Matryca Zarządzania Czasem Coveya to narzędzie do organizacji priorytetów i efektywnego zarządzania czasem, opracowane przez Stephena R. Coveya, autora książki 7 nawyków wysoce skutecznych ludzi. Matryca ta pomaga ludziom kategoryzować swoje zadania i działania według ich ważności i pilności, umożliwiając im lepszą alokację wysiłków i zasobów.

Matryca zarządzania czasem

Matryca zarządzania czasem

Stephen R. Conway zaproponował ideę lub koncepcję macierzy zarządzania czasem, klasyfikując zadania na cztery różne ćwiartki.

  1. Pilne i ważne
  2. Nie pilne, ale ważne
  3. Pilne, ale nie ważne
  4. Ani pilne, ani ważne

Zgodnie z matrycą każdą pracę na świecie można podzielić według tego, jak jest istotna i ważna. Przejdźmy od razu do tych czterech ćwiartek.

 

Cztery ćwiartki macierzy zarządzania czasem

Pytanie 1 – Pilne i ważne. Matryca zarządzania czasem

Niewiele rzeczy na świecie może wydarzyć się nagle, na przykład krytyczne zdarzenia, wypadki, bardziej niepożądane scenariusze itp. Wszystkie te rzeczy mają potężną moc i mogą spotkać każdego w dowolnym momencie. Co więcej, w przypadku realizacji projektu w najbliższych dniach, projekt ten powinien mieć wpływ na jego pozycjonowanie w firmie.

Wtedy ten scenariusz można śmiało uznać za krytyczny dla tej osoby. Wszystkie te scenariusze są dostępne dla człowieka i może on łatwo manipulować wynikiem, ponieważ praca i działanie są pod jego kontrolą. Wysoki priorytet ma na celu rozwiązanie krytycznych problemów, ponieważ wynik jest natychmiastowy. Jako doświadczona osoba możesz wpłynąć na wynik, obstawiając szanse na swoją korzyść. Oznacza to, że nadanie priorytetu pracy krytycznej i pilnej daje przewagę. Wysoce skuteczni ludzie zawsze dokonują właściwych wyborów dotyczących pilności i ważności wykonywanych zadań.

Przykład pilnej i ważnej macierzy ćwiartki 1

Niektóre z pilnych, pilnych zadań, sytuacji awaryjnych i problemów krytycznych. są częściami tej macierzy. Przykładem tak ważnych i pilnych zadań związanych z ćwiartką 1 jest praca nad projektem, który ma zostać zrealizowany następnego dnia.

Pytanie 2 – Ważne, ale nie pilne. Matryca zarządzania czasem

Planowanie i zarządzanie czasem to dwa główne obszary w tym kwadrancie. W tej ćwiartce zadania są zazwyczaj wrażliwe na czas, ale ich brakuje ważny i krytyczny element wewnątrz nich. Mniej więcej wszystkie zadania w tym kwadrancie mają terminy, których należy dotrzymać. Ponadto termin może wynosić dni lub miesiące. Ta część dotyczy także starannego planowania, podczas którego musimy włożyć wiele wysiłku w wykonanie danego zadania, zanim stanie się ono pilne. Skoncentrowanie się na tym kwadrancie może sprawić, że unikniemy nieprzyjemnego stresu w pracy i będziemy skuteczniejsi w wykonywaniu swojej pracy.

Aktualizacje dokumentacji, harmonogramy konserwacji, szkolenia personelu i ocena to tylko niektóre z działań mieszczących się w drugim kwadrancie. Tego typu prace przyniosą największy zwrot w dłuższej perspektywie, ale nie będą na tyle pilne, aby trzeba je było wykonać w określonym terminie.

Przykład ważnego, ale niepilnego kwadrantu 2. Macierz zarządzania czasem.

Długoterminowe projekty i cele organizacyjne są częścią tej matrycy zarządzania czasem. Planowanie i rozwój Strategie dla projektu długoterminowego – kluczowe przykłady ćwiartka 2.

P3 – Nieistotne, ale pilne.

Trzeci kwadrant nazywany jest także kwadrantem „oszustwa”. Cała praca w biurze lub fabryce jest ze sobą połączona, dopóki wszystkie działy nie połączą się w jeden, a praca będzie niekompletna. Podobnie praca osobista i praca zawodowa mogą czasami być ze sobą sprzeczne. Na przykład rozmowa telefoniczna z domu może zająć ponad trzydzieści minut ze względu na pilność. Ale jednocześnie może nie być to aż tak istotne w porównaniu z terminem realizacji projektu, który wymaga natychmiastowej uwagi. Zdarza się to często w fabryce, ponieważ czasami wadliwa maszyna wymaga uwagi. Błąd polegający na przydzieleniu wielu osób zamiast jednej może spowodować marnowanie czasu i zasobów organizacji.

Strona z cenami. Jak stworzyć świetną?

Przykład nieistotnego, ale pilnego kwadrantu 3.

Rozproszenia i przerwy, minimalna ilość „zajętych” zajęć to elementy matrycy Q3. Śledzenie czasu, odpowiedzi na e-maile i rozmowy telefoniczne itp. są przykładami ćwiartki 3.

P4 – Ani ważne, ani pilne. Matryca zarządzania czasem.

