Konferenčni klici so tehnologija, ki ljudem na različnih mestih omogoča interakcijo in komunikacijo med seboj v realnem času prek avdio in/ali video komunikacije. To omogoča članom, da se srečujejo in imajo sestanke, razpravljajo o vprašanjih, sprejemajo odločitve in delajo na projektih, ne da bi zapustili svoje pisarne ali lokacije.
Želite ustvariti uspešne konferenčne klice, ki se jih ljudje veselijo? Ne glede na to, ali se sestajate s svojim šefom, svojimi strankami ali vašo virtualno ekipo z vsega sveta, je tukaj deset nasvetov, da zagotovite, da bo vse potekalo gladko.
Ena najboljših stvari današnjega poslovanja je, da še nikoli ni bilo lažje ostati povezan s sodelavci, ekipo in strankami. Zahvaljujoč sodobni tehnologiji lahko sestanke vzpostavimo sproti, gostimo virtualne sestanke in zagotovimo brezhibno izkušnjo tako rekoč kjerkoli na svetu. Danes je eden najpreprostejših in najbolj priljubljenih načinov za ohranjanje stika z vsemi v vašem podjetju prek konferenčnih klicev. Ne samo, da jih je enostavno nastaviti, ampak omogočajo tudi sodelovanje v realnem času, tako da se morebitne težave hitro rešijo in so vsi vedno na isti strani.
Ko gre za poslovna učinkovitost, je malo orodij, ki so tako preprosta in učinkovita kot konferenčni klici.
1. Organizirajte se. Konferenčni klic
Nič ni hujšega kot konferenčni klic, ki nima jasnega namena. Da bo vaša konferenca učinkovita, si morate čas organizirati vnaprej. To pomeni, da bi morali imeti vse, kar potrebujete, vključno z dnevnim redom, zapiski in jasnim seznamom opravil. Če želite resnično narediti vtis, pošljite dnevni red klica, preden se začne, da bodo lahko vsi na isti strani in natančno vedeli, kaj lahko pričakujejo. Če ostanete organizirani, ste lahko prepričani, da ne boste izgubljali časa, vključno s svojim.
2. Spoznajte svoje storitve. Konferenčni klic
Vedno si vzemite čas in se seznanite s poslovnim telefonskim sistemom in/ali konferenčno storitvijo, ki jo uporabljate, preden pride do dejanskega klica. Vsaka storitev ima svoje edinstvene funkcije, tako da lahko poznavanje, kako vse deluje, zagotovi, da klic poteka gladko. Razumevanje storitve, ki jo uporabljate, je tudi najboljši način za pomoč drugim obiskovalcem pri krmarjenju po njej. Namesto da jih samo pošljete na stran s pogostimi vprašanji storitve, lahko sami odgovorite na njihova vprašanja.
Strategija rasti poslovanja. Najboljši
3. Ustvarite interakcijo. Konferenčni klic
Najboljši konferenčni klici omogočajo vsakemu udeležencu sodelovanje. Če samo govorite, se bodo ljudje spraševali, zakaj niste preprosto poslali glasovnega sporočila. Med klicem vedno pustite čas za vprašanja in povratne informacije, da bodo vsi imeli občutek, da imajo možnost sodelovati. To bo zagotovilo, da so vsi pozorni in da bo vse, kar je bilo treba rešiti med pogovorom, dejansko rešeno. Odvisno od vrste konferenčne storitve, ki jo uporabljate (glejte naš seznam petih najboljših brezplačnih storitev spodaj), bodo na voljo drugi edinstveni načini za spodbujanje sodelovanja, vključno z ustvarjanjem anket in interaktivnim razdelkom z vprašanji in odgovori. Če nameravate uporabljati eno od teh dodatnih storitev, poskrbite, da boste vi in vaši člani vnaprej seznanjeni z njenim delovanjem.
4. Zmanjšajte motnje. Konferenčni klic
Medtem ko je ena od prednosti konferenčnega klica zmožnost pridružitve od koder koli, je pomembno, da poskušate čim bolj zmanjšati motnje za vse, še posebej, če ste gostitelj. Če je mogoče, se izogibajte klicanju na javnih mestih, ki so hrupna ali, če gre za video klic, gneča. Čeprav je včasih neizogibno, so te vrste motenj lahko moteče in lahko celo preprečijo vam in vašim gostom, da bi med klicem razpravljali o vsem, kar je treba obravnavati.
Upravljanje časa in izboljšanje produktivnosti
5. Bodite točni. Konferenčni klic
Eden najslabših načinov za začetek konferenčnega klica je zamujanje. Tudi pet minut po načrtovanem času lahko vaše obiskovalce razdraži in daje vtis, da niste ceni jih čas. Če pokličete zgodaj, bodo tudi vaši udeleženci imeli občutek, da ste pripravljeni. Poleg tega vašim gostom pomaga, da se izognejo tistemu nerodnemu sporočilu "tu ste prvi", zaradi katerega bi lahko bili drugi, če imajo prave informacije o klicu.
6. Pripravite vizualne pripomočke
Vsi konferenčni klici ne potrebujejo pomoči vizualnih pripomočkov. Toda za nekatere dejansko izboljšajo pogovor. Ko ustvarite dnevni red za klic, preglejte svoje zapiske in ugotovite, ali potrebujete vizualne elemente. Če je tako, si vzemite čas za pripravo vizualne podpore in obvezno obvestite svoje goste, da bo to videokonferenca. Če pričakujete, da bodo video delili tudi vaši gostje, jim to sporočite, da se lahko pripravijo. Nič ni hujšega za vaše goste, kot če vas prosijo, da se pridružijo prek videa, medtem ko pričakujejo le glasovni klic.
