Shkrimi i biznesit është komunikim efektiv i biznesit, është e rëndësishme që çdo punonjës të ketë aftësi të mira të shkrimit të biznesit.
Çdo punonjës duhet të dërgojë email, të zhvillojë propozime biznesi dhe të shkruajë raporte biznesi herë pas here. Prandaj, aftësitë e mira të shkrimit të biznesit janë thelbësore së bashku me aftësitë e mira të komunikimit.
Aftësitë e komunikimit me shkrim mund të bëjnë gjithashtu një ndryshim të madh kur aplikoni për punë. Për disa, ky mund të jetë hapi i fundit në vërtetimin e punës së tyre.
Aftësitë e të shkruarit në biznes
Nëse jeni duke krijuar një dokument biznesi ose duke shkruar një shënim të thjeshtë, aftësi të mira letrat e biznesit mund të shkojnë shumë. Është më shumë se thjesht strukturë e mirë e fjalive, ton profesional dhe gramatikë e duhur.
Më poshtë janë disa aftësi të rëndësishme të shkrimit të biznesit që duhet të punoni.
1. Gjuhë e thjeshtë
Rregulli i parë për t'u bërë një shkrimtar i shkëlqyer biznesi është të mësoni të përdorni gjithmonë një gjuhë të thjeshtë. Shkrimi i mirë zakonisht nuk përfshin një ton fjalësh të ndërlikuara.
Krijimi i përmbajtjes së lehtë për t'u lexuar ka të bëjë me lehtësimin e kuptueshmërisë.
Për ta bërë këtë, mund të përdorni fjalë të shkurtra të njohura. Nëse nuk ka fjalë më të shkurtër për një fjalë komplekse, përdorni një frazë të shkurtër për ta përshkruar atë.
Për më tepër, mund të përqendroheni në shmangien e mbiemrave dhe në përpjekjen për të përdorur zërin aktiv.
Shkrimi efektiv është kur ju mund të komunikoni lehtë dhe të shprehni mesazhin tuaj shpejt dhe me efektivitet. pikepamje.
Prandaj, duhet të përpiqeni gjithashtu të shmangni foljet e fshehura. Me fjalë të tjera, duke e bërë emailin tuaj më të personalizuar do ta zgjidhë automatikisht këtë problem.
Për shembull, në vend që të thoni, "Ne do të donim të japim një dorë", ju mund të thoni, "Ne do të donim t'ju ndihmonim".
Kjo e fundit jo vetëm që është më e shkurtër dhe më e drejtpërdrejtë, por duket edhe më miqësore.
Përdorimi i një gjuhe të tillë të drejtpërdrejtë dhe të qartë është më efikas, më i shpejtë dhe efektiv. Nëse lexuesi juaj është i ndryshëm punonjës apo klient, është gjithmonë më mirë ta thjeshtoni tekstin për audiencën tuaj.
2. Aftësia për të dalluar opinionin nga faktet
Shkrimtarët e biznesit duhet të marrin masa paraprake shtesë gjatë procesit të shkrimit, sepse shumica e shkrimeve të biznesit përjashtojnë opinionet personale.
Edhe pse nuk po shkruani ndonjë punim akademik këtu, duhet të siguroheni që faktet të jenë të qarta.
Ndërkohë, dokumentet e biznesit duhet të jenë pa mendime personale. E vetmja shtesë e arsyeshme ndaj opinionit personal është kur bëni rekomandime.
Në të gjitha rastet e tjera, është më mirë të mos shtoni mendime. Megjithatë, në disa raste të rralla mund t'ju duhet të shprehni mendimin tuaj.
Në raste të tilla, ju duhet të dini ndryshimin midis shprehjes së një mendimi objektiv dhe një mendimi personal.
Në çdo rast, shkrimtarët e biznesit duhet të jenë në gjendje të dallojnë opinionet nga faktet.
Është jashtëzakonisht e rëndësishme të ruhet kjo për të shmangur keqkuptimet. Pavarësisht nëse lexuesit tuaj janë palë të interesuara të brendshme apo të jashtme, sigurohuni që shkrimi juaj të mos ketë paqartësi.
