Rozpočtovanie zdola nahor – definícia, výhody, nevýhody a tipy

Rozpočtovanie zdola nahor je metodika tvorby rozpočtu, v ktorej sa vytvárajú podrobné plány a odhady na nižších úrovniach organizácie a potom sa tieto podrobnosti agregujú a schvaľujú na vyšších úrovniach riadenia. Tento proces umožňuje presnejšie zohľadniť potreby a reálne možnosti rôznych oddelení a zamestnancov v organizácii.

Hlavné funkcie zostavovania rozpočtu zdola nahor sú:

• Účasť na všetkých úrovniach:

Do procesu tvorby rozpočtu sú zapojené všetky úrovne organizácie, od nižších úrovní až po vyšší manažment. To zahŕňa manažérov a zamestnancov na prevádzkovej úrovni.

• Rozpočtovanie zdola nahor. Podrobné plány:

Oddelenia si vypracúvajú svoje vlastné podrobné rozpočty, berúc do úvahy ich špecifické poslanie, zdroje a potreby.

• Hlásenie a odôvodnenie:

Divízie poskytujú správy a zdôvodnenia svojich rozpočtových požiadaviek, čo umožňuje manažmentu získať hlbšie pochopenie motivácií a očakávaní každej divízie.

• Rozpočtovanie zdola nahor. Agregácia a schválenie:

Údaje z oddelení sú agregované a kontrolované na vyšších úrovniach riadenia. Potom rozpočet je schválený a celkový plán sa stáva základom pre finančné plánovanie a kontrolu.

Medzi výhody zostavovania rozpočtu zdola nahor patria presnejšie odhady zdrojov, účasť zamestnancov na rozhodovacom procese a lepšia zodpovednosť za výsledky na všetkých úrovniach organizácie. Avšak toto metóda môže tiež vyžadovať viac času a zdrojov na zber, agregácia a analýza informácií.

Čo je to zostavovanie rozpočtu zdola nahor?

Definícia. Rozpočtovanie zdola nahor je definované ako rozpočtový proces, ktorý začína rozpočtom oddelenia na najnižšej úrovni a postupuje smerom nahor k najvyššej úrovni organizácie, aby sa vytvoril konečný rozpočet pre celú spoločnosť.

Pri prístupe zdola nahor sa celkový rozpočet určuje na základe prognóz nákladov, výdavkov, miezd alebo miezd zamestnancov, administratívnych nákladov atď. každého oddelenia na nasledujúce finančné obdobie. Vo všeobecnosti zostavovanie rozpočtu zdola nahor znamená, že rozpočet organizácie sa plní zdola nahor.

Proces začína zdola a potom sa postupne posúva dopredu

na organizačných úrovniach. Hoci rozpočty jednotlivých oddelení pripravujú a predkladajú vedúci oddelení, budú sa realizovať až po schválení vrcholovým manažmentom. Keďže tento prístup zohľadňuje potreby zamestnancov a firemnú politiku, spoločnosť môže ďalej rásť.

Všetky oddelenia musia pri tejto metóde spolupracovať. Preto je dôležité zabezpečiť hladký priebeh prístupu zdola nahor. Kľúčom je, aby všetci zamestnanci pochopili víziu a poslanie organizácie.

Proces podnikového rozpočtovania zdola nahor

Metóda zdola nahor zaručuje výber dosť peňazí do každého oddelenia.

Nižšie vedenie každého oddelenia si pripravuje vlastný rozpočet v súlade s plánovanými projektmi, predpokladanými nákladmi na jednotlivé zložky, nákupmi techniky, kancelárskych potrieb a rozpočtom na predchádzajúci rok.
Vďaka zostavovaniu rozpočtu zdola nahor sa zamestnanci môžu sústrediť na to, čo je pre nich dôležité. Pomáha tiež oddeleniam plánovať svoje projekty na budúci finančný rok.

1. Identifikujte rôzne divízie spoločnosti. Rozpočtovanie

Prístup zdola nahor začína od nižších úrovní hierarchie spoločnosti. Prvým krokom je rozdelenie spoločnosti na oddelenia. Identifikácia každého oddelenia uľahčuje získanie odhadov rozpočtu oddelení.

Zamestnanci každého oddelenia môžu vytvoriť zoznam projektov na nasledujúci rok. Manažér oddelenia potom môže jednoducho vytvoriť kontrolný zoznam nákladov pre každý projekt. Pobočky môžu do kontrolného zoznamu zahrnúť aj svoje administratívne výdavky.

Niekedy môže byť rozpočet oddelenia obrovský a predstavuje značnú časť rozpočtu spoločnosti. Toto oddelenie môže byť rozdelené do divízií pre hladký proces hodnotenia.

