A chamada em conferência é uma tecnologia que permite que pessoas em diferentes locais interajam e se comuniquem entre si em tempo real por meio de comunicação de áudio e/ou vídeo. Isso permite que os membros se reúnam e realizem reuniões, discutam questões, tomem decisões e trabalhem em projetos sem sair de seus escritórios ou locais.

Quer criar teleconferências de sucesso que as pessoas anseiam? Esteja você se reunindo com seu chefe, seus clientes ou sua equipe virtual de todo o mundo, aqui estão dez dicas para garantir que tudo corra bem.

Uma das melhores coisas de hoje o negócio é que nunca foi tão fácil ficar conectado com seus colegas, equipe e clientes. Graças à tecnologia moderna, podemos marcar reuniões dinamicamente, organizar reuniões virtuais e manter tudo funcionando perfeitamente de praticamente qualquer lugar do mundo. Hoje, uma das maneiras mais fáceis e populares de manter contato com todos na sua empresa é por meio de teleconferências. Eles não são apenas fáceis de configurar, mas também permitem a colaboração em tempo real para que possíveis problemas sejam resolvidos rapidamente e todos estejam sempre na mesma página.

Quando se trata de eficiência empresarial, existem poucas ferramentas tão simples e eficazes quanto as chamadas em conferência.

1. Organize-se. Chamada de conferência.

Não há nada pior do que uma teleconferência sem um propósito claro. Para tornar sua conferência eficaz, você precisa organizar seu tempo com antecedência. Isso significa que você deve ter tudo o que precisa, incluindo uma agenda, notas e uma lista de tarefas clara. Para realmente causar uma boa impressão, envie uma agenda para a conversa antes de começar, para que todos possam estar na mesma página e saber exatamente o que esperar. Manter-se organizado é a única maneira de ter certeza de que não perderá tempo, inclusive o seu.

2. Conheça seu serviço. Teleconferência.

Sempre reserve um tempo para se familiarizar com o sistema telefônico comercial e/ou serviço de conferência que você está usando antes de a chamada ocorrer. Cada serviço possui características únicas, portanto, saber como tudo funciona pode garantir que a ligação corra bem. Compreender o serviço que você usa também é a melhor maneira de ajudar outros visitantes a navegar nele. Em vez de apenas enviá-los para a página de perguntas frequentes do serviço, você mesmo pode responder às perguntas deles.

Estratégia de crescimento empresarial. O melhor

3. Crie interação. Teleconferência.

As melhores teleconferências permitem que todos os participantes participem. Se tudo o que você faz é falar, as pessoas vão se perguntar por que você não enviou apenas uma nota de voz. Sempre reserve tempo para perguntas e comentários durante a ligação para que todos sintam que têm a chance de participar. Isso garantirá que todos estejam prestando atenção e que tudo o que precisava ser resolvido durante a conversa realmente foi resolvido. Dependendo do tipo de serviço de conferência que você usa (veja nossa lista dos cinco principais serviços gratuitos abaixo), haverá outras maneiras exclusivas de incentivar a participação, incluindo a criação de enquetes e uma seção interativa de perguntas e respostas. Se você planeja usar um desses serviços adicionais, certifique-se de que você e seus membros estejam familiarizados com antecedência sobre como ele funciona.

4. Minimize as distrações. Teleconferência.

Embora um dos benefícios de uma teleconferência seja a capacidade de participar de qualquer lugar, é importante tentar minimizar as distrações para todos, especialmente se você for o anfitrião. Se possível, evite ligar de locais públicos barulhentos ou, se for uma videochamada, lotados. Embora às vezes seja inevitável, esses tipos de distrações podem ser irritantes e podem até impedir que você e seus convidados discutam qualquer coisa que precise ser abordada durante a chamada.

5. Seja pontual. Teleconferência.

Uma das piores maneiras de iniciar uma teleconferência é chegar atrasado. Mesmo cinco minutos depois do horário programado pode deixar seus visitantes irritados e dar a impressão de que você não está aprecie-os tempo. Ligar com antecedência também fará com que os participantes sintam que você está preparado e pronto. Além disso, ajuda seus convidados a evitar aquela mensagem estranha de “você está aqui primeiro”, que pode torná-los o segundo se tiverem as informações corretas da chamada.

6. Prepare recursos visuais.

Nem todas as teleconferências precisam da ajuda de recursos visuais. Mas para alguns, eles realmente melhoram a conversa. Depois de criar sua agenda para a chamada, revise suas anotações e determine se você precisa de recursos visuais. Nesse caso, reserve um tempo para preparar suportes visuais e avise seus convidados que se tratará de uma videoconferência. Se você espera que seus convidados também compartilhem o vídeo, avise-os para que possam se preparar. Não há nada pior para seus convidados do que ser convidado a participar por vídeo quando estão apenas esperando uma chamada de voz.

