Zarządzanie czasem i produktywność to techniki i strategie, które pomagają efektywnie wykorzystać czas, aby osiągnąć cele, poprawić wydajność i efektywniej wykonywać zadania. Pojęcia te są ze sobą ściśle powiązane i odgrywają ważną rolę w zarządzaniu własną produktywnością i sukcesem zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym. Czy jest to wina środowiska, czy po prostu źle zarządzamy czasem? Zarządzanie czasem może być poważnym wyzwaniem dla każdego zapracowanego założyciela, zwłaszcza że granice między czasem pracy a życiem rodzinnym coraz bardziej się zacierają (lub zanikają). Jednak dzięki odpowiednim narzędziom i taktyce możesz pokonać to wyzwanie i stać się bardziej produktywnym niż kiedykolwiek, nawet w najbardziej chaotycznych czasach współczesnej historii.

Zarządzanie czasem i poprawa produktywności

Google Workspace do rozwoju content marketingu.

1. Nie wykonuj wielu zadań jednocześnie. Zarządzanie czasem.

Czy kiedykolwiek czułeś się wyczerpany fizycznie i psychicznie pod koniec dnia pracy, ale tak naprawdę nie wykonałeś swojej pracy? Jeśli kiedykolwiek narzekałeś, że nie masz wystarczająco dużo czasu w ciągu dnia, prawdopodobnie próbowałeś wykonywać wiele zadań jednocześnie. Kiedy myślisz, że wykonujesz wiele zadań jednocześnie, w rzeczywistości skracasz wykres kołowy każdego zadania i kradniesz sobie godziny. W danym dniu masz tylko określoną, skończoną ilość energii i jeśli jesteś jednym z tych przedsiębiorców, którzy chcą dać z siebie 100% we wszystkim, co robisz, matematyka po prostu się nie sprawdza. W rzeczywistości poświęcasz 10% tu, 20% tam, 5% na tuzin innych zadań, a kolejne 10% uwagi poświęcasz na niekończący się strumień powiadomień i wiadomości. sieci społeczne.

Powoduje to wysokie koszty zmiany, które trwają dłużej niż myślisz. Załóżmy, że cztery razy sprawdziłeś powiadomienia na Facebooku. Stracono aż całą godzinę. Czy sprawdzasz swoją skrzynkę odbiorczą lub Slacka za każdym razem, gdy pojawia się małe czerwone kółko? Marnujesz więcej czasu niż faktycznie pracujesz.

Co więcej, jakość pracy spada, a terminy są opóźnione. Będzie Ci się wydawać, że wykonanie zadań zajmuje Ci coraz więcej czasu – bo tak jest. A ponieważ spędziłeś już cały dzień na przełączaniu się między zadaniami, wieczorem Twój zbiornik będzie pusty. Zarządzanie czasem

2. Zamiast jednego zadania

Kiedy ostatni raz przez 30 minut skupiłeś się na JEDNEJ rzeczy? Albo chociaż 10 minut? Bez patrzenia na powiadomienia lub e-maile?

Bez względu na to, nad czym pracujesz, wyłącz wszystkie rozrywki i skup się na jednej rzeczy przez określony czas. Jeśli to konieczne, ustaw timer. Ustaw swój kalendarz na Nie przeszkadzać (Nie przeszkadzać). W ustawieniach Slacka wybierz Wstrzymaj powiadomienia. Zamknij wszystkie 27 otwartych kart przeglądarki lub po prostu kliknij Nowe okno. Włącz swoją ulubioną relaksującą muzykę bez tekstów, aby zanurzyć się w atmosferze. I po prostu... zacznij to robić.

3. Ustaw sobie sztuczne limity. Zarządzanie czasem.

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na zwiększenie produktywności i lepsze zarządzanie czasem jest ustalanie sztucznych limitów. Co to znaczy? Fałszywe terminy. Ustalanie sztucznych limitów zapobiega wpadnięciu w pułapkę prawa Parkinson , który stwierdza, że ​​„praca rozszerza się, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Prawdopodobnie widziałeś to już wcześniej. Ktoś w Twoim zespole ma trzy zadania i osiem godzin dla nich dzień pracy wykonania i udaje im się rozciągnąć te zadania od 9:5 do 90:XNUMX. Kiedy wiesz z pierwszej ręki, że te trzy zadania powinny zająć maksymalnie XNUMX minut.

