Organizacja projektu - definicja, typy i schemat

Organizacja projektu to proces planowania, koordynowania i zarządzania zasobami w celu osiągnięcia określonych celów w określonym czasie i budżecie. Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie, którego unikalny wynik lub produkt różni się od rutyny codziennego działania organizacji.

W organizacji projektu wyróżnia się trzy obszary odpowiedzialności i kompetencji.

Zarządzanie projektami – powierzono mu zarządzanie stroną projektu
Zespół projektowy - Zespołowi projektowemu przypisany jest aspekt realizacji projektu
Rada Sterująca jest organem decyzyjnym, któremu powierzono powodzenie projektu i który podejmuje ważne decyzje, np. czy projekt powinien zostać anulowany czy kontynuowany.

Struktura organizacyjna projekt zależy od kilku czynników, takich jak rodzaj i styl organizacji, hierarchia i przepływ pracy.

Oto niektóre z najpopularniejszych typów organizacji projektów:

1. Organizacja funkcjonalna. Organizacja projektu

Jest to jedna z najczęstszych struktur organizacyjnych. Firma jest podzielona na kilka działów, a ludzie o podobnych umiejętnościach i know-how są zgrupowani razem. Kierownik projektu i inne zasoby pracują w tym samym dziale, na przykład marketing, sprzedaż, księgowość itp.

Zaletami struktury funkcjonalnej są:

Jest to najlepsze rozwiązanie zarówno w przypadku małych projektów, jak i małych zespołów, ponieważ funkcja ta pozwala uzyskać pełną kontrolę nad członkami zespołu i innymi zasobami.
Członków łatwo zmotywować, ponieważ jest ich niewielu
Dostęp do ekspertów jest łatwy, ponieważ zajmują się oni tym samym obszarem funkcjonalnym.
Łatwo jest zebrać wszystkich zaangażowanych w projekt i omówić odpowiednią kwestię.
Pracownicy chętnie pracują nad takimi projektami, ponieważ daje im to możliwość dalszego rozwoju.
Ze względu na niewielki zespół istnieje możliwość ograniczenia środków komunikacji projektu.

Wady struktury funkcjonalnej są następujące:

Nie jest łatwo uzyskać dostęp do osób spoza jednostki funkcjonalnej
Pracownicy są lojalni wobec lidera zespołu, zamiast pracować nad projektem
Trudność w utrzymaniu strategicznego skupienia

2. Projekt.

Tutaj kierownik projektu ponosi pełną odpowiedzialność za każdy projekt. Zatrudniony jest na pełen etat z całym zespołem i ma kontrolę nad budżetem zapewniającym jego pomyślną realizację. Raportuje do komitetu sterującego i sponsora projektu. Organizacja projektu

Zalety struktury organizacyjnej opartej na projektach są następujące:

Pełna kontrola nad zespołem
Silne poczucie tożsamości w zespole, skutkujące dominującą kulturą zespołową
Minimalny konflikt, ponieważ każdy uczestnik pracuje nad osiągnięciem celów i założeń projektu
Planowanie pracy jest łatwe
Łatwa dostępność zasobów
Poprawia przywództwo techniczne, a także umiejętności zarządzania projektami

Wady struktury organizacyjnej projektu są następujące:

To drogie zobowiązanie
Dla pracowników jest to trudne wrócić, jeśli zostaną wyrzuceni z pracy
W niektórych przypadkach zamknięcie projektu oznacza utratę pracy

3. Matryca. Zorganizuj projekt

Macierzowa struktura organizacyjna projektu tworzona jest poprzez integrację zarówno organizacji projektowej, jak i funkcjonalnej. Istnieją dwie struktury: pozioma i pionowa, dzięki czemu pracownik może pracować zarówno nad projektem, jak i w grupie funkcjonalnej.

Istnieją trzy typy macierzy organizacji

Mocna matryca – kierownik projektu ma zespół na pełen etat i ma kompletny przewodnik i kontrolę nad zespołem i projektem
Słaba matryca jest bliższa strukturze funkcjonalnej, a kierownik projektu ma mniej opcji. Ma zespół na pół etatu i kontrolę budżetu
Zrównoważona matryca - kierownik projektu ma średni poziom uprawnień i zespół na pół etatu. On i kierownik funkcjonalny zarządzają budżetem

Zaletami organizacji macierzowej są:

Zasoby są wykorzystywane efektywnie
Zasoby można łatwo przenosić pomiędzy różnymi projektami
Pojedyncze osoby, a także członkowie zespołu, z natury reagują