Për më tepër, nëse shprehni këndvështrimin tuaj për diçka, sigurohuni që ta bëni të qartë se ky është mendimi juaj.
3. Letër biznesi. Konciziteti dhe shkurtësia
Pavarësisht nga stili juaj i të shkruarit, duhet të mësoni të jeni konciz. Çdo letër biznesi duhet të jetë e shkurtër dhe e saktë.
Përdorimi i gjuhës koncize në thelb ka të bëjë me heqjen e çdo fjale dhe fraze të panevojshme që nuk i shërben një qëllimi të drejtpërdrejtë.
Për shembull, kur shkruani email ju mund të shkruani, "Unë po dërgoj këtë email për t'ju bërë të ditur se duhet të dorëzoni punën tuaj deri të hënën."
Pjesa e parë e kësaj fjalie nuk ka pse të jetë këtu, pasi është e qartë se po dërgoni një email.
Në vend të kësaj, duhet të shkruani: "Duhet të dorëzoni punën tuaj deri të hënën."
Megjithatë, ky është një shembull jashtëzakonisht i thjeshtë. Konciziteti dhe shkurtësia kanë një rëndësi të madhe kur shkruani dokumente të tilla si raportet e biznesit.
Kjo është për shkak se shumica e lexuesve tuaj nuk do të kenë kohë të kalojnë nëpër faqe ose paragrafë të shumtë.
Një rregull i mirë praktik është që informacioni të jetë lehtësisht i arritshëm.
Për më tepër, këtu janë disa gjëra që mund të bëni:
- Përqendrohuni gjithmonë në fakte dhe informacione.
- Përmbaju temës
- Përdorni tre fjalë ose më pak në çdo paragraf, përveç nëse po shpjegoni diçka.
- Përdorni fjalë të shkurtra dhe mbani të njëjtën zgjedhje fjalësh gjatë gjithë kohës
- Shmangni ndajfoljet dhe mbiemrat e panevojshëm
- Shmangni çdo paqartësi dhe gjithmonë përpiquni për qartësi.
Mbani fjalitë tuaja të shkurtra dhe përpiquni të prezantoni informacionin më të rëndësishëm në fillim ose në paragrafin e parë.
Nëse ka një fjali të sikletshme, ndajeni atë në disa dhe ruani pjesët përkatëse.
4. Letër biznesi. Mbajeni qëllimin
Është thelbësore të sigurohet që çdo formë e komunikimit të biznesit t'i shërbejë një qëllimi të qartë.
Ju duhet të përqendroheni në sigurimin që letra juaj e biznesit të përcaktojë qartë qëllimin e saj. Është gjithashtu më mirë të ruhet një qëllim i vetëm për çdo dokument.
Për shembull, nëse po dërgoni një njoftim në të gjithë kompaninë për punonjësit, sigurohuni që ta bëni këtë të qartë që në fillim.
Shumica e njerëzve mund të mos i kalojnë të gjitha komunikimet e tyre të biznesit, veçanërisht nëse ato duken të formuluara dhe të përsëritura.
Prandaj, mund ta shmangni këtë duke u siguruar që të gjitha dokumentet ta komunikojnë menjëherë qëllimin.
Kjo është arsyeja pse shumica e artikujve fillojnë me një shpjegim të asaj që do të diskutohet.
Më e rëndësishmja, nuk duhet të devijoni nga ky qëllim gjatë punës në dokument. Përdorni dokumente të tjera nëse ka diçka për të folur.
Mesazhi juaj duhet të adresojë vetëm një ide kryesore në të njëjtën kohë. Pra, shmangni të menduarit e rrëmujshëm dhe praktikoni mesazhe me një qëllim të vetëm.
5. Dijeni kush është audienca juaj
Ndërsa kjo mund të duket e qartë, është ende një aftësi e rëndësishme, veçanërisht nëse shkrimi i biznesit tuaj është më shumë i jashtëm sesa i brendshëm në natyrë.
