Matrica e Menaxhimit të Kohës Covey është një mjet për organizimin e prioriteteve dhe menaxhimin efektiv të kohës, i zhvilluar nga Stephen R. Covey, autor i 7 zakoneve të njerëzve shumë efektivë. Kjo matricë i ndihmon njerëzit të kategorizojnë detyrat dhe aktivitetet e tyre sipas rëndësisë dhe urgjencës së tyre, duke i lejuar ata të shpërndajnë më mirë përpjekjet dhe burimet e tyre.
Stephen R. Conway propozoi idenë ose konceptin e një matrice të menaxhimit të kohës, duke i klasifikuar detyrat në katër kuadrate të ndryshme.
- Urgjente dhe e rëndësishme
- Jo urgjente, por e rëndësishme
- Urgjente, por jo e rëndësishme
- As urgjente dhe as e rëndësishme
Pas matricës, çdo punë në botë mund të ndahet sipas rëndësisë dhe rëndësisë së saj. Le të zhytemi drejt në këto katër kuadrate.
Katër kuadrantë të matricës së menaxhimit të kohës
P1 – Urgjente dhe e rëndësishme. Matrica e Menaxhimit të Kohës
Pak gjëra në botë mund të ndodhin papritur, si incidente kritike, aksidente, skenarë më të padëshirueshëm, etj. Të gjitha këto gjëra janë të fuqishme dhe mund t'i vijnë kujtdo në çdo moment kohe. Madje, në rast se projekti do të realizohet në ditët në vijim, ky projekt duhet të ndikojë në pozicionimin e tij në kompani.
Atëherë ky skenar mund të konsiderohet lehtësisht kritik për këtë person. Të gjithë këta skenarë janë në dispozicion të një personi dhe ai mund të manipulojë lehtësisht rezultatin, pasi puna dhe veprimi janë nën kontrollin e tij. Prioriteti i lartë ka për qëllim zgjidhjen e problemeve kritike, pasi rezultati është i menjëhershëm. Si një person me përvojë, ju mund të ndikoni në rezultatin duke i vënë shanset në favorin tuaj. Kjo do të thotë se prioritizimi i punës kritike dhe urgjente ju jep një avantazh. Njerëzit shumë efektivë bëjnë gjithmonë zgjedhjet e duhura për urgjencën dhe rëndësinë e detyrave në fjalë.
Shembull i Matricës së Kuadrantit 1 Urgjent dhe të Rëndësishëm
Disa nga detyrat urgjente urgjente, emergjencat dhe problemet kritike. janë pjesë e kësaj matrice. Puna në një projekt që pritet të nesërmen është një shembull i detyrave kaq të rëndësishme dhe urgjente që lidhen me Kuadrantin 1.
P2 – E rëndësishme, por jo urgjente. Matrica e Menaxhimit të Kohës
Planifikimi dhe menaxhimi i kohës janë dy fushat kryesore në këtë kuadrat. Në këtë kuadrat, detyrat janë zakonisht të ndjeshme ndaj kohës, por mungojnë rëndësia dhe elementi kritik brenda tyre. Pak a shumë, të gjitha detyrat në këtë kuadrat kanë afate që duhen respektuar. Për më tepër, afati mund të jetë në ditë ose muaj. Ky seksion ka të bëjë gjithashtu me planifikimin e kujdesshëm, ku duhet të bëjmë shumë përpjekje për të përfunduar detyrën në fjalë përpara se ajo të bëhet urgjente. Përqendrimi në këtë kuadrat mund të sigurojë që ne të shmangim stresin e keq të punës dhe të bëhemi më efikas në kryerjen e punës.
Përditësimet e dokumentacionit, oraret e mirëmbajtjes, trajnimi dhe vlerësimi i stafit janë disa nga aktivitetet që i përkasin kuadratit të dytë. Kjo lloj pune do të sigurojë kthimin më të madh në afat të gjatë, por nuk do të jetë aq urgjente sa të duhet të përfundojë brenda një periudhe kohore të caktuar.
