Zunanje izvajanje HR – pregled, storitve in ugodnosti

Zunanje izvajanje človeških virov (Human Resources Outsourcing) je praksa prenosa določenih funkcij upravljanja s kadri (HR procesi) na zunanjega ponudnika storitev. Pri zunanjem izvajanju človeških virov lahko podjetja prenesejo določene vidike upravljanja človeških virov, kot so zaposlovanje in selekcija, vodenje plač, usposabljanje in razvoj zaposlenih, administrativni procesi in druge kadrovske funkcije, na specializirana podjetja ali ponudnike storitev.

Glavni cilj kadrovskega zunanjega izvajanja je olajšati podjetjem skrb za kadre, zmanjšati stroške in povečati učinkovitost upravljanja s človeškimi viri. Podjetja izberejo zunanje izvajanje človeških virov kot strateško rešitev, da se osredotočijo na svoje ključne dejavnosti, medtem ko strokovnjakom za človeške vire omogočajo opravljanje povezanih nalog.

Kadrovski outsourcing je lahko popoln (prenos vseh kadrovskih funkcij) ali delen (prenos določenih vidikov). Podjetja, zlasti mala in srednje velika, lahko s tem pristopom povečajo fleksibilnost, zmanjšajo stroški in izboljšanje kakovosti upravljanje osebja.

Kaj je zunanje izvajanje HR?

V vsakem podjetju je odločilno oddelek igra vlogo okvirji. Zaposlovanje novih sodelavcev, maksimiranje njihovo produktivnost in ohranjanje zdravega delovnega mesta okolje so njegove glavne naloge. Mala in srednje velika podjetja se običajno poslužujejo koncepta zunanjega izvajanja HR.

Izraz zunanje izvajanje človeških virov se nanaša na prenos dela ali celotnega kadrovskega oddelka vašega podjetja na tretjo osebo zaradi boljšega delovanja in lažjega upravljanja.

Nekatere od ključnih funkcij vašega podjetja, ki jih je mogoče preprosto oddati zunanjim izvajalcem, so:

1. Storitve obračuna plač
2. Pomoč zaposlenih/Posvetovanje
3. Preverjanje preteklosti
4. Začasno osebje
5. Prednosti zdravstvene oskrbe
6. Upravljanje uspešnosti
7. Načrtovanje upokojitve
8. Preverjanje zdravil
9. Upravljanje tveganj itd.

Prednosti in slabosti zunanjega izvajanja HR

Prednosti zunanjega izvajanja HR

1. Učinkovitost

Zaposlovanje strokovnjakov, katerih niša je HR, poveča učinkovitost in produktivnost oddelka.

2. Skladnost. Zunanje izvajanje HR

Najeti ponudniki storitev, ki so izkušeni strokovnjaki, zagotavljajo večjo skladnost z regulativnimi zahtevami.

3. Stroški

Ugotovljeno je bilo, da je ta strategija na splošno zelo stroškovno učinkovita.

4. Ocene zaposlenih. Zunanje izvajanje HR

V zdravem delovnem okolju zaposleni delajo bolje in so v podjetju bolj zadovoljni. Poleg tega ne bodo iskali druge boljše službe, kar bo izboljšalo obdržanje.

5. Dostopnost podatkov

Z več uporabnimi kakovostnimi podatki in statistiko je mogoče hitro sprejeti boljše odločitve v korist podjetja.

6. Pravna tveganja

Ko je kadrovska služba odgovorna za tretjo osebo, se s tem povezana pravna tveganja prenesejo.

Slabosti zunanjega izvajanja HR

1. Nadzor

Pri zunanjem izvajanju odgovornosti je prenos nadzora do neke mere neizogiben in obvezen.

2. Vizija. Zunanje izvajanje HR

Kadrovska služba bo delovala v skladu s standardi, ki jih določi ponudnik storitev, ne vaše podjetje. Ti standardi se lahko razlikujejo od tistih, ki ste jih postavili.

3. Pomanjkanje strasti

Ponudnik storitev morda ne bo delal z enako strastjo ali vnemo, kot jo imate vi za svoje podjetje.

4. Nepravilno ravnanje. Zunanje izvajanje HR

Če se odločite napačno, je vedno možno, da ponudnik storitev napačno ravna z oddelkom.

Zakaj zunanje izvajanje HR?

