Habilidades de facilitação necessárias para ser um bom facilitador

Habilidades de facilitação são o processo de gerenciamento da dinâmica de grupo para ajudar os membros do grupo a chegar a consenso e resolver problemas de forma eficaz. Estas competências podem ser úteis para qualquer pessoa que trabalhe com grupos de pessoas, seja como gestor de projetos, formador, professor, coach ou consultor.

De acordo com um estudo recente, aproximadamente seis a vinte horas por semana são gastas em reuniões. Contudo, uma parte significativa trabalhadores, que participaram deste estudo, argumentaram que tais reuniões são geralmente improdutivas. As competências de facilitação estão envolvidas aqui, pois permitem que os líderes/gestores orientem as pessoas em direcção aos objectivos acordados, de uma forma que todos os membros sejam encorajados a assumir, oferecer participação e utilizar as suas capacidades. Portanto, quando as habilidades de facilitação são utilizadas corretamente, os proprietários Negócio não desperdiçarão seu tempo, dinheiro e outros recursos em reuniões improdutivas.

Neste post, vamos nos aprofundar no mundo das habilidades de facilitação e entender o que são e como você pode usar essas habilidades para tornar suas reuniões inspiradoras, orientadas para resultados e produtivas. Então vamos começar agora-

Definição de competências de simplificação. Habilidades de facilitação

Como todos sabemos, ferramentas são meios que permitem realizar determinada tarefa de uma forma benéfica para todos. Facilitação é o fornecimento de recursos necessários para realizar atividades relevantes. Seja na sua vida pessoal ou profissional, a comunicação e a interação desempenham papéis vitais. No mundo dos negócios, a forma, o formato e o propósito destas interações são muito diferentes daqueles na esfera pessoal de uma pessoa. Habilidades de facilitação

Lá, as discussões precisam ser conduzidas de uma forma mais estável e predeterminada que seja aceitável para todas as partes envolvidas no processo. Isto requer alguns recursos, tais como incentivo, oportunidades para falar e expressar o seu ponto de vista, tenha uma troca saudável de informações e continue a discussão. Em latim, alívio significa facilitar uma tarefa.

Portanto, é justo que as competências de facilitação sejam as competências exigidas por um indivíduo para tornar as discussões em grupo melhores e mais fáceis. Esses habilidades incluem habilidades de gerenciamento, capacidade de tomada de decisão e capacidade de resolução de problemas. O sucesso ou o fracasso de uma discussão depende em grande parte do uso correto das habilidades do facilitador.

Quais habilidades de facilitação?

Falando sobre padrões de comportamento humano, Aristóteles disse uma vez:

Existem pessoas com visões e habilidades diferentes. É preciso ter em mente que não existem duas pessoas iguais. Cada pessoa tem diferentes maneiras de se expressar e diferentes níveis de compreensão. A comunicação é uma folha que combina duas ideologias ou dois pensamentos em um. É extremamente importante apoiar Хорошие relacionamentos entre as pessoas para garantir uma comunicação tranquila. Isso permite um fluxo livre de pensamentos, ideias e estratégias. Mas garantir uma comunicação tranquila dentro de um determinado grupo também requer enorme habilidade. As habilidades do facilitador são críticas em todas essas circunstâncias.

Nas reuniões de negócios, os facilitadores são responsáveis ​​por

• Objetivos comuns e claros
• Um processo definido de forma adequada e clara para atingir esses objetivos
• Canalizar com o entendimento de que os participantes devem vir para a reunião preparados ou ter interesse no tema.
• Espalhar entre os participantes o sentimento de que suas opiniões e decisões são valorizadas

Vejamos agora a definição correta de tais habilidades

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Por que os facilitadores são importantes?

Como mencionado acima, facilitação é o fornecimento de recursos. Há discussões significativas ocorrendo no mundo dos negócios. Habilidades de facilitação

Se essas discussões forem em vão, a empresa sofrerá enormes prejuízos. Portanto, deve haver alguém que regule e controle essas discussões. A pessoa que realiza esta tarefa é chamada de facilitador. O facilitador deve compreender claramente o propósito da discussão. Ele é responsável por quebrar o gelo entre as partes envolvidas, iniciar a discussão e colocá-la exatamente no caminho certo. Qualquer pessoa que consiga isso pode ser um grande ajudante.

Antes e durante a reunião Preparação do facilitador

Um facilitador é uma pessoa que gerencia o processo do grupo, cria condições para atingir os objetivos do grupo e ajuda os participantes a chegar a um consenso e a resolver problemas de forma eficaz. O facilitador pode ser um profissional em tempo integral ou pode envolver um papel desempenhado por um membro do grupo que atue como facilitador para orientar o processo.

Pode acolher vários tipos de eventos e reuniões como reuniões, formações, conferências, seminários, etc. O facilitador não fornece a solução, mas gere um processo que ajuda os membros do grupo a encontrar uma solução em conjunto.