Shembull i kuadrantit të rëndësishëm por jo urgjent 2. Matrica e menaxhimit të kohës
Projektet afatgjata dhe qëllimet organizative janë pjesë e kësaj matrice të menaxhimit të kohës. Planifikimi dhe zhvillimi Strategjitë për një projekt afatgjatë - shembuj kyç kuadranti 2.
P3 – Jo e rëndësishme, por urgjente
Kuadranti i tretë quhet edhe kuadranti i "Mashtrimit". E gjithë puna në një zyrë apo fabrikë është e ndërlidhur derisa të gjitha departamentet të punojnë së bashku si një, puna është e paplotë. Po kështu, puna personale dhe puna profesionale ndonjëherë mund të bien ndesh me njëra-tjetrën. Për shembull, një telefonatë nga shtëpia mund të zgjasë tridhjetë e më shumë minuta për shkak të urgjencës. Por në të njëjtën kohë, mund të mos jetë aq i rëndësishëm në krahasim me afatin e projektit, i cili kërkon vëmendje të menjëhershme. Kjo ndodh shumë në një fabrikë, sepse ndonjëherë një makinë me defekt ka nevojë për vëmendje. Gabimi i caktimit të shumë njerëzve në vend të njërit mund të humbasë kohën dhe burimet e një organizate.
Faqja e çmimeve. Si të krijoni një të shkëlqyer?
Shembull i kuadratit të parëndësishëm por urgjent 3
Shqetësimet dhe pushimet, puna minimale "e zënë" janë pjesë e matricës Q3. Ndjekja e kohës, përgjigjet për emailet dhe thirrjet telefonike, etj. janë shembuj të kuadratit 3.
P4 – As e rëndësishme dhe as urgjente. Matrica e Menaxhimit të Kohës
Zakoni i shqetësimit për gjëra të pakontrollueshme, të menduarit për treguesit e gabuar mund të jenë elementë që ndërhyjnë në rezultate efektive. Ky kuadrat ka të bëjë me prioritetin minimal të punës; nuk është e rëndësishme dhe nuk është e nevojshme. Për shembull, kryerja e punëve të vogla, kryerja e punëve të shtëpisë gjatë orarit të punës. Mund të jetë edhe shikimi rrjetet sociale dhe faqet e blerjeve që nuk do të jenë të dobishme në planin afatgjatë. Kështu, bëhet një detyrë sfiduese për të menaxhuar prioritetet në një shkallë nga e ulëta në e lartë. Këto detyra duhet të kryhen në një orar fleksibël kur ngarkesa e punës është minimale. Kjo siguron që rezultatet të mos vuajnë.
Shembull i kuadrantit 4. Matrica e menaxhimit të kohës
Gjërat e vogla dhe humbja e kohës, bisedat informale janë pjesë e kuadratit të katërt. Shfletim ueb pa qëllim, shfletim rrjetet sociale – shembuj nga tremujori i katërt.
Duke përmbledhur!
Nuk ka shkop magjik që e ndihmon një person t'i japë përparësi detyrave. Kështu, për punë produktive dhe sigurimin e shfrytëzimit optimal të burimeve, Matrica e Menaxhimit të Kohës është shumë e dobishme. Ato nuk mund të zotërohen brenda natës. Në vend të kësaj, ju duhet të bëni hapa të vegjël në drejtimin e duhur. Një ditë, produktiviteti do të rritet patjetër dhe standardet e etikës së punës do të rriten. Në përgjithësi, me ndihmën e një matrice të menaxhimit të kohës, mund të dini nëse koha që keni shpenzuar ia ka vlejtur apo nëse e keni humbur atë. Matrica e Menaxhimit të Kohës
FAQ. Matrica e Menaxhimit të Kohës.
1. Çfarë është matrica e menaxhimit të kohës?
Matrica e Menaxhimit të Kohës (e njohur edhe si Matrica Eisenhower) është një mjet që përdoret për të prioritizuar detyrat bazuar në rëndësinë dhe urgjencën e tyre. Ai i ndan të gjitha detyrat në katër kuadrate:
- E rëndësishme dhe urgjente: Detyrat që kërkojnë përfundimin e menjëhershëm.
