Elektronické obstarávanie je proces nákupu tovaru, služieb alebo prác pomocou informačných a komunikačných technológií, najmä internetu. Namiesto tradičných papierových postupov využíva elektronické obstarávanie špecializované elektronické platformy alebo systémy, ktoré umožňujú zákazníkom odosielať žiadosti o návrhy (žiadosti o cenovú ponuku, výberové konania) a prijímať návrhy od potenciálnych dodávateľov.

Elektronické obstarávanie poskytuje množstvo výhod, ako je zvýšená transparentnosť v procese obstarávania, skrátený čas spracovania, znížené administratívne náklady, lepší prístup k potenciálnym dodávateľom a zvýšená konkurencia, čo môže v konečnom dôsledku viesť k nižším cenám a zlepšeniu kvality nakupovaného tovaru a služieb. .

Ako funguje elektronické obstarávanie?

Elektronické obstarávanie je proces elektronickej výmeny dodávateľských zmlúv, objednávok a faktúr za nákup kancelárskych potrieb alebo akéhokoľvek iného tovaru alebo služieb. Používajú elektronickú výmenu údajov (EDI) optimalizovať proces obchodného obstarávania a uskutočniť ho rýchlejšie, efektívnejšie a hospodárnejšie. Elektronické obstarávanie umožňuje spoločnostiam rýchlo a jednoducho objednávať od svojich dodávateľov a riadiť obstarávacie procesy online.

Na úrovni podniku oficiálne alebo špeciálne oddelenie stanovuje špecifické pravidlá a zásady pre nákup tovarov a služieb, ktoré podnik potrebuje. Cieľom je uspokojiť potreby spoločnosti za čo najnižšiu cenu alebo za najlepšiu cenu v čase potreby. Na dosiahnutie tohto cieľa pracovníci nákupu nadväzujú vzťahy s dodávateľmi, stanovujú usmernenia, vyjednávajú zmluvy a stanovujú limity pre povolené typy nákupov.

Elektronické obstarávanie funguje podľa nasledujúceho všeobecného princípu:

  1. Vyžaduje identifikáciu: Organizácia určuje, aký tovar, služby alebo materiály potrebuje na vykonávanie svojho podnikania. Ide o prvú fázu obstarávacieho procesu, ktorú je možné automatizovať pomocou elektronických systémov.
  2. Hľadajte dodávateľov: Prostredníctvom platforiem elektronického obstarávania môže organizácia nájsť a kontaktovať potenciálnych dodávateľov, ktorí ponúkajú požadovaný tovar alebo služby. Dôležitou funkciou je prístup k online katalógom, ktoré uľahčujú výber.
  3. Žiadosť o cenové ponuky (RFQ) alebo ponuky (RFP): Prostredníctvom systému elektronického obstarávania je možné dodávateľom zasielať žiadosti o cenovú ponuku alebo návrhy, aby získali informácie o cenách, podmienkach a dodacích lehotách.
  4. Hodnotenie návrhov: Systém umožňuje automaticky porovnávať prijaté ponuky podľa rôznych kritérií, ako je cena, kvalita, povesť dodávateľa a dodacie podmienky. To zjednodušuje proces výberu najlepšej ponuky.
  5. Pokladňa: Po výbere dodávateľa systém automaticky vygeneruje Objednávku (PO), ktorá je odoslaná dodávateľovi. Objednávka môže obsahovať všetky potrebné detaily, ako sú špecifikácie, množstvá a dodacie lehoty.
  6. Potvrdenie a spracovanie objednávky: Dodávateľ potvrdí objednávku prostredníctvom platformy elektronického obstarávania a organizácia môže sledovať jej priebeh vrátane stavu doručenia a platby.
  7. Príjem tovaru alebo služieb: Po doručení systém zaznamená skutočnosť prijatia tovaru alebo poskytnutia služby a automaticky ju spáruje s objednávkou a faktúrou (proces párovania). To pomáha predchádzať chybám pri platbe a doručení.
  8. Platba a dokončenie transakcie: Po potvrdení prijatia produktu alebo služby sa uskutoční automatická platba dodávateľovi prostredníctvom integrovaného platobného systému.

Elektronický obstarávací softvér.

Existuje mnoho dostupných softvérových riešení pre elektronické obstarávanie, z ktorých každé ponúka svoje vlastné jedinečné vlastnosti a možnosti.

