Aftësitë e nevojshme për të qenë një lehtësues i mirë

Aftësitë lehtësuese janë procesi i menaxhimit të dinamikës së grupit për të ndihmuar anëtarët e grupit të arrijnë konsensus dhe të zgjidhin problemet në mënyrë efektive. Këto aftësi mund të jenë të dobishme për këdo që punon me grupe njerëzish, qoftë si menaxher projekti, trajner, mësues, trajner apo konsulent.

Sipas një studimi të fundit, rreth gjashtë deri në njëzet orë çdo javë shpenzohen në takime. Megjithatë, një pjesë e rëndësishme fuqi punëtore, i cili mori pjesë në këtë studim, argumentoi se takime të tilla janë përgjithësisht joproduktive. Aftësitë lehtësuese janë të përfshira këtu pasi u mundësojnë udhëheqësve/menaxherëve t'i udhëheqin njerëzit drejt qëllimeve të dakorduara në një mënyrë që të gjithë anëtarët të inkurajohen ta zotërojnë, të ofrojnë pjesëmarrje dhe të përdorin aftësitë e tyre. Prandaj, kur aftësitë lehtësuese përdoren si duhet, pronarët biznesi nuk do të humbin kohën, paratë dhe burimet e tjera në takime joproduktive.

Në këtë postim, ne do të thellohemi në botën e aftësive lehtësuese dhe do të kuptojmë se cilat janë ato dhe si mund t'i përdorni këto aftësi për t'i bërë takimet tuaja frymëzuese, të orientuara drejt rezultateve dhe produktive. Pra, le të fillojmë tani -

Përkufizimi i aftësive të thjeshtimit. Aftësitë lehtësuese

Siç e dimë të gjithë, mjetet janë mjete që mundësojnë kryerjen e një detyre të caktuar në një mënyrë që është e dobishme për të gjithë. Lehtësimi është sigurimi i burimeve të nevojshme për të kryer aktivitetet përkatëse. Qoftë në jetën tuaj personale apo profesionale, komunikimi dhe ndërveprimi luajnë role jetike. Në botën e biznesit, forma, formati dhe qëllimi i këtyre ndërveprimeve janë shumë të ndryshme nga ato në sferën personale të një personi. Aftësitë lehtësuese

Aty, diskutimet duhet të zhvillohen në një mënyrë më të qëndrueshme dhe të paracaktuar, e cila është e pranueshme për të gjitha palët e përfshira në proces. Kjo kërkon disa burime, të tilla si inkurajim, mundësi për të folur dhe për të shprehur zërin tuaj pikepamje, keni një shkëmbim të shëndetshëm informacioni dhe vazhdoni diskutimin. Në latinisht, lehtësim do të thotë të lehtësosh një detyrë.

Prandaj, është e drejtë që aftësitë lehtësuese të jenë aftësitë e kërkuara nga një individ për t'i bërë diskutimet në grup më të mira dhe më të lehta. Këto aftësitë përfshijnë aftësitë e menaxhimit, aftësinë vendimmarrëse dhe aftësinë për zgjidhjen e problemeve. Suksesi ose dështimi i një diskutimi varet kryesisht nga përdorimi i saktë i aftësive të moderatorit.

Çfarë aftësish lehtësuese?

Duke folur për modelet e sjelljes njerëzore, Aristoteli një herë tha:

Ka njerëz me pikëpamje dhe aftësi të ndryshme. Duhet të kihet parasysh se nuk ka dy njerëz të ngjashëm. Të gjithë kanë mënyra të ndryshme të të shprehurit dhe nivele të ndryshme të të kuptuarit. Komunikimi është një fletë që ndërthur dy ideologji ose dy mendime në një. Është jashtëzakonisht e rëndësishme për të mbështetur хорошие marrëdhëniet mes njerëzve për të siguruar komunikim të qetë. Kjo lejon një rrjedhë të lirë të mendimeve, ideve dhe strategjive. Por sigurimi i komunikimit të qetë brenda një grupi të caktuar kërkon gjithashtu aftësi të mëdha. Aftësitë e lehtësuesve janë kritike në të gjitha rrethanat e tilla.

