A Matriz de Gerenciamento de Tempo Covey é uma ferramenta para organizar prioridades e gerenciar o tempo de forma eficaz, desenvolvida por Stephen R. Covey, autor de Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. Esta matriz ajuda as pessoas a categorizar as suas tarefas e atividades de acordo com a sua importância e urgência, permitindo-lhes alocar melhor os seus esforços e recursos.
Matriz de Gestão de Tempo
Stephen R. Conway propôs a ideia ou conceito de matriz de gerenciamento de tempo, classificando as tarefas em quatro quadrantes diferentes.
- Urgente e importante
- Não urgente, mas importante
- Urgente, mas não importante
- Nem urgente nem importante
Seguindo a matriz, todos os empregos no mundo podem ser divididos de acordo com sua relevância e importância. Vamos mergulhar direto nesses quatro quadrantes.
Quatro quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo
Q1 – Urgente e importante. Matriz de Gestão de Tempo
Poucas coisas no mundo podem acontecer repentinamente, como incidentes críticos, acidentes, cenários mais indesejáveis, etc. Todas essas coisas são poderosas e podem acontecer a qualquer pessoa a qualquer momento. Além disso, caso o projeto seja implementado nos próximos dias, este projeto deverá afetar o seu posicionamento na empresa.
Então este cenário pode facilmente ser considerado crítico para esta pessoa. Todos esses cenários estão à disposição de uma pessoa, e ela pode facilmente manipular o resultado, já que o trabalho e a ação estão sob seu controle. A alta prioridade visa a resolução de problemas críticos, pois o resultado é imediato. Como pessoa experiente, você pode influenciar o resultado colocando as probabilidades a seu favor. Isso significa que priorizar trabalhos críticos e urgentes oferece uma vantagem. Pessoas altamente eficazes sempre fazem as escolhas certas sobre a urgência e a importância das tarefas em questão.
Exemplo de matriz do quadrante 1 urgente e importante
Algumas das tarefas urgentes urgentes, emergências e problemas críticos. fazem parte desta matriz. Trabalhar em um projeto que deve ser entregue no dia seguinte é um exemplo dessas tarefas importantes e urgentes associadas ao Quadrante 1.
Q2 – Importante, mas não urgente. Matriz de Gestão de Tempo
O planejamento e a gestão do tempo são as duas principais áreas deste quadrante. Neste quadrante, as tarefas são normalmente sensíveis ao tempo, mas carecem de importância e elemento crítico dentro deles. Mais ou menos, todas as tarefas deste quadrante têm prazos que devem ser cumpridos. Além disso, o prazo pode ser em dias ou meses. Esta seção também trata de um planejamento cuidadoso, onde precisamos nos esforçar muito para concluir a tarefa antes que ela se torne urgente. Focar neste quadrante pode garantir que evitemos o péssimo estresse no trabalho e nos tornemos mais eficientes na realização do trabalho.
Atualizações de documentação, cronogramas de manutenção, treinamento e avaliação de pessoal são algumas das atividades que se enquadram no segundo quadrante. Este tipo de trabalho proporcionará o maior retorno no longo prazo, mas não será tão urgente a ponto de precisar ser concluído dentro de um determinado prazo.
Exemplo de quadrante importante, mas não urgente 2. Matriz de gerenciamento de tempo
Projetos de longo prazo e metas organizacionais fazem parte dessa matriz de gerenciamento de tempo. Planejamento e desenvolvimento Estratégias para um projeto de longo prazo – exemplos importantes quadrante 2.
Q3 – Não é importante, mas é urgente
O terceiro quadrante também é chamado de quadrante “Engano”. Todo o trabalho em um escritório ou fábrica está interligado até que todos os departamentos trabalhem juntos como um só, o trabalho fica incompleto. Da mesma forma, o trabalho pessoal e o trabalho profissional podem, por vezes, entrar em conflito um com o outro. Por exemplo, uma ligação telefônica de casa pode levar mais de trinta minutos devido à urgência. Mas, ao mesmo tempo, pode não ser tão importante comparado ao prazo do projeto, que requer atenção imediata. Isso acontece muito em uma fábrica porque às vezes uma máquina defeituosa precisa de atenção. O erro de designar várias pessoas em vez de uma só pode desperdiçar tempo e recursos de uma organização.
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Exemplo de quadrante 3 sem importância, mas urgente
Distrações e pausas, trabalho mínimo “ocupado” fazem parte da matriz Q3. Controle de tempo, respostas para e-mails e chamadas telefônicas, etc. são exemplos do quadrante 3.
Q4 - Nem importante nem urgente. Matriz de Gestão de Tempo
O hábito de se preocupar com coisas incontroláveis, pensar nos indicadores errados podem ser elementos que interferem nos resultados efetivos. Este quadrante trata da prioridade mínima de trabalho; não é importante e nem necessário. Por exemplo, realizar pequenas tarefas, realizar tarefas domésticas durante o horário de trabalho. Também poderia estar visualizando redes sociais e sites de compras que não serão benéficos no longo prazo. Assim, torna-se uma tarefa desafiadora gerir prioridades numa escala de baixo a alto. Essas tarefas devem ser executadas em horários flexíveis quando a carga de trabalho for mínima. Isso garante que os resultados não sejam prejudicados.
Exemplo de quadrante 4. Matriz de gerenciamento de tempo
Bagatelas e perda de tempo, conversas informais fazem parte do quarto quadrante. Navegação sem rumo na web, navegando redes sociais - exemplos do quarto trimestre.
Resumindo!
Não existe uma varinha mágica que ajude uma pessoa a priorizar tarefas. Assim, para um trabalho produtivo e garantindo a utilização ideal dos recursos, a Matriz de Gestão do Tempo é muito útil. Eles não podem ser dominados durante a noite. Em vez disso, você precisa dar pequenos passos na direção certa. Um dia, a produtividade certamente aumentará e os padrões de ética no trabalho aumentarão. Resumindo, com a ajuda de uma matriz de gestão do tempo, você poderá saber se o tempo gasto valeu a pena ou se o desperdiçou. Matriz de Gestão de Tempo
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