Konferenčný hovor je technológia, ktorá umožňuje ľuďom na rôznych miestach vzájomne komunikovať a komunikovať v reálnom čase prostredníctvom audio a/alebo video komunikácie. To umožňuje členom stretávať sa a organizovať stretnutia, diskutovať o problémoch, rozhodovať sa a pracovať na projektoch bez toho, aby museli opustiť svoje kancelárie alebo miesta.
Chcete vytvárať úspešné konferenčné hovory, na ktoré sa ľudia tešia? Či už sa stretávate so svojím šéfom, klientmi alebo virtuálnym tímom z celého sveta, tu je desať tipov, ako zabezpečiť, aby všetko prebehlo hladko.
Jednou z najlepších vecí na dnešnom podnikaní je, že nikdy nebolo jednoduchšie zostať v kontakte so svojimi kolegami, tímom a klientmi. Vďaka moderným technológiám môžeme organizovať stretnutia za chodu, organizovať virtuálne stretnutia a zabezpečiť bezproblémový zážitok prakticky z akéhokoľvek miesta na svete. Dnes je jedným z najjednoduchších a najpopulárnejších spôsobov, ako zostať v kontakte so všetkými vo vašej firme, konferenčné hovory. Nielenže sa ľahko nastavujú, ale umožňujú aj spoluprácu v reálnom čase, takže potenciálne problémy sú vyriešené rýchlo a všetci sú vždy na rovnakej vlne.
Pokiaľ ide o efektívnosť podnikania, existuje len málo nástrojov, ktoré sú také jednoduché a efektívne ako konferenčné hovory.
1. Urobte si poriadok. Konferenčný hovor
Nie je nič horšie ako konferenčný hovor, ktorý nemá jasný účel. Aby bola vaša konferencia efektívna, musíte si zorganizovať čas vopred. To znamená, že by ste mali mať všetko, čo potrebujete, vrátane agendy, poznámok a jasného zoznamu úloh. Ak chcete naozaj zapôsobiť, odošlite plán hovoru ešte pred jeho začiatkom, aby boli všetci na rovnakej vlne a presne vedeli, čo môžu očakávať. Udržať si poriadok je jediný spôsob, ako si môžete byť istí, že nebudete strácať čas, vrátane toho vášho.
2. Poznajte svoju službu. Konferenčný hovor
Vždy si nájdite čas na oboznámenie sa so systémom firemného telefónu a/alebo konferenčných služieb, ktoré používate, skôr než dôjde k skutočnému hovoru. Každá služba má svoje vlastné jedinečné funkcie, takže vedieť, ako všetko funguje, môže zabezpečiť hladký priebeh hovoru. Pochopenie služby, ktorú používate, je tiež najlepší spôsob, ako pomôcť ostatným návštevníkom orientovať sa v nej. Namiesto toho, aby ste ich posielali na stránku s častými otázkami služby, môžete na ich otázky odpovedať sami.
Stratégia obchodného rastu. Najlepší
3. Vytvorte interakciu. Konferenčný hovor
Najlepšie konferenčné hovory umožňujú zúčastniť sa každému účastníkovi. Ak všetko, čo robíte, je hovoriť, ľudia sa budú čudovať, prečo ste práve neposlali hlasovú poznámku. Počas hovoru si vždy nechajte čas na otázky a spätnú väzbu, aby mal každý pocit, že má šancu zúčastniť sa. Tým sa zabezpečí, že každý bude venovať pozornosť a zabezpečí sa, že všetko, čo bolo potrebné počas rozhovoru vyriešiť, sa skutočne vyriešilo. V závislosti od typu konferenčnej služby, ktorú používate (pozrite si náš zoznam piatich najlepších bezplatných služieb nižšie), budú existovať ďalšie jedinečné spôsoby, ako podporiť účasť, vrátane vytvárania ankiet a interaktívnej sekcie otázok a odpovedí. Ak plánujete využívať niektorú z týchto doplnkových služieb, uistite sa, že ste vy a vaši členovia vopred oboznámení s tým, ako funguje.
