Производительность сотрудников – это мера эффективности и результативности их труда в рабочей среде. Управление производительностью играет ключевую роль в достижении целей организации. Вот несколько факторов, которые могут влиять на производительность сотрудников:

  1. Мотивация: Сотрудники, которые мотивированы, обычно более продуктивны. Мотивация может быть связана с вознаграждением, признанием, интересными задачами и другими факторами.
  2. Ясные цели и ожидания: Когда сотрудники понимают свои цели и ожидания, им легче ориентироваться и достигать результатов.
  3. Обучение и развитие: Предоставление сотрудникам возможности для обучения и профессионального развития может способствовать повышению их квалификации и, следовательно, производительности.
  4. Эффективное руководство: Руководители, которые обладают навыками эффективного управления, могут вдохновлять и направлять своих подчиненных, способствуя повышению производительности.
  5. Коммуникация: Хорошая коммуникация внутри организации способствует пониманию задач, снижает вероятность ошибок и помогает устранять препятствия на пути к выполнению задач.
  6. Рабочая среда: Комфортное и поддерживающее рабочее пространство может положительно сказаться на физическом и эмоциональном благополучии сотрудников.
  7. Технологии и инструменты: Использование современных технологий и эффективных инструментов может улучшить рабочий процесс и увеличить производительность.
  8. Баланс между работой и личной жизнью: Сотрудники, которые могут поддерживать равновесие между работой и личной жизнью, часто более эффективны и меньше подвержены стрессу.
  9. Оценка и обратная связь: Регулярная оценка производительности и предоставление конструктивной обратной связи помогают сотрудникам понимать свои сильные стороны и области для улучшения.

Успешное управление производительностью требует комплексного подхода, учитывающего различные аспекты трудового процесса и индивидуальные особенности сотрудников.

Теперь, когда у нас есть достойная точка опоры, давайте рассмотрим некоторые инструменты и методы, которые научат вас управлять временем вашей команды и повысить продуктивность .

1. Разработка  календаря проекта. Производительность сотрудников.

Разработка календаря проекта и управление производительностью сотрудников взаимосвязаны и являются важными элементами успешного выполнения задач. Вот шаги и рекомендации по этим двум аспектам:

1. Определение Целей и Задач Проекта:

  • Выясните конечные цели проекта.
  • Разделите цели на более мелкие задачи.

2. Производительность сотрудников / Определение Сроков:

  • Проработайте детали сроков выполнения каждой задачи.
  • Учтите зависимости между задачами.
  • Определите критические пути.

3. Разработка Календаря Проекта:

  • Используйте профессиональные инструменты для создания графика проекта (например, Gantt-диаграмма).
  • Включите в календарь все этапы проекта, с учетом сроков и зависимостей.

4. Производительность сотрудников . Ресурсное Планирование:

  • Определите, какие ресурсы (люди, технологии, финансы) потребуются для каждой задачи.
  • Распределите ресурсы равномерно и эффективно.

5. Учет Производительности Сотрудников:

  • Установите четкие ожидания по производительности для каждой задачи.
  • Обеспечьте прозрачность в отношении целей проекта и роли каждого сотрудника.
  • Предоставляйте обратную связь и поддержку.

6. Мониторинг и Контроль:

  • Регулярно отслеживайте прогресс проекта и производительность сотрудников.
  • Внесите коррективы в график и план работы при необходимости.
  • Реагируйте на риски и проблемы немедленно.

7. Производительность сотрудников . Коммуникация и Сотрудничество:

8. Поддержка Сотрудников:

  • Обеспечьте сотрудников необходимыми ресурсами и обучением.
  • Уделяйте внимание их благополучию и мотивации.

9. Оценка Производительности:

  • Проводите регулярные оценки производительности и анализируйте результаты.
  • Используйте данные для постоянного улучшения процессов.

10. Постоянное Улучшение:

  • Применяйте опыт из предыдущих проектов для оптимизации процессов.
  • Разрабатывайте и внедряйте новые методы управления проектами и производительностью.

Эффективное управление проектом и производительностью сотрудников требует систематического подхода и гибкости для адаптации к изменениям и новым условиям.

2. Создайте список приоритетов, начиная с наиболее трудоемких действий и заканчивая наименьшими.

Представьте себе это. Вы красиво расставили задачи для членов вашей команды на день. Там все выложено, чтобы они могли заполнить и отметить по одному. Звучит хорошо, правда? Но сейчас проблема в том, что задачи разной сложности и продолжительности (сложные задачи, скорее всего, отнимут больше времени). Так как же обеспечить наиболее продуктивное и своевременное выполнение задач командами?

Можно было бы ошибочно предположить, что выполнение в первую очередь более управляемых задач откроет путь для более сложных и даст вам толчок к продолжению работы. Производительность сотрудников

Тем не менее, недавнее исследование, в котором изучались уровни остроты зрения врачей по сравнению с их рабочей нагрузкой, и приоритет был отдан менее сложным случаям, было показано, что расстановка приоритетов более легких задач перед сложными имеет только краткосрочные преимущества, но хуже в долгосрочной перспективе. Что мы можем извлечь из этого?

