Umiejętności facylitacyjne potrzebne, aby być dobrym facylitatorem

Umiejętności facylitacji to proces zarządzania dynamiką grupy, który pomaga członkom grupy osiągnąć konsensus i skutecznie rozwiązywać problemy. Umiejętności te mogą być przydatne dla każdego, kto pracuje z grupami ludzi, czy to jako kierownik projektu, trener, nauczyciel, coach czy konsultant.

Według niedawnego badania na zebraniach przeznacza się około sześciu do dwudziestu godzin tygodniowo. Jednak znacząca część siła robocza, które uczestniczyły w tym badaniu, argumentowały, że takie spotkania są na ogół bezproduktywne. W grę wchodzą tu umiejętności facylitacji, ponieważ umożliwiają liderom/menedżerom prowadzenie ludzi w kierunku uzgodnionych celów w sposób, który zachęca wszystkich członków do posiadania, oferowania uczestnictwa i wykorzystywania swoich możliwości. Dlatego też, jeśli umiejętności facylitacji są właściwie wykorzystywane, właściciele biznes nie będą marnować czasu, pieniędzy i innych zasobów na bezproduktywne spotkania.

W tym poście zagłębimy się w świat umiejętności facylitacji, zrozumiemy, czym one są i jak możesz je wykorzystać, aby Twoje spotkania były inspirujące, zorientowane na wyniki i produktywne. Więc zacznijmy już teraz-

Definicja umiejętności upraszczających. Umiejętności facylitacyjne

Jak wszyscy wiemy, narzędzia to środki, które umożliwiają wykonanie określonego zadania w sposób korzystny dla wszystkich. Facylitacja to zapewnienie zasobów niezbędnych do przeprowadzenia odpowiednich działań. Niezależnie od tego, czy chodzi o życie osobiste, czy zawodowe, komunikacja i interakcja odgrywają kluczową rolę. W świecie biznesu forma, format i cel tych interakcji bardzo różnią się od tych w sferze osobistej danej osoby. Umiejętności facylitacyjne

Tam dyskusje należy prowadzić w bardziej stabilny i z góry ustalony sposób, akceptowalny dla wszystkich stron zaangażowanych w proces. Wymaga to pewnych zasobów, takich jak zachęta, możliwości zabrania głosu i wyrażenia swoich opinii punkt widzenia, życzę zdrowej wymiany informacji i kontynuuję dyskusję. Po łacinie ulga oznacza ułatwienie zadania.

Dlatego słuszne jest, aby umiejętności facylitacji były umiejętnościami wymaganymi przez jednostkę, aby dyskusje grupowe były lepsze i łatwiejsze. Te umiejętności obejmują umiejętności zarządzania, zdolność podejmowania decyzji i zdolność rozwiązywania problemów. Sukces lub niepowodzenie dyskusji w dużej mierze zależy od prawidłowego wykorzystania umiejętności facylitatora.

Jakie umiejętności facylitacyjne?

Mówiąc o ludzkich wzorcach zachowań, Arystoteles powiedział kiedyś:

Są ludzie o różnych poglądach i możliwościach. Warto pamiętać, że nie ma dwóch takich samych osób. Każdy ma inny sposób wyrażania się i inny poziom zrozumienia. Komunikacja to arkusz łączący dwie ideologie lub dwie myśli w jedną. Niezwykle ważne jest wsparcie dobry relacje między ludźmi, aby zapewnić płynną komunikację. Pozwala to na swobodny przepływ myśli, pomysłów i strategii. Jednak zapewnienie sprawnej komunikacji w obrębie danej grupy wymaga także ogromnych umiejętności. Umiejętności facylitatora są kluczowe we wszystkich takich okolicznościach.

Podczas spotkań biznesowych facylitatorzy są odpowiedzialni za

• Wspólne i jasne cele
• Właściwie i jasno zdefiniowany proces osiągnięcia tych celów
• Channeling z założeniem, że uczestnicy powinni przyjść na spotkanie przygotowani lub być zainteresowani tematem.
• Rozpowszechnianie wśród uczestników poczucia, że ich opinie i decyzje są cenione

Przyjrzyjmy się teraz właściwej definicji takich umiejętności

Mapa mentalna. 10 narzędzi do tworzenia

Dlaczego facylitatorzy są ważni?