Kot smo že omenili, zunanje izvajanje kadrovske službe poveča učinkovitost podjetja zornih kotov čas in denar. Običajno se morajo lastniki v manjših podjetjih osredotočiti na svoje osnovne poslovne funkcije in jih razvijati. Vendar je lahko nadzor kadrovske službe moteč v tem procesu. Poleg tega, ker kadrovska služba običajno ni niša za lastnika, ni mogoče zagotoviti, da jo bo lahko učinkovito obvladoval. V vsakem primeru je oddaja kadrovske službe zunanjim izvajalcem vedno prava odločitev. Na splošno poveča učinkovitost podjetja v smislu produktivnosti, časa in denarja.
Združenje za upravljanje s človeškimi viri (SHRM) je izvedlo študijo in opredelilo naslednje razloge za zunanje izvajanje HR:

1. Stroškovne koristi
2. Časovna učinkovitost
3. Širša ponudba storitev
4. Soglasje
5. Delovanje kadrovske službe s strani izkušenega osebja

Katere kadrovske funkcije in naloge kadrovska služba oddaja zunanjim izvajalcem?

Kadrovsko službo lahko delno ali v celoti oddamo zunanjim izvajalcem. Če je to izvedeno delno, si odgovornost, informacije in nadzor nad funkcijami delita matično podjetje in izvajalec storitev. Če je oddelek v celoti oddan zunanjemu izvajalcu, vse odgovornosti prevzame ponudnik storitev. Vzdrževanje odnosa med podjetjem in dobaviteljem ostaja v izključni pristojnosti kadrovika oziroma lastnika matičnega podjetja. Zunanje izvajanje HR

Običajno se zunanje izvajajo naslednje kadrovske funkcije:
1. Plačilna lista

Obračun plač in povezane davčne naloge je mogoče oddati zunanjim izvajalcem. Ta opravila so dolgotrajna in monotona, vendar zahtevajo natančno in pravočasno dokončanje. S temi delovnimi mesti je povezanih tudi veliko davčnih pravil. Zato je bolje, da jih oddate zunanjim izvajalcem in ne preobremenite svoje ekipe s temi deli.

2. Upravljanje ugodnosti

Ta naloga je obsežna, a tudi pomembna in običajno zahteva zaposlenega za polni delovni čas. Prenos te naloge na strokovnjaka je v najboljšem interesu zaposlenih in delodajalcev.

3. Spoštovanje delovne zakonodaje. Zunanje izvajanje HR

Poleg predpisov o plačah morate upoštevati tudi različne predpise o zaposlovanju. Te naloge je treba oddati zunanjim izvajalcem, da se zagotovi nepristranska, čista in učinkovita storitev. Poleg teh storitev, ki so večinoma oddane zunanjim izvajalcem, so bile zgoraj obravnavane številne druge storitve, ki jih lahko podjetje oddaja zunanjim izvajalcem.

Katero podjetje naj izbere zunanje izvajanje HR?

Čeprav se zunanje izvajanje vašega kadrovskega oddelka zdi dobra ideja za vsa MSP, mora biti njihov pristop k temu popolnoma drugačen. Vsako podjetje drugačna velikost in različne zahteve. Uporaba zunanjega izvajanja za popolno izpolnitev vaših potreb je ključ do uspešnega zunanjega izvajanja človeških virov.

1. Mala podjetja s številom zaposlenih od 0 do 15 ljudi. Zunanje izvajanje HR

Številna nova podjetja delajo napako, ko mislijo, da lahko sama upravljajo svoje osebje. Glavna ideja za tem je, da zlahka vodijo tako majhno ekipo. Toda med upravljanjem plačilne liste, ugodnosti, dopusta in drugimi nalogami, povezanimi s človeškimi viri, so ključne temeljne naloge privabljanja novih vlagateljev, dela na izdelku ali storitvi in ​​rasti podjetja ob strani in prezrte. To bi morala biti na tej stopnji glavna prednostna naloga.

Tako se zdi zunanje izvajanje večine kadrovskih funkcij izvedljiva rešitev. Za to delo je na voljo veliko podjetij in programskih platform. Lastniki se morajo osredotočiti na rast in upravljanje ekipe. Običajno imajo za to delo prednost poklicne organizacije delodajalcev (PEO).

2. Rastoče podjetje z 10-50 zaposlenimi.

V tej fazi posel raste in število zaposlenih se povečuje. Posledično je skladnost z vsemi povečanimi odgovornostmi in osebjem zahtevna. Poleg tega, če pravil ne razumete dobro, obstaja velika možnost napake. Zunanje izvajanje HR

Podjetja na tej stopnji imajo običajno kadrovsko službo z enim ali več zaposlenimi. Napaka večine podjetij je zaposlovanje več ljudi v kadrovskem oddelku. Ne glede na to, kako donosna se zdi ideja, nikoli ni tako učinkovita. Namesto tega zunanje izvajanje oddelka nekoliko dela čudeže. Medtem ko lahko pogodbena stran opravlja funkcije, kot sta obračun plač in skladnost, se lahko vaše kadrovsko osebje osredotoči na ključne naloge, kot sta zaposlovanje in kultura na delovnem mestu.