A co by było, gdyby mieli na to tylko 90 minut dnia pracy? Obstawiam Tesla Cybertruck, że robota i tak zostanie wykonana. Praca w domu spowodowana pandemią Covid-19 sprawiła, że ​​jeszcze łatwiej wpaść w pułapkę Prawa Parkinsona. Bez czasu na podróż i bez tacek roboczych, które zmuszają Cię do psychicznego relaksu i powrotu do domu, naprawdę możesz przeciągać rzeczy.

Zachowaj produktywność.

Najlepszym sposobem na złamanie prawa Parkinsona i utrzymanie produktywności już dziś jest wyznaczanie sztucznych terminów. Ustal limit czasu na wykonanie tego zadania — nawet ustaw dla siebie licznik czasu. Jeden z członków zespołu Założyciela również stosował tę technikę, wykorzystując swoje otoczenie jako wbudowane ograniczenie czasowe. Kiedy podróżuje w celach filmowych (w czasach, gdy ludzie mogli robić takie rzeczy), kupował tylko 30 lub 60 minut Wi-Fi w samolocie. Następnie postawił sobie wyzwanie, aby wykonać jak najwięcej pracy w ciągu tych 30 lub 60 minut i nie będzie aktualizował Internetu po upływie limitu czasu.

Wszystko, co dzieje się po wyłączeniu Wi-Fi, powinno odbywać się w trybie offline na komputerze. Dzięki temu możesz skupić się na zadaniu i nie rozpraszać się różnymi zakładkami, powiadomieniami i e-mailami. Będziesz zaskoczony, jak wiele możesz osiągnąć, jeśli ustalisz fikcyjne limity i utworzysz mini-sprint.

4. Użyj techniki pomodoro. Zarządzanie czasem

Technika Pomodoro to specyficzna technika zarządzania czasem z końca lat 1980. XX wieku, która wykorzystuje timer do dzielenia pracy na małe, niezwykle produktywne minisprinty. Są to zazwyczaj 25-minutowe interwały przedzielone krótkimi przerwami.

LifeHacker opisuje instrukcje krok po kroku dotyczące skutecznego stosowania Techniki Pomodoro:

  1. Wybierz zadanie do wykonania
  2. Ustaw Pomodoro na 25 minut (Pomodoro to timer)
  3. Pracuj nad zadaniem, aż zadzwoni Pomodoro, a następnie umieść czek na kartce papieru.
  4. Zrób sobie krótką przerwę (5 minut wystarczy)
  5. Co 4 Pomodoro robimy dłuższą przerwę

Możesz nawet skorzystać z narzędzi internetowych, takich jak Tomato Timer lub różnych aplikacji, aby jeszcze bardziej ułatwić tę taktykę. Zarządzanie czasem

5. Wypróbuj efekt Zeigarnika. 

Istnieje teoria psychologiczna, według której łatwiej jest zapamiętać przerwane czynności i do nich wrócić. Nazywa się to efektem Zeigarnika. Uważa się, że łatwiej zapamiętasz niedokończone zadanie niż ukończone. Litewska psycholog Bluma Zeigarnik odkryła ten efekt obserwując zachowanie kelnerów w kawiarni. Z badania wynika, że ​​kelnerzy częściej zapamiętywali szczegóły otwartych kart niż klienci, którzy już otrzymali zapłatę.

Jak wykorzystać efekt Zeigarnika do poprawy produktywności przedsiębiorcy? Cóż, jeśli masz trudności z rozwiązaniem danego zadania lub zwlekasz z rozwiązaniem konkretnego problemu, zrób sobie przerwę. Odsuń się od niego na pięć minut. Potem wróć do tego. Być może teraz, gdy zostawiłeś sprawę otwartą i dałeś sobie szansę na przemyślenie tego podświadomie i bez presji, możesz po prostu poczuć się odświeżony i móc efektywniej nad tym pracować.

