Menaxhimi i kohës dhe përmirësimi i produktivitetit

Menaxhimi i kohës dhe produktiviteti janë teknika dhe strategji që ju ndihmojnë të përdorni kohën tuaj në mënyrë efektive për të arritur qëllimet tuaja, për të përmirësuar performancën tuaj dhe për të përfunduar detyrat në mënyrë më efektive. Këto koncepte janë të lidhura ngushtë dhe luajnë një rol të rëndësishëm në menaxhimin e produktivitetit dhe suksesit tuaj si në jetën tuaj profesionale ashtu edhe në atë personale. A është mjedisi, apo thjesht po e keqmenaxhojmë kohën? Menaxhimi i kohës mund të jetë një sfidë e madhe për çdo themelues të zënë, veçanërisht pasi linjat midis kohës së punës dhe jetës në shtëpi turbullohen (ose zhduken gjithnjë e më shumë). Megjithatë, me mjetet dhe taktikat e duhura, ju mund ta kapërceni këtë sfidë dhe të bëheni më produktivë se kurrë, edhe gjatë kohërave më kaotike të historisë moderne.

Google Workspace për zhvillimin e marketingut të përmbajtjes.

1. Mos bëni shumë detyra. Menaxhimi i kohes.

A jeni ndjerë ndonjëherë i rraskapitur fizikisht dhe mendërisht në fund të ditës së punës, por në fakt nuk e keni kryer punën tuaj? Nëse jeni ankuar ndonjëherë se nuk keni kohë të mjaftueshme gjatë ditës, ka shumë mundësi që të jeni përpjekur të kryeni shumë detyra. Kur mendoni se po kryeni shumë detyra, në fakt thjesht po shkurtoni grafikun e byrekëve të çdo detyre dhe po i vidhni orë të tëra vetes. Ju keni vetëm një sasi të caktuar të caktuar energjie në një ditë të caktuar, dhe nëse jeni një nga ata sipërmarrës që duan të japin 100% për gjithçka që bëni, matematika thjesht nuk mblidhet. Në realitet, përfundoni duke i kushtuar 10% këtu, 20% atje, 5% për një duzinë detyrash të tjera dhe më pas 10% e vëmendjes suaj shpenzohet në rrjedhën e pafundme të njoftimeve dhe mesazheve. rrjetet sociale.

Kjo rezulton në kosto të larta ndërrimi, të cilat zgjasin më shumë nga sa mendoni. Le të themi se keni kontrolluar katër herë njoftimet tuaja në Facebook. Ka humbur deri në një orë të tërë. A e kontrolloni kutinë tuaj hyrëse ose Slack sa herë që shfaqet rrethi i vogël i kuq? Ju humbni më shumë kohë sesa punoni në të vërtetë.

Për më tepër, cilësia e punës ulet dhe afatet vonohen. Do të duket sikur ju duhet gjithnjë e më shumë kohë për t'i bërë gjërat—sepse po. Dhe meqenëse tashmë e keni kaluar gjithë ditën duke kaluar midis detyrave, rezervuari juaj do të jetë bosh deri në mbrëmje. Menaxhimi i kohes

2. Në vend të një detyre

Kur ishte hera e fundit që u fokusuat vetëm në NJË gjë për 30 minuta? Apo edhe 10 minuta? Pa shikuar njoftimet ose emailet?

Pavarësisht se për çfarë po punoni, fikni të gjitha shpërqendrimet dhe fokusohuni në një gjë për një periudhë të caktuar kohe. Nëse është e nevojshme, vendosni një kohëmatës. Vendosni kalendarin tuaj në "Mos shqetëso" (Mos shqetëso). Në cilësimet Slack, zgjidhni Ndalo njoftimet. Mbyllni të 27 skedat e hapura të shfletuesit ose thjesht klikoni Dritarja e Re. Luaj muzikën tuaj të preferuar relaksuese pa tekst për t'u zhytur në atmosferë. Dhe thjesht... filloni ta bëni atë.

3. Vendosni kufij artificialë për veten tuaj. Menaxhimi i kohes.

Një nga mënyrat më të fuqishme për të rritur produktivitetin tuaj dhe për të përmirësuar menaxhimin e kohës është vendosja e kufijve artificialë. Çfarë do të thotë? Afate të rreme. Vendosja e kufijve artificialë ju pengon të bini në grackën e ligjit Parkinson , i cili thotë se "puna zgjerohet për të mbushur kohën e disponueshme për përfundimin e saj". Ju ndoshta e keni parë këtë më parë. Dikush në ekipin tuaj ka tre detyra dhe një tetë orë ditë pune për ta ekzekutimi, dhe ata arrijnë t'i zgjasin këto detyra nga ora 9 e mëngjesit deri në 5 pasdite. Kur e dini nga dora e parë se këto tre detyra duhet të kishin marrë maksimumi 90 minuta.