Как менеджеры, поощряйте членов вашей команды решать более сложные задачи в качестве приоритета. Почему? Потому что нам легче отвлекаться от более сложных задач и расставлять приоритеты по более легким. Это дает нам ощущение выполненного долга.

3. Регулярно измеряйте и отслеживайте производительность.

регулярное измерение и отслеживание производительности являются важными элементами эффективного управления проектами и работой сотрудников. Вот несколько ключевых шагов по этому вопросу:

  1. Установление Ключевых Показателей Эффективности (KPI):

    • Определите основные параметры, которые наилучшим образом отражают производительность вашего проекта и сотрудников.
    • Эти KPI могут включать в себя сроки выполнения задач, качество результатов, бюджетные параметры и другие.
  2. Регулярные Оценки Производительности:

    • Проводите регулярные (например, еженедельные или ежемесячные) оценки производительности.
    • Сравнивайте фактические результаты с планами и ожиданиями.
  3. Производительность сотрудников . Использование Инструментов Управления Проектом:

    • Воспользуйтесь специальными инструментами управления проектом для мониторинга прогресса.
    • Gantt-диаграммы, доски задач, системы отслеживания времени могут быть полезными инструментами.
  4. Обратная Связь и Диалог:

    • Проводите регулярные встречи для обсуждения прогресса и решения возможных проблем.
    • Предоставляйте обратную связь сотрудникам, чтобы они понимали, как их работа соответствует целям проекта.
  5. Производительность сотрудников . Коррекция Планов:

    • В случае отклонений от плана, корректируйте график и ресурсы.
    • Реагируйте на негативные тенденции и риски, принимая меры по их предотвращению или управлению.
  6. Оценка Индивидуальной Производительности:

    • Разрабатывайте системы оценки индивидуальной производительности.
    • Учитывайте вклад каждого сотрудника в общий результат.
  7. Производительность сотрудников . Систематический Анализ Процессов:

    • Проводите анализ эффективности рабочих процессов.
    • Ищите способы оптимизации и улучшения производительности.
  8. Использование Автоматизации:

    • Внедряйте инструменты автоматизации для сбора данных о производительности.
    • Это может упростить процесс отслеживания и предоставления аналитики.
  9. Производительность сотрудников . Формирование Отчетов:

    • Регулярно составляйте отчеты о производительности для руководства и команды проекта.
    • Делитесь результатами и планами на будущее.
  10. Непрерывное Улучшение:

  • Используйте данные об оценке производительности для непрерывного совершенствования процессов и методов работы.

Регулярное измерение и отслеживание производительности помогают выявлять проблемы на ранних этапах и предотвращать возможные задержки в проекте.

4. Обратите внимание на обычные действия, отнимающие время на рабочем месте. Производительность сотрудников

Выявление действий, которые тратят впустую время, может повысить продуктивность ваших сотрудников и сэкономить их время за счет устранения нежелательных задач и отвлекающих факторов из их рабочего распорядка. Вот некоторые типичные виды деятельности, которые тратят впустую время на рабочем месте :

  1. Отвлекающие факторы в социальных сетях
  2. Постоянная проверка писем
  3. Отсутствие приоритетных задач
  4. Просто откладывать
  5. Непродуктивные встречи
  6. Случайные разговоры

За исключением случайных разговоров и непродуктивных встреч, все остальное относительно легко контролировать. Это просто вопрос самообладания. Но от встреч и непринужденных бесед трудно отказать. Простое решение для непродуктивных встреч — делать все как можно проще. Составьте повестку дня, дайте CTA и завершите встречу. Предложите этот совет своим сотрудникам, которые слишком вежливы, чтобы отказываться от случайных разговоров. В таких ситуациях сотрудник может установить сигнал об окончании разговора, после чего громкий сигнал можно использовать как козла отпущения, чтобы вернуться к работе.

5. Берегитесь рабочего места или усталости от удаленной работы. Производительность сотрудников

Позже мы рассмотрим некоторые отвлекающие факторы, которые могут вызвать усталость. Здесь мы рассмотрим, что вы можете активно делать, чтобы не утомлять своих сотрудников во время работы.

Лучше делать перерыв от пяти до десяти минут на каждые пятьдесят-шестьдесят минут работы, чем делать более длительные перерывы после длительных периодов работы.

  • Выйдите на улицу : находитесь ли вы в офисе или работаете из дома , времяпрепровождение на улице может помочь с усталостью. Будет еще лучше, если будет хорошая погода. Вам не нужно учиться, чтобы понять, что сидеть за столом весь день вредно.
  • Организуйте социальные мероприятия : в офисе или через Zoom, наличие места, где ваши сотрудники могут просто расслабиться и не разговаривать о работе, но быть в компании друг друга, помогает от усталости.
  • Индивидуальные проверки: несмотря на то, что проверки могут быть трудоемкими, они покажут вашим командам, что вам не все равно. Время от времени проверяйте их — не на их работоспособность, а на их общее самочувствие.