Elektronické obstarávanie. Tu je niekoľko z nich:

  1. SAP Ariba: Je to jedna z popredných platforiem pre manažmentu dodávateľského reťazca a elektronického obstarávania. SAP Ariba poskytuje Nástroje na zadávanie objednávok, správu zmlúv, interakciu s dodávateľmi a sledovanie plnenia objednávok.
  2. Oracle Procurement Cloud: Ide o cloudový softvér určený na automatizáciu procesov obstarávania vrátane žiadostí o návrhy, výberové konania, správu dodávateľov a zmlúv.
  3. coupe: Coupa ponúka platformu na správu a obstarávanie výdavkov, ktorá zahŕňa automatizáciu procesu obstarávania, analýzu výdavkov, správu dodávateľov a ďalšie nástroje.
  4. BravoSolution: Toto je riešenie určené pre riadenie dodávateľov a elektronické výberové konania. BravoSolution umožňuje zákazníkom posielať žiadosti o návrhy, vykonávať aukcie a spravovať zmluvy.
  5. JAGGAER: JAGGAER ponúka platformu pre riadenie dodávateľského reťazca a elektronické obstarávanie, vrátane nástrojov na riadenie dodávateľov, nákupných katalógov, analýz a monitorovania plnenia zmlúv.

Tieto softvérové ​​produkty poskytujú rôzne funkcie, od základných procesov elektronického obstarávania až po komplexnejšie systémy riadenia dodávateľského reťazca. Výber softvéru závisí od konkrétnych potrieb a rozpočtu organizácie.

Elektronické obstarávanie. Hodnotový reťazec.

Hodnotový reťazec elektronického obstarávania zahŕňa množstvo etáp a procesov, z ktorých každý prispieva k zvýšeniu efektívnosť a pridaná hodnota pre organizáciu.

Nižšie je uvedený všeobecný hodnotový reťazec v elektronickom obstarávaní:

  1. Automatizácia procesov obstarávania: Platformy elektronického obstarávania dokážu automatizovať mnohé procesy, ako je zadávanie ponúk na tovar a služby, spracovanie ponúk od dodávateľov, vyhodnotenie a výber najlepších ponúk. To znižuje čas náklady a zvyšuje efektivitu celý proces obstarávania.
  2. Zvýšená dostupnosť pre dodávateľov: Elektronické platformy poskytujú možnosť rýchleho a jednoduchého spojenia so širokým spektrom potenciálnych dodávateľov. To umožňuje zákazníkovi získať viac možností ponúk a vybrať si najlepší pomer ceny a kvality.
  3. Zvýšená transparentnosť: Elektronické obstarávanie zabezpečuje transparentnosť v procese od predloženia ponuky až po uzavretie zmluvy. Zákazníci a dodávatelia majú prístup ku všetkým potrebným informáciám o procese obstarávania, čo pomáha znižovať riziká a predchádzať korupcii.
  4. Vylepšená správa údajov: Platformy elektronického obstarávania zhromažďujú a analyzujú veľké množstvo údajov z procesov obstarávania a poskytujú zákazníkom cenné informácie o nákladoch, výkonnosti dodávateľov, trhových trendoch a ďalšie. Pomáha to optimalizovať nákupné stratégie a robiť informovanejšie rozhodnutia.
  5. Znížte náklady a zvýšte efektivitu: V dôsledku automatizácie a optimalizácie obstarávacích procesov sa znižujú administratívne náklady, znižuje sa chybovosť a oneskorenie, čo v konečnom dôsledku vedie k zníženiu celkových obstarávacích nákladov organizácie a zvýšeniu jej efektívnosti.

Účelom každej etapy tohto reťazca je pridať hodnotu a zlepšiť efektivitu celého elektronického procesu obstarávania, čo má v konečnom dôsledku priaznivý vplyv na úspech a konkurencieschopnosť organizácie.

Aké sú výhody elektronického obstarávania?

Elektronické obstarávanie poskytuje organizáciám, zákazníkom a dodávateľom množstvo výhod. Platformy poskytujú transparentnosť a kontrolu nad procesom obstarávania, od podania žiadosti až po realizáciu zmluvy. Zákazníci môžu jednoducho sledovať každý krok procesu a zabezpečiť súlad so všetkými zavedenými zásadami a postupmi.