- E rëndësishme por jo urgjente: Detyrat që janë të rëndësishme, por që nuk kërkojnë përfundimin e menjëhershëm.
- E parëndësishme por urgjente: Detyrat që kërkojnë përfundimin e menjëhershëm, por që nuk ndikojnë në qëllimet afatgjata.
- Jo e rëndësishme dhe jo urgjente: Detyrat që mund të shtyhen ose të mos kryhen fare.
2. Si të përdoret matrica e menaxhimit të kohës?
- Përcaktoni detyrat: Shkruani të gjitha detyrat aktuale.
- Vlerësoni rëndësinë dhe urgjencën: Vlerësoni secilën detyrë sipas dy kritereve: rëndësisë dhe urgjencës.
- Ndani detyrat në kuadrante: Vendosni detyrat në kuadratet përkatëse të matricës.
- Jepini përparësi ekzekutimit: Filloni me detyrat në kuadrantin e parë, pastaj kaloni te detyrat në të dytin, e kështu me radhë.
3. Pse është e rëndësishme matrica e menaxhimit të kohës?
Matrica e menaxhimit të kohës ju ndihmon të jepni përparësi dhe të përqendroheni në detyrat që kanë vërtet rëndësi, duke shmangur situatat stresuese dhe mbingarkesat. Kjo e bën më mirë Menaxhimi i kohes dhe rritjen e efikasitetit.
4. Cilat detyra janë të rëndësishme dhe urgjente?
Detyrat që janë kritike dhe kërkojnë vëmendje të menjëhershme, si p.sh.
- Afatet për projekte.
- Probleme urgjente ose situata krize.
- Probleme urgjente mjekësore.
5. Si të identifikohen detyrat e rëndësishme por jo urgjente?
Këto detyra janë të rëndësishme për arritjen e qëllimeve afatgjata, por zbatimi i tyre mund të planifikohet për të ardhmen, për shembull:
- Planifikim strategjik.
- Zhvillimi i aftësive.
- Sporti dhe shëndeti.
6. Si të merreni me detyra të parëndësishme por urgjente?
Detyra të tilla shpesh mund të delegohen ose të automatizohen. Shembujt përfshijnë:
- Detyrat rutinë administrative.
- Përgjigjet për disa letra dhe thirrje.
7. Pse detyrat e parëndësishme dhe jo urgjente mund të jenë të rrezikshme?
Ata mund të konsumojnë shumë kohë dhe të largojnë vëmendjen nga çështje të rëndësishme. Ajo mund të jetë:
- Shumë kohë e kaluar në rrjetet sociale.
- Takime të kota.
- Biseda shtesë.
8. Cilat këshilla do t'ju ndihmojnë të përdorni matricën e menaxhimit të kohës në mënyrë efektive?
- Përditësoni rregullisht matricën: Rishikoni dhe përditësoni rregullisht detyrat në matricë.
- Jini fleksibël: Rivlerësoni prioritetet nëse ndryshojnë rrethanat.
- Mësoni të thoni jo: Refuzoni detyrat që nuk kontribuojnë në qëllimet tuaja.
- Delegoni detyrat: Delegoni detyra të parëndësishme por urgjente te të tjerët.
9. Cilat mjete mund të përdoren për të krijuar një matricë të menaxhimit të kohës?
- Planifikues letre dhe elektronik: Fletët e shënimeve, kalendarët dhe aplikacionet speciale.
- Mjetet dhe aplikacionet në internet: Trello, Asana, Todoist.
- Programet e shënimeve: Evernote, Microsoft OneNote.
10. Si ndihmon matrica e menaxhimit të kohës në planifikimin afatgjatë?
Përdorimi i një matrice ju ndihmon të përqendroheni në detyra të rëndësishme, por jo urgjente, që kontribuojnë në arritjen e qëllimeve afatgjata dhe përmirësimin. Cilësi jeta. Kjo ndihmon në shmangien e rreziqeve nga zjarri dhe promovon të menduarit strategjik.