak płacenie rachunków, zakup towarów i usług, płacenie wynagrodzeń itp.
3. Pozostała kontrola. Stały monitoring stanu środków pieniężnych w kasie, aby zapobiec niedoborom lub nadmiernym dostępnościom.
4. Raportowanie. Przygotowywanie raportów z transakcji gotówkowych na potrzeby wewnętrzne Zarządzanie oraz reprezentowanie przed organami podatkowymi.
5. Dokumentacja. Do każdej transakcji dołączaj odpowiednie dokumenty, takie jak zlecenia gotówkowe, czeki, paragony i inne.
6. Kontrola transakcji gotówkowych. Wdrożenie kontroli wewnętrznej w celu zapobiegania oszustwom i błędom.

Rachunkowość kasowa jest ważną częścią zarządzania finansami organizacji i pomaga zapewnić przejrzystość i dokładność śledzenia Przepływy środków pieniężnych.

Przykład rachunkowości kasowej

Spójrzmy na przykład rachunkowości kasowej dla małego sklepu. Załóżmy, że jest to sklep spożywczy.

1. Odbiór gotówki:

• 1 listopada: Sprzedaż towarów za gotówkę w kwocie 10 000 hrywien.
• 3 listopada: Powrót towaru przez klienta, zwrot gotówki 2 hrywien.

2. Konsumpcja gotówki:

• 2 listopada: Zakup towaru od dostawcy za gotówkę 5 hrywien.
• 4 listopada: Płatność czynszu sklepu gotówką: 3 hrywien.

3. Kontrola równowagi:

• Początkowe saldo środków pieniężnych w dniu 1 listopada: 0 hrywien.
• Saldo końcowe w kasie 4 listopada: 10 000 hrywien (saldo początkowe + wpływy - wydatki).

4. Raportowanie:

• Sporządzanie raportu z transakcji gotówkowych za listopad, zawierającego salda otwarcia i zamknięcia, wpływy i wydatki.

5. Dokumentacja:

• Polecenie gotówkowe na każdą transakcję (sprzedaż, zwrot, zakup, płatność czynszu).
• Paragony i rachunki za każdą transakcję.

6. Kontrola transakcji gotówkowych:

• Wprowadzenie zasad sprawdzania transakcji gotówkowych w celu zapobiegania błędom i oszustwom.

To prosty przykład, a w prawdziwym życiu mogą wystąpić bardziej złożone transakcje i dodatkowe kwestie, takie jak podatki, które również należy wziąć pod uwagę podczas prowadzenia dokumentacji kasowej.

Kto korzysta z rachunkowości kasowej?

Jest kilku właścicieli mały biznes, a także osoby prowadzące działalność na własny rachunek, które wybierają rachunkowość kasową zamiast rachunkowości memoriałowej, ponieważ jest to w większości najmniej złożona metoda rachunkowości. Daje także szybki przegląd tego, ile pieniądze z biznesu faktycznie w magazynie, co jest ważnym wskaźnikiem dla każdej firmy. Chociaż wiele nowych firm lub firm może korzystać z metody kasowej, nie jest ona odpowiednia dla wszystkich. Wiele małych firm, które prowadzą zapasy, może potrzebować stosować zasadę memoriału w celu utrzymania księgowość, ponieważ pomoże im to śledzić zmiany w stanie zapasów. Niektóre inne firmy oferujące swoje usługi na kredyt powinny dodatkowo stosować metodę memoriałową.

Jak działa księgowość kasowa w akcji

Firmy, które wybierają kasową metodę księgowania, odnotowują w swoich księgach przychody lub przychody w momencie otrzymania gotówki, a nie zwracają uwagi na moment wykonania usługi. Wydatki również działają w podobny sposób, a firmy będą rejestrować je w swoich książkikiedy dokonują płatności i naprawdę zwracają uwagę na to, kiedy czerpią z niej zysk.

Problemy z rozliczaniem kasowym

Problemy z rachunkowością kasową mogą obejmować różne aspekty obejmujące organizację, procesy i dokumentację. Oto niektóre z typowych problemów:

