Organização do Projeto – Definição, Tipos e Diagrama

A organização do projeto é o processo de planejamento, coordenação e gerenciamento de recursos para atingir metas específicas dentro de um prazo e orçamento especificados. Um projeto é um empreendimento temporário que tem um resultado ou produto único e diferente da rotina do dia a dia da organização.

Existem três áreas de responsabilidade e competência na organização do projeto.

Gerenciamento de projetos - ele é responsável pelo lado gerencial do projeto
Equipe do Projeto - A equipe do projeto recebe um aspecto da implementação do projeto
O conselho do projeto é o órgão de tomada de decisão responsável pelo sucesso do projeto e toma decisões importantes, como se o projeto deve ser cancelado ou continuado.

Estrutura Organizacional projeto depende de vários fatores como tipo e estilo da organização, hierarquia e fluxo de trabalho.

Aqui estão alguns dos tipos mais comuns de organização de projetos:

1. Organização funcional. Organização do projeto

Esta é uma das estruturas organizacionais mais comuns. A empresa está dividida em vários departamentos e pessoas com competências e conhecimentos semelhantes são agrupadas. O gerente de projeto e outros recursos trabalham no mesmo departamento, por exemplo, marketing, vendas, contabilidade etc.

As vantagens de uma estrutura funcional são:

Isso é melhor tanto para projetos pequenos quanto para equipes pequenas porque o recurso pode obter controle total e controle sobre os membros da equipe e outros recursos.
Os membros são fáceis de motivar, pois são poucos
Acessar especialistas é fácil porque eles estão na mesma área funcional.
É fácil reunir todos os envolvidos no projeto e discutir o assunto relevante.
Os funcionários estão dispostos a trabalhar nesses projetos porque isso lhes dá a oportunidade de que precisam para seguir em frente.
Como a equipe é pequena, é possível limitar os meios de comunicação do projeto.

As desvantagens da estrutura funcional são as seguintes:

Não é fácil obter acesso a pessoas fora da sua unidade funcional
Os funcionários são leais ao líder da equipe em vez de trabalhar em um projeto
Dificuldade em manter o foco estratégico

2. Projeto.

Aqui o gerente de projeto tem total responsabilidade por cada projeto. Tem vínculo empregatício em tempo integral com toda a equipe e controle do orçamento para sua conclusão com sucesso. Ele se reporta ao conselho do projeto e ao patrocinador do projeto. Organização do projeto

As vantagens de uma estrutura organizacional baseada em projetos são as seguintes:

Controle total sobre a equipe
Forte senso de identidade dentro da equipe, resultando em uma cultura de equipe dominante
Conflito mínimo, pois cada participante trabalha para atingir as metas e objetivos do projeto
Planejar seu trabalho é fácil
Fácil disponibilidade de recursos
Melhora a liderança técnica, bem como as habilidades de gerenciamento de projetos

As desvantagens da estrutura organizacional do projeto são as seguintes:

É um compromisso caro
É difícil para os funcionários volte se eles forem demitidos do emprego
Em alguns casos, encerrar um projeto significa perder o emprego

3. Matriz. Organize um projeto

Uma estrutura organizacional matricial do projeto é criada pela integração do projeto e da organização funcional. Existem duas estruturas: horizontal e vertical, para que um funcionário possa trabalhar tanto em um projeto quanto em um grupo funcional.

