Obchodné písanie je efektívna obchodná komunikácia, pre každého zamestnanca je dôležité, aby mal dobré obchodné schopnosti.
Každý zamestnanec musí z času na čas posielať e-maily, vytvárať obchodné návrhy a písať obchodné správy. Preto sú dobré obchodné písanie kľúčové spolu s dobrými komunikačnými schopnosťami.
Písomné komunikačné zručnosti môžu tiež znamenať veľký rozdiel pri uchádzaní sa o zamestnanie. Pre niektorých to môže byť posledný krok pri overovaní ich práce.
Obchodné písanie
Či už vytvárate obchodný dokument alebo píšete jednoduchú poznámku, dobré zručnosti obchodné listy môžu ísť ďaleko. Je to viac než len dobrá štruktúra viet, profesionálny tón a správna gramatika.
Nižšie sú uvedené niektoré dôležité zručnosti obchodného písania, na ktorých by ste mali pracovať.
1. Jednoduchý jazyk
Prvým pravidlom, ako sa stať skvelým obchodným spisovateľom, je naučiť sa vždy používať jednoduchý jazyk. Dobré písanie zvyčajne neobsahuje veľa zložitých slov.
Vytváranie ľahko čitateľného obsahu je o tom, aby bol ľahko zrozumiteľný.
Na tento účel môžete použiť bežne známe krátke slová. Ak pre zložité slovo neexistuje kratšie slovo, použite na jeho opis krátku frázu.
Okrem toho sa môžete zamerať na vyhýbanie sa prídavným menám a snažiť sa používať aktívny hlas.
Efektívne písanie je, keď môžete ľahko komunikovať a vyjadriť svoje posolstvo rýchlo a efektívne. uhol pohľadu.
Preto by ste sa mali snažiť vyhýbať aj skrytým slovesám. Inými slovami, prispôsobením vášho e-mailu sa tento problém automaticky vyrieši.
Napríklad namiesto toho, aby ste povedali: „Radi by sme vám pomohli“, môžete povedať: „Radi by sme vám pomohli.“
Tá druhá je nielen kratšia a priamejšia, ale pôsobí aj priateľskejšie.
Používanie takéhoto priameho a jasného jazyka je efektívnejšie, rýchlejšie a efektívnejšie. Či je váš čitateľ iný zamestnanca alebo klienta, vždy je lepšie text pre publikum zjednodušiť.
2. Schopnosť rozlíšiť názor od faktov
Obchodní spisovatelia musia počas procesu písania prijať mimoriadne opatrenia, pretože väčšina obchodných písaní vylučuje osobný názor.
Hoci tu nepíšete žiadne akademické práce, musíte sa uistiť, že fakty sú jasné.
Medzitým by obchodné dokumenty nemali obsahovať osobné názory. Jediným rozumným doplnkom k osobnému názoru je, keď dávate odporúčania.
Vo všetkých ostatných prípadoch je lepšie nepridávať názory. V niektorých zriedkavých prípadoch však možno budete musieť vyjadriť svoj názor.
V takýchto prípadoch by ste mali poznať rozdiel medzi vyjadrením objektívneho názoru a osobného názoru.
V každom prípade musia byť obchodní spisovatelia schopní rozlíšiť názory od faktov.
Toto je mimoriadne dôležité zachovať, aby nedošlo k nedorozumeniam. Či už sú vašimi čitateľmi interné alebo externé zainteresované strany, uistite sa, že váš text neobsahuje nejednoznačnosti.
Navyše, ak na niečo vyjadríte svoj názor, dajte jasne najavo, že je to váš názor.
3. Obchodný list. Výstižnosť a stručnosť
Bez ohľadu na váš štýl písania sa musíte naučiť byť struční. Každý obchodný list by mal byť krátky a výstižný.
Používanie stručného jazyka je v podstate o odstránení akýchkoľvek nepotrebných slov a fráz, ktoré neslúžia priamemu účelu.
Napríklad pri písaní email môžete napísať: „Tento e-mail posielam, aby som vám oznámil, že musíte svoju prácu odoslať do pondelka.“
Prvá časť tejto vety tu nemusí byť, pretože je zrejmé, že posielate e-mail.
Namiesto toho by ste mali napísať: „Prácu musíte odovzdať do pondelka.“
Toto je však mimoriadne jednoduchý príklad. Pri písaní dokumentov, akými sú obchodné správy, je veľmi dôležitá stručnosť a stručnosť.