Wady organizacji macierzowej są następujące:

W większości przypadków konflikty pomiędzy projektami wynikają z zasobów
Powierza się ludziom sprzeczne i różne priorytety, co może powodować zamieszanie

Niektóre inne typy organizacji projektów są następujące:

Organizacja prosta lub organiczna to najprostsza struktura organizacji projektu, w skład której wchodzą podmioty gospodarcze posiadające jednego właściciela, a także freelancerzy. Rolę kierownika projektu pełni zazwyczaj właściciel lub specjalista, którego zadaniem jest zarządzanie procesem pracy. Organizacja projektu
Zróżnicowana organizacja. W tego typu strukturze organizacyjnej istnieje wiele niezależnych od siebie jednostek funkcjonalnych. Jednostki obejmują osoby z różnymi umiejętności i know-how, które łączy wspólny temat, którym może być lokalizacja geograficzna lub podobny projekt. Wszystkie dywizje posiadają własne zasoby umożliwiające autonomiczne działanie.
Organizacja wirtualna — W wirtualnej strukturze organizacyjnej organizacja utrzymuje swoją podstawową działalność i stara się zlecać inne procesy na zewnątrz. Aby skutecznie prowadzić działalność, organizacja centralna jest powiązana z różnymi organizacjami zewnętrznymi. Kierownik projektu w takich organizacjach ma uprawnienia średniego i niskiego szczebla oraz mieszane uprawnienia do kontroli budżetu.

Jak sporządzić schemat organizacji projektu?

Schemat organizacyjny projektu pomaga zdefiniować role i obowiązki zespołu, a także potrzeby szkoleniowe, sposób alokacji zasobów i sposób zaangażowania interesariuszy. Niezbędne kroki są następujące:

1. Określ personel. Organizacja projektu

Pierwszym krokiem w procesie jest identyfikacja osób związanych z zakresem projektu i zdolny mają duży wpływ na projekt. Zazwyczaj są to kluczowi pracownicy, którzy wywierają wpływ na marketerów, szefów działów, sprzedawców, pracowników wsparcia, konsultantów, a nawet pracowników IT.

2. Zbuduj zespół kierowniczy wyższego szczebla

drugi krok — stworzenie prężnego zespołu, który będzie odpowiedzialny za projekt i monitorował jego powodzenie. W skład zespołu wchodzić będzie klient lub sponsorzy projektu, a w niektórych przypadkach eksperci, którzy będą służyć wskazówkami i pomocą przez cały czas trwania projektu.

3. Przypisz koordynatorów projektu. Organizacja projektu

Trzeci etap polega na powołaniu koordynatorów projektu, którzy będą menadżerami średniego i niskiego szczebla. Do ich obowiązków będzie należeć wykonywanie obowiązków na tym szczeblu oraz koordynacja zadań zespołu. W organizacji projektowej może być wielu koordynatorów projektu, ale w większości przypadków znajdziesz co najmniej trzech, którzy zajmują się aspektami komunikacyjnymi, technicznymi i planistycznymi.

4. Oznacz swoich interesariuszy

Zidentyfikuj kluczowych interesariuszy i spróbuj przyciągnąć ich do rozwoju projektu.

5. Określ wymagania szkoleniowe. Organizacja projektu

W niektórych przypadkach zespół może skutecznie poradzić sobie z zadaniem. W przeciwieństwie do innych brakuje im narzędzi, umiejętności i wiedzy, aby poradzić sobie ze zawiłościami projektu. Określ wymagania szkoleniowe i zaoferuj je członkom, którzy tego potrzebują. Koordynator projektu odpowiada za zarządzanie zespołem zadaniowym i zapewnienie niezbędnego szkolenia pracownikowi.

6. Utwórz schemat organizacyjny projektu

Ostatnim etapem jest opracowanie schematu organizacyjnego projektu. Przejrzyj kroki, które już podjąłeś, i zastanów się, w jaki sposób osoby biorące udział w projekcie będą koordynować i współpracować, aby stworzyć idealny diagram.

Przyjrzyj się uważnie, aby móc określić ich relacje i obowiązki, które należy przypisać. Wymień decydentów, którzy będą odgrywać znaczącą rolę, i zapisz ich rolę, obowiązki i zadania w pobliżu, aby uzyskać jasny obraz. Zdefiniuj łączące role oraz zdefiniuj kanał komunikacji i raportowania, jeśli zdecydujesz się stworzyć przydatny schemat organizacyjny projektu

Zestawienie materiałów (BOM) – definicja, przykład, rodzaje i zalety