Elektronické obstarávanie vám umožňuje vykonávať postupy rýchlejšie a efektívnejšie, pretože všetky fázy, od podania žiadosti až po výber dodávateľa, prebiehajú online. To znižuje časové oneskorenia a umožňuje rýchlejšie reagovať na zmeny na trhu. Automatizácia obstarávacích procesov na elektronických platformách pomáha znižovať administratívne náklady spojené s manuálnou dokumentáciou, spracovaním návrhov a ďalšími rutinnými úkonmi.

Elektronické platformy zhromažďujú a uchovávajú veľké množstvo údajov o obstarávaní a výkone dodávateľov, čo uľahčuje analýzu a informované rozhodovanie. Pomáha to optimalizovať nákupné stratégie a identifikovať príležitosti na zníženie nákladov. Používanie elektronických platforiem uľahčuje dodržiavanie legislatívy a noriem v oblasti verejného obstarávania a obstarávania v súkromnom sektore, keďže všetky fázy procesu sú zdokumentované a podliehajú overeniu.

Elektronické obstarávanie. Problémy.

Hoci elektronické obstarávanie má mnoho výhod, môže čeliť aj niektorým výzvam.

Niektoré z najbežnejších problémov zahŕňajú:

  1. Nedostatočná kvalifikácia personálu: Používanie elektronických platforiem si vyžaduje určitú úroveň počítačovej gramotnosti a technických zručností zamestnancov. Nedostatok školenia personálu môže viesť k chyby v procese obstarávania alebo spomaliť prijatie elektron systémov
  2. Zabezpečenie údajov: Elektronické platformy môžu byť predmetom kybernetických útokov alebo krádeží údajov. Nedostatočné bezpečnostné opatrenia môžu viesť k úniku dôverných informácií alebo kompromitácii systému, čo predstavuje hrozbu pre zákazníkov aj dodávateľov.
  3. Obmedzený prístup na internet: V niektorých regiónoch môže byť prístup na internet obmedzený alebo nemusí byť dostupný vôbec. To spôsobuje problémy účastníkom, ktorí nemôžu voľne využívať platformy elektronického obstarávania.
  4. Monopolizácia trhu: V niektorých prípadoch môžu platformy elektronického obstarávania vytvoriť monopolné postavenie na trhu obmedzením výberu dodávateľov a nákupných podmienok. To môže viesť k obmedzenej konkurencii a nedostatočnej rozmanitosti ponuky.
  5. Heterogenita technológií: Rôzne organizácie môžu používať rôzne platformy a technológie na elektronické obstarávanie. Heterogenita technológií môže brániť interoperabilite a interoperabilite medzi systémami, čo sťažuje spoluprácu a zdieľanie informácií medzi účastníkmi procesu.
  6. Nedostatok dôvery v systém: Niektorí účastníci môžu byť voči systémom elektronického obstarávania nedôverčiví z dôvodu možnosti manipulácia alebo nedodržiavanie pravidiel a noriem.

FAQ. Elektronické obstarávanie.

Čo je elektronické obstarávanie?

Elektronické obstarávanie je proces nákupu tovaru, služieb alebo prác pomocou informačných a komunikačných technológií, najmä internetu.

Ako funguje elektronické obstarávanie?

Elektronické obstarávanie zahŕňa zadávanie ponúk na elektronických platformách, prijímanie ponúk od dodávateľov, vyhodnocovanie ponúk, výber dodávateľov a vyjednávanie zmlúv, a to všetko online.

Aké sú výhody elektronického obstarávania?

Medzi výhody patrí zvýšená transparentnosť a konkurencia, skrátený čas obstarávania, znížené administratívne náklady, zvýšená dostupnosť pre dodávateľov a lepšia správa údajov.

Aké softvérové ​​riešenia sa používajú na elektronické obstarávanie?

Existuje mnoho softvérových riešení, ako sú SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER a ďalšie, ktoré sú určené na automatizáciu procesov elektronického obstarávania.

Aké problémy môžu vzniknúť pri elektronickom obstarávaní?

Problémy môžu zahŕňať nedostatočnú kvalifikáciu personálu, problémy s bezpečnosťou údajov, obmedzený prístup na internet, monopolizáciu trhu, technologickú heterogenitu a nedostatok dôvery v systém.

Aké kroky možno podniknúť na úspešnú implementáciu elektronického obstarávania?

To zahŕňa školenia zamestnancov, implementáciu moderných a bezpečných softvérových riešení, vývoj vhodných zásad a postupov, ako aj pravidelné monitorovanie a analýzu procesov obstarávania.

ABC