Połączenia konferencyjne to technologia, która umożliwia osobom znajdującym się w różnych miejscach interakcję i komunikację ze sobą w czasie rzeczywistym za pośrednictwem komunikacji audio i/lub wideo. Dzięki temu członkowie mogą spotykać się i odbywać spotkania, omawiać problemy, podejmować decyzje i pracować nad projektami bez konieczności opuszczania biur lub lokalizacji.
Chcesz prowadzić udane połączenia konferencyjne, na które ludzie czekają z niecierpliwością? Niezależnie od tego, czy spotykasz się ze swoim szefem, klientami czy wirtualnym zespołem z całego świata, oto dziesięć wskazówek, które sprawią, że wszystko pójdzie gładko.
Jedną z najlepszych rzeczy w dzisiejszym biznesie jest to, że utrzymywanie kontaktu ze współpracownikami, zespołem i klientami nigdy nie było łatwiejsze. Dzięki nowoczesnej technologii możemy umawiać spotkania na bieżąco, organizować spotkania wirtualne i zapewnić płynną obsługę praktycznie z dowolnego miejsca na świecie. Obecnie jednym z najłatwiejszych i najpopularniejszych sposobów utrzymywania kontaktu ze wszystkimi osobami w firmie są połączenia konferencyjne. Nie tylko są łatwe w konfiguracji, ale umożliwiają także współpracę w czasie rzeczywistym, dzięki czemu potencjalne problemy są szybko rozwiązywane i wszyscy są zawsze na bieżąco.
Jeśli chodzi o efektywność biznesowaniewiele jest narzędzi tak prostych i skutecznych jak połączenia konferencyjne.
1. Zorganizuj się. Połączenie konferencyjne
Nie ma nic gorszego niż telekonferencja, która nie ma jasnego celu. Aby konferencja była efektywna, należy wcześniej zaplanować swój czas. Oznacza to, że powinieneś mieć wszystko, czego potrzebujesz, w tym plan zajęć, notatki i przejrzystą listę zadań. Aby naprawdę zrobić wrażenie, wyślij plan rozmowy przed jej rozpoczęciem, aby wszyscy byli na bieżąco i wiedzieli dokładnie, czego się spodziewać. Tylko dzięki utrzymywaniu porządku możesz mieć pewność, że nie zmarnujesz czasu, także swojego.
2. Poznaj swoje usługi. Połączenie konferencyjne
Zawsze poświęć trochę czasu na zapoznanie się z firmowym systemem telefonicznym i/lub usługą konferencyjną, z której korzystasz, zanim nastąpi faktyczne połączenie. Każda usługa ma swoje unikalne cechy, więc wiedza o tym, jak wszystko działa, może zapewnić bezproblemowy przebieg połączenia. Zrozumienie usługi, z której korzystasz, jest również najlepszym sposobem, aby pomóc innym odwiedzającym w poruszaniu się po niej. Zamiast po prostu wysyłać ich na stronę FAQ usługi, możesz sam odpowiedzieć na ich pytania.
Strategia rozwoju biznesu. Najlepsze
3. Stwórz interakcję. Połączenie konferencyjne
Najlepsze połączenia konferencyjne umożliwiają udział każdemu uczestnikowi. Jeśli będziesz tylko mówić, ludzie będą się zastanawiać, dlaczego po prostu nie wysłałeś notatki głosowej. Podczas rozmowy zawsze daj czas na pytania i uwagi, aby wszyscy czuli, że mają szansę wziąć udział. Dzięki temu wszyscy będą zwracać uwagę i wszystko, co należało rozwiązać podczas rozmowy, faktycznie zostało rozwiązane. W zależności od rodzaju usługi konferencyjnej, z której korzystasz (zobacz naszą listę pięciu najlepszych bezpłatnych usług poniżej), dostępne będą inne unikalne sposoby zachęcania do udziału, w tym tworzenie ankiet i posiadanie interaktywnej sekcji pytań i odpowiedzi. Jeśli planujesz skorzystać z jednej z tych dodatkowych usług, upewnij się, że Ty i Twoi członkowie znacie z wyprzedzeniem, jak ona działa.