Në takimet e biznesit, lehtësuesit janë përgjegjës për

• Qëllime të përbashkëta dhe të qarta
• Një proces i përcaktuar siç duhet dhe qartë për arritjen e këtyre qëllimeve
• Kanalizimi me mirëkuptimin se pjesëmarrësit duhet të vijnë në takim të përgatitur ose të kenë interes për temën.
• Përhapja e ndjenjës tek pjesëmarrësit se mendimet dhe vendimet e tyre vlerësohen

Le të shohim tani përkufizimin e saktë të aftësive të tilla

Harta mendore. 10 mjete për të krijuar

Pse janë të rëndësishëm lehtësuesit?

Siç u përmend më lart, lehtësimi është sigurimi i burimeve. Në botën e biznesit po zhvillohen diskutime domethënëse. Aftësitë lehtësuese

Nëse këto diskutime janë të kota, kompania do të pësojë humbje të mëdha. Prandaj, duhet të ketë dikush që t'i rregullojë dhe kontrollojë këto diskutime. Personi që kryen këtë detyrë quhet lehtësues. Lehtësuesi duhet të kuptojë qartë qëllimin e diskutimit. Ai/ajo është përgjegjës për thyerjen e akullit midis palëve të përfshira, fillimin e diskutimit dhe vendosjen e tij pikërisht në rrugën e duhur. Kushdo që mund ta arrijë këtë mund të jetë një ndihmës i madh.

Para dhe gjatë takimit Përgatitja e Facilitatorit

Një lehtësues është një person që menaxhon procesin e grupit, krijon kushte për arritjen e qëllimeve të grupit dhe ndihmon pjesëmarrësit të arrijnë konsensus dhe të zgjidhin problemet në mënyrë efektive. Lehtësuesi mund të jetë një profesionist me kohë të plotë ose mund të përfshijë një rol të luajtur nga një anëtar i grupit i cili vepron si lehtësues për të udhëhequr procesin.

Mund të presë lloje të ndryshme ngjarjesh dhe takimesh si takime, trajnime, konferenca, seminare, etj. Lehtësuesi nuk ofron zgjidhjen, por menaxhon një proces që i ndihmon anëtarët e grupit të gjejnë një zgjidhje së bashku.

Detyra kryesore e moderatorit është të krijojë kushte për komunikim të hapur dhe produktiv ndërmjet anëtarëve të grupit, ku secili të mund të shprehë mendimin e tij dhe grupi të punojë drejt arritjes së qëllimeve të përbashkëta. Lehtësuesi mund të përdorë metoda dhe teknika të ndryshme për të ndihmuar grupin të arrijë konsensus dhe të zgjidhë problemet, si diskutimi në grup, stuhi mendimesh, punë në grupe të vogla, lojëra, etj.

Lehtësuesi duhet të bëjë

Por përpara se të fillojë diskutimi, lehtësuesi duhet të bëjë disa përgatitje siç tregohet më poshtë.