Po sikur të kishin vetëm 90 minuta ditë pune për ta bërë këtë? Vë bast Tesla Cybertruck se puna do të ishte ende e kryer. Puna nga shtëpia e shkaktuar nga pandemia COVID-19 e ka bërë edhe më të lehtë të biesh në grackën e Ligjit të Parkinsonit. Pa kohë udhëtimi dhe pa tabaka të ditëve të punës që t'ju detyrojnë të relaksoheni mendërisht dhe të shkoni në shtëpi, mund t'i zvarritni gjërat vërtet.

Qëndroni produktiv.

Mënyra më e mirë për të thyer Ligjin e Parkinsonit dhe për të qëndruar produktiv sot është të vendosni afate artificiale. Krijoni një afat kohor për të përfunduar këtë detyrë—madje vendosni një kohëmatës për veten tuaj. Një nga anëtarët e ekipit të Themeluesit ishte gjithashtu i njohur për të ndjekur këtë teknikë, duke përdorur mjedisin e tij si kufizime kohore të integruara. Kur ai udhëton për xhirime (në kohën kur njerëzit mund të bënin gjëra të tilla), ai do të blinte vetëm 30 minuta ose 60 minuta Wi-Fi në aeroplan. Më pas ai sfidoi veten që të bënte sa më shumë punë që të ishte e mundur në ato 30 ose 60 minuta dhe ai nuk do ta përditësonte internetin pas skadimit të kohëmatësit.

Çdo gjë që ndodh pasi Wi-Fi është fikur duhet të ndodhë jashtë linje në desktop. Kjo do t'ju lejojë të përqendroheni në detyrën në fjalë dhe të mos shpërqendroheni nga skeda, njoftime dhe emaile të ndryshme. Do të habiteni se sa shumë mund të arrini nëse vendosni kufij fiktive dhe krijoni një mini-sprint.

4. Përdorni teknikën pomodoro. Menaxhimi i kohes

Teknika Pomodoro është një teknikë specifike e menaxhimit të kohës nga fundi i viteve 1980 që përdor një kohëmatës për të zbërthyer punën në mini-sprinte të vogla hiperproduktive. Këto janë zakonisht intervale 25-minutëshe të ndara me pushime të shkurtra.

LifeHacker përshkruan udhëzime hap pas hapi për përdorimin efektiv të teknikës Pomodoro:

1. Zgjidhni detyrën për të përfunduar
2. Vendosni Pomodoro për 25 minuta (Pomodoro është një kohëmatës)
3. Punoni në detyrë derisa të bjerë unaza Pomodoro, më pas vendoseni çekun në fletën tuaj.
4. Bëni një pushim të shkurtër (5 minuta është në rregull)
5. Çdo 4 Pomodoro bëjnë një pushim më të gjatë

Ju madje mund të përdorni mjete online si Tomato Timer ose një sërë aplikacionesh për ta bërë këtë taktikë edhe më të lehtë. Menaxhimi i kohes

5. Provoni efektin Zeigarnik. 

Ekziston një teori psikologjike sipas së cilës është më e lehtë të kujtohen aktivitetet e ndërprera dhe të ktheheni në to. Ky quhet efekti Zeigarnik. Besohet se keni më shumë gjasa të mbani mend një detyrë të papërfunduar sesa një të përfunduar. Psikologia lituaneze Bluma Zeigarnik e zbuloi këtë efekt duke vëzhguar sjelljen e kamarierëve në një kafene. Sipas studimit, kamerierët kishin më shumë gjasa të mbanin mend detajet e skedave të hapura sesa klientët që ishin paguar tashmë.

Si mund ta përdorni efektin Zeigarnik për të përmirësuar produktivitetin e sipërmarrësit? Epo, nëse jeni duke luftuar për të zgjidhur një detyrë të caktuar ose e gjeni veten duke vonuar një problem të caktuar, bëni një pushim. Largohuni prej tij për pesë minuta. Pastaj kthehuni te kjo. Thjesht mund të freskoheni dhe të jeni në gjendje të punoni në mënyrë më efektive, tani që e keni lënë biletën të hapur dhe ju keni dhënë mundësinë për të menduar për të në mënyrë të pandërgjegjshme dhe pa presion.