4. Minimalizuj czynniki rozpraszające. Połączenie konferencyjne
Chociaż jedną z zalet połączenia konferencyjnego jest możliwość dołączenia z dowolnego miejsca, ważne jest, aby starać się zminimalizować czynniki rozpraszające wszystkich, zwłaszcza jeśli jesteś gospodarzem. Jeśli to możliwe, unikaj dzwonienia z miejsc publicznych, które są hałaśliwe lub, jeśli jest to rozmowa wideo, zatłoczone. Chociaż czasami jest to nieuniknione, tego typu czynniki rozpraszające mogą być denerwujące, a nawet uniemożliwiać Tobie i Twoim gościom dyskusję na temat wszelkich spraw, którymi należy się zająć podczas rozmowy.
Zarządzanie czasem i poprawa produktywności
5. Bądź na czas. Połączenie konferencyjne
Spóźnienie się jest jednym z najgorszych sposobów na rozpoczęcie telekonferencji. Nawet pięć minut po wyznaczonej godzinie może wywołać u gości irytację i sprawić wrażenie, że tak nie jest docenić ich czas. Wczesny telefon sprawi również, że Twoi uczestnicy poczują, że jesteś przygotowany i gotowy. Ponadto pomaga to Twoim gościom uniknąć niezręcznej wiadomości „jesteś tu pierwszy”, która mogłaby sprawić, że będą na drugim miejscu, jeśli będą mieli odpowiednie informacje o połączeniu.
6. Przygotuj pomoce wizualne
Nie wszystkie połączenia konferencyjne wymagają pomocy pomocy wizualnych. Ale dla niektórych faktycznie poprawiają rozmowę. Po utworzeniu planu rozmowy przejrzyj notatki i ustal, czy potrzebujesz materiałów wizualnych. Jeśli tak, poświęć trochę czasu na przygotowanie wsparcia wizualnego i pamiętaj, aby poinformować gości, że będzie to wideokonferencja. Jeśli oczekujesz, że Twoi goście również udostępnią film, daj im znać, aby mogli się przygotować. Nie ma nic gorszego dla gości niż prośba o dołączenie za pośrednictwem wideo, gdy oczekują tylko połączenia głosowego.
7. Postępuj zgodnie z planem gry. Połączenie konferencyjne
Chociaż możesz spędzić dużo czasu na przygotowaniach do rozmowy, nie gwarantuje to, że faktycznie zrealizujesz swój plan. Pamiętaj, co chcesz osiągnąć podczas rozmowy telefonicznej i staraj się być jak najbardziej efektywny, zaznaczając każde pole. Jeśli zachęcasz innych do wzięcia udziału w konkursie, powinieneś być także gospodarzem, aby mieć pewność, że nikt inny nie monopolizuje ani nie marnuje czasu. Pamiętaj: wszyscy, łącznie z Tobą, są zajęci. Im dłuższa rozmowa i im bardziej nie na temat, tym mniej ludzie będą pamiętać i tym mniej będą podekscytowani następną rozmową.
8. Im krócej, tym lepiej. Połączenie konferencyjne
W razie wątpliwości zawsze wybieraj krótsze połączenia konferencyjne. Chociaż wszyscy będą narzekać na trzydziestominutowe połączenia konferencyjne, które trwają godzinę, bardzo niewielu będzie zirytowanych, gdy w rzeczywistości trwają one tylko dwadzieścia minut. Przez cały czas trwania rozmowy kontroluj zegar, aby dołożyć wszelkich starań, aby uczestnicy wyszli punktualnie lub wcześniej. Nie ma nic, co pracownicy cenią bardziej niż spotkania, które nie zabierają czasu z ich i tak napiętych harmonogramów.