Existem três tipos de matriz organizacional

Matriz forte – o gerente de projetos possui uma equipe em tempo integral e guia completo e controle sobre a equipe e o projeto
Uma matriz fraca está mais próxima de uma estrutura funcional e o gerente de projeto tem menos opções. Ele tem uma equipe de meio período e controle de orçamento
Matriz balanceada – o gerente do projeto possui nível médio de autoridade e equipe de meio período. Ele e o gerente funcional gerenciam o orçamento

As vantagens de uma organização matricial são:

Os recursos são usados de forma eficiente
Os recursos podem ser facilmente movidos entre diferentes projetos
Os indivíduos, assim como os membros da equipe, são responsivos por natureza

As desvantagens de uma organização matricial são as seguintes:

Na maioria das vezes você encontrará conflitos entre projetos devido a recursos
Confiam-se às pessoas prioridades conflitantes e diferentes, e isso pode causar confusão

Alguns outros tipos de organização do projeto são os seguintes:

Organização simples ou orgânica é a estrutura de organização de projetos mais simples, que inclui entidades empresariais com um único proprietário, bem como freelancers. A função de gerente de projeto geralmente é desempenhada pelo proprietário ou especialista encarregado de gerenciar o processo de trabalho. Organização do projeto
Organização diversificada. Neste tipo de estrutura organizacional, existem muitas unidades funcionais independentes umas das outras. As unidades incluem pessoas com diferentes Habilidades e know-how, que estão unidos por um tema comum, que pode ser uma localização geográfica ou um projeto semelhante. Todas as divisões possuem recursos próprios para operação autônoma.
Organização virtual — Numa estrutura organizacional virtual, a organização mantém o seu negócio principal e tenta terceirizar outros processos. A organização central está ligada a várias organizações externas para administrar o negócio com sucesso. O gestor do projecto nessas organizações tem autoridade de nível médio a baixo e autoridade mista de controlo orçamental.

Como elaborar um diagrama de organização do projeto?

Um organograma do projeto ajuda a definir as funções e responsabilidades da equipe, bem como as necessidades de treinamento, como os recursos serão alocados e como as partes interessadas serão envolvidas. As etapas necessárias são as seguintes:

1. Determine o pessoal. Organização do projeto

A primeira etapa do processo é identificar as pessoas associadas ao escopo do projeto e capaz ter um forte impacto no projeto. Normalmente, estes são funcionários-chave que influenciam os profissionais de marketing, chefes de departamento, pessoal de vendas, pessoal de suporte, consultores e até mesmo pessoal de TI.

2. Construa uma equipe de gestão sênior

Segundo passo — criar uma equipe viável que será responsável pelo projeto e monitorará seu sucesso. A equipe incluirá o cliente ou patrocinadores do projeto e, em alguns casos, especialistas, que oferecerão orientação e assistência durante todo o projeto.

3. Designe coordenadores de projeto. Organização do projeto

A terceira etapa envolve a nomeação de coordenadores de projetos que serão gestores de nível médio e baixo. As suas responsabilidades incluirão o desempenho de funções a este nível e a coordenação das tarefas da equipa. Pode haver muitos coordenadores de projeto em uma organização de projeto, mas na maioria dos casos você encontrará pelo menos três para lidar com os aspectos técnicos, de comunicação e de planejamento.

4. Identifique suas partes interessadas

Identifique as principais partes interessadas e tente atraia-os para o desenvolvimento do projeto.

5. Determine os requisitos de treinamento. Organização do projeto

Em alguns casos a equipe pode efetivamente lidar com a tarefa. Ao contrário de outros, faltam-lhes as ferramentas, as habilidades e o conhecimento para lidar com as complexidades do projeto. Determine os requisitos de treinamento e ofereça-os aos membros que precisarem. O coordenador do projeto é responsável por gerenciar a força-tarefa e ministrar o treinamento necessário ao colaborador.

6. Crie um organograma do projeto

A última etapa é o desenvolvimento de um organograma do projeto. Revise as etapas que você já realizou e pense em como as pessoas no projeto irão coordenar e colaborar para criar o diagrama perfeito.

Observe com atenção para poder determinar o relacionamento deles e as responsabilidades que devem ser atribuídas. Liste os tomadores de decisão que desempenharão um papel proeminente e escreva suas funções, responsabilidades e atribuições nas proximidades para obter uma imagem clara. Defina funções de conexão e defina um canal de comunicação e relatórios se você decidir criar um organograma útil do projeto

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