2. Povzbudzujte každé oddelenie, aby vytvorilo zoznam výdavkov.

S pripraveným zoznamom projektov a odhadov nákladov môžu vedúci oddelení vytvoriť prognózu nákladov. Všetky náklady oddelení sú zhrnuté a prezentované ako odhady nákladov oddelení.

Finančné oddelenie vedie vedúcich oddelení k zodpovednosti za prípadné a nevyhnutné výdavky. Rozpočtový odhad je teda presný a rozpočtové výdavky pedantné.

3. Spočítajte výdavky za každé oddelenie. Rozpočtovanie

Celkový rozpočet spoločnosti sa získa sčítaním rozpočtových odhadov všetkých oddelení. Vedúci oddelení majú možnosť vytvoriť rozpočet pre svoje oddelenie.

Celkový rozpočet nie je konečným hodnotením spoločnosti. Pred dokončením rozpočtu spoločnosti vrcholový manažment posúdi všetky prognózy oddelení.

4. Preštudujte si rozpočty jednotlivých oddelení.

Zatiaľ čo požiadavky každého oddelenia musia byť splnené, vrcholový manažment musí zvážiť aj ročné rozpočtové prostriedky. Odhad rozpočtu musí zodpovedať cieľom a zámerom podniku.

Vrcholový manažment kontroluje odhady rozpočtu pre každé oddelenie. Rieši problémy s tým, že odhady rozpočtu jednotlivých oddelení sú veľmi nízke alebo príliš vysoké. Akékoľvek neuspokojivé hodnotenia sa prerokujú s vedúcimi príslušných oddelení, aby sa vykonali potrebné zmeny.

5. Dokončite odhad rozpočtu. Rozpočtovanie

Keď je vrcholový manažment spokojný s odhadom rozpočtu, odporučí ho finančnému oddeleniu. Zisky a straty spoločnosti sa analyzujú z dlhodobého hľadiska.

Finančné oddelenie schvaľuje odhad rozpočtu a stanovuje celkový rozpočet spoločnosti. Finančné prostriedky potom rozdeľuje medzi rôzne oddelenia.

Proces zostavovania rozpočtu zhora nadol vs. proces zostavovania rozpočtu zdola nahor

Pri výbere, či použiť metódu zostavovania rozpočtu zhora nadol alebo zdola nahor, musia spoločnosti pochopiť rozdiely medzi nimi a to, ako do seba zapadajú. Ide o prvky väčšieho procesu plánovania známeho ako plánovanie zhora nadol a zdola nahor.

Voľba metódy rozpočtovania na základe teoretických výsledkov je bežná, ale pri použití v praxi nemusí priniesť optimálne výsledky. Rozpočtovanie zdola nahor sa niekedy nazýva pokročilejšia verzia rozpočtovania zhora nadol. To nie je pravda a sú to dve rôzne disciplíny rozpočtovania.

Oddelenia musia pripravovať rozpočty v rámci vrcholového manažmentu v rozpočte zhora nadol. Oddelenia pripravujú svoje odhady rozpočtu a posielajú ich vrcholovému manažmentu na základe rozpočtu zdola nahor.

Prístup zhora nadol k zostavovaniu rozpočtu je zvyčajne rýchlejší. To však môže viesť k tomu, že oddelenia sa budú snažiť dodržať sumy svojho rozpočtu, pretože manažment si nemusí byť vedomý všetkých súvisiacich nákladov. Rozpočtovanie zhora nadol má tiež menej morálnych výhod.

Tieto dve hlavné metódy sú najpoužívanejšie metódy rozpočtovania. Na jednej strane rozpočet zhora nadol šetrí čas, ale ohrozuje úplné pochopenie požiadaviek každého oddelenia. V dôsledku toho niektoré oddelenia nemusia byť schopné efektívne fungovať v rámci limitov stanovených vrcholovým manažmentom.

Na druhej strane rozpočet zdola nahor povzbudzuje zamestnanci preberajú zodpovednosť za proces a využívajú svoje skúsenosti v oddeleniach, ktoré riadia. Avšak výsledky oddelenia nemusia vždy zodpovedať celkovým cieľom organizácie.

Výhody zostavovania rozpočtu zdola nahor

1. Presnosť

Rozpočtovanie zdola nahor má zvyčajne tú výhodu, že je pomerne presné, pretože každé oddelenie v organizácii pozná svoje výdavky a zdroje.

Sčítanie odhadov rozpočtu z každého oddelenia môže viesť k presným rozpočtom pre spoločnosť ako celok.

2. Motivácia. Rozpočtovanie

Zamestnanci zodpovední za vytváranie rozpočtov zvyčajne pracujú tvrdšie ako ostatní, aby dosiahli firemné ciele.

Keďže im je zverená finančná zodpovednosť, získavajú pocit vlastníctva.