1. Ka aktorë të ndryshëm dhe anëtarë të tjerë të ekipit që do të marrin pjesë në diskutim dhe do të bëjnë komente të rëndësishme. Lehtësuesi duhet të takohet me këta anëtarë dhe t'i kuptojë dhe eksplorojë këto pika. Aftësitë lehtësuese
2. Diskutimi duhet të planifikohet qartë. Planifikimi i diskutimit duhet të ketë një plan të qartë. Ai duhet të ketë të gjitha detajet dhe të mos humbasë asnjë pikë që do të trajtohet në seminar apo takim që do të organizohet.
3. Aspekti tjetër instrumental i organizimit të një takimi të këndshëm dhe të frytshëm është vendi ku do të mbahet. Prandaj, është e nevojshme të rezervoni vendndodhjen e duhur dhe më pas ta bëni infrastrukturën të përshtatshme për seancën tuaj.
4. Disa takime mbahen vetëm me diskutime gojore. Kjo kërkon aftësi të mëdha për të thyer akull. Nëse ka ndonjë gjë shtesë që nevojitet për takimin, të tilla si fletë pune dhe prezantime në PowerPoint, teknologjia e nevojshme duhet të jetë e disponueshme.
5. Nëse takimi do të zgjasë gjithë ditën ose për një periudhë më të gjatë, duhet të merren masa për pije dhe ushqim.
6. Pasi të fillojë diskutimi ose takimi, lehtësuesi duhet të marrë përgjegjësinë për ta çuar atë në drejtimin e duhur. Ai/ajo duhet të ruajë energjinë e duhur dhe hapësirën e duhur për pjesëmarrësit.
7. Diskutimi duhet të jetë i dobishëm dhe i frytshëm. I takon ndërmjetësit të shmangë bisedat e kota në një takim profesional. Duhet të ketë një shkëmbim të shëndetshëm idesh dhe informacioni.
8. Kur takimi të përfundojë, moderatori duhet të jetë gati me një deklaratë mbyllëse për të përmbledhur të gjitha detajet e diskutimit. Gjithashtu, ai/ajo duhet të sigurojë që vendimet ose rezultati i mbledhjes të zbatohen menjëherë. Kjo do të ndihmojë që takimi të ketë një sukses të prekshëm.

Aftësitë e nevojshme për të qenë një lehtësues i mirë

Lehtësuesi ka përgjegjësi të konsiderueshme mbi supet e tij. Prandaj, ai/ajo duhet të jetë i pajisur me disa aftësi të nevojshme. Këto aftësi janë si më poshtë.

1. Njihni pjesëmarrësit. Aftësitë lehtësuese

Çdo diskutim apo takim që duhet të mbahet ka disa pjesëmarrës të rëndësishëm, hierarkia dhe roli i të cilëve duhet t'i dihet ndërmjetësit. Ndonjëherë ndodh që palët e përfshira në këtë proces të mos njihen me njëra-tjetrën. Këtu lehtësuesi ka për detyrë të sigurojë rehati dhe miqësi mes tyre. Për ta bërë këtë, prezantuesi duhet të dijë se cilët janë pjesëmarrësit. Ai/ajo duhet të ketë të gjithë informacionin e nevojshëm për t'i identifikuar dhe njohur me njëri-tjetrin.

2. Vendosni udhëzime të qarta

Çdo takim ndjek një orar të caktuar. Duhet të ndiqet me kujdes dhe saktë. Kjo do ta bëjë takimin më produktiv. Përveç kësaj, në disa diskutime ka rregulla për negociata dhe marrëveshje. Madje ato duhet t'u komunikohen të gjithë pjesëmarrësve nga prezantuesi. Përveç kësaj, duhet të ketë udhëzime në lidhje me sjelljen e sjellshme dhe të respektueshme. Asnjë pjesëmarrës nuk duhet t'i kalojë këto kufij, pavarësisht se si shkon diskutimi. Kjo është një nga etiketat themelore të çdo takimi.

3. Krijoni një mjedis gjithëpërfshirës. Aftësitë lehtësuese

Në çdo takim, të gjithë duhet të kenë një zë të barabartë për të folur. Duhet të ketë një shpërndarje të drejtë të të drejtave për të marrë pjesë në diskutim dhe për të propozuar një pikë tjetër. Për ta arritur këtë, duhet të ketë një mjedis gjithëpërfshirës. Kjo do t'i ndihmojë të gjithë të flasin dhe të ngrihen për atë që ndihet e guximshme dhe e patrembur. Ai gjithashtu përmend komoditetin dhe besimin midis pjesëmarrësve. Kjo largon çdo aluzion të ndrojtjes ose të ngathtësisë për të shprehur ndonjë pikë në takim.

4. Dëgjim aktiv

Të gjithë mendojmë se të folurit është një aktivitet jetësor, të jesh pjesë e një takimi apo e ndonjë diskutimi. Por edhe dëgjimi është po aq i rëndësishëm. Vetëm ata që dinë të dëgjojnë mirë mund të flasin vërtet mirë. Kështu, ajo thekson rëndësinë e të qenit një dëgjues aktiv. Pjesëmarrësi duhet të ndiejë gjithmonë se ajo që thotë po dëgjohet me përqendrim të plotë. Lehtësuesi duhet të sigurojë që të gjithë të dëgjojnë me kujdes të gjitha pikat. Për më tepër, ai/ajo mund të mbajë shënime për atë që thuhet për referencë në të ardhmen.