Jak wspomniano powyżej, facylitacja polega na zapewnieniu zasobów. W świecie biznesu toczą się znaczące dyskusje. Umiejętności facylitacyjne

Jeśli te rozmowy pójdą na marne, firma poniesie ogromne straty. Dlatego musi być ktoś, kto reguluje i kontroluje te dyskusje. Osoba wykonująca to zadanie nazywana jest facylitatorem. Facylitator musi jasno rozumieć cel dyskusji. Odpowiada za przełamanie lodów pomiędzy zaangażowanymi stronami, rozpoczęcie dyskusji i skierowanie jej na właściwy tor. Każdy, kto może to osiągnąć, może być świetnym pomocnikiem.

Przed i w trakcie spotkania Przygotowanie moderatora

Facylitator to osoba, która zarządza procesem grupowym, stwarza warunki do osiągnięcia celów grupy, pomaga uczestnikom osiągać konsensus i skutecznie rozwiązywać problemy. Facylitator może być profesjonalistą zatrudnionym na pełny etat lub może pełnić w nim rolę członka grupy, który pełni rolę facylitatora i kieruje procesem.

Można w nim organizować różnego rodzaju wydarzenia i spotkania, takie jak spotkania, szkolenia, konferencje, seminaria itp. Facylitator nie dostarcza rozwiązania, ale zarządza procesem, który pomaga członkom grupy wspólnie znaleźć rozwiązanie.

Głównym zadaniem facylitatora jest stworzenie warunków do otwartej i produktywnej komunikacji pomiędzy członkami grupy, gdzie każdy może wyrazić swoją opinię, a grupa może pracować na rzecz osiągnięcia wspólnych celów. Facylitator może zastosować różne metody i techniki, aby pomóc grupie osiągnąć konsensus i rozwiązać problemy, takie jak dyskusja grupowa, burza mózgów, praca w małych grupach, gry itp.

Facylitator musi to zrobić

Jednak przed rozpoczęciem dyskusji moderator musi poczynić pewne przygotowania, jak wskazano poniżej.

1. W dyskusji i zgłaszaniu ważnych komentarzy będą brać udział różni interesariusze i inni członkowie zespołu. Facylitator musi spotkać się z tymi członkami, zrozumieć i zbadać te punkty. Umiejętności facylitacyjne
2. Dyskusja musi być jasno zaplanowana. Planowanie dyskusji powinno mieć jasny plan. Musi mieć wszystkie szczegóły i nie przegapić żadnego punktu, który będzie omawiany na seminarium lub zorganizowanym spotkaniu.
3. Kolejnym instrumentalnym aspektem organizacji przyjemnego i owocnego spotkania jest miejsce, w którym się ono odbędzie. Dlatego konieczne jest zarezerwowanie odpowiedniej lokalizacji, a następnie dostosowanie infrastruktury do potrzeb sesji.
4. Niektóre spotkania odbywają się wyłącznie z dyskusjami ustnymi. Wymaga to ogromnych umiejętności przełamywania lodów. Jeśli na spotkaniu potrzebne są jakieś dodatkowe rzeczy, takie jak arkusze ćwiczeń i prezentacje PowerPoint, musi być dostępna niezbędna technologia.
5. Jeśli spotkanie ma trwać cały dzień lub dłużej, należy zapewnić napoje i jedzenie.
6. Po rozpoczęciu dyskusji lub spotkania moderator musi wziąć na siebie odpowiedzialność za skierowanie jej we właściwym kierunku. Musi zachować odpowiednią energię i odpowiednią przestrzeń dla uczestników.
7. Dyskusja powinna być pożyteczna i owocna. Zadaniem mediatora jest unikanie bezsensownych rozmów na profesjonalnym spotkaniu. Musi istnieć zdrowa wymiana pomysłów i informacji.
8. Kiedy spotkanie dobiegnie końca, moderator powinien przygotować oświadczenie końcowe podsumowujące wszystkie szczegóły dyskusji. Ponadto musi zapewnić natychmiastowe wdrożenie decyzji lub wyników spotkania. Dzięki temu spotkanie będzie miało wymierny sukces.

Umiejętności facylitacyjne potrzebne, aby być dobrym facylitatorem

Facylitator ma na swoich barkach znaczną odpowiedzialność. Dlatego też musi posiadać pewne niezbędne umiejętności. Umiejętności te są następujące.

1. Poznaj uczestników. Umiejętności facylitacyjne

W każdej dyskusji lub spotkaniu, które należy odbyć, biorą udział ważni uczestnicy, których hierarchia i rola muszą być znane mediatorowi. Czasem zdarza się, że strony zaangażowane w ten proces nie znają się. Tutaj zadaniem facylitatora jest zapewnienie im komfortu i życzliwości. Aby to zrobić, prezenter musi wiedzieć, kim są uczestnicy. Musi posiadać wszystkie niezbędne informacje, aby je zidentyfikować i przedstawić sobie nawzajem.