To zlepšuje morálku a spoľahlivosť zamestnancov. Vo firme totiž zostávajú dlho.

3. Potreby oddelenia

Vrcholový manažment nemusí podrobne rozumieť každému programu a nemusí sa vedieť rozhodnúť, kam prideliť zdroje. Prístup zdola nahor pomáha zosúladiť sa s potrebami oddelenia na dosiahnutie jeho cieľov.

Keďže zamestnanci každého oddelenia pripravujú odhady rozpočtu, požiadavky sú jasne uvedené v správe o odhade.

4. Transparentnosť. Rozpočtovanie

Náklady a zdroje oddelenia sú prezentované čo najjasnejšie. Na hodnotení rozpočtu sa podieľajú zamestnanci každého oddelenia.

Rozdelenie finančných prostriedkov a výdavkov oddelenia je známe každému zamestnancovi oddelenia. Transparentnosť pomáha budovať dôveru zamestnancov v spoločnosť.

Nevýhody zostavovania rozpočtu zdola nahor

1. Nedostatok koordinácie

Chýba koordinácia medzi oddeleniami, kde si robia rozpočty bez toho, aby premýšľali o iných oddeleniach. To môže viesť aj k zdvojeniu rozpočtových odhadov.

2. Odchýlka od cieľa organizácie. Rozpočtovanie

Rozpočet vytvorený najmenej skúseným zamestnancom sa môže odchyľovať od cieľa organizácie. A to spoločnosti neprinesie šťastie.

3. Prekročenie rozpočtu

Existuje vysoká šanca, že ak jedno oddelenie prekročí rozpočet. Pridanie ďalších prostriedkov môže mať vplyv na iné oddelenie. Každé oddelenie by malo dostať rovnaké príležitosti na rast v rámci spoločnosti.

4. Dlhodobo

Integrácia všetkých skupín menších rozpočtov na vytvorenie jedného rozpočtu pre celú spoločnosť zvyčajne trvá dlhšie. Dôkladná analýza a implementácia odhadov rozpočtu je proces náročný na prácu.

Tipy na implementáciu metódy zdola nahor. Rozpočtovanie

Nižšie sú uvedené niektoré návrhy na implementáciu zdola nahor rozpočet pre vaše podnikanie. Pred výberom odhadu rozpočtu získaného touto metódou použite tieto tipy. Pre vašu organizáciu to môže byť skvelá stratégia.

1. Majte jasné ciele

Definovanie cieľov pomáha nastaviť limity pre akýkoľvek proces. Rovnako je to aj s rozpočtovaním zdola nahor. Cieľové výdavky a výdavky pre každého manažéra oddelenia by mali byť primerané. Aj keď sa táto stratégia zameriava výlučne na potreby oddelenia, musíte zvážiť aj finančné obmedzenia spoločnosti.

2. Udržujte štruktúrovanú organizáciu

Funkcie a požiadavky sa líšia pre rôzne oddelenia spoločnosti. Zodpovedajúci odhad rozpočtu sa zostavuje s prihliadnutím na charakteristiky konkrétneho oddelenia.

Rovnako faktory, ktoré by sa mali zohľadniť pri odhade rozpočtu jedného oddelenia, by sa nemali prekrývať so žiadnym iným oddelením. To bude mať za následok zdvojenie rozpočtu alebo vynechanie niektorých dôležitých detailov.

3. Venujte pozornosť detailom. Rozpočtovanie

Vedúci oddelení sú zodpovední za starostlivé preskúmanie všetkých fondov a výdavkov oddelení. Ich úlohou je viesť zoznam. rozpočet s plánovanými výdavkami na rozpočtový rok.

Aj keď je to časovo náročné, je to efektívny spôsob, ako sledovať výdavky vynaložené oddelením. To zvyšuje zodpovednosť a morálku zamestnancov.

Záver!

Úspech podniku závisí od dlhodobej vízie a poslania podniku. Rozpočtovanie nezaručuje obchodný rast. Odhad rozpočtu musí byť konzistentný a musí spolupracovať s cieľmi spoločnosti.

Prístup zdola nahor síce uspokojuje potreby zamestnancov, no zároveň musí generovať zisk pre organizáciu. Keďže sa môže ľahko stať prekročenie rozpočtu, dôkladne si preštudujte zoznam rozpočtov každého oddelenia.

Zamestnanci musia dodržiavať rozpočtové termíny. Pripomeňte zamestnancom, aby svoje odhady zakladali na najlepšom odhade a nepridávali ďalšie doláre na vyplnenie. Uistite sa, že zdroje sú prideľované múdro a takým spôsobom, aby každý mal to, čo potrebuje na dosiahnutie vašich celkových obchodných plánov a cieľov.