6. Znajdź swój sześciopak . Zarządzanie czasem.

Nie, nie mówimy o siedzeniu i relaksowaniu się. „Sześciopak” to termin lotniczy określający tablicę przyrządów zawierającą główne przyrządy pokładowe w kokpicie samolotu. Chociaż w locie można jednocześnie manipulować milionem rzeczy, zazwyczaj istnieje sześć instrumentów, które dostarczają najważniejszych danych (prędkość, wysokościomierz itp.). Pilot może skupić się na tych sześciu instrumentach, aby wszystko działało sprawnie. Ari Maisel jest również wyszkolonym pilotem. On Radzi Ci pomyśleć o swoim biznesie jak samolot, jeśli chodzi o ustawianie ostrości. „Jako założyciel musisz spróbować znaleźć swoją wersję Six-Paku. Że niezależnie od tego, co się stanie, skupisz się na promowaniu swojego biznesu, choćby o jeden procent.”

Jaki jest Twój Sześciopak w Twojej firmie? To tutaj powinieneś spożytkować swoją energię. W przypadku wszystkiego innego, co nie przyczynia się do osiągnięcia tego celu lub KPI, po prostu usuń czynniki rozpraszające.

7. Umieść telefon w innym pokoju. 

Być może wmawiasz sobie, że nie jesteś uzależniony od smartfona, ale bądźmy szczerzy – ma go każdy przedsiębiorca. To małe narzędzie jest potencjalnie jednym z najpotężniejszych narzędzi do prowadzenia biznesu internetowego, jakie kiedykolwiek istniały. Słowo klucz: potencjalnie. W rzeczywistości uzależnienie od smartfonów jest uciążliwe i szkodliwe dla produktywności. Nawet samo sprawdzenie telefonu przez dwie sekundy i przetworzenie nowego powiadomienia może zająć do 23 minut, zanim odzyskasz uwagę.

Pewnym sposobem na pozbycie się tego ciągłego rozpraszania uwagi jest pozostawienie smartfona w innym pokoju. Wypróbuj to przez kilka godzin, kiedy jutro zaczniesz pracę. Do południa będziesz mile zaskoczony, jak bardzo się skupisz i odniesiesz sukces.

8. Mistrz komunikacji asynchronicznej. Zarządzanie czasem

Komunikacja asynchroniczna (w skrócie „asynchroniczna”) to bardzo niedoceniane zachowanie zwiększające produktywność, które może zrewolucjonizować sposób prowadzenia firmy. Oznacza to komunikowanie się ze swoim zespołem NIE w czasie rzeczywistym, ale poprzez „podawanie piłki tam i z powrotem”.

Blog Doist podsumowuje to najlepiej: „Mówiąc najprościej, komunikacja asynchroniczna polega na wysyłaniu wiadomości bez oczekiwania natychmiastowej odpowiedzi”.

  • Przykład asynchroniczny 1: Wysyłasz komuś e-mail. Odpowiadają następnego dnia, kiedy najlepiej poradzą sobie z zadaniem.
  • Asynchroniczny przykład 2: Wysyłasz odprawę wideo Loom do członka zespołu w innej strefie czasowej w godzinach jego snu. Gdy się obudzą i zaczną pracować, spoglądają na krosno i przystępują do pracy nad projektem - komentując wszelkie pytania. Następnie możesz zacząć odpowiadać na ich pytania asynchronicznie przy najbliższej okazji.

Oczywiście istnieją pewne rodzaje komunikacji, które nadal muszą być synchroniczne (znane również jako „Synchronizacja”) – gdy osoba, z którą rozmawiasz, reaguje natychmiast w czasie rzeczywistym. Wiele osób nadal wierzy, że twórczą współpracę i rozwiązywanie problemów najlepiej wykonywać „w tym samym pomieszczeniu”. Jednak teraz, gdy w wielu miejscach na świecie dosłownie nie możemy przebywać w tym samym pomieszczeniu ze względu na kwarantannę i dystans społeczny, wielu przedsiębiorców musi ponownie przemyśleć swoje strategie komunikacji.

  • Przykład synchronizacji 1: spotkanie na żywo w tym samym pokoju (lub narzędzie do wideokonferencji).
  • Przykład synchronizacji 2: rozmowa w czasie rzeczywistym na czacie Slack.

Ważne jest, aby zastanowić się, jaka komunikacja w ciągu dnia pracy może potencjalnie stać się asynchroniczna, i anulować te spotkania z kalendarza. I planuj komunikację synchroniczną tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne.

Za każdym razem, gdy spotkanie w Kalendarzu Google zostaje odwołane i zastąpione wiadomością asynchroniczną lub 5-minutowym filmem z Looma, anioł zyskuje skrzydła.

