Matrica e Menaxhimit të Kohës Covey është një mjet për organizimin e prioriteteve dhe menaxhimin efektiv të kohës, i zhvilluar nga Stephen R. Covey, autor i 7 zakoneve të njerëzve shumë efektivë. Kjo matricë i ndihmon njerëzit të kategorizojnë detyrat dhe aktivitetet e tyre sipas rëndësisë dhe urgjencës së tyre, duke i lejuar ata të shpërndajnë më mirë përpjekjet dhe burimet e tyre.
Matrica e Menaxhimit të Kohës
Stephen R. Conway propozoi idenë ose konceptin e një matrice të menaxhimit të kohës, duke i klasifikuar detyrat në katër kuadrate të ndryshme.
- Urgjente dhe e rëndësishme
- Jo urgjente, por e rëndësishme
- Urgjente, por jo e rëndësishme
- As urgjente dhe as e rëndësishme
Pas matricës, çdo punë në botë mund të ndahet sipas rëndësisë dhe rëndësisë së saj. Le të zhytemi drejt në këto katër kuadrate.
9 Humbjet më të zakonshme të kohës
Katër kuadrantë të matricës së menaxhimit të kohës
P1 - Urgjente dhe e rëndësishme. Matrica e Menaxhimit të Kohës
Pak gjëra në botë mund të ndodhin papritur, si incidente kritike, aksidente, skenarë më të padëshirueshëm, etj. Të gjitha këto gjëra janë të fuqishme dhe mund t'i vijnë kujtdo në çdo moment kohe. Madje, në rast se projekti do të realizohet në ditët në vijim, ky projekt duhet të ndikojë në pozicionimin e tij në kompani.
Atëherë ky skenar mund të konsiderohet lehtësisht kritik për këtë person. Të gjithë këta skenarë janë në dispozicion të një personi dhe ai mund të manipulojë lehtësisht rezultatin, pasi puna dhe veprimi janë nën kontrollin e tij. Prioriteti i lartë ka për qëllim zgjidhjen e problemeve kritike, pasi rezultati është i menjëhershëm. Si një person me përvojë, ju mund të ndikoni në rezultatin duke i vënë shanset në favorin tuaj. Kjo do të thotë se prioritizimi i punës kritike dhe urgjente ju jep një avantazh. Njerëzit shumë efektivë bëjnë gjithmonë zgjedhjet e duhura për urgjencën dhe rëndësinë e detyrave në fjalë.
Shembull i Matricës së Kuadrantit 1 Urgjent dhe të Rëndësishëm
Disa nga detyrat urgjente urgjente, emergjencat dhe problemet kritike. janë pjesë e kësaj matrice. Puna në një projekt që pritet të nesërmen është një shembull i detyrave kaq të rëndësishme dhe urgjente që lidhen me Kuadrantin 1.
Q2 - E rëndësishme, por jo urgjente. Matrica e Menaxhimit të Kohës
Planifikimi dhe menaxhimi i kohës janë dy fushat kryesore në këtë kuadrat. Në këtë kuadrat, detyrat janë zakonisht të ndjeshme ndaj kohës, por mungojnë rëndësia dhe elementi kritik brenda tyre. Pak a shumë, të gjitha detyrat në këtë kuadrat kanë afate që duhen respektuar. Për më tepër, afati mund të jetë në ditë ose muaj. Ky seksion ka të bëjë gjithashtu me planifikimin e kujdesshëm, ku duhet të bëjmë shumë përpjekje për të përfunduar detyrën në fjalë përpara se ajo të bëhet urgjente. Përqendrimi në këtë kuadrat mund të sigurojë që ne të shmangim stresin e keq të punës dhe të bëhemi më efikas në kryerjen e punës.
