A redação comercial é uma comunicação empresarial eficaz; é importante que todos os funcionários tenham boas habilidades de redação comercial.
Cada funcionário precisa enviar e-mails, desenvolver propostas comerciais e redigir relatórios comerciais de tempos em tempos. Portanto, boas habilidades de redação comercial são cruciais, juntamente com boas habilidades de comunicação.
Habilidades de comunicação escrita também podem fazer uma grande diferença na hora de se candidatar a empregos. Para alguns, esta pode ser a etapa final na validação do seu trabalho.
Habilidades de redação empresarial
Esteja você criando um documento comercial ou escrevendo uma nota simples, boas habilidades cartas comerciais podem ajudar muito. É mais do que apenas uma boa estrutura de frases, tom profissional e gramática adequada.
Abaixo estão algumas habilidades importantes de redação comercial nas quais você deve trabalhar.
1. Linguagem simples
A primeira regra para se tornar um grande escritor de negócios é aprender a usar sempre uma linguagem simples. Uma boa escrita geralmente não inclui muitas palavras complicadas.
Criar conteúdo fácil de ler significa torná-lo fácil de entender.
Para fazer isso, você pode usar palavras curtas comumente conhecidas. Se não houver uma palavra mais curta para uma palavra complexa, use uma frase curta para descrevê-la.
Além disso, você pode se concentrar em evitar adjetivos e tentar usar a voz ativa.
Uma escrita eficaz é quando você consegue se comunicar facilmente e expressar sua mensagem de forma rápida e eficaz. ponto de vista.
Portanto, você também deve tentar evitar verbos ocultos. Ou seja, deixar seu email mais personalizado resolverá automaticamente esse problema.
Por exemplo, em vez de dizer “Gostaríamos de ajudar”, você poderia dizer: “Gostaríamos de ajudá-lo”.
Este último não é apenas mais curto e direto, mas também parece mais amigável.
Usar uma linguagem tão direta e clara é mais eficiente, rápido e eficaz. Se o seu leitor é diferente funcionário ou cliente, é sempre melhor simplificar o texto para o seu público.
2. A capacidade de distinguir opinião de fatos
Os redatores de negócios devem tomar precauções extras durante o processo de redação, porque a maior parte da redação comercial exclui a opinião pessoal.
Embora você não esteja escrevendo nenhum trabalho acadêmico aqui, você ainda precisa ter certeza de que os fatos estão claros.
Enquanto isso, os documentos comerciais devem estar isentos de opiniões pessoais. A única adição razoável à opinião pessoal é quando você faz recomendações.
Em todos os outros casos, é melhor não acrescentar opiniões. No entanto, em alguns casos raros, poderá ser necessário expressar a sua opinião.
Nesses casos, você deve saber a diferença entre expressar uma opinião objetiva e uma opinião pessoal.
Em qualquer caso, os redatores de negócios devem ser capazes de distinguir opiniões de fatos.
É extremamente importante manter isso para evitar mal-entendidos. Quer seus leitores sejam partes interessadas internas ou externas, certifique-se de que sua escrita esteja livre de ambiguidades.
Além disso, se você expressar seu ponto de vista sobre algo, deixe claro que esta é a sua opinião.
3. Carta comercial. Concisão e brevidade
Independentemente do seu estilo de escrita, você precisa aprender a ser conciso. Qualquer carta comercial deve ser curta e direta.
Usar uma linguagem concisa consiste basicamente em remover quaisquer palavras e frases desnecessárias que não servem a um propósito direto.
Por exemplo, ao escrever e-mail você pode escrever: “Estou enviando este e-mail para avisar que você precisa enviar seu trabalho até segunda-feira”.
A primeira parte desta frase não precisa estar aqui, pois é óbvio que você está enviando um email.
Em vez disso, você deve escrever: “Você precisa entregar seu trabalho até segunda-feira”.