Nawyk martwienia się rzeczami, na które nie mamy wpływu, myślenie o niewłaściwych wskaźnikach może być elementami zakłócającymi efektywne rezultaty. Kwadrant ten dotyczy minimalnego priorytetu pracy; nie jest to ważne ani konieczne. Na przykład załatwianie drobnych spraw, wykonywanie prac domowych w godzinach pracy. Może to być także oglądanie sieci społecznościowe i sklepy, które na dłuższą metę nie będą korzystne. Zarządzanie priorytetami w skali od niskiej do wysokiej staje się zatem trudnym zadaniem. Zadania te należy wykonywać według elastycznego harmonogramu, gdy obciążenie pracą jest minimalne. Dzięki temu wyniki nie ucierpią.

Przykład kwadrantu 4. Macierz zarządzania czasem.

Drobiazgi i strata czasu, nieformalne rozmowy są częścią czwartej ćwiartki. Bezcelowe przeglądanie sieci, przeglądanie sieci społecznościowe – przykłady z czwartego kwartału.

Podsumowując!

Nie ma magicznej różdżki, która pomogłaby ustalić priorytety zadań. Zatem do produktywnej pracy i zapewnienia optymalnego wykorzystania zasobów Matryca Zarządzania Czasem jest bardzo przydatna. Nie da się ich opanować z dnia na dzień. Zamiast tego musisz podjąć małe kroki we właściwym kierunku. Pewnego dnia produktywność na pewno wzrośnie, a standardy etyki pracy wzrosną. Podsumowując, za pomocą matrycy zarządzania czasem możesz dowiedzieć się, czy czas, który spędziłeś, był tego wart, czy też go zmarnowałeś. Matryca zarządzania czasem

 АЗБУКА 

Często zadawane pytania. Matryca zarządzania czasem.

1. Czym jest macierz zarządzania czasem?

Matryca Zarządzania Czasem (znana również jako Matryca Eisenhowera) to narzędzie służące do ustalania priorytetów zadań na podstawie ich ważności i pilności. Dzieli wszystkie zadania na cztery ćwiartki:

  1. Ważne i pilne. Zadania wymagające natychmiastowego wykonania.
  2. Ważne, ale nie pilne. Zadania, które są ważne, ale nie wymagają natychmiastowego wykonania.
  3. Nieważne, ale pilne. Zadania wymagające natychmiastowego wykonania, ale niemające wpływu na cele długoterminowe.
  4. Nieważne i niepilne. Zadania, które można odłożyć na później lub w ogóle nie wykonać.

2. Jak wykorzystać macierz zarządzania czasem?

  • Zdefiniuj zadania. Zapisz wszystkie bieżące zadania.
  • Oceń znaczenie i pilność. Oceń każde zadanie według dwóch kryteriów: ważności i pilności.
  • Podziel zadania na ćwiartki. Umieść zadania w odpowiednich ćwiartkach macierzy.
  • Nadaj priorytet wykonaniu. Zacznij od zadań z pierwszego kwadrantu, następnie przejdź do zadań z drugiego i tak dalej.

3. Dlaczego matryca zarządzania czasem jest ważna?

Matryca zarządzania czasem pomaga ustalić priorytety i skupić się na zadaniach, które są naprawdę ważne, unikając jednocześnie stresujących sytuacji i przeciążenia. To sprawia, że ​​jest lepiej zarządzanie czasem i zwiększenie wydajności.

4. Jakie zadania są ważne i pilne?

Zadania krytyczne i wymagające natychmiastowej uwagi, takie jak:

  • Terminy realizacji projektów.
  • Pilne problemy lub sytuacje kryzysowe.
  • Pilne problemy zdrowotne.

5. Jak zidentyfikować zadania ważne, ale nie pilne?

Zadania te są ważne dla osiągnięcia celów długoterminowych, ale ich realizację można zaplanować na przyszłość, np.:

  • Planowanie strategiczne.
  • Rozwój umiejętności.
  • Sporty i zdrowie.

6. Jak sobie radzić z zadaniami nieważnymi, ale pilnymi?

Takie zadania często można delegować lub zautomatyzować. Przykłady obejmują:

  • Rutynowe zadania administracyjne.
  • Odpowiedzi na niektóre listy i telefony.

7. Dlaczego zadania nieważne i niepilne mogą być niebezpieczne?

Potrafią zająć dużo czasu i odciągnąć od ważnych spraw. To może być:

  • Za dużo czasu spędzonego w sieci społeczne.
  • Bezużyteczne spotkania.
  • Dodatkowa rozmowa.

8. Jakie wskazówki pomogą Ci efektywnie wykorzystać matrycę zarządzania czasem?

  • Regularnie aktualizuj matrycę. Regularnie przeglądaj i aktualizuj zadania w macierzy.
  • Bądź elastyczny. Jeśli okoliczności ulegną zmianie, należy ponownie ocenić priorytety.
  • Naucz się mówić nie. Odrzucaj zadania, które nie przybliżają Cię do celu.
  • Delegować zadania. Deleguj nieistotne, ale pilne zadania innym.

9. Jakich narzędzi można użyć do stworzenia matrycy zarządzania czasem?

  • Planery papierowe i elektroniczne. Notatniki, kalendarze i aplikacje specjalne.
  • Narzędzia i aplikacje internetowe. Trello jest aplikacją, która obsługuje wiele aplikacji:
  • Uwaga programy. aplikacje: Evernote, Microsoft OneNote, Microsoft OneNote.

10. W jaki sposób matryca zarządzania czasem pomaga w planowaniu długoterminowym?

Korzystanie z matrycy pomaga skoncentrować się na ważnych, ale nie pilnych zadaniach, które przyczyniają się do osiągnięcia długoterminowych celów i poprawy. Jakość życie. Pomaga to uniknąć zagrożenia pożarowego i sprzyja myśleniu strategicznemu.