Përditësimet e dokumentacionit, oraret e mirëmbajtjes, trajnimi dhe vlerësimi i stafit janë disa nga aktivitetet që i përkasin kuadratit të dytë. Kjo lloj pune do të sigurojë kthimin më të madh në afat të gjatë, por nuk do të jetë aq urgjente sa të duhet të përfundojë brenda një afati të caktuar kohor.
Shembull i kuadrantit të rëndësishëm por jo urgjent 2. Matrica e menaxhimit të kohës
Projektet afatgjata dhe qëllimet organizative janë pjesë e kësaj matrice të menaxhimit të kohës. Planifikimi dhe zhvillimi Strategjitë për një projekt afatgjatë - shembuj kyç kuadranti 2.
P3 - Jo e rëndësishme, por urgjente
Kuadranti i tretë quhet edhe kuadranti i "Mashtrimit". E gjithë puna në një zyrë apo fabrikë është e ndërlidhur derisa të gjitha departamentet të punojnë së bashku si një, puna është e paplotë. Po kështu, puna personale dhe puna profesionale ndonjëherë mund të bien ndesh me njëra-tjetrën. Për shembull, një telefonatë nga shtëpia mund të zgjasë tridhjetë e më shumë minuta për shkak të urgjencës. Por në të njëjtën kohë, mund të mos jetë aq i rëndësishëm në krahasim me afatin e projektit, i cili kërkon vëmendje të menjëhershme. Kjo ndodh shumë në një fabrikë, sepse ndonjëherë një makinë me defekt ka nevojë për vëmendje. Gabimi i caktimit të shumë njerëzve në vend të njërit mund të humbasë kohën dhe burimet e një organizate.
Faqja e çmimeve. Si të krijoni një të shkëlqyer?
Shembull i kuadratit të parëndësishëm por urgjent 3
Shqetësimet dhe pushimet, puna minimale "e zënë" janë pjesë e matricës Q3. Ndjekja e kohës, përgjigjet për emailet dhe thirrjet telefonike, etj. janë shembuj të kuadratit 3.
P4 - As e rëndësishme dhe as urgjente. Matrica e Menaxhimit të Kohës
Zakoni i shqetësimit për gjëra të pakontrollueshme, të menduarit për treguesit e gabuar mund të jenë elementë që ndërhyjnë në rezultate efektive. Ky kuadrat ka të bëjë me prioritetin minimal të punës; nuk është e rëndësishme dhe nuk është e nevojshme. Për shembull, kryerja e punëve të vogla, kryerja e punëve të shtëpisë gjatë orarit të punës. Mund të jetë edhe shikimi rrjetet sociale dhe faqet e blerjeve që nuk do të jenë të dobishme në planin afatgjatë. Kështu, bëhet një detyrë sfiduese për të menaxhuar prioritetet në një shkallë nga e ulëta në e lartë. Këto detyra duhet të kryhen në një orar fleksibël kur ngarkesa e punës është minimale. Kjo siguron që rezultatet të mos vuajnë.
Shembull i kuadrantit 4. Matrica e menaxhimit të kohës
Gjërat e vogla dhe humbja e kohës, bisedat informale janë pjesë e kuadratit të katërt. Shfletim ueb pa qëllim, shfletim rrjetet sociale - shembuj nga tremujori i katërt.
Duke përmbledhur!
Nuk ka shkop magjik që e ndihmon një person t'i japë përparësi detyrave. Kështu, për punë produktive dhe sigurimin e shfrytëzimit optimal të burimeve, Matrica e Menaxhimit të Kohës është shumë e dobishme. Ato nuk mund të zotërohen brenda natës. Në vend të kësaj, ju duhet të bëni hapa të vegjël në drejtimin e duhur. Një ditë, produktiviteti do të rritet patjetër dhe standardet e etikës së punës do të rriten. Në përgjithësi, me ndihmën e një matrice të menaxhimit të kohës, mund të dini nëse koha që keni shpenzuar ia ka vlejtur apo nëse e keni humbur atë. Matrica e Menaxhimit të Kohës
Lini një koment