Je to preto, že väčšina vašich čitateľov nebude mať čas na prelistovanie viacerých strán alebo odsekov.
Dobrým pravidlom je, aby boli informácie ľahko dostupné.
Okrem toho tu je niekoľko vecí, ktoré môžete urobiť:
- Vždy sa sústreďte na fakty a informácie.
- Držte sa témy
- V každom odseku použite tri slová alebo menej, pokiaľ niečo nevysvetľujete.
- Používajte krátke slová a dodržujte rovnaký výber slov
- Vyhnite sa zbytočným príslovkám a prídavným menám
- Vyhnite sa všetkým nejasnostiam a vždy sa snažte o jasnosť.
Udržujte svoje vety krátke a snažte sa uviesť najdôležitejšie informácie na začiatku alebo v prvom odseku.
Ak je tam nepríjemná veta, rozdeľte ju na niekoľko a uložte si príslušné časti.
4. Obchodný list. Udržať cieľ
Je dôležité zabezpečiť, aby každá forma obchodnej komunikácie slúžila jasnému účelu.
Mali by ste sa zamerať na to, aby váš obchodný list jasne definoval jeho účel. Najlepšie je tiež zachovať jeden účel pre každý dokument.
Ak napríklad posielate zamestnancom celofiremné oznámenie, uistite sa, že ste to od začiatku jasne vyjadrili.
Väčšina ľudí nemusí prejsť celú svoju obchodnú komunikáciu, najmä ak sa zdá byť formulovaná a opakujúca sa.
Preto sa tomu môžete vyhnúť tak, že sa uistíte, že všetky dokumenty budú priamo komunikovať účel.
To je dôvod, prečo väčšina článkov začína vysvetlením toho, o čom sa bude diskutovať.
Ešte dôležitejšie je, že by ste sa pri práci na dokumente nemali odchýliť od tohto cieľa. Ak je o čom hovoriť, použite iné dokumenty.
Vaša správa by sa mala týkať iba jednej hlavnej myšlienky naraz. Vyhnite sa preto neprehľadnému mysleniu a precvičujte si jednoúčelové zasielanie správ.
5. Zistite, kto je vaše publikum
Aj keď sa to môže zdať zrejmé, stále je to dôležitá zručnosť, najmä ak je vaše obchodné písanie viac externé ako interné.
Aj keď musíte pochopiť účel vášho listu, je tiež dôležité vedieť, kto je váš čitateľ.
To pomáha zacieliť cieľ na konkrétnu osobu alebo publikum. Toto je rovnaký prípad, či už niekomu píšete e-mail alebo posielate správu masám.
Okrem toho, poznať svoje publikum tiež znamená pochopiť, ako funguje ich myseľ.
Napríklad, ak píšete e-mail kolegom z práce, mali by ste ho držať krátky a neformálny.
Rovnako, ak posielate email klientovi, mali by ste byť formálny, jasný a jednoduchý.
Preto je vždy lepšie poznať svoje publikum v obchodnom svete, pretože vám to pomôže uspokojiť ich potreby.
Vaše publikum môže aktívne ovplyvňovať nasledujúce veci:
- jazyk, ktorý používate; každé slovo môže byť iné pri zvažovaní rôznych cieľových skupín.
- Aké nástroje používate a v akej kapacite.
- Efektívnosť toho, čo píšete v čase.
- Váš tón rozhovoru je niekde medzi profesionálnym a úplne neformálnym.
- Aké dôležité body chcete spomenúť?
Okrem toho to môže ovplyvniť aj dĺžku vášho listu. Ak napríklad píšete obchodnú správu pre vyšší manažment, vy mali by ste si napísať hlavné body na prvú stranu vo forme krátkych odsekov.
6. Obchodný list. Formátovanie
Rýchla cesta zlepšiť svoje zručnosti obchodné písanie – rozvíjajte zručnosti formátovania. Počas formátovania sa vyskytuje veľa bežných chýb, ktoré môžu viesť k problémom so zložením.
Vaše úsilie o formátovanie by malo vždy zabezpečiť maximálnu efektivitu. Nezačnite písať, kým nebudete mať jasnú predstavu o tom, ako by mal byť dokument naformátovaný.
Cieľom je umožniť čitateľom rýchlo zobraziť akýkoľvek dokument bez akýchkoľvek problémov.
To však neznamená, že by ste mali pridať príliš veľa prvkov formátovania; môže to odviesť pozornosť vašich čitateľov.
To platí pre všetky formy písania, či už píšete správy, e-maily alebo vytvárate prezentáciu.