9. Unikaj zmęczenia decyzjami

Tak naprawdę, całkowita rezygnacja z decyzji przywróci ci mnóstwo siły mentalnej. Jack Dorsey, współzałożyciel Twittera i Square, wyraźnie nie lubi podejmować decyzji i często pozwala swojemu zespołowi podejmować kluczowe decyzje bez niego. „Były pracownik Square powiedział, że Dorsey „uważa, że ​​idealne spotkanie to takie, podczas którego nie musi nic mówić”. Jako przedsiębiorca prawdopodobnie podejmujesz decyzje przez cały dzień. A zanim staniesz przed naprawdę ważnym problemem, całą swoją energię decyzyjną zużyłeś na drobne zadania i nieistotne decyzje.

Zmęczenie decyzjami jest prawdziwe. Możesz mieć wrażenie, że pod koniec dnia w Twoim mentalnym zbiorniku nie ma już paliwa, a Twój mózg jest napięty nawet na myśl o jeszcze jednej rzeczy, za którą jesteś odpowiedzialny. Staraj się podejmować mniej decyzji i powierzaj swojemu zespołowi (zwłaszcza przygotowującemu się do ról przywódczych) odpowiedzialność za podejmowanie większej liczby takich decyzji. Możesz zapytać: „Ale jak mogę zaufać ludziom, że będą podejmować dobre decyzje beze mnie?”

10. Klasyfikuj decyzje jako odwracalne i nieodwracalne. Zarządzanie czasem

Jeśli koniecznie musisz podjąć decyzję samodzielnie, zastanów się, jak ważna jest ta decyzja, aby zużyć energię mentalną. Całkiem możliwe, że większość decyzji danego dnia można podjąć szybko, w ciągu kilku sekund, bez żadnego ryzyka. Innymi słowy, prawdopodobnie za bardzo się tym martwiłeś. Farnam Street bada tę zasadę decyzji odwracalnych i nieodwracalnych, pokazując siatkę tego, jak należy myśleć o każdej decyzji.

Jeśli rozwiązaniem jest odwracalny - na przykład wiadomość w sieć społeczna, który możesz szybko i łatwo usunąć, lub wersję roboczą artykułu na blogu, którą zawsze możesz edytować, powinieneś poświęcić minimum czasu na myślenie o tym. Po prostu „działaj szybko i niszcz rzeczy”, a oszczędzisz sobie stresu psychicznego związanego z martwieniem się o coś, co można łatwo naprawić.

Jeśli rozwiązanie nieodwracalnie - na przykład wysyłając wiadomość e-mail do 2 milionów subskrybentów - możesz poświęcić część swojej energii na upewnienie się, że jest ona właściwa. Co więcej, jeśli rozwiązaniem jest nieodwracalne i spójne - jak podpisanie dużej umowy czy pięcioletni najem biura - na pewno będziesz chciał poświęcić temu trochę czasu.

Jeff Bezos zagłębia się w to podejście do podejmowania decyzji w jednym ze swoich listów do akcjonariuszy:

„Niektóre decyzje są konsekwencje i nieodwracalne lub prawie nieodwracalne – są to drzwi jednokierunkowe – i te decyzje muszą być podejmowane metodycznie, ostrożnie, powoli, z dużą ilością przemyśleń i konsultacji. Jeśli idziesz i nie podoba Ci się to, co widzisz po drugiej stronie, nie będziesz mógł wrócić do miejsca, w którym byłeś wcześniej. Możemy nazwać te decyzje typem 1. Jednak większość decyzji taka nie jest – można je zmienić, odwrócić – prowadzą one do obu stron”. 

Według Bezosa ten drugi rodzaj decyzji „można i należy podejmować szybko”. Spróbuj myśleć o swoich decyzjach w ten sposób i zobacz, jak szybko możesz podjąć te, które będą odwracalne.

11. Własny kalendarz

Chris Dixon, partner i inwestor w a16z, powiedział kiedyś: „Twoja skrzynka odbiorcza to lista rzeczy do zrobienia innych osób”. Zbyt wiele osób reaguje, a nie proaktywnie, korzystając z konta G-Suite. Czas przejąć kontrolę. Powiedz „Nie” kolejnemu zaproszeniu w kalendarzu. Odłóż nieważne e-maile na później, aby móc lepiej na nie odpowiedzieć. Użyj „3 Ds”, aby dostać się do zera w skrzynce odbiorczej, i trzymaj swój Kalendarz Google z dala od niepotrzebnych spotkań, w których nie musisz uczestniczyć. Ta wskazówka jest bardzo prosta, ale mimo to ważna. Zarządzaj swoim kalendarzem i swoim czasem. Należy do ciebie i nikogo innego.