• Niezgodność z przepisami. Niewłaściwe stosowanie przepisów i regulacji dotyczących rachunkowości kasowej może skutkować karami finansowymi i problemami podatkowymi.
• Niewystarczająca dokumentacja. Brak prawidłowo przygotowanych zleceń gotówkowych, czeków i pokwitowań może skomplikować weryfikację i spowodować problemy z audytem.
• Błędy księgowe. Nieprawidłowo zarejestrowane kwoty, pominięte transakcje lub nieprawidłowe transakcje gotówkowe mogą zaburzyć wyniki finansowe firmy.
• Nieefektywne procesy. Zaśmiecone lub niezoptymalizowane procesy wpłat i wypłat mogą powodować opóźnienia i stwarzać zagrożenia dla bezpieczeństwa.
• Brak kontroli wewnętrznej. Słaba kontrola dostępu do kasy i środki bezpieczeństwa mogą zachęcać do oszustw.
• Niezadowalający system przechowywania informacji. Brak skutecznego systemu przechowywania dokumentów gotówkowych może powodować problemy z ich wyszukiwaniem i kontrolą.
• Kwestie bezpieczeństwa. Niewystarczające środki bezpieczeństwa, takie jak brak kamer monitorujących lub słabe systemy kontroli dostępu, mogą stwarzać ryzyko kradzieży lub utraty gotówki.
• Brak szkolenia personelu. Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji kasowej przez pracowników z powodu niewystarczającego szkolenia może prowadzić do błędów.

Rozwiązanie tych problemów zazwyczaj wiąże się z wdrożeniem skutecznych procesów księgowych, szkoleniem personelu, przestrzeganiem przepisów oraz ulepszaniem systemów kontroli i bezpieczeństwa.

Ograniczenia rachunkowości kasowej

Obecnie jest jasne, że podstawowym ograniczeniem rachunkowości kasowej jest to, że może ona nie dawać dokładnego obrazu zobowiązań, które zostały zaciągnięte, ale jeszcze nie zostały zapłacone, w związku z czym biznes wszystko wskazuje na to, że będzie spadać. sytuacja jest lepsza niż w rzeczywistości. Z drugiej strony metoda kasowa dodatkowo to sugeruje biznes, który niedawno wykonał ogromną pracę i oczekuje na zapłatę, może wydawać się mniej skuteczny niż w rzeczywistości, ponieważ zużył materiały i pracę do wykonania zadań, ale jeszcze nie otrzymał zapłaty.

Zatem ta metoda rachunkowości może wyolbrzymiać lub zaniżać kondycję przedsiębiorstwa, jeśli zbiory lub płatności są szczególnie wysokie lub niskie w jednym okresie w porównaniu z innym. Oprócz tego możesz spotkać się z potencjalnie złymi konsekwencjami podatkowymi dla firm, które wybiorą metodę kasową.

Różnice pomiędzy metodą kasową a metodą memoriałową

Księgowość kasowa jest prosta i łatwa w zarządzaniu, dzięki czemu masz więcej czasu na prowadzenie firmy. Na start lub mały biznes Rachunek kasowy często daje najlepsze rezultaty. Jednak w miarę jak firmy rosną i stają się większe, rachunkowość memoriałowa jest często skuteczniejsza, ponieważ uwzględnia dochód i wydatki w okresach, w których je poniesiono, niezależnie od tego, czy w tym czasie środki pieniężne zmieniły właściciela.

Rachunkowość memoriałowa uwzględnia również śledzenie zapasów wraz z należnościami i zobowiązaniami. Zatem rachunkowość memoriałowa może zapewnić dokładniejszy obraz kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Z drugiej strony rachunkowość memoriałowa jest zwykle żmudna, czasochłonna i trudna do zrozumienia w porównaniu z rachunkowością kasową. Podobnie ustalenie, ile gotówki ma pod ręką firma, może być trudniejsze.

Wybór pomiędzy rachunkowością kasową a memoriałową

Dodatkowo, jeśli wybierzesz Rachunkowość kasową dla dochodu, będziesz musiał wybrać ją również dla wydatków. Przy podejmowaniu decyzji pomiędzy metodą kasową a metodą memoriałową może mieć znaczenie kilka innych czynników, więc przyjrzyjmy się również im: Ponieważ firmy stosujące rachunkowość kasową nie rejestrują dochodów do czasu otrzymania gotówki, nie będą musiały płacić podatku od sprzedaży za które nie otrzymali jeszcze zapłaty. Do końca roku będą mieli możliwość przyspieszenia niektórych wydatków, aby zmniejszyć swoje dochody netto i obniżyć podatki, które będą musieli płacić.

Różne banki, pożyczkodawcy, a także inwestorzy wymagają, aby organizacje lub przedsiębiorstwa, z którymi są powiązane, stosowały strategię rachunkowości memoriałowej. Niezależnie od tego, czy firma nie poszukuje obecnie finansowania zewnętrznego, ale może potrzebować finansowania w przyszłości, powinna od samego początku wybrać rachunkowość memoriałową.

Podsumowując, głównym czynnikiem wpływającym na decyzję o wyborze metody rachunkowości jest to, która metoda najlepiej odpowiada Twojej działalności biznesowej i celom.

Plusy i minusy rachunkowości kasowej

1. Zalety rachunkowości kasowej

Prowadzenie ewidencji kasowej zapewnia szereg korzyści biznesowych. Tutaj jest kilka z nich:

Przestrzegający prawa. Spełnianie wymagań prawnych w zakresie podatków i rachunkowości, co zapobiega ewentualnym karom i problemom z organami podatkowymi.