7. Sledite načrtu igre. Konferenčni klic
Čeprav boste morda porabili veliko časa za priprave na klic, to ne zagotavlja, da boste dejansko izpolnili svoj dnevni red. Imejte v mislih, kaj želite doseči med klicem, in se potrudite, da boste čim bolj učinkoviti, ko označite vsako polje. Če spodbujate druge, da sodelujejo v tekmovanju, morate biti tudi gostitelj, da zagotovite, da nihče drug ne monopolizira ali preprosto zapravlja časa. Ne pozabite: vsi, vključno z vami, so zaposleni. Dlje ko bo vaš klic trajal in bolj ko bo izven teme, manj si ga bodo ljudje zapomnili – in manj bodo navdušeni nad naslednjim klicem.
8. Čim krajše, tem bolje. Konferenčni klic
Če ste v dvomih, vedno izberite krajše konferenčne klice. Medtem ko se bodo vsi pritoževali nad tridesetminutnimi konferenčnimi klici, ki trajajo eno uro, jih bo zelo malo jezilo, ko bodo dejansko trajali le dvajset minut. Med klicem bodite pozorni na uro, da se lahko potrudite, da udeležence spravite ven pravočasno – ali prej. Zaposleni ne cenijo ničesar bolj kot sestanke, ki jim ne vzamejo časa iz že tako natrpanega urnika.
9. Naredite opombe
Če veste, da bo vaš konferenčni klic dolg ali če obstaja več pomembnih tem, ki si jih morajo ljudje zapomniti, je pomembno, da si po (ali pred) klicem delate zapiske za svoje goste. Ti zapiski bodo zagotovili, da si bodo zapomnili vsa vaša najpomembnejša vprašanja, komentarje in ideje, pa tudi, če bodo vaši gostje ukrepali, ter jih opomnili, kaj morajo narediti in kdaj.
10. Posnemite klic. Konferenčni klic
Prepričajte se, da posnamete svoj konferenčni klic, tako da si ga lahko kdo ogleda, če ga kdo zamudi. Snemanje pogovora vam bo tudi pomagalo izvedeti, kaj lahko naslednjič naredite bolje, na primer upočasnitev pogovora, izboljšanje vizualnih pripomočkov, ki jih uporabljate, ali osredotočanje na dnevni red. Poleg opomb, izmenjava pogovorov je dobra način, da se udeleženci vrnejo nazaj in po potrebi popravijo.
5 brezplačnih konferenčnih klicev.
Medtem ko je veliko plačljivih konferenčnih storitev, ki so odlične, obstaja tudi veliko brezplačnih storitev, ki lahko zlahka konkurirajo. Tukaj je seznam naših petih najljubših konferenčnih storitev in zakaj ...
1. Google Hangouts
Všeč nam je kakovost videa in zvoka Google Hangouts , da ne omenjam, kako poznan je mnogim uporabnikom. Ker za pridružitev potrebujete samo Google Račun, uporaba pogovorov Hangouts pogosto pomeni, da vašim obiskovalcem ni treba skrbeti za nastavitev ali prijavo v drug neznani račun. Hangouts se integrira tudi z aplikacijami, kot je Google Dokumenti, kar pomeni, da je hitra skupna raba informacij enostavna.
2. Uberkonferenca
Tako kot Google Hangouts, uber konferenca omogoča skupno rabo datotek iz Google Drive med klicem. Prav tako se integrira z Dropboxom in Evernoteom ter olajša skupno rabo zaslonov. Ena najboljših lastnosti Uberconference so njeni zvočni nadzori, ki pomagajo zmanjšati hrup iz okolice, če se znajdete v prometni pisarni ali priljubljeni kavarni.
3. Zoom
Povečava Ena izmed bolj priljubljenih storitev na tem seznamu je odlična brezplačna možnost telefonskih konferenc za podjetja, še posebej, če se močno zanašajo na videokonference. Aplikacijo je enostavno prenesti in dostopati do nje, kar vam omogoča hitro opravljanje prihodnjih klicev z vsemi v vaši ekipi.
4. Brezplačna konferenca
Če imate stranke ali člane ekipe, ki se bodo pridružili na mednarodni ravni, potem Brezplačna konferenca je ena najpametnejših možnosti, saj je brezplačna. FreeConference lahko uporabljate po telefonu in spletu z dostopom do priročne skupne rabe zaslona in funkcij klepeta.
5. Ista stran
Kot celovita programska oprema za sodelovanje vse v enem, Ista stran vam omogoča stvari, kot je komunikacija prek množičnih sporočil, deljenje datotek in celo ankete v vaši skupini. Čeprav Samepage ponuja brezplačno storitev, ponuja tudi plačljive možnosti za dodatne funkcije, kot so zasebni ukazi in razširjen prostor za shranjevanje.
Zaključek
Z optimizacijo vaše konferenčne strategije in učinkovitosti z uporabo prave konferenčne storitve za vaše podjetje, sodelovanje v ekipa je lahko učinkovitejša, kot kdaj koli prej. Ne glede na to, ali delate v fizičnem ali spletnem podjetju, lahko z upoštevanjem teh nasvetov začnete izvajati boljše konferenčne klice, s katerimi izgubite manj časa in opravite več dela.
Оставить комментарий