12. Nie jedz żaby

Niektóre wskazówki dotyczące produktywności mówią, że najtrudniejszym i najbardziej zniechęcającym zadaniem powinieneś zająć się z samego rana, aby od tego momentu wszystko inne stało się łatwiejsze – jest to wyrażenie znane jako „zjedzenie żaby”. Nie jest to naprawdę zalecane w celu uzyskania optymalnej wydajności. Zjedzenie żaby może pozbawić Cię energii na początku dnia, a po południu przyniesie pecha.

Zamiast zajmować się najpierw najtrudniejszym zadaniem, powinieneś zająć się tym, w czym jesteś najlepszy. Czy jest jakieś zadanie, które odkładasz na później, a które spowalnia Twój zespół? Zrób to najpierw i wyrzuć to ze swojego umysłu. Po wykonaniu tego zadania możesz odzyskać kontrolę nad swoimi priorytetami i czasem.

13. Zapomnij o trudnych porannych czynnościach i bogatych, zdrowych śniadaniach.

Nie musisz jeść dużego śniadania ani robić skomplikowanego smoothie, które widziałeś codziennie na Instagramie. Kolejnym błędnym przekonaniem na temat produktywności jest to, że musisz wstawać wcześnie i mieć solidną poranną rutynę, aby się zmotywować. Chociaż poranna rutyna pomaga Ci zaplanować dzień na sukces, ponieważ zaznaczyłeś już kilka pól na liście rzeczy do zrobienia (np. pościelenie łóżka, wzięcie prysznica, zrobienie kawy, zaczerpnięcie świeżego powietrza lub ćwiczenia), nie jest konieczne jego posiadanie. Jeśli konsekwentna poranna rutyna pozwala Ci być produktywnym, rób to dalej. Ale niektórzy założyciele tak uważają nocna rutyna może być nie mniej skuteczny.

14. Zamiast tego wypróbuj wieczorną rutynę. Zarządzanie czasem.

Wieczorna rutyna polega na przygotowaniu się na kolejny dzień pracy, abyś mógł od razu rano rozpocząć efektywny proces pracy. Może to obejmować wyczyszczenie skrzynki odbiorczej i Slacka, ustawienie trzech najważniejszych priorytetów na jutro, medytację przez 30 minut, a nawet ustawienie w kalendarzu przypomnienia o porze snu, aby wyłączyć urządzenia i zrelaksować się. Zamiast logować się do AM i spędzać pierwszą godzinę dnia na myśleniu o swoich priorytetach, masz już je rozplanowane i możesz spędzić tę godzinę na faktycznym załatwianiu spraw. Co więcej, ustawienie regularnej pory snu poprawia jakość snu, dzięki czemu możesz budzić się bardziej wypoczęty i gotowy na nowy dzień.

15. Znajdź swój szczyt

Czy jesteś porannym człowiekiem czy nocnym markiem? Czy kiedykolwiek czułeś się winny, że nie zostałeś uwzględniony w normalnych godzinach pracy wynoszących od 9 do 5? Nie jesteś sam. Każdy ma swój własny „czas szczytu” lub „czas przepływu”, czyli 60-90 minut w ciągu dnia, kiedy jesteś w idealnym stanie. Twój mózg pracuje na pełnych obrotach, bez wysiłku potrafisz skupić się niczym laser i po prostu nie można Cię zdezorientować.

U niektórych szczyt może wystąpić wczesnym rankiem. Dla innych może być już południe. Inni mogą czuć się najlepiej między 23:00 a tuż po północy, robiąc w tej godzinie więcej niż przez cały poprzedni dzień. W międzyczasie zastanów się trochę, o której porze dnia zazwyczaj jesteś „w strefie” i staraj się nie planować w tym czasie żadnych przyziemnych zadań i spotkań. Zarządzanie czasem

16. Nie ubieraj się, żeby odnieść sukces.  

Stare powiedzenie mówi: „Ubierz się, aby odnieść sukces”. W dzisiejszych czasach, w post-COVIDowym świecie pracy zdalnej, komfortowy ubiór jest ważniejszy. Staje się jeszcze bardziej integralną częścią życia zawodowego, zwłaszcza teraz, gdy większość ludzi pracuje z domu. Piżamy, bluzy, spodenki, klapki – wszystko, co pozwoli Ci osiągnąć najlepszy wynik. (Oczywiście, jeśli prowadzisz ważną rozmowę wideo z potencjalnym klientem lub partnerem, możesz założyć coś, co będzie prezentować się na ramionach).