Tu je niekoľko vecí, ktoré spadajú pod formátovanie:
- Použite tučné písmo, kurzívu a podčiarknutie.
- Zvýraznite konkrétne prvky textu.
- Použitie rôznych farieb pre rôzne slová, ktoré chcete vyfarbiť.
- Použitie odsekov a číslovanie.
- Používanie nadpisov a podnadpisov.
- Zachováva štruktúru viet a zarovnanie textu.
Formátovanie by malo zostať rovnaké vo všetkých dokumentoch. Ak napríklad píšete správu, rovnaké formátovanie by sa malo použiť na telo a často kladené otázky (ak je to potrebné).
7. Obchodný list. Korektúry, úpravy a revízie
Najlepší nástroj gramatické kontroly - to si ty. Táto zručnosť je užitočná pri všetkých typoch písania.
Toto je najlepší spôsob, ako sa stať lepším spisovateľom, pretože aktívne zlepšujete seba a svoje písanie.
Korektúra zahŕňa kontrolu, či vaše písanie dodržiava pokyny pre štýl, formát a iné nepríjemnosti.
Okrem toho kontroluje fakty, odkazy a presnosť vášho obsahu. Okrem toho je to tiež skvelý spôsob, ako odstrániť nepotrebný pasívny hlas.
Potom môžete vykonať zmysluplné zmeny vo svojom obsahu. Inak to nemá zmysel upravovať sami.
Dobrou praxou je vrátiť sa k písaniu každý druhý deň. To však bude fungovať len vtedy, ak pracujete na návrhu alebo správe.
Úpravy zahŕňajú udržiavanie toho, čo bolo napísané, alebo jeho aktualizáciu po dokončení. Možno budete musieť napríklad zrevidovať správu, keď ju ukážete svojmu manažérovi.
Počas týchto krokov sa pokúste skontrolovať preklepy, syntaktické a gramatické chyby. Zamerajte sa na celkovú čitateľnosť a plynulosť dokumentu.
Okrem toho by ste si mali kúpiť nástroj na kontrolu pravopisu. To môže zjednodušiť proces korektúry a úprav, ale skúste si najprv zdokonaliť svoje zručnosti, než sa spoliehať na nástroje.
8. Obchodný list. Postoj a uhol pohľadu
Poznať svoje publikum je jedna vec, ale je tiež dôležité pochopiť, ako ich môže vaše písanie ovplyvniť.
Vo vašom písaní sú rôzne úrovne významu. Mali by ste si byť vedomí všetkých z nich a ich vplyvu.
Nižšie sú uvedené niektoré veci, ktoré ovplyvňujú postoj a perspektívu vášho písania:
- Všeobecná skladba vety; napríklad dlhé vety vyvolávajú dojem, že čitateľ je znalý.
- Výber slov počas písania.
- Všetky výrazy, ak nejaké používate, vrátane metafory a príklady.
- Názory, ktoré zdieľate, či už ide o názory alebo odporúčania.
Je dobrou praxou vždy zvážiť názor čitateľa, nie svoj vlastný.
Skvelé nápady vám zvyčajne prídu na myseľ, keď premýšľate z pohľadu publika. To isté platí pre príspevky na sociálnych sieťach; fungujú iba vtedy, ak rezonujú u vášho publika.
Najlepšou cestou vpred je teda myslieť z ich perspektívy a tomu prispôsobiť svoje písanie.
Je tiež pravdepodobnejšie, že váš čitateľ bude s vami súhlasiť a urobí to, čo chcete, aby robil.
Vďaka tomu je to dôležité nástroj na použitie vo vašej organizácii, najmä ak ste na manažérskej úrovni.
Zhrnúť
Vyššie uvedené zručnosti závisia najmä od vašej dôslednej praxe v obchodnom písaní. Čím viac budete cvičiť, tým viac budete automaticky zlepšovať každú zručnosť.
Tiež by ste sa mali snažiť čítať, aby ste sa stali lepším človekom. Pozrite sa, čo iní robia inak vo svojom obchodnom písaní, a poučte sa z toho.
Tiež by ste si mali vždy aktualizovať svoje znalosti o aktuálnych veciach. Či už ide o aktualizácie jazyka alebo formátu, buďte v obraze.
Nakoniec sa pokúste zistiť svoje silné a slabé stránky v obchodnom písaní a podľa toho zacieľte svoje úsilie.
Tempo písania: rýchle alebo pomalé, príklady a tipy pre žánre
Оставить комментарий