4. Minimalizujte rozptýlenie. Konferenčný hovor
Aj keď jednou z výhod konferenčného hovoru je možnosť pripojiť sa odkiaľkoľvek, je dôležité, aby ste sa snažili minimalizovať rozptýlenie pre všetkých, najmä ak ste hostiteľom. Ak je to možné, nevolajte z verejných miest, ktoré sú hlučné alebo preplnené, ak ide o videohovor. Aj keď sa tomu niekedy nedá vyhnúť, tieto typy rozptýlenia môžu byť nepríjemné a môžu vám a vašim hosťom dokonca brániť v diskusii o čomkoľvek, čo je potrebné počas hovoru vyriešiť.
Time management a zlepšenie produktivity
5. Buďte načas. Konferenčný hovor
Jedným z najhorších spôsobov, ako začať konferenčný hovor, je meškať. Aj päť minút po plánovanom čase môže vašich návštevníkov podráždiť a vyvolať dojem, že nie ste vážiť si ich čas. Ak zavoláte včas, vaši účastníci budú mať pocit, že ste pripravení a pripravení. Navyše to pomáha vašim hosťom vyhnúť sa nepríjemnej správe „ste tu prvý“, ktorá by ich mohla urobiť na druhom mieste, ak majú správne informácie o hovore.
6. Pripravte si vizuálne pomôcky
Nie všetky konferenčné hovory potrebujú pomoc vizuálnych pomôcok. Pre niektorých však v skutočnosti zlepšujú konverzáciu. Po vytvorení agendy hovoru si skontrolujte poznámky a zistite, či potrebujete vizuály. Ak áno, nájdite si čas na prípravu vizuálnej podpory a určite dajte svojim hosťom vedieť, že pôjde o videokonferenciu. Ak očakávate, že video budú zdieľať aj vaši hostia, dajte im vedieť, aby sa mohli pripraviť. Pre vašich hostí nie je nič horšie, ako keď vás požiadajú, aby sa pripojili prostredníctvom videa, keď očakávajú iba hlasový hovor.
7. Postupujte podľa herného plánu. Konferenčný hovor
Aj keď prípravou na hovor možno strávite veľa času, nezaručuje to, že svoju agendu skutočne dodržíte. Majte na pamäti, čo chcete počas hovoru dosiahnuť, a pri zaškrtávaní každého políčka sa snažte byť čo najefektívnejší. Ak povzbudzujete ostatných, aby sa zapojili do súťaže, mali by ste byť tiež hostiteľom, aby ste sa uistili, že nikto iný nebude monopolizovať alebo jednoducho nestráca čas. Pamätajte: všetci, vrátane vás, sú zaneprázdnení. Čím dlhšie bude váš hovor trvať a čím viac bude mimo témy, tým menej si ľudia budú pamätať – a tým menej sa budú tešiť na ďalší hovor.
8. Čím kratšie, tým lepšie. Konferenčný hovor
Ak máte pochybnosti, vždy sa pomýľte na strane kratších konferenčných hovorov. Zatiaľ čo sa každý bude sťažovať na tridsaťminútové konferenčné hovory, ktoré trvajú hodinu, len málokoho bude otravovať, keď je to vlastne len dvadsať minút. Počas hovoru sledujte hodiny, aby ste mohli urobiť všetko pre to, aby ste účastníkov dostali von včas – alebo skôr. Nič si zamestnanci necení viac ako stretnutia, ktoré im neuberú čas z ich už aj tak nabitého programu.