3. Srednja in velika podjetja s 50-500 zaposlenimi.

Za podjetja te velikosti, kjer financiranje ni problem, je širitev glavna prednostna naloga. In za razširitev potrebujete komplet. Morda boste morali najeti tudi zaposlene na daljavo. Na tej stopnji lahko najamete kadrovike za zaposlovanje, razvoj delovne kulture in izvajanje programov usposabljanja. Ker pa skladnost s predpisi in obračun plač postajata vse bolj zapletena, najemanje zaposlenih za delo v vašem podjetju morda ni cenovno ugodno.

Lahko se odločite za zunanje izvajanje svojega oddelka za obračun plač in skladnost, da izboljšate učinkovitost in razpoložljivost.

4. Velika podjetja s 500+ zaposlenimi. Zunanje izvajanje HR

Tako velika podjetja imajo praviloma svojo kadrovsko ekipo. To velja za konkurenčno prednost. Vendar pa je v tem primeru morda dobra ideja zunanje izvajanje kompleksnih oddelkov, kot sta obračun plač in skladnost. Naj vaša interna ekipa dela na profesionalnem zaposlovanju, napredovanju in izboljšavah svoje sposobnosti, kot tudi na notranjih strateških projektih.

Kdo lahko prevzame odgovornost za vaš kadrovski oddelek? — Poiščite svojega partnerja za zunanje izvajanje HR

1. Kadrovska programska oprema

Če ste majhno podjetje in so kadrovske funkcije razdeljene med vaše glavne zaposlene, lahko izberete to možnost. Številni prodajalci ponujajo kadrovsko programsko opremo, ki lahko pomaga pri osnovnih funkcijah, kot so vodenje evidenc, ocenjevanje produktivnost zaposlenih in skladnost z regulativnimi zahtevami. Mnogi ponudniki ponujajo tudi mobilni dostop za večje udobje.

2. Kadrovski svetovalec. Zunanje izvajanje HR

Mala podjetja lahko najamejo tudi namenskega kadrovskega svetovalca, da pomaga vzpostaviti oddelek. Vendar upoštevajte, da tem svetovalcem ni dovoljeno upravljati ugodnosti ali obračunavati plač. Če želite to oddati zunanjemu izvajalcu, boste morali najeti organizacijo.

3. Podjetja, ki se ukvarjajo z zunanjim izvajanjem človeških virov (HRO)

Ta podjetja delujejo posebej v tej niši in lahko ponudijo rešitve od delnega upravljanja oddelka do celotnega upravljanja oddelka. Opaziti je, da se v velikih organizacijah strateške vloge izvajajo znotraj podjetja, medtem ko so taktične in administrativne vloge dodeljene tem HRO podjetjem. Ta podjetja zaračunavajo na podlagi storitev, ki jih izbere matično podjetje, in števila zaposlenih.

4. Profesionalna organizacija delodajalcev (PEO). Zunanje izvajanje HR

Najem PEO je koristen, zlasti za mala in srednje velika podjetja. Te organizacije delujejo izključno na podlagi skupnega delovnega razmerja. Ko najamete PEO, ta postane registrirani delodajalec vaših zaposlenih, vi pa ostanete njihov lokalni delodajalec. Preprosto povedano, te zaposlene vam vrnejo v najem, ko jih najame PEO. Z uporabo teh organizacij lahko mala in srednje velika podjetja učinkovito upravljajo svojo delovno silo, hkrati pa svojim zaposlenim zagotavljajo ugodnosti, ki si jih običajno ne bi mogli privoščiti. PEO vam zaračunajo določeno provizijo ali odstotek plačilne liste.

5. Organizacija upravnih storitev (ASO)

ASO bo zagotovil vse administrativne storitve za vaše podjetje. Z izvajanjem funkcij, kot so obračun plač, prijava davkov in obdelava neposrednih depozitov, bodo ASO upravljali tudi skladnost, zavarovanje in zdravstvene ugodnosti.

Med vami in ASO ni skupnega delovnega razmerja. Običajno imajo mala podjetja (približno 200 zaposlenih) raje PIE, HRO pa najemajo večja podjetja (več kot 1000 zaposlenih). ASOS je izbira za novoustanovljena podjetja.

5 najboljših storitev zunanjega izvajanja HR. Zunanje izvajanje HR

Tukaj je 5 najboljših storitev zunanjega izvajanja HR:

1. Zunanje izvajanje kadrovske službe ADP

Prejeli boste celovite kadrovske rešitve, kot tudi prilagodljive načrte in zunanje kadrovske storitve. Ponuja kadrovske rešitve za podjetja vseh velikosti in zagotavlja vrhunske storitve za stranke.