5. Menaxhimi i kohës. Aftësitë lehtësuese

Është thënë mirë se koha është para në sferën e biznesit dhe profesional, çdo minutë dhe çdo sekondë ka rëndësi. Prandaj, duhet të ketë një shfrytëzim optimal dhe më të mirë të kohës në dispozicion. Duhet pasur kujdes për të siguruar që të gjitha çështjet të trajtohen dhe diskutohen nga pjesëmarrësit në detaje të mjaftueshme. Përveç kësaj, nëse ekipi qëndron shumë gjatë në një pikë të caktuar, duke rezultuar në humbje kohe, lehtësuesi duhet të ndërpresë me mirësjellje punën dhe të vazhdojë diskutimin. Përveç kësaj, orari i takimeve duhet të ndiqet sa më me kujdes. Plani duhet të përgatitet me një kohë buferi për të kompensuar disa humbje të pashmangshme kohore.

6. Mbajtja e një përmbledhjeje të të gjitha pikave të veprimit. Aftësitë lehtësuese

Gjatë takimeve, shpesh zbulohen veprime specifike që lidhen me deklaratat e problemeve. Një lehtësues me aftësi të shkëlqyera lehtësuese duhet të jetë i vetëdijshëm për këto pika të aktivitetit, plus ai ose ajo duhet gjithashtu të sigurojë që ato të jenë të dukshme për të gjithë pjesëmarrësit. Ju gjithashtu duhet të siguroheni që elementi i veprimit jep atë që duhet bërë, kush duhet ta bëjë atë dhe kur duhet të përfundojë. Për më tepër, ju duhet të përmblidhni pikat e veprimit në fund të diskutimit për të siguruar që të gjithë të jenë në të njëjtën faqe në lidhje me rëndësinë, objektivat dhe kohën e artikujve.

7. Objektivi i mbetur

Të qenit objektiv është një nga aftësitë kryesore të lehtësuesit që duhet të përfshijë një ndërmjetës. Lehtësuesi duhet të shihet si plotësisht objektiv dhe nuk duhet parë si në “kampin” e askujt për takimin. Kur lehtësuesi shihet si i njëanshëm, besimi i pjesëmarrësve të tjerë (veçanërisht atyre në anën kundërshtare) humbet shpejt. Në momentin që humbet besimin, është e vështirë ta rifitosh atë. Kjo është arsyeja pse qëndrimi objektiv në vend që të zbuloni paragjykimet tuaja është një nga aftësitë më të rëndësishme lehtësuese për t'u fokusuar.

8. Gjeni përmes pyetjeve, jo leksioneve apo predikimeve. Aftësitë lehtësuese

Është e rëndësishme që lehtësuesit të mos bëhen më predikues duke zbuluar inteligjencën e tyre për këtë temë. Në vend të kësaj, përdorimi i njohurive tuaja për të ndihmuar anëtarët e tjerë të arrijnë në një zgjidhje tipike, të bazuar në problem, është një nga aftësitë më të rëndësishme lehtësuese që duhet të keni. Lehtësuesit duhet ta bëjnë këtë duke bërë pyetje përmes pyetjeve që janë të rëndësishme për deklaratën e problemit dhe të dizajnuara për të zbuluar realitete të reja. Takimi duhet të ketë të bëjë me zgjidhjen e problemit të pjesëmarrësve, dhe bërja e një pyetjeje është një nga mënyrat më të mira për ta bërë këtë.