Utrzymanie prostoty garderoby również pomaga uniknąć zmęczenie od decyzje , jak wcześniej wspomniano. Na przykład były prezydent USA Barack Obama nosi tylko dwa rodzaje garniturów: szary i niebieski. Wyjaśnia dalej: „Samo podejmowanie decyzji ogranicza zdolność do podejmowania dalszych decyzji... Musisz skupić swoją energię na podejmowaniu decyzji”. Oprócz uwolnienia energii, uwolnisz także czas. Każda minuta mniej, którą spędzasz na martwieniu się o to, w co się ubierzesz, to dodatkowa minuta, w której możesz zrobić coś ważnego.

Minimalizuj liczbę decyzji

Ta koncepcja sprawdza się nie tylko w przypadku odzieży, ale na wiele sposobów, pomaga utrzymać koncentrację i odzyskać siły mentalne. Zminimalizuj liczbę decyzji, które musisz podjąć w ciągu dnia, a staniesz się znacznie bardziej efektywny. Czasami korzystanie z narzędzi cyfrowych w celu podzielenia czasu i uwagi nie wystarczy. Być może będziesz musiał fizycznie oddziel się od stresujących rozrywek, szczególnie podczas pracy w domu.Widzisz piętrzące się naczynia w zlewie. Brudne pranie patrzy na ciebie z rogu pokoju. W tle w telewizji odtwarzany jest cykl codziennych wiadomości. Te rozrywki kierują Twoją uwagę do momentu, w którym dodajesz kilka niedzielnych zadań domowych do swojej listy zadań do wykonania w dniu pracy.W takich przypadkach najlepiej jest fizycznie zmienić pokój i stworzyć oddzielną przestrzeń do pracy, oddzieloną od reszty życia domowego.

сть много wskazówki, jak stworzyć coś idealnego domowa przestrzeń do pracy dla freelancerów i przedsiębiorców. Wszystko, czego teraz potrzebujesz, to podjąć decyzję, czy faktycznie to zrobisz – stworzyć wyjątkowe miejsce do pracy, które postawi ścianę między tobą a brudnymi naczyniami lub przynajmniej odciągnie cię od kuchni.

18. Zrób trzy rzeczy przed lunchem. Zarządzanie czasem.

Ta wskazówka dotycząca produktywności pochodzi od Michaela Karnjanaprakorna, współzałożyciela platformy edukacyjnej online Skillshare, a ostatnio założyciela Otis, narzędzia inwestycyjnego dla alternatywnych majątek w oparciu o blockchain. W Skillshare jedną z codziennych mantr Karnjanaprakorna było: „Zrób trzy rzeczy przed lunchem”. Nie musiały być ważne – po prostu coś, co było na twojej liście rzeczy do zrobienia, aby popchnąć igłę do przodu. Łatwo jest przeczytać artykuły lub zagubić się w skrzynce odbiorczej przez pierwszą połowę dnia, a potem do południa możesz czuć niedosyt. Potem ciśnienie wzrasta i przez resztę dnia czujesz się opóźniony. Metoda „trzech rzeczy przed lunchem” eliminuje te uczucia, ponieważ odhaczyłeś już część swoich zadań, a następnie nagrodziłeś się jedzeniem i przerwą.

19. Jeśli masz wątpliwości, po prostu to zdobądź coś Gotowe

Nadal nie jesteś pewien, czy te techniki zwiększające produktywność są dla Ciebie odpowiednie? Czy nadal masz poczucie, że jesteś nieproduktywny? Jeśli masz wątpliwości, po prostu coś zrób. Działanie jest lepsze niż perfekcja. Badania wykazały, że mózg otrzymuje dawkę dopaminy, gdy zadanie jest zaznaczone. Innym powodem, dla którego warto dzielić pracę na mniejsze części za pomocą systemu Kanban, jest możliwość zrobienia niewielkiego postępu za każdym razem, gdy przesuwasz kartę Trello do przodu lub oznaczysz zadanie Asany jako „ukończone”. Godzina robienia czegoś jest cenniejsza niż 10 godzin myślenia o tym.