Ndërsa duhet të kuptoni qëllimin e letrës suaj, është gjithashtu e rëndësishme të dini se kush është lexuesi juaj.
Kjo ndihmon për të synuar objektivin tek një person ose audiencë specifike. Ky është i njëjti rast nëse jeni duke i shkruar një email dikujt ose duke i dërguar një mesazh masave.
Për më tepër, të njohësh audiencën tënde do të thotë gjithashtu të kuptosh se si funksionojnë mendjet e tyre.
Për shembull, nëse po i shkruani një email kolegëve të punës, duhet ta mbani atë të shkurtër dhe joformal.
Po kështu, nëse po i dërgoni një email një klienti, duhet të jeni formal, i qartë dhe i thjeshtë.
Prandaj, është gjithmonë më mirë të njihni audiencën tuaj në botën e biznesit, sepse kjo do t'ju ndihmojë të përmbushni nevojat e tyre.
Audienca juaj mund të ndikojë në mënyrë aktive në gjërat e mëposhtme:
- gjuha që përdorni; çdo fjalë mund të jetë e ndryshme kur merren parasysh audienca të ndryshme.
- Çfarë mjetesh përdorni dhe në çfarë kapaciteti.
- Efektiviteti i asaj që shkruani me kalimin e kohës.
- Toni juaj i bisedës është diku mes profesional dhe krejtësisht rastësor.
- Cilat janë pikat e rëndësishme që dëshironi të përmendni?
Për më tepër, mund të ndikojë gjithashtu në gjatësinë e letrës suaj. Për shembull, nëse jeni duke shkruar një raport biznesi për menaxhmentin e lartë, ju ju duhet të shkruani pikat kryesore në faqen e parë në formën e paragrafëve të shkurtër.
6. Letër biznesi. Formatimi
Mënyrë e shpejtë përmirësoni aftësitë tuaja shkrim biznesi - zhvilloni aftësitë e formatimit. Ka shumë gabime të zakonshme të bëra gjatë formatimit që mund të çojnë në probleme komplekse.
Përpjekjet tuaja për formatim duhet të sigurojnë gjithmonë efikasitet maksimal. Mos filloni të shkruani derisa të keni një ide të qartë se si duhet të formatohet dokumenti.
Ideja është që t'i lejojë lexuesit të shikojnë shpejt çdo dokument pa ndonjë sherr.
Por kjo nuk do të thotë që ju duhet të shtoni shumë elementë të formatimit; mund të shpërqendrojë lexuesit tuaj.
Kjo vlen për të gjitha format e shkrimit, pavarësisht nëse jeni duke shkruar raporte, emaile ose duke krijuar një prezantim.
Këtu janë disa gjëra që i nënshtrohen formatimit:
- Përdorni shkronja të theksuara, të pjerrëta dhe nënvizime.
- Theksoni elemente specifike të tekstit.
- Përdorimi i ngjyrave të ndryshme për fjalët e ndryshme që dëshironi të ngjyrosni.
- Përdorimi i paragrafëve dhe numërimi.
- Përdorimi i titujve dhe nëntitujve.
- Ruan strukturën e fjalisë dhe rreshtimin e tekstit.
Formatimi duhet të mbetet i njëjtë në të gjitha dokumentet. Për shembull, nëse jeni duke shkruar një raport, i njëjti formatim duhet të aplikohet në trup dhe FAQ (nëse është e aplikueshme).
7. Letër biznesi. Korrigjimi, redaktimi dhe rishikimi
Mjeti më i mirë kontrolle gramatikore - je ti. Kjo aftësi është e dobishme në të gjitha llojet e të shkruarit.
Kjo është mënyra më e mirë për t'u bërë një shkrimtar më i mirë sepse po përmirësoni në mënyrë aktive veten dhe shkrimin tuaj.
Korrigjimi përfshin kontrollimin nëse shkrimi juaj ndjek udhëzimet e stilit, formatin dhe bezdi të tjera.
Për më tepër, ai kontrollon faktet, lidhjet dhe saktësinë e përmbajtjes suaj. Për më tepër, kjo është gjithashtu një mënyrë e shkëlqyer për të hequr zërin pasiv të panevojshëm.