Przejrzystość finansowa. Rachunkowość kasowa zapewnia dokładne i przejrzyste odzwierciedlenie transakcji finansowych, co upraszcza analizę kondycji finansowej przedsiębiorstwa.

Księgowość kasowa. Kontrola gotówki zapobiega stratom i oszustwom oraz zapewnia dokładność danych księgowych.

Audyt i weryfikacja. Zorganizowana księgowość kasowa ułatwia audyt i kontrolę organom podatkowym lub inspekcji finansowych.

Zapobieganie oszustwom. Systematyczne rejestrowanie transakcji gotówkowych pomaga identyfikować i zapobiegać oszustwom w przedsiębiorstwie.

Efektywność zarządzania. Aktualne dane o środkach pieniężnych i transakcjach gotówkowych ułatwiają zarządowi podejmowanie decyzji i planowanie procesów biznesowych.

Optymalizacja kosztów. Prowadzenie ewidencji kasowej pozwala na śledzenie i kontrolę wydatków gotówkowych, co pomaga je optymalizować.

Zaufanie klientów i partnerów. Jasna i systematyczna księgowość kasowa firmy pomaga budować zaufanie klientów i partnerów biznesowych.

Zapewnienie bezpieczeństwa. Monitorowanie transakcji gotówkowych przyczynia się do bezpieczeństwa biznesu, zapobiegając kradzieżom i innym nielegalnym działaniom.

Zgodność z kontrolami wewnętrznymi. Wdrożenie systemu kasowego usprawnia kontrolę wewnętrzną i minimalizuje ryzyko błędów i nadużyć.

Rachunkowość kasowa ułatwia efektywniejsze zarządzanie zasobami finansowymi i stwarza stabilną podstawę do ich prowadzenia rozwój biznesu.

2. Wady. Księgowość kasowa

Rachunkowość kasowa, pomimo swoich zalet, ma również pewne wady:

Możliwość błędów. Ręczne wprowadzanie danych w rachunkowości kasowej może prowadzić do błędów i niedokładności, szczególnie przy dużym wolumenie transakcji gotówkowych.

Zagrożenie oszustwem. Obecność fizycznej gotówki stwarza okazję do oszukańczych działań pracowników lub stron zewnętrznych.

Nieskuteczność. Ręczne rejestrowanie i liczenie gotówki może być nieefektywne i kosztowne punkty widzenia czas i zasoby.

Brak automatyzacji. Niektóre systemy rachunkowości kasowej mogą nie być wystarczająco zautomatyzowane, co utrudnia szybkie przetwarzanie danych.

Ograniczona funkcjonalność. Niektóre systemy POS mogą mieć ograniczoną funkcjonalność i mogą nie zapewniać wszystkich niezbędnych elementów Narzędzia do pełnej księgowości.

Ryzyko utraty danych. Fizyczna obecność banknotów i monet naraża firmę na ryzyko utraty środków w przypadku kradzieży lub nieuprawnionego dostępu.

Trudności w analizie danych. Ręczna księgowość może powodować trudności w analizie danych, zwłaszcza jeśli wymagane jest raportowanie lub analityka.

Niedogodności w zarządzaniu dużymi ilościami gotówki. W przypadku firm o dużym wolumenie transakcji gotówkowych prowadzenie dokumentacji kasowej może być niewygodne i nieskuteczne.

Wymaga dodatkowych środków bezpieczeństwa. Noszenie dużych ilości gotówki wymaga dodatkowych zabezpieczeń, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami.

Konieczność stałego monitorowania. Rachunkowość kasowa wymaga stałego monitorowania i kontroli, co może stanowić wyzwanie dla małych firm.

Te niedociągnięcia podkreślają znaczenie właściwej organizacji i automatyzacji rachunkowości kasowej w celu zminimalizowania ryzyka i zapewnienia efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem.

Wniosek!

Teraz ostatecznie jest jasne, że dla małych firm, które prowadzą działalność głównie w oparciu o kasę i nie mają dużych zapasów produktów, metoda rachunkowości kasowej będzie przydatna, wygodna i niezawodna do śledzenia ich dochodów i wydatków. bez konieczności prowadzenia dużej księgowości. W każdym razie, aby uzyskać najbardziej wiarygodną i aktualną analizę księgową kondycji finansowej przedsiębiorstwa, najlepszym rozwiązaniem jest wybór metody rachunkowości memoriałowej.

Oprogramowanie księgowe może również pomóc każdej firmie w dokładnym i efektywnym korzystaniu z rachunkowości kasowej lub memoriałowej. Oprogramowanie księgowe może usprawnić cykle księgowe i pomóc zapewnić dokładność i zgodność z przepisami rządowymi.

Często zadawane pytania. Księgowość kasowa.