7. Siga o plano de jogo. Teleconferência.

Embora você possa gastar muito tempo se preparando para a ligação, isso não garante que você realmente cumprirá sua agenda. Tenha em mente o que você deseja alcançar de plantão e faça o seu melhor para ser o mais eficaz possível ao marcar cada caixa. Se você encorajar outras pessoas a participar da competição, você também deve ser o anfitrião para garantir que ninguém mais esteja monopolizando ou simplesmente perdendo tempo. Lembre-se: todos, inclusive você, estão ocupados. Quanto mais tempo a sua ligação demorar e quanto mais fora do assunto ela for, menos as pessoas se lembrarão - e menos entusiasmadas ficarão para a próxima ligação.

8. Quanto mais curto, melhor. Teleconferência.

Em caso de dúvida, opte sempre por teleconferências mais curtas. Embora todos reclamem das teleconferências de trinta minutos que levam uma hora, poucos ficarão incomodados quando na verdade duram apenas vinte minutos. Fique de olho no relógio durante toda a chamada para que você possa fazer o possível para que os participantes saiam na hora certa - ou mais cedo. Não há nada que os funcionários valorizem mais do que reuniões que não ocupem tempo de suas agendas já ocupadas.

9. Forneça notas.

Se você sabe que sua teleconferência será longa ou se há vários tópicos importantes que as pessoas precisam lembrar, é importante fazer anotações para seus convidados depois (ou antes) da teleconferência. Essas notas garantirão que todas as suas perguntas, comentários e ideias mais importantes sejam lembrados, bem como se seus convidados realizarem alguma ação, e os lembrarão do que precisam fazer e quando.

10. Grave a chamada. Teleconferência.

Certifique-se de gravar sua teleconferência para que, se alguém perder, tenha a chance de assisti-la. Gravar a conversa também o ajudará a aprender o que pode fazer melhor na próxima vez, como desacelerar a conversa, melhorar os recursos visuais que você usa ou focar na agenda. Além das notas, compartilhar conversas é bom uma forma de os participantes voltarem e revisarem conforme necessário.

5 teleconferências gratuitas.

Embora existam muitos serviços de conferência pagos excelentes, também existem muitos serviços gratuitos que podem competir facilmente. Aqui está uma lista de nossos cinco serviços de conferência favoritos e por quê...

1. Google Hangouts.

Adoramos a qualidade do vídeo e do áudio do Google Hangouts, sem mencionar o quão familiar é para muitos usuários. Como tudo que você precisa é de uma conta do Google para participar, usar o Hangouts geralmente significa que seus visitantes não precisam se preocupar em configurar ou fazer login em outra conta desconhecida. O Hangouts também se integra a aplicativos como o Google Docs, o que significa que é fácil compartilhar informações rapidamente.

2. Uberconferência.

Assim como o Google Hangouts, o Uberconference permite compartilhar arquivos do Google Drive durante uma chamada. Ele também se integra ao Dropbox e ao Evernote e facilita o compartilhamento de telas. Uma das melhores características do Uberconference é gestão som, o que ajuda a minimizar o ruído ambiente se você estiver em um escritório movimentado ou em uma cafeteria popular.

3. Amplie.

Zoom, Um dos serviços mais populares desta lista, é uma ótima opção de conferência telefônica gratuita para empresas, especialmente se elas dependem muito de videoconferência. O aplicativo é fácil de baixar e acessar, permitindo que você faça chamadas futuras rapidamente para todos da sua equipe.

4. FreeConference.

Se você tem clientes ou membros de equipe que irão ingressar internacionalmente, então Conferência Gratuita é uma das opções mais inteligentes, pois é gratuito. Você pode usar o FreeConference por telefone e online com acesso a recursos convenientes de compartilhamento de tela e bate-papo.

5. Mesma página.

Como um software de colaboração completo e abrangente, Mesma página permite que você faça coisas como comunicar-se por meio de textos em massa, compartilhar arquivos e até mesmo enquetes dentro do seu grupo. Embora o Samepage ofereça um serviço gratuito, ele também oferece opções pagas para recursos adicionais, como comandos privados e armazenamento expandido.

Conclusão.

Ao otimizar sua estratégia e desempenho de conferência usando o serviço de conferência certo para o seu negócio, a colaboração em a equipe pode ser mais eficaz, do que nunca. Não importa, você trabalha regularmente ou negócios on-line, você pode começar a ter teleconferências melhores, que desperdiçam menos tempo e realizam mais trabalho seguindo estas dicas.