9. Mbajeni mbikëqyrësin/menaxherin larg rrëmbimit të mbledhjes/diskutimit

Si lehtësues, ju duhet të siguroheni që udhëheqësit ose menaxherët të mos e rrëmbejnë takimin duke komunikuar ndjenjat e tyre dhe duke vendosur përparimin e takimit sipas planit të tyre. Takimi duhet të ofrojë mundësi të barabarta për çdo anëtar, dhe lehtësuesit duhet të kenë aftësitë lehtësuese për ta siguruar këtë.

10. Jini në krye të bisedës. Aftësitë lehtësuese

Lehtësuesit duhet ta mbajnë takimin përpara duke marrë përgjegjësinë e bisedës për ta mbajtur takimin në rrugën e duhur. Në momentin që diskutimet e takimeve humbasin vrullin, lehtësuesit duhet ta kthejnë diskutimin përsëri në deklaratën e problemit. Madje ndonjëherë do t'ju duhet të kryqëzoni dikë; megjithatë, është përgjegjësia juaj dhe ju duhet ta bëni këtë pa humbur kontrollin. Kontrolli do t'ju lejojë të respektoni të gjithë pjesëmarrësit, kjo është arsyeja pse menaxhimi i bisedave konsiderohet si një nga aftësitë e fuqishme lehtësuese për lehtësuesit.

Si të jesh karizmatik? 

Teknikat që do të përdoren nga lehtësuesi për të optimizuar aftësitë lehtësuese

Kur drejton një takim ose diskutim, lehtësuesi duhet të ketë disa nga aftësitë e listuara më sipër. Përveç kësaj, ai/ajo duhet të përgatitet edhe me këtë grup mjetesh që do t'i vijnë në ndihmë kur të nevojiten për një takim të suksesshëm.

1. Teknika e thyerjes së akullit: Është thënë mirë se një fillim i mirë është gjysma e betejës. Kjo vlen edhe në takimet apo diskutimet e biznesit. Ka raste kur palët e përfshira mund të mos e njohin shumë mirë njëri-tjetrin. Këtu, lehtësuesi duhet të përdorë këto teknika të thyerjes së akullit.
2. Teknikat e strategjisë: Çdo takim ka një strategji specifike që duhet ndjekur për suksesin e tij. Ata përcaktojnë rrjedhën dhe axhendën e mbledhjes. Aftësitë lehtësuese
3. Teknika krijuese. Shpesh takimet e biznesit mund të jenë shumë të zakonshme ose monotone. Të gjithë ne njerëzit kemi nevojë për një shkëndijë në këto situata. Lehtësuesi mund të përdorë kreativitetin e tij dhe të krijojë një argëtim që do të shtojë ngjyrë dhe gjithashtu do të ofrojë zgjidhje kreative për disa nga problemet.
4. Metodat e zgjidhjes së problemeve: problemet dhe konfliktet janë të mundshme kudo. Ato janë pjesë integrale e çdo rrugëtimi jetësor dhe takimet dhe diskutimet profesionale nuk bëjnë përjashtim. Lehtësuesi duhet të jetë i vetëdijshëm për disa teknika të zgjidhjes së problemeve dhe zgjidhjes së konflikteve për t'u marrë me situata të tilla.
5. Metodat e vendimmarrjes. Çdo takim mbahet për të marrë një vendim ose për të finalizuar një strategji. Lehtësuesi duhet të ketë teknika për të udhëhequr diskutimin drejt vendimeve të prera në një kohë të kufizuar me sa më pak konflikt.

Mendimet e fundit mbi aftësitë lehtësuese!

Thjeshtimi është një koncept i rëndësishëm kur organizohen takime ose diskutime biznesi. Prandaj, të bëhesh lehtësues kërkon një grup të veçantë aftësish dhe një sërë mjetesh që do t'ju ndihmojnë të lehtësoni një takim të dobishëm, paqësor dhe të suksesshëm. Për sa kohë që menaxherët ose lehtësuesit kanë aftësitë e nevojshme lehtësuese, kompanitë mund të optimizojnë rezultatet e takimeve të tyre, të cilat përfundimisht do të optimizojnë performancën e përgjithshme të organizatës për të arritur një qëllim të përbashkët.

АЗБУКА

A është marketingu i përmbajtjes zgjedhja e duhur për biznesin tim?