2. Ustal jasne wytyczne

Każde spotkanie ma określony harmonogram. Należy go przestrzegać dokładnie i prawidłowo. Dzięki temu spotkanie będzie bardziej produktywne. Ponadto w niektórych dyskusjach obowiązują zasady negocjacji i porozumień. Nawet one powinny zostać przekazane wszystkim uczestnikom przez prezentera. Oprócz tego powinny istnieć wytyczne dotyczące uprzejmego i pełnego szacunku zachowania. Żaden uczestnik nie powinien przekraczać tych granic, niezależnie od tego, jak potoczy się dyskusja. To jedna z podstawowych etykiet każdego spotkania.

3. Stwórz włączające środowisko. Umiejętności facylitacyjne

Na każdym spotkaniu każdy powinien mieć równy głos. Musi istnieć sprawiedliwy podział praw do udziału w dyskusji i zaproponowania innego punktu. Aby to osiągnąć, musi istnieć środowisko włączające. Pomoże to każdemu zabrać głos i stanąć w obronie tego, co wydaje się odważne i nieustraszone. Wspomina także o komforcie i zaufaniu wśród uczestników. Eliminuje to wszelkie oznaki nieśmiałości lub niezręczności w mówieniu o jakimkolwiek punkcie spotkania.

4. Aktywne słuchanie

Wszyscy uważamy, że mówienie jest istotną czynnością, będąc częścią spotkania lub dyskusji. Ale nawet słuchanie jest równie ważne. Tylko ci, którzy potrafią dobrze słuchać, mogą naprawdę dobrze mówić. W ten sposób podkreśla znaczenie bycia aktywnym słuchaczem. Uczestnik musi zawsze mieć poczucie, że to, co mówi, jest słuchane z pełną koncentracją. Facylitator musi upewnić się, że wszyscy uważnie słuchają wszystkich punktów. Dodatkowo może robić notatki na temat tego, co zostało powiedziane, aby móc z nich skorzystać w przyszłości.

5. Zarządzanie czasem. Umiejętności facylitacyjne

Nie bez powodu mówi się, że w biznesie i życiu zawodowym czas to pieniądz, liczy się każda minuta i każda sekunda. Dlatego konieczne jest optymalne i najlepsze wykorzystanie dostępnego czasu. Należy zadbać o to, aby uczestnicy poruszyli i omówili wystarczająco szczegółowo wszystkie kwestie. Ponadto, jeśli zespół zbyt długo zastanawia się nad danym punktem, co skutkuje stratą czasu, facylitator powinien grzecznie przerwać pracę i kontynuować dyskusję. Ponadto należy możliwie najdokładniej przestrzegać harmonogramu spotkań. Plan musi być przygotowany z pewnym buforem czasu, aby zrekompensować pewne nieuniknione straty czasu.

6. Utrzymywanie podsumowania wszystkich elementów działań. Umiejętności facylitacyjne

Podczas spotkań często odkrywane są konkretne działania związane ze sformułowaniem problemu. Facylitator posiadający doskonałe umiejętności facylitacji powinien być świadomy tych elementów ćwiczeń, a ponadto powinien także zadbać o to, aby były one widoczne dla wszystkich uczestników. Musisz także upewnić się, że element działania określa, co należy zrobić, kto powinien to zrobić i kiedy należy to zakończyć. Ponadto pod koniec dyskusji powinieneś podsumować elementy działań, aby upewnić się, że wszyscy są zgodni co do ważności, celów i harmonogramu poszczególnych elementów.

7. Pozostały cel

Bycie obiektywnym jest jedną z podstawowych umiejętności facylitatora, którą powinien posiadać facylitator. Facylitatora należy postrzegać jako całkowicie obiektywnego i nie należy go postrzegać jako członka niczyjego „obozu” podczas spotkania. Kiedy facylitator jest postrzegany jako jednostronny, zaufanie innych uczestników (zwłaszcza tych po przeciwnej stronie) szybko zostaje utracone. Gdy stracisz zaufanie, trudno je odzyskać. Dlatego też zachowanie obiektywizmu zamiast ujawniania swoich uprzedzeń jest jedną z najważniejszych umiejętności facylitacji, na której należy się skupić.