No entanto, este é um exemplo extremamente simples. A concisão e a brevidade são de grande importância ao redigir documentos como relatórios comerciais.
Isso ocorre porque a maioria dos seus leitores não terá tempo de folhear várias páginas ou parágrafos.
Uma boa regra é tornar as informações facilmente acessíveis.
Além disso, aqui estão algumas coisas que você pode fazer:
- Sempre foque em fatos e informações.
- Atenha-se ao tópico
- Use três palavras ou menos em cada parágrafo, a menos que esteja explicando algo.
- Use palavras curtas e mantenha a mesma escolha de palavras durante todo o processo
- Evite advérbios e adjetivos desnecessários
- Evite toda ambigüidade e sempre busque a clareza.
Mantenha suas frases curtas e tente apresentar as informações mais importantes no início ou no primeiro parágrafo.
Se houver uma frase estranha, divida-a em várias e guarde as partes relevantes.
4. Carta comercial. Manter o objetivo
É fundamental garantir que toda forma de comunicação empresarial atenda a um propósito claro.
Você deve se concentrar em garantir que sua carta comercial defina claramente seu propósito. Também é melhor manter uma finalidade única para cada documento.
Por exemplo, se você estiver enviando um anúncio para toda a empresa aos funcionários, deixe isso claro desde o início.
A maioria das pessoas pode não conseguir realizar todas as comunicações comerciais, especialmente se elas parecerem estereotipadas e repetitivas.
Portanto, você pode evitar isso certificando-se de que todos os documentos comuniquem a finalidade imediatamente.
É por isso que a maioria dos artigos começa com uma explicação do que será discutido.
Mais importante ainda, você não deve se desviar desse objetivo enquanto trabalha no documento. Use outros documentos se houver algo para conversar.
Sua mensagem deve abordar apenas uma ideia principal de cada vez. Portanto, evite pensamentos confusos e pratique mensagens com um único propósito.
5. Saiba quem é o seu público
Embora isso possa parecer óbvio, ainda é uma habilidade importante, especialmente se a sua redação comercial for de natureza mais externa do que interna.
Embora você deva compreender o propósito de sua carta, também é importante saber quem é seu leitor.
Isso ajuda a direcionar o público-alvo para uma pessoa ou público específico. Este é o mesmo caso, quer você esteja escrevendo um e-mail para alguém ou enviando uma mensagem para as massas.
Além disso, conhecer seu público também significa entender como funciona sua mente.
Por exemplo, se estiver escrevendo um e-mail para colegas de trabalho, você deve mantê-lo curto e informal.
Da mesma forma, se estiver enviando um e-mail para um cliente, você deve ser formal, claro e simples.
Portanto, é sempre melhor conhecer o seu público no mundo dos negócios, pois isso o ajudará a atender às suas necessidades.
Seu público pode influenciar ativamente as seguintes coisas:
- a linguagem que você usa; cada palavra pode ser diferente quando se consideram públicos diferentes.
- Quais ferramentas você usa e em que capacidade.
- A eficácia do que você escreve ao longo do tempo.
- Seu tom de conversa está entre o profissional e o completamente casual.
- Quais são os pontos importantes que você deseja mencionar?
Além disso, também pode afetar o comprimento da sua carta. Por exemplo, se você estiver escrevendo um relatório de negócios para a alta administração, você você deve anotar os pontos principais na primeira página na forma de parágrafos curtos.
6. Carta comercial. Formatação
Maneira rápida Melhore suas habilidades redação comercial - desenvolva habilidades de formatação. Existem muitos erros comuns cometidos durante a formatação que podem levar a problemas complicados.
Seus esforços de formatação devem sempre garantir a máxima eficiência. Não comece a escrever antes de ter uma ideia clara de como o documento deve ser formatado.
A ideia é permitir que os leitores visualizem rapidamente qualquer documento sem complicações.
Mas isso não significa que você deva adicionar muitos elementos de formatação; isso pode distrair seus leitores.