Më pas mund të bëni ndryshime domethënëse në përmbajtjen tuaj. Përndryshe, nuk ka kuptim ta redaktoni vetë.
Një praktikë e mirë është t'i ktheheni të shkruarit çdo ditë tjetër. Megjithatë, kjo do të funksionojë vetëm nëse jeni duke punuar në një propozim ose raport.
Redaktimi përfshin ruajtjen e asaj që është shkruar ose përditësimin e saj pasi të ketë përfunduar. Për shembull, mund t'ju duhet të rishikoni një raport pasi t'ia tregoni menaxherit tuaj.
Gjatë këtyre hapave, përpiquni të kontrolloni për gabime shtypi, sintaksore dhe gramatikore. Përqendrohuni në lexueshmërinë dhe rrjedhën e përgjithshme të dokumentit.
Për më tepër, duhet të blini gjithashtu një mjet për kontrollin e drejtshkrimit. Kjo mund ta bëjë më të lehtë procesin e korrigjimit dhe redaktimit, por përpiquni të përmirësoni aftësitë tuaja së pari në vend që të mbështeteni në mjete.
8. Letër biznesi. Qëndrimi dhe këndvështrimi
Njohja e audiencës tuaj është një gjë, por është gjithashtu e rëndësishme të kuptoni se si shkrimi juaj mund të ndikojë tek ata.
Ka nivele të ndryshme kuptimi në shkrimin tuaj. Ju duhet të jeni të vetëdijshëm për të gjitha ato dhe ndikimin që mund të kenë.
Më poshtë janë disa gjëra që ndikojnë në qëndrimin dhe këndvështrimin e shkrimit tuaj:
- Struktura e përgjithshme e fjalisë; për shembull, fjalitë e gjata japin përshtypjen se lexuesi është i ditur.
- Zgjedhja e fjalëve gjatë gjithë shkrimit tuaj.
- Të gjitha shprehjet, nëse ka, që përdorni, duke përfshirë metafora dhe shembuj.
- Pikëpamjet që ndani, qofshin ato mendime apo rekomandime.
Është praktikë e mirë që gjithmonë të merrni parasysh këndvështrimin e lexuesit, jo tuajin.
Idetë e shkëlqyera zakonisht vijnë në mendje kur mendoni nga këndvështrimi i audiencës tuaj. E njëjta gjë vlen edhe për postimet në rrjetet sociale; ato funksionojnë vetëm nëse rezonojnë me audiencën tuaj.
Pra, mënyra më e mirë përpara është të mendoni nga këndvështrimi i tyre dhe të rregulloni shkrimin tuaj në përputhje me rrethanat.
Gjithashtu, ka më shumë gjasa që lexuesi juaj të pajtohet me ju dhe të bëjë atë që dëshironi që ata të bëjnë.
Kjo e bën të rëndësishme mjet për përdorim në organizatën tuaj, veçanërisht nëse jeni në një nivel menaxhimi.
Përmbledh
Aftësitë e lartpërmendura kryesisht varen nga praktika juaj e vazhdueshme e shkrimit të biznesit. Sa më shumë të praktikoni, aq më shumë do të përmirësoni automatikisht çdo aftësi.
Gjithashtu, duhet të bëni përpjekje për të lexuar për t'u bërë një person më i mirë. Shikoni se çfarë bëjnë të tjerët ndryshe në shkrimin e tyre të biznesit dhe mësoni prej tij.
Gjithashtu, gjithmonë duhet të përditësoni njohuritë tuaja për gjërat aktuale. Pavarësisht nëse bëhet fjalë për përditësime të gjuhës ose të formatit, qëndroni të përditësuar.
Së fundi, përpiquni të kuptoni pikat tuaja të forta dhe të dobëta në shkrimin e biznesit dhe synoni përpjekjet tuaja në përputhje me rrethanat.
Monologu. Si të shkruani një monolog?
Ritmi i shkrimit: i shpejtë ose i ngadaltë, shembuj dhe këshilla për zhanret
Lini një koment