9. Podaj notatki
Jeśli wiesz, że Twoje połączenie konferencyjne będzie długie lub jeśli jest kilka ważnych tematów, o których ludzie muszą pamiętać, ważne jest, aby po rozmowie (lub przed) zrobić notatki dla gości. Dzięki tym notatkom zapamiętane zostaną wszystkie Twoje najważniejsze pytania, komentarze i pomysły, a także informacje o podjęciu przez gości jakichkolwiek działań i przypomną im, co i kiedy muszą zrobić.
10. Nagraj rozmowę. Połączenie konferencyjne
Pamiętaj, aby nagrać rozmowę konferencyjną, aby ktoś, kto ją przegapi, miał szansę ją obejrzeć. Nagrywanie rozmowy pomoże Ci również dowiedzieć się, co możesz zrobić lepiej następnym razem, na przykład spowolnić rozmowę, ulepszyć używane pomoce wizualne lub skupić się na planie. Oprócz notatek, dzielenie się rozmowami jest dobre sposób dla uczestników, aby wrócić i powtórzyć w razie potrzeby.
5 bezpłatnych połączeń konferencyjnych.
Chociaż istnieje wiele świetnych płatnych usług konferencyjnych, istnieje również wiele bezpłatnych usług, które z łatwością mogą konkurować. Oto lista naszych pięciu ulubionych usług konferencyjnych i powody, dla których...
1. Google Hangouts
Uwielbiamy jakość obrazu i dźwięku Google Hangouts , nie wspominając już o tym, jak dobrze jest to znane wielu użytkownikom. Ponieważ do przyłączenia się potrzebne jest jedynie konto Google, korzystanie z Hangouts często oznacza, że odwiedzający nie muszą się martwić konfiguracją ani logowaniem na inne, nieznane konto. Hangouts integruje się także z aplikacjami takimi jak Dokumenty Google, co oznacza, że szybkie udostępnianie informacji jest łatwe.
2. Uberkonferencja
Podobnie jak Google Hangouts, uber-konferencja umożliwia udostępnianie plików z Dysku Google podczas rozmowy. Integruje się również z Dropbox i Evernote i ułatwia udostępnianie ekranów. Jedną z najlepszych funkcji Uberconference jest sterowanie dźwiękiem, które pomaga zminimalizować hałas otoczenia, jeśli znajdziesz się w ruchliwym biurze lub popularnej kawiarni.
3. Powiększ
Powiększenie, Jedna z najpopularniejszych usług na tej liście. Jest to świetna opcja bezpłatnych konferencji telefonicznych dla firm, zwłaszcza jeśli w dużym stopniu opierają się one na wideokonferencjach. Aplikację można łatwo pobrać i uzyskać do niej dostęp, dzięki czemu możesz szybko wykonywać przyszłe połączenia ze wszystkimi członkami swojego zespołu.
4. Bezpłatna konferencja
Jeśli masz klientów lub członków zespołu, którzy dołączą do Ciebie na arenie międzynarodowej, to tak Bezpłatna konferencja to jedna z najmądrzejszych opcji, ponieważ jest bezpłatna. Z FreeConference możesz korzystać przez telefon i online, mając dostęp do wygodnych funkcji udostępniania ekranu i czatu.
5. Ta sama strona
Jako wszechstronne, kompleksowe oprogramowanie do współpracy, Ta sama strona umożliwia na przykład komunikację zbiorczą za pomocą wiadomości tekstowych, udostępnianie plików, a nawet przeprowadzanie ankiet w obrębie grupy. Chociaż Samepage oferuje bezpłatną usługę, oferuje również płatne opcje dodatkowych funkcji, takich jak prywatne polecenia i rozszerzona pamięć.
Ukończenie
Optymalizując strategię i wydajność konferencji, korzystając z usługi konferencyjnej odpowiedniej dla Twojej firmy, współpraca w zespół może być bardziej skutecznyniż kiedykolwiek. Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę tradycyjną, czy internetową, postępując zgodnie z tymi wskazówkami, możesz zacząć wykonywać lepsze połączenia konferencyjne, marnując mniej czasu i wykonując więcej pracy.
Zostaw komentarz