6. Gjeni Paketën tuaj Gjashtë . Menaxhimi i kohes.

Jo, nuk po flasim për të ulur dhe për t'u çlodhur. "Six-Pack" është një term i aviacionit për panelin e instrumenteve që përmban instrumentet kryesore të fluturimit në kabinën e një avioni. Edhe pse ka një milion gjëra që mund të manipulohen njëkohësisht gjatë fluturimit, zakonisht ekzistojnë gjashtë instrumente që ofrojnë të dhënat më të rëndësishme (shpejtësia e ajrit, lartësimatës, etj.). Piloti mund të fokusohet në këto gjashtë instrumente për të mbajtur gjithçka të funksionojë pa probleme. Ari Maisel është gjithashtu një pilot i trajnuar. Ai ju këshillon të mendoni për biznesin tuaj si një aeroplan kur bëhet fjalë për fokusimin. “Si themelues, ju duhet të përpiqeni të gjeni versionin tuaj të Six-Pack. Se çfarëdo që të ndodhë, ju do të fokusoheni në promovimin e biznesit tuaj, qoftë edhe një për qind”.

Cila është Six-Pack në biznesin tuaj? Këtu duhet të shpenzoni energjinë tuaj. Për çdo gjë tjetër që nuk kontribuon në arritjen e këtij qëllimi ose KPI, thjesht hiqni shpërqendrimet.

7. Vendose telefonin në një dhomë tjetër. 

Ju mund ta bindni veten se nuk keni një varësi nga smartfonët, por le të jemi të sinqertë – çdo sipërmarrës e ka. Ky mjet i vogël është potencialisht një nga mjetet më të fuqishme për drejtimin e një biznesi në internet që ka ekzistuar ndonjëherë. Fjala kyçe: potencialisht. Në fakt, varësia nga smartfonët është një shqetësim dhe i dëmshëm për produktivitetin. Edhe thjesht kontrollimi i telefonit për dy sekonda dhe përpunimi i një njoftimi të ri mund të zgjasë deri në 23 minuta për të rifituar vëmendjen tuaj.

Një mënyrë e sigurt për të hequr qafe këtë shpërqendrim të vazhdueshëm është të lini telefonin inteligjent në një dhomë tjetër. Provojeni këtë për disa orë kur të filloni punën nesër. Deri në kohën e drekës, do të befasoheni këndshëm se sa të fokusuar dhe të suksesshëm ndiheni.

8. Master i komunikimit asinkron. Menaxhimi i kohes

Komunikimi asinkron (ose shkurt "Asinkron") është një sjellje produktiviteti shumë e nënvlerësuar që mund të revolucionarizojë mënyrën se si drejtoni biznesin tuaj. Kjo do të thotë të komunikosh me ekipin tënd JO në kohë reale, por duke "pasuar topin përpara dhe mbrapa".

Blogu Doist e përmbledh atë më së miri: "Thënë thjesht, komunikimi asinkron është kur dërgoni një mesazh pa pritur një përgjigje të menjëhershme."

• Shembulli asinkron 1: Ju i dërgoni dikujt një email. Ata përgjigjen të nesërmen kur mund ta përballojnë më mirë detyrën.
• Shembulli asinkron 2: Ju i dërgoni një video informuese të Loom një anëtari të ekipit në një zonë tjetër kohore gjatë orëve të gjumit. Kur zgjohen dhe fillojnë të punojnë, shikojnë tezgjahun dhe fillojnë të punojnë në projekt - duke komentuar çdo pyetje. Më pas mund të filloni t'u përgjigjeni pyetjeve të tyre në mënyrë asinkrone në rastin më të parë.

Sigurisht, ka disa lloje komunikimi që ende duhet të jenë sinkron (të njohur edhe si "Sync") - ku personi me të cilin po flisni përgjigjet menjëherë në kohë reale. Shumë njerëz ende besojnë se bashkëpunimi krijues dhe zgjidhja e problemeve bëhen akoma më mirë "në të njëjtën dhomë". Megjithatë, tani që në shumë vende të botës ne fjalë për fjalë nuk mund të jemi në të njëjtën dhomë për shkak të karantinës dhe distancimit social, shumë sipërmarrësve u duhet të rimendojnë strategjitë e tyre të komunikimit.

• Shembulli i sinkronizimit 1: takim i drejtpërdrejtë në të njëjtën dhomë (ose mjet video-konferencash).
• Shembulli i sinkronizimit 2: bisedë në kohë reale në bisedën Slack.

Është e rëndësishme të mendoni se cilat komunikime në ditën tuaj të punës mund të bëhen potencialisht asinkrone dhe t'i anuloni ato takime nga kalendari juaj. Dhe planifikoni komunikim sinkron vetëm kur është absolutisht e nevojshme.

Sa herë që një takim i "Kalendarit të Google" anulohet dhe zëvendësohet me një mesazh asinkron ose një video 5-minutëshe "Loom", një engjëll fiton krahët e tij.