A principal tarefa do facilitador é criar condições para uma comunicação aberta e produtiva entre os membros do grupo, onde todos possam expressar a sua opinião e o grupo possa trabalhar para alcançar objetivos comuns. O facilitador pode utilizar vários métodos e técnicas para ajudar o grupo a chegar a consenso e resolver problemas, tais como discussão em grupo, brainstorming, trabalho em pequenos grupos, jogos, etc.

O facilitador deve fazer

Mas antes de iniciar a discussão, o facilitador deve fazer alguns preparativos conforme indicado abaixo.

1. Existem várias partes interessadas e outros membros da equipe que participarão da discussão e farão comentários importantes. O facilitador deve reunir-se com estes membros e compreender e explorar estes pontos. Habilidades de facilitação
2. A discussão deve ser planejada com clareza. O planejamento da discussão deve ter um plano claro. Ele deve ter todos os detalhes e não perder nenhum ponto que será abordado no seminário ou reunião que será organizada.
3. O próximo aspecto instrumental para organizar uma reunião agradável e frutífera é o local onde ela será realizada. Por isso, é necessário reservar o local certo e depois tornar a infraestrutura adequada para a sua sessão.
4. Algumas reuniões são realizadas apenas com discussões orais. Isso requer enormes habilidades para quebrar o gelo. Se houver itens adicionais necessários para a reunião, como planilhas e apresentações em PowerPoint, a tecnologia necessária deverá estar disponível.
5. Se a reunião durar o dia todo ou por um período mais longo, devem ser tomadas providências para bebidas e alimentos.
6. Assim que a discussão ou reunião começar, o facilitador deve assumir a responsabilidade de levá-la na direção certa. Ele/ela deve manter a energia certa e o espaço certo para os participantes.
7. A discussão deve ser útil e frutífera. Cabe ao mediador evitar conversas inúteis numa reunião profissional. Deve haver uma troca saudável de ideias e informações.
8. Quando a reunião terminar, o facilitador deverá estar pronto com uma declaração final para resumir todos os detalhes da discussão. Além disso, ele/ela deve garantir que as decisões ou resultados da reunião sejam implementados imediatamente. Isso ajudará a reunião a ser um sucesso tangível.

Habilidades de facilitação necessárias para ser um bom facilitador

O facilitador tem uma responsabilidade significativa sobre seus ombros. Portanto, ele / ela deve estar equipado com algumas habilidades necessárias. Essas habilidades são as seguintes.

1. Conheça os participantes. Habilidades de facilitação

Qualquer discussão ou reunião que precise ser realizada tem alguns participantes importantes cuja hierarquia e papel devem ser conhecidos pelo mediador. Às vezes acontece que as partes envolvidas neste processo não se conhecem. Aqui o facilitador tem a tarefa de garantir conforto e simpatia entre eles. Para fazer isso, o apresentador deve saber quem são os participantes. Ele/ela deve ter todas as informações necessárias para identificá-los e apresentá-los uns aos outros.

2. Estabeleça diretrizes claras

Cada reunião segue um cronograma específico. Deve ser seguido cuidadosa e corretamente. Isso tornará a reunião mais produtiva. Além disso, em algumas discussões existem regras para negociações e acordos. Mesmo eles devem ser comunicados a todos os participantes pelo apresentador. Além disso, deve haver orientações quanto ao comportamento educado e respeitoso. Nenhum participante deve ultrapassar esses limites, não importa como decorra a discussão. Esta é uma das regras básicas de qualquer reunião.

3. Crie um ambiente inclusivo. Habilidades de facilitação

Em qualquer reunião, todos devem ter voz igual para falar. Deve haver uma distribuição justa de direitos para participar da discussão e propor outro ponto. Para conseguir isso, deve haver um ambiente inclusivo. Isso ajudará todos a falar e defender o que parece ousado e destemido. Também menciona conforto e confiança entre os participantes. Isso elimina qualquer indício de timidez ou constrangimento ao defender qualquer ponto da reunião.

4. Escuta ativa

Todos pensamos que falar é uma atividade vital, fazer parte de uma reunião ou de alguma discussão. Mas até ouvir é igualmente importante. Só quem sabe ouvir bem pode falar bem de verdade. Assim, enfatiza a importância de ser um ouvinte ativo. O participante deve sempre sentir que o que diz está sendo ouvido com total concentração. O facilitador deve garantir que todos ouçam atentamente todos os pontos. Além disso, ele/ela pode fazer anotações sobre o que é dito para referência futura.

5. Gestão do tempo. Habilidades de facilitação

É bem dito que tempo é dinheiro na esfera empresarial e profissional, cada minuto e cada segundo conta. Portanto, deve haver um aproveitamento ideal e melhor do tempo disponível. Deve-se ter cuidado para garantir que todas as questões sejam abordadas e discutidas pelos participantes com detalhes suficientes. Além disso, se a equipe demorar muito em um determinado ponto, resultando em perda de tempo, o facilitador deverá interromper educadamente o trabalho e continuar a discussão. Além disso, o cronograma da reunião deve ser seguido com o maior cuidado possível. O plano deve ser preparado com algum tempo de reserva para compensar algumas perdas de tempo inevitáveis.