Isso se aplica a todas as formas de redação, seja você escrevendo relatórios, e-mails ou criando uma apresentação.
Aqui estão algumas coisas que se enquadram na formatação:
- Use negrito, itálico e sublinhado.
- Destaque elementos de texto específicos.
- Usando cores diferentes para as diferentes palavras que você deseja colorir.
- Uso de parágrafos e numeração.
- Uso de títulos e subtítulos.
- Mantém a estrutura das frases e o alinhamento do texto.
A formatação deve permanecer a mesma em todos os documentos. Por exemplo, se você estiver escrevendo um relatório, a mesma formatação deverá ser aplicada ao corpo e às Perguntas frequentes (se aplicável).
7. Carta comercial. Revisão, edição e revisão
Melhor ferramenta verificações gramaticais - é você. Essa habilidade é útil em todos os tipos de escrita.
Esta é a melhor maneira de se tornar um escritor melhor, porque você está melhorando ativamente a si mesmo e à sua escrita.
A revisão envolve verificar se sua escrita segue as diretrizes de estilo, formato e outros aborrecimentos.
Além disso, verifica os fatos, links e precisão do seu conteúdo. Além disso, esta também é uma ótima maneira de eliminar vozes passivas desnecessárias.
Você pode então fazer alterações significativas em seu conteúdo. Caso contrário, não faz sentido editá-lo sozinho.
Uma boa prática é voltar a escrever dia sim, dia não. No entanto, isto só funcionará se você estiver trabalhando em uma proposta ou relatório.
Editar envolve manter o que foi escrito ou atualizá-lo após sua conclusão. Por exemplo, pode ser necessário revisar um relatório depois de mostrá-lo ao seu gerente.
Durante essas etapas, tente verificar se há erros de digitação, de sintaxe e gramaticais. Concentre-se na legibilidade geral e no fluxo do documento.
Além disso, você também deve adquirir uma ferramenta de corretor ortográfico. Isso pode facilitar o processo de revisão e edição, mas tente primeiro aprimorar suas habilidades, em vez de depender de ferramentas.
8. Carta comercial. Atitude e ponto de vista
Conhecer o seu público é uma coisa, mas também é importante entender como a sua escrita pode impactá-lo.
Existem diferentes níveis de significado em sua escrita. Você deve estar ciente de todos eles e do impacto que podem ter.
Abaixo estão algumas coisas que influenciam a atitude e a perspectiva de sua escrita:
- Estrutura geral das frases; por exemplo, frases longas dão a impressão de que o leitor tem conhecimento.
- Escolha de palavras ao longo de sua escrita.
- Todas as expressões, se houver, que você usa, incluindo metáforas e exemplos.
- Pontos de vista que você compartilha, sejam opiniões ou recomendações.
É uma boa prática considerar sempre o ponto de vista do leitor e não o seu.
Grandes ideias geralmente vêm à mente quando você pensa da perspectiva do seu público. O mesmo se aplica às postagens nas redes sociais; eles só funcionam se ressoarem com seu público.
Portanto, o melhor caminho a seguir é pensar na perspectiva deles e ajustar sua escrita de acordo.
Também torna mais provável que o leitor concorde com você e faça o que você deseja que ele faça.
Isto torna importante uma ferramenta para uso em sua organização, especialmente se você estiver em nível gerencial.
Resumir
As habilidades mencionadas acima dependem principalmente de sua prática consistente de redação comercial. Quanto mais você pratica, mais você melhorará automaticamente cada habilidade.
Além disso, você deve fazer um esforço para ler para se tornar uma pessoa melhor. Veja o que os outros estão fazendo de diferente em sua redação comercial e aprenda com isso.
Além disso, você deve sempre atualizar seu conhecimento sobre coisas atuais. Quer se trate de atualizações de idioma ou formato, mantenha-se atualizado.
Por fim, tente descobrir seus pontos fortes e fracos na redação comercial e direcione seus esforços de acordo.
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