9. Shmangni lodhjen e vendimeve

Në fakt, heqja dorë nga vendimet do t'ju kthejë një ton fuqi mendore. Jack Dorsey, bashkëthemelues i Twitter dhe Square, është e qartë se nuk i pëlqen të marrë vendime dhe shpesh e lejon ekipin e tij të marrë vendime kyçe pa të. "Një ish-punonjës i Square tha Dorsey "mendonte se takimi ideal ishte ai në të cilin ai nuk kishte nevojë të thoshte asgjë". Si një sipërmarrës, ju ndoshta jeni duke marrë vendime gjatë gjithë ditës. Dhe në kohën kur përballeni me një problem vërtet të rëndësishëm, tashmë e keni shpenzuar të gjithë energjinë tuaj vendimmarrëse për detyra të vogla dhe vendime të parëndësishme.

Lodhja e vendimeve është reale. Mund të duket sikur në fund të ditës nuk ka më karburant në rezervuarin tuaj mendor dhe truri juaj është i tendosur edhe kur mendoni për një gjë tjetër për të cilën jeni përgjegjës. Përpiquni të merrni më pak vendime dhe mbani ekipin tuaj (veçanërisht ata që përgatiten për role drejtuese) përgjegjës për marrjen e më shumë këtyre vendimeve. Ju mund të pyesni: "Por si mund t'u besoj njerëzve që të marrin vendime të mira pa mua?"

10. Klasifikoni vendimet si të kthyeshme ose të pakthyeshme. Menaxhimi i kohes

Nëse absolutisht duhet të merrni një vendim vetë, mendoni se sa i rëndësishëm është ai vendim për të shpenzuar energji mendore. Është shumë e mundur që shumica e vendimeve në një ditë të caktuar mund të merren shpejt në pak sekonda pa asnjë rrezik. Me fjalë të tjera, ndoshta po shqetësoheshit shumë për këtë. Farnam Street eksploron këtë parim të vendimeve të kthyeshme dhe të pakthyeshme duke treguar një rrjet se si duhet të mendoni për çdo vendim.

Nëse zgjidhja është e kthyeshme - për shembull, një mesazh në rrjet social, të cilin mund ta fshini shpejt dhe lehtë, ose një draft të një artikulli në blog që mund ta modifikoni gjithmonë, duhet të kaloni një minimum kohe duke menduar për të. Thjesht "lëvizni shpejt dhe prishni gjërat" dhe do t'i kurseni vetes stresin mendor të shqetësimit për diçka që mund të rregullohet lehtësisht.

Nëse zgjidhja në mënyrë të pakthyeshme - për shembull, dërgimi i një emaili 2 milionë abonentëve - mund të dëshironi të shpenzoni një pjesë të energjisë tuaj duke u siguruar që është e drejtë. Për më tepër, nëse zgjidhja është të pakthyeshme dhe të qëndrueshme - të tilla si nënshkrimi i një kontrate të madhe ose një qiraje zyre pesëvjeçare - patjetër që do të dëshironi të shpenzoni pak kohë për të.

Jeff Bezos shkon më thellë në këtë qasje ndaj vendimmarrjes në një nga letrat e tij drejtuar aksionarëve:

“Disa vendime janë konsekuente dhe të pakthyeshme ose pothuajse të pakthyeshme – janë dyer njëkahëshe – dhe këto vendime duhet të merren metodikisht, me kujdes, ngadalë, me shumë mendim e konsultim. Nëse ecni dhe nuk ju pëlqen ajo që shihni në anën tjetër, nuk do të jeni në gjendje të ktheheni atje ku keni qenë më parë. Këto vendime mund t'i quajmë Tipi 1. Por shumica e vendimeve nuk janë të tilla - ato janë të ndryshueshme, të kthyeshme - ato janë dyer të dyanshme." 

Sipas Bezos, ky lloj i dytë vendim “mund dhe duhet të merret shpejt”. Mundohuni të mendoni për vendimet tuaja në këtë mënyrë dhe shikoni se sa shpejt mund t'i bëni ato të kthyeshme.

11. Kalendari i vet

Chris Dixon, partner dhe investitor në a16z, tha një herë, "Kutia juaj hyrëse është lista e detyrave të njerëzve të tjerë". Shumë njerëz janë më reagues sesa proaktivë me llogarinë e tyre G-Suite. Është koha për të marrë kontrollin. Thuaj "Jo" ftesës tjetër të kalendarit. Shtyni emailet e parëndësishme për një datë të mëvonshme në mënyrë që t'i adresoni më mirë ato. Përdorni "3 Ds" për të arritur në kutinë hyrëse zero dhe mbajeni Kalendarin tuaj të Google larg takimeve të panevojshme që nuk keni nevojë të merrni pjesë. Kjo këshillë është shumë e thjeshtë, por megjithatë e rëndësishme. Menaxhoni kalendarin dhe kohën tuaj. Të takon ty dhe askujt tjetër.