20. Optymalizacja, automatyzacja, outsourcing

Niektórzy założyciele twierdzą, że zestaw wskazówek i taktyk nie jest odpowiedzią na produktywność i że naprawdę potrzebujesz całego systemu krok po kroku, który zapewni ci czas i skupienie. Ari Maisel jest jednym z takich przedsiębiorców, a jego metoda OAO (Optymalizacja, Automatyzacja, Outsourcing) okazała się zmieniać życie.

Krótko o koncepcji OAO: 

  1. Optymalizacja - przejrzyj wszystkie swoje systemy i procesy i zoptymalizuj je do tego stopnia, że ​​każdy członek Twojego zespołu może je wykonać, więc Ty nie musisz już tego robić.
  2. Automatyzacja. Następnie zautomatyzuj tak bardzo, jak to możliwe, teraz, gdy wszystkie systemy i procesy są już zmapowane. Dostępnych jest do tego niezliczona ilość narzędzi niewymagających kodu, takich jak Zapier.
  3. Outsourcing - wreszcie, po optymalizacji i automatyzacji, możesz teraz zlecić wszystko, co pozostało. Obejmuje to zatrudnienie wirtualnego asystenta lub delegowanie członkowi zespołu, a system Ari dokładnie podpowie Ci, jak to skutecznie zrobić.

АЗБУКА

Często zadawane pytania (FAQ) Zarządzanie czasem i produktywność

  1. Czym jest zarządzanie czasem?

    • Odpowiedź: Zarządzanie czasem to umiejętność efektywnego zarządzania i wykorzystania dostępnego czasu do osiągnięcia celów. Obejmuje planowanie, ustalanie priorytetów zadań, wyznaczanie terminów i optymalizację procesów.
  2. Jak zwiększyć produktywność poprzez zarządzanie czasem?

    • Odpowiedź: Zwiększoną produktywność można osiągnąć poprzez wyznaczanie konkretnych celów, tworzenie planów działania, skuteczne ustalanie priorytetów zadań, stosowanie technik zarządzania czasem takich jak metoda Pomodoro oraz ciągłe uczenie się i doskonalenie.
  3. Jakie są metody zarządzania czasem?

    • Odpowiedź: Istnieje wiele technik zarządzania czasem, w tym GTD (Getting Things Done), metoda Pomodoro, macierz Eisenhowera, analiza ABCD, technika 2 minut i inne. Każda metoda jest odpowiednia dla różnych osób, a wybór zależy od indywidualnych preferencji.
  4. Jak stworzyć skuteczny plan działania?

    • Odpowiedź: Aby stworzyć skuteczny plan działania, określ konkretne cele, podziel je na mniejsze zadania, ustal priorytety, wyznacz terminy, skorzystaj z listy rzeczy do zrobienia i regularnie aktualizuj swój plan zgodnie ze zmianami priorytetów.
  5. Jak radzić sobie z prokrastynacją?

    • Odpowiedź: Aby walczyć z prokrastynacją, identyfikuj powody odkładania zadań na później, ustalaj realistyczne terminy, dziel duże zadania na mniejsze, korzystaj z technik motywacyjnych, takich jak nagrody, i przeprowadzaj regularną samoocenę.
  6. Jak uniknąć przeciążenia informacyjnego?

    • Odpowiedź: Unikaj przeciążenia informacjami, ograniczając czas spędzony w sieci społeczne, skupiaj się na kluczowych informacjach, korzystaj z narzędzi do organizowania zadań i ustalania ich priorytetów, takich jak listy zadań do wykonania i aplikacje do zarządzania zadaniami.
  7. Jak zachować równowagę pomiędzy pracą a życiem prywatnym?

    • Odpowiedź: Zachowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym można osiągnąć poprzez jasne rozgraniczenie czasu pracy i czasu osobistego, ustalenie granic i priorytetowe traktowanie zdrowia i wypoczynku. Ważne jest również, aby w razie potrzeby móc odmówić niepotrzebnych zobowiązań.