9. Poskytnite poznámky
Ak viete, že váš konferenčný hovor bude dlhý alebo ak existuje niekoľko dôležitých tém, ktoré si ľudia musia zapamätať, potom je dôležité, aby ste si po (alebo pred) hovorom robili poznámky pre svojich hostí. Tieto poznámky zabezpečia, aby si zapamätali všetky vaše najdôležitejšie otázky, komentáre a nápady, ako aj to, či vaši hostia podniknú nejaké kroky, a pripomenú im, čo a kedy musia urobiť.
10. Nahrajte hovor. Konferenčný hovor
Nezabudnite si nahrať konferenčný hovor, aby ak ho niekto zmeškal, mal možnosť si ho pozrieť. Nahrávanie konverzácie vám tiež pomôže zistiť, čo môžete nabudúce urobiť lepšie, napríklad spomaliť konverzáciu, zlepšiť vizuálne pomôcky, ktoré používate, alebo sa zamerať na agendu. Okrem poznámok, zdieľanie konverzácií je dobré spôsob, akým sa môžu účastníci vrátiť a upraviť podľa potreby.
5 bezplatných konferenčných hovorov.
Aj keď existuje veľa platených konferenčných služieb, ktoré sú skvelé, existuje aj veľa bezplatných služieb, ktoré môžu ľahko konkurovať. Tu je zoznam našich piatich obľúbených konferenčných služieb a prečo...
1. Google Hangouts
Milujeme kvalitu videa a zvuku Google Hangouts , nehovoriac o tom, aký je mnohým používateľom známy. Keďže na pripojenie potrebujete iba účet Google, používanie služby Hangouts často znamená, že vaši návštevníci si nemusia robiť starosti s nastavovaním alebo prihlasovaním sa do iného neznámeho účtu. Služba Hangouts sa tiež integruje s aplikáciami, ako sú Dokumenty Google, čo znamená, že rýchle zdieľanie informácií je jednoduché.
2. Uberkonferencia
Rovnako ako Google Hangouts, uber-konferencia umožňuje zdieľať súbory z Disku Google počas hovoru. Tiež sa integruje s Dropbox a Evernote a uľahčuje zdieľanie obrazoviek. Jednou z najlepších funkcií Uberconference je ovládanie zvuku, ktoré pomáha minimalizovať okolitý hluk, ak sa ocitnete v rušnej kancelárii alebo obľúbenej kaviarni.
3. zoom
Zväčšiť, Jedna z najpopulárnejších služieb v tomto zozname, je to skvelá bezplatná možnosť telefonických konferencií pre podniky, najmä ak sa vo veľkej miere spoliehajú na videokonferencie. Aplikáciu je možné jednoducho stiahnuť a získať k nej prístup, čo vám umožní rýchlo uskutočňovať budúce hovory s každým vo vašom tíme.
4. Bezplatná konferencia
Ak máte klientov alebo členov tímu, ktorí sa pridajú medzinárodne, potom Konferencia zadarmo je jednou z najinteligentnejších možností, pretože je zadarmo. Bezplatnú konferenciu môžete používať cez telefón a online s prístupom k pohodlnému zdieľaniu obrazovky a četovaniu.
5. Rovnaká stránka
Ako komplexný softvér na spoluprácu typu všetko v jednom, Rovnaká stránka vám umožňuje robiť veci, ako je komunikácia prostredníctvom hromadných textov, zdieľanie súborov a dokonca aj prieskumy v rámci vašej skupiny. Hoci Samepage ponúka bezplatnú službu, ponúka aj platené možnosti pre ďalšie funkcie, ako sú súkromné príkazy a rozšírené úložisko.
Завершение
Optimalizáciou vašej konferenčnej stratégie a výkonu pomocou správnej konferenčnej služby pre vaše podnikanie, spolupráca v tím môže byť efektívnejší, ako kedykoľvek predtým. Či už pracujete v kamennom alebo online obchode, môžete začať uskutočňovať lepšie konferenčné hovory, ktoré stratia menej času a spravia viac práce, ak budete postupovať podľa týchto tipov.
Оставить комментарий