Covey Time Management Matrix je nástroj na organizovanie priorít a efektívne riadenie času, ktorý vyvinul Stephen R. Covey, autor knihy The 7 Habits of Highly Effective People. Táto matica pomáha ľuďom kategorizovať ich úlohy a aktivity podľa ich dôležitosti a naliehavosti, čo im umožňuje lepšie alokovať svoje úsilie a zdroje.
Matica riadenia času
Stephen R. Conway navrhol myšlienku alebo koncept matice riadenia času, klasifikujúc úlohy do štyroch rôznych kvadrantov.
- Naliehavé a dôležité
- Nie súrne, ale dôležité
- Naliehavé, ale nie dôležité
- Ani naliehavé, ani dôležité
Podľa matice možno každú prácu na svete rozdeliť podľa toho, nakoľko je relevantná a dôležitá. Poďme sa ponoriť priamo do týchto štyroch kvadrantov.
Štyri kvadranty matice riadenia času
Q1 – Naliehavé a dôležité. Matica riadenia času
Len málo vecí na svete sa môže stať náhle, ako sú kritické incidenty, nehody, viac nežiaducich scenárov atď. Všetky tieto veci sú silné a môžu sa kedykoľvek dotknúť kohokoľvek. Navyše, v prípade realizácie projektu v najbližších dňoch by mal tento projekt ovplyvniť jeho pozíciu v spoločnosti.
Potom môže byť tento scenár pre túto osobu ľahko považovaný za kritický. Všetky tieto scenáre má človek k dispozícii a výsledok môže ľahko manipulovať, pretože prácu a akciu má pod kontrolou. Vysoká priorita je zameraná na riešenie kritických problémov, pretože výsledok je okamžitý. Ako skúsený človek môžete ovplyvniť výsledok tým, že nastavíte šance vo svoj prospech. To znamená, že uprednostňovanie kritickej a urgentnej práce vám dáva výhodu. Vysoko efektívni ľudia sa vždy správne rozhodujú o naliehavosti a dôležitosti úloh.
Príklad matice naliehavého a dôležitého kvadrantu 1
Niektoré z naliehavých naliehavých úloh, núdzových situácií a kritických problémov. sú súčasťou tejto matrice. Práca na projekte, ktorý sa má uskutočniť nasledujúci deň, je príkladom takých dôležitých a naliehavých úloh spojených s kvadrantom 1.
Q2 – Dôležité, ale nie naliehavé. Matica riadenia času
Plánovanie a manažment času sú dve hlavné oblasti v tomto kvadrante. V tomto kvadrante sú úlohy zvyčajne časovo citlivé, ale chýbajú dôležitý a kritický prvok v ich vnútri. Viac-menej všetky úlohy v tomto kvadrante majú termíny, ktoré musia byť splnené. Okrem toho lehota môže byť v dňoch alebo mesiacoch. Táto časť je tiež o starostlivom plánovaní, kde musíme vynaložiť veľké úsilie na dokončenie danej úlohy skôr, ako sa stane naliehavou. Zameranie sa na tento kvadrant môže zabezpečiť, že sa vyhneme mizernému pracovnému stresu a staneme sa efektívnejšími pri vykonávaní práce.
Aktualizácia dokumentácie, plány údržby, školenia a hodnotenie zamestnancov sú niektoré z činností, ktoré spadajú do druhého kvadrantu. Tento typ práce prinesie z dlhodobého hľadiska najväčšiu návratnosť, no nebude taký naliehavý, aby ju bolo potrebné dokončiť v danom časovom rámci.
Príklad dôležitého, ale nie naliehavého kvadrantu 2. Matica riadenia času
Súčasťou tejto matice riadenia času sú dlhodobé projekty a organizačné ciele. Plánovanie a rozvoj Stratégie dlhodobého projektu – kľúčové príklady kvadrant 2.
Q3 – Nie je to dôležité, ale naliehavé
Tretí kvadrant sa tiež nazýva kvadrant „Podvod“. Všetka práca v kancelárii alebo továrni je prepojená, kým všetky oddelenia nespolupracujú ako jedno, práca je neúplná. Rovnako aj osobná práca a profesionálna práca môžu byť niekedy vo vzájomnom konflikte. Napríklad telefonát z domu môže trvať viac ako tridsať minút kvôli naliehavosti. Ale zároveň to nemusí byť až také dôležité v porovnaní s termínom projektu, ktorý si vyžaduje okamžitú pozornosť. Stáva sa to často v továrni, pretože niekedy si chybný stroj vyžaduje pozornosť. Chyba pri prideľovaní viacerých ľudí namiesto jedného môže mrhať časom a zdrojmi organizácie.
Stránka s cenami. Ako vytvoriť skvelý?
Príklad nedôležitého, ale naliehavého kvadrantu 3
Rozptyľovanie a prestávky, minimálna „rušná“ práca sú súčasťou matice Q3. Sledovanie času, odpovede na e-maily a telefónne hovory atď. sú príklady kvadrantu 3.
Q4 – Ani dôležité, ani naliehavé. Matica riadenia času
Zvyk starať sa o nekontrolovateľné veci, premýšľať o nesprávnych ukazovateľoch môžu byť prvky, ktoré narúšajú efektívne výsledky. Tento kvadrant sa zaoberá minimálnou prioritou práce; nie je to dôležité a nie je to potrebné. Napríklad vybavovanie malých pochôdzok, dokončovanie domácich prác počas pracovnej doby. Môže to byť aj pozeranie sociálnych sietí a nákupné stránky, ktoré z dlhodobého hľadiska nebudú prospešné. Preto sa stáva náročnou úlohou riadiť priority na škále od nízkych po vysoké. Tieto úlohy sa musia vykonávať podľa flexibilného plánu, keď je pracovná záťaž minimálna. To zaisťuje, že výsledky neutrpia.
Príklad kvadrantu 4. Matica riadenia času
Drobnosti a strata času, neformálne rozhovory sú súčasťou štvrtého kvadrantu. Bezcieľne prezeranie webu, browsovanie sociálnych sietí - príklady zo štvrtého štvrťroka.
Zhrnutie!
Neexistuje žiadny čarovný prútik, ktorý by človeku pomohol uprednostniť úlohy. Pre produktívnu prácu a zabezpečenie optimálneho využitia zdrojov je teda Time Management Matrix veľmi užitočný. Nedajú sa zvládnuť zo dňa na deň. Namiesto toho musíte urobiť malé kroky správnym smerom. Jedného dňa sa určite zvýši produktivita a zvýšia sa normy pracovnej etiky. Celkovo vzaté, pomocou matice riadenia času môžete vedieť, či strávený čas stál za to alebo či ste ho premrhali. Matica riadenia času
Оставить комментарий