8. Szukaj poprzez pytania, a nie wykłady i kazania. Umiejętności facylitacyjne

Ważne jest, aby moderatorzy nie stali się bardziej kaznodziejscy, ujawniając swoją inteligencję na ten temat. Zamiast tego wykorzystywanie swojej wiedzy, aby pomóc innym członkom w znalezieniu typowego rozwiązania opartego na problemie, jest jedną z najważniejszych umiejętności facylitacji, które powinieneś posiadać. Facylitatorzy muszą to robić, zadając pytania w formie dociekań, które są istotne dla opisu problemu i mają na celu ujawnienie nowej rzeczywistości. Spotkanie powinno służyć rozwiązaniu problemu uczestników, a zadanie pytania jest jednym z najlepszych sposobów, aby to zrobić.

9. Trzymaj przełożonego/menedżera z daleka od zakłócania spotkania/dyskusji

Jako facylitator musisz dopilnować, aby liderzy i menedżerowie nie przejmowali spotkania, komunikując swoje uczucia i ustalając przebieg spotkania zgodnie ze swoim planem. Spotkanie powinno oferować równe szanse każdemu członkowi, a moderatorzy powinni posiadać umiejętności facylitacji, aby to zapewnić.

10. Bądź odpowiedzialny za rozmowę. Umiejętności facylitacyjne

Facylitatorzy muszą posuwać spotkanie do przodu, przejmując odpowiedzialność za rozmowę i utrzymując spotkanie na właściwym torze. W momencie, gdy dyskusje na spotkaniach stracą impet, facylitatorzy powinni przenieść dyskusję z powrotem na określenie problemu. Nawet czasami będziesz musiał kogoś skreślić; jednakże jest to Twoja odpowiedzialność i musisz to zrobić, nie tracąc kontroli. Kontrola pozwoli Ci szanować wszystkich uczestników, dlatego też zarządzanie rozmową uważane jest za jedną z potężnych umiejętności facylitacyjnych facylitatorów.

Jak być charyzmatycznym? 

Techniki, które powinien zastosować facylitator, aby zoptymalizować umiejętności facylitacji

Prowadząc spotkanie lub dyskusję, moderator musi posiadać niektóre z umiejętności wymienionych powyżej. Oprócz tego powinien być przygotowany na zestaw narzędzi, które przydadzą się, gdy będą potrzebne do udanego spotkania.

1. Technika łamania lodu: Dobrze się mówi, że dobry początek to połowa sukcesu. Dzieje się tak nawet podczas spotkań biznesowych i dyskusji. Są chwile, kiedy zaangażowane strony mogą nie znać się zbyt dobrze. W tym przypadku moderator musi zastosować te techniki przełamywania lodów.
2. Techniki strategiczne: Każde spotkanie ma określoną strategię, której należy przestrzegać, aby zakończyła się sukcesem. Ustalają przebieg i porządek spotkania. Umiejętności facylitacyjne
3. Technika twórcza. Często spotkania biznesowe mogą być bardzo przyziemne lub monotonne. Każdy z nas, ludzi, potrzebuje iskry w takich sytuacjach. Facylitator może wykorzystać swoją kreatywność i wymyślić zabawę, która doda kolorytu, a także zapewni kreatywne rozwiązania niektórych problemów.
4. Metody rozwiązywania problemów: problemy i konflikty są możliwe wszędzie. Stanowią integralną część każdej życiowej podróży, a spotkania i dyskusje zawodowe nie są tu wyjątkiem. Facylitator powinien znać pewne techniki rozwiązywania problemów i konfliktów, które pozwolą mu poradzić sobie w takich sytuacjach.
5. Metody podejmowania decyzji. Każde spotkanie odbywa się w celu podjęcia decyzji lub sfinalizowania strategii. Facylitator musi dysponować technikami pozwalającymi poprowadzić dyskusję do zdecydowanych decyzji w ograniczonym czasie i przy jak najmniejszej liczbie konfliktów.

Ostatnie przemyślenia na temat umiejętności facylitacji!

Uproszczenie to ważna koncepcja przy organizacji spotkań biznesowych czy dyskusji. Dlatego bycie facylitatorem wymaga określonego zestawu umiejętności i zestawu narzędzi, które pomogą Ci w przeprowadzeniu pomocnego, spokojnego i udanego spotkania. Dopóki menedżerowie lub facylitatorzy posiadają niezbędne umiejętności facylitacji, firmy mogą optymalizować wyniki swoich spotkań, co ostatecznie zoptymalizuje ogólną wydajność organizacji, aby osiągnąć wspólny cel.

АЗБУКА

Czy content marketing to właściwy wybór dla mojej firmy?