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PERGUNTAS FREQUENTES. Chamada de conferência.

1. O que é uma teleconferência?

A teleconferência é uma forma de conduzir a comunicação entre vários participantes que estão em locais diferentes. Permite que mais de duas pessoas se conectem simultaneamente via telefone ou conexão à Internet, possibilitando a realização de discussões em grupo, reuniões e apresentações.

2. Que tipos de teleconferência existem?

Existem os seguintes tipos principais de teleconferências:

  • Audioconferência: Comunicação de voz entre vários participantes usando telefones ou telefonia pela Internet.
  • Videoconferência: Comunicação por meio de vídeo e áudio, permitindo que os participantes se vejam.
  • Webconferência: inclui componentes de áudio e vídeo, bem como a capacidade de compartilhar telas, apresentar apresentações e outros recursos interativos.

3. Quais são os benefícios das teleconferências?

Os benefícios da chamada em conferência incluem:

  • Economizando tempo e dinheiro em viagens.
  • Comodidade na realização de reuniões e conferências independentemente da localização geográfica dos participantes.
  • Maior eficiência e rapidez na tomada de decisões.
  • Capacidade de gravar reuniões para visualização e análise posterior.
  • Melhor comunicação e colaboração dentro de uma equipe ou entre parceiros.

4. Quais ferramentas e plataformas são usadas para conferências?

Ferramentas e plataformas de conferência populares:

  • Zoom: videoconferência, webinars, compartilhamento de tela.
  • Microsoft Teams: videochamadas, chats, colaboração em documentos.
  • Google Conheça: videoconferência com integração em Espaço de trabalho do Google.
  • Cisco webex: videoconferência, compartilhamento de tela, webinars.
  • Skype: Chamadas de áudio e vídeo, chats, compartilhamento de tela.

5. Teleconferência Como se preparar?

Etapas para se preparar para uma teleconferência:

  • Verifique seu equipamento técnico: câmera, microfone, conexão à internet.
  • Certifique-se de ter acesso à plataforma que está usando e a todos os dados necessários para se conectar.
  • Prepare materiais e documentos que possam ser necessários durante a reunião.
  • Prepare um local tranquilo e bem iluminado para participação na conferência.
  • Teste seu hardware e software com antecedência para evitar problemas técnicos.

6. Como melhorar a qualidade das teleconferências?

Recomendações para melhoria Qualidade:

  • Use uma conexão de Internet estável e de alta velocidade.
  • Use um dispositivo de áudio e vídeo de qualidade.
  • Certifique-se de que o fundo esteja iluminado e livre de distrações.
  • Evite multitarefa e concentre-se durante a conferência.
  • Use recursos da plataforma, como silenciamento do microfone, para evitar ruídos desnecessários.

7. Quais recursos são úteis em ferramentas de conferência?

Funções úteis:

  • Grave a reunião para visualização posterior.
  • Compartilhe sua tela para apresentações e demonstrações.
  • Função de chat para troca de mensagens e links durante uma reunião.
  • Integração com meu calendario para agendamento de reuniões.
  • Possibilidade de criação de salas para discussões em grupo.

8. Como lidar com problemas técnicos durante uma teleconferência?

Dicas para resolver problemas técnicos:

  • Reinicie o aplicativo ou dispositivo.
  • Verifique sua conexão com a Internet e reinicie o roteador, se necessário.
  • Tente usar um dispositivo ou plataforma diferente para se conectar.
  • Entre em contato com o suporte técnico da plataforma que você está usando.
  • Tenha um plano alternativo, como poder mudar para uma audioconferência.

9. Teleconferência Como garantir a segurança?

Métodos de segurança:

  • Use plataformas seguras com criptografia de dados.
  • Defina senhas para acessar conferências.
  • Limite o acesso apenas aos participantes convidados.
  • Atualize seu software regularmente para protegê-lo contra vulnerabilidades.
  • Evite discutir informações confidenciais em conferências abertas.

10. Quais são as melhores práticas para realizar conferências bem-sucedidas?

Melhores práticas:

  • Prepare e envie uma agenda com antecedência.
  • Comece a reunião na hora certa e cumpra o cronograma.
  • Participe ativamente e incentive outros a participar.
  • Use elementos visuais e interativos para manter a atenção.
  • Termine a reunião com um breve resumo e etapas de ação.

A chamada em conferência é uma ferramenta essencial para comunicação e colaboração eficazes no mundo empresarial atual. Seguindo essas diretrizes, você pode realizar conferências produtivas e bem-sucedidas.