2. Insperity HR Outsourcing

Velja za zelo primerno za srednje tržna podjetja in ponuja poslovne in kadrovske pakete po meri. Deluje 35 let.

3. Zunanje izvajanje človeških virov Paychex

To možnost lahko izberete za zunanje izvajanje široke palete kadrovskih storitev, poleg tega pa je zelo uporabna za manjše organizacije. Najboljša je tudi za obračun plač.

4. Sodelujte pri zunanjem izvajanju kadrovskih storitev PEO. Zunanje izvajanje HR

Je ponudnik celovitih storitev PEO, ki velja tudi za najboljšega pri zunanjem izvajanju storitev skladnosti s pravnimi predpisi. Sledi strogim standardom skladnosti.

5. TriNet HR Outsourcing

Podjetje je številka ena v ponudbi prožnih rešitev zunanjega izvajanja človeških virov za širok nabor panog. Pri njih boste prejeli celovito kadrovsko rešitev.

Zadnje misli!

Zunanje izvajanje človeških virov, če se izvaja učinkovito z izbiro pravih organizacij in pravih storitev, lahko dela čudeže za katero koli podjetje, saj poveča produktivnost in je zelo stroškovno učinkovito. To je eden izmed najbolj učinkovite načine za optimizacijo dela podjetja z minimalnimi stroški čas in proračun.

 

pogosta vprašanja Zunanje izvajanje HR.

1. Kaj je zunanje izvajanje HR?

   • Kadrovsko zunanje izvajanje je praksa prenosa funkcij upravljanja s kadri (HR procesi) na zunanjega ponudnika storitev, specializiranega za upravljanje s človeškimi viri.

2. Katere storitve se običajno zagotavljajo prek zunanjega izvajanja HR?

   • Zunanje izvajanje človeških virov lahko nudi različne storitve, vključno z zaposlovanjem in selekcijo, upravljanjem uspešnosti, usposabljanjem in razvojem zaposlenih, administrativnimi procesi, upravljanjem plač in drugimi.

3. Kakšne so prednosti, povezane z uporabo zunanjega izvajanja HR?

   • Prednosti vključujejo nižje stroške, večjo učinkovitost, dostop do kadrovskih strokovnjakov, osredotočenost podjetja na svojo osnovno dejavnost in izboljšano splošno prilagodljivost.

4. Kako izbrati pravega zunanjega ponudnika HR?

   • Pri izbiri zunanjega kadrovskega izvajalca je pomembno upoštevati izkušnje in ugled dobavitelja, ustreznost opravljenih storitev potrebam podjetja, stroške, tehnološke zmogljivosti in kakovost storitev.

5. Katere vidike zunanjega izvajanja človeških virov nadzira naročnik?

   • Spremljati je treba kakovost opravljenih storitev, skladnost z zakonodajo na področju upravljanja osebja, varnost podatkov in skladnost z zahtevami varnosti pri delu.

6. Ali lahko podjetja različnih velikosti koristijo zunanjemu izvajanju človeških virov?

   • Da, zunanje izvajanje človeških virov je lahko koristno tako za velika kot za mala in srednje velika podjetja. Različni ponudniki ponujajo pakete storitev, ki ustrezajo različnim potrebam podjetij.

7. Kakšni izzivi se lahko pojavijo pri izvajanju zunanjega izvajanja HR?

   • Izzivi lahko vključujejo težave pri vključevanju zaposlenih, spremljanje procesov, ohranjanje zasebnosti podatkov in potrebo po učinkoviti komunikaciji s ponudnikom storitev.

8. Kako z minimalnimi težavami uvesti kadrovski outsourcing?

   • Za uspešno izvedbo zunanjega izvajanja HR je pomembna podrobna analiza potreb podjetja, izbira ustreznega dobavitelja, jasno razumevanje vlog in odgovornosti ter usposabljanje in podpora zaposlenim.

9. Ali lahko zunanje izvajanje HR vpliva na korporativno kulturo podjetja?

   • Da, zunanje izvajanje HR lahko vpliva kultura podjetja, zato je pomembno izbrati dobavitelja, ki se zna vključiti v obstoječo kulturo podjetja.

10. Kakšne trende opažamo na področju zunanjega izvajanja kadrovskih storitev?

    • Nekateri trenutni trendi vključujejo uporabo tehnologije in umetne inteligence za optimizacijo kadrovskih procesov, povečanje specializiranih storitev (kot sta usposabljanje in razvoj) in porast globalnega zunanjega izvajanja kadrovskih storitev.