6. Manter um resumo de todos os itens de ação. Habilidades de facilitação

Durante as reuniões, muitas vezes são descobertas ações específicas relacionadas às declarações de problemas. Um facilitador com excelentes habilidades de facilitação deve estar ciente desses itens da atividade e também deve garantir que eles estejam visíveis para todos os participantes. Você também precisa garantir que o elemento de ação forneça o que precisa ser feito, quem deve fazer e quando deve ser concluído. Além disso, você deve resumir os itens de ação no final da discussão para garantir que todos estejam na mesma página em relação à importância, aos objetivos e ao momento dos itens.

7. Meta restante

Ser objetivo é uma das principais habilidades do facilitador que um facilitador deve incluir. O facilitador deve ser visto como completamente objetivo e não deve ser visto como estando no “acampamento” de ninguém para a reunião. Quando o facilitador é visto como unilateral, a confiança dos outros participantes (especialmente daqueles do lado oposto) é rapidamente perdida. No momento em que você perde a confiança, é difícil recuperá-la. É por isso que permanecer objetivo, em vez de revelar seus preconceitos, é uma das habilidades de facilitação mais importantes nas quais se concentrar.

8. Encontre através de perguntas, não de palestras ou sermões. Habilidades de facilitação

É importante que os facilitadores não se tornem mais enfadonhos ao revelarem a sua inteligência sobre este tópico. Em vez disso, usar a sua visão para ajudar outros membros a chegar a uma solução típica baseada em problemas é uma das habilidades de facilitação mais importantes que você deve ter. Os facilitadores devem fazer isso fazendo perguntas através de perguntas que sejam relevantes para a definição do problema e concebidas para revelar novas realidades. A reunião deve ser para resolver o problema dos participantes, e fazer uma pergunta é uma das melhores maneiras de fazer isso.

9. Evite que o supervisor/gerente interfira na reunião/discussão

Como facilitador, você deve garantir que os líderes ou gerentes não interfiram na reunião, comunicando seus sentimentos e definindo o andamento da reunião de acordo com seu plano. A reunião deve oferecer oportunidades iguais a todos os membros e os facilitadores devem ter as competências de facilitação para garantir isso.

10. Esteja no comando da conversa. Habilidades de facilitação

Os facilitadores devem manter a reunião avançando, assumindo o controle da conversa para mantê-la no caminho certo. No momento em que as discussões da reunião perdem o ímpeto, os facilitadores devem voltar a discutir a definição do problema. Mesmo às vezes você terá que riscar alguém; entretanto, a responsabilidade é sua e você deve fazê-lo sem perder o controle. O controle permitirá que você respeite todos os participantes, e é por isso que o gerenciamento de conversas é considerado uma das poderosas habilidades de facilitação para facilitadores.

Como ser carismático? 

Técnicas a serem usadas pelo facilitador para otimizar as habilidades de facilitação

Ao liderar uma reunião ou discussão, o facilitador deve ter algumas das habilidades listadas acima. Além disso, ele também deve estar preparado com este conjunto de ferramentas que serão úteis quando necessário para uma reunião bem-sucedida.

1. Técnica de quebra de gelo: É bem dito que um bom começo é metade da batalha. Isso vale mesmo em reuniões de negócios ou discussões. Há momentos em que as partes envolvidas podem não se conhecer muito bem. Aqui, o facilitador deve usar essas técnicas para quebrar o gelo.
2. Técnicas de estratégia: Cada reunião possui uma estratégia específica que precisa ser seguida para que seja bem-sucedida. Eles determinam o curso e a agenda da reunião. Habilidades de facilitação
3. Técnica criativa. Freqüentemente, as reuniões de negócios podem ser muito mundanas ou monótonas. Todos nós, humanos, precisamos de uma faísca nessas situações. O facilitador pode usar a sua criatividade e inventar alguma diversão que irá adicionar cor e também fornecer soluções criativas para alguns dos problemas.
4. Métodos de resolução de problemas: problemas e conflitos são possíveis em todos os lugares. Eles são parte integrante de qualquer jornada de vida, e as reuniões e discussões profissionais não são exceção. O facilitador deve estar ciente de algumas técnicas de resolução de problemas e conflitos para lidar com tais situações.
5. Métodos de tomada de decisão. Cada reunião é realizada para tomar uma decisão ou finalizar uma estratégia. O facilitador deve ter técnicas para orientar a discussão para decisões firmes em um período de tempo limitado e com o mínimo de conflito.

Considerações finais sobre habilidades de facilitação!

A simplificação é um conceito importante na organização de reuniões ou discussões de negócios. Portanto, tornar-se um facilitador requer um conjunto específico de habilidades e um conjunto de ferramentas que o ajudarão a facilitar uma reunião útil, pacífica e bem-sucedida. Desde que os gestores ou facilitadores tenham as competências de facilitação necessárias, as empresas podem optimizar os resultados das suas reuniões, o que acabará por optimizar o desempenho global da organização para atingir um objectivo comum.

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