6. Выявляйте различные источники отвлекающих факторов и справляйтесь с ними.

Управление отвлекающими факторами является важной частью обеспечения эффективности и производительности работы сотрудников. Вот несколько шагов по выявлению и справлению с различными источниками отвлекающих факторов:

1. Проведение Анализа:

  • Проведите анализ рабочей среды и процессов, чтобы выявить потенциальные источники отвлекающих факторов.
  • Спросите у сотрудников о том, что их мешает в работе.

2. Производительность сотрудников . Определение Основных Отвлекающих Факторов:

  • Идентифицируйте основные факторы, которые могут влиять на производительность, такие как посторонние шумы, неудобная мебель, недостаток оборудования и т.д.

3. Оценка Отвлекающих Тенденций:

  • Оцените, насколько часто и на каком этапе работы сотрудники подвергаются отвлекающим факторам.

4. Производительность Сотрудников . Обучение Сотрудников:

  • Проводите обучение по методам справления с отвлекающими факторами, таким как техники управления временем и концентрации.

5. Регулирование Рабочей Среды:

6. Управление Технологиями:

  • Рассмотрите использование инструментов и приложений для блокировки отвлекающих уведомлений или управления временем, например, техники Помодоро.

7. Производительность Сотрудников .  Установление Границ:

  • Определите четкие границы между личной и рабочей жизнью.
  • Поощряйте сотрудников выделять время для отдыха и восстановления энергии.

8. Управление Задачами:

  • Разбивайте задачи на более мелкие, управляемые блоки, чтобы уменьшить чувство перегруженности.

9. Проведение Регулярных Перерывов:

  • Поощряйте сотрудников делать короткие перерывы, чтобы снять напряжение и восстановить концентрацию.

10. Производительность Сотрудников . Обратная Связь и Поддержка:

  • Проводите регулярные беседы с сотрудниками о том, как они справляются с отвлекающими факторами, и предоставляйте необходимую поддержку.

11. Использование Программ для Управления Задачами:

  • Используйте программы для управления задачами и проектами для более эффективной организации рабочего процесса.

12. Формирование Привычек:

  • Поощряйте развитие положительных рабочих привычек, таких как установка регулярного расписания работы и последовательность выполнения задач.

13. Производительность Сотрудников . Постоянное Изучение и Адаптация:

  • Следите за тем, как изменения в рабочей среде и условиях влияют на отвлекаемость сотрудников, и адаптируйте стратегии управления соответственно.

Решение проблемы отвлечения требует системного подхода и постоянного внимания к потребностям сотрудников и условиям работы.

Использование инструментов управления временем. Производительность сотрудников

Итак, какие инструменты вы можете использовать для измерения рабочего времени ваших сотрудников? Давайте погрузимся в два популярных инструмента тайм-менеджмента.

1. Time Doctor

Производительность сотрудников

Time Doctor позволяет вам настраивать и организовывать все ваши ежедневные задачи, отслеживая время, затрачиваемое на каждую задачу, в режиме реального времени.

Учет времени можно настроить для вашей работы в целом или для конкретных задач (которые добавляют к общему времени, затраченному на все задачи).

Одна из лучших особенностей этого инструмента заключается в том, что он перестает отслеживать, когда в вашей системе нет активности в течение определенного времени. Эта функция может быть активирована в зависимости от вашего смещения времени.

В конце дня он отправляет вам сводку вашего тайм-менеджмента для каждой задачи.

2. Toggl Track  Производительность сотрудников

Toggl Track — это удобный инструмент для управления временем, который можно запустить на всех ваших устройствах. Ваше время можно отслеживать и синхронизировать на нескольких устройствах.

Пара интересных функций этого приложения заключается в том, что оно генерирует ваши отчеты в форматах CSV и PDF и отправляет вам напоминания по электронной почте для целей.

Заключение

Кое-что из того, что упомянуто в этой статье, не влияет напрямую на производительность сотрудников, но определенно повлияет на их общее время и эффективность работы. Производительность сотрудников

Хорошо организованные задачи и ресурсы сэкономят время и позволят сотрудникам работать более продуктивно. Поощряйте своих сотрудников расставлять приоритеты в своих задачах от самых сложных к самым простым для достижения максимальной производительности. Найдите время, чтобы регулярно следить за их успехами и видеть, где им нужна помощь. При этом представьте им ключевые моменты, чтобы они могли лучше запоминать информацию. Примите меры, чтобы ваши сотрудники не перегружались и не выгорали. Вовлекайте в свои команды положительное подкрепление, чтобы они своевременно выполняли свои задачи. Наконец, используйте инструменты измерения времени, чтобы собрать данные об эффективности ваших команд, чтобы принимать правильные решения по повышению их производительности.

Выполняя их для измерения времени и производительности сотрудников, убедитесь, что вы следуете тому, что вы их поощряете. Лучше подавать пример.