Організаційна комунікація. Що це таке ? І чому це важливо

Організаційна комунікація є невід'ємною частиною кожної організації та відіграє важливу роль у побудові успішного бізнесу. Комунікація у створенні впливає поведінка людей організації. Комунікація в організації є життєво важливим управлінським компонентом, оскільки роль керівництва полягає в тому, щоб складати плани та давати вказівки.

Люди, які працюють в організації, будь то менеджери або співробітники, які працюють на передовій, повинні знати, як поводитися, щоб створити найкраще робоче середовище в організації.

Комунікація у створенні також впливає поведінка людей організації. Поведінка людей організації впливає те що, як мотивують одне одного задля досягнення цілей організації. Організаційна комунікація відіграє важливу роль у тому, як люди взаємодіють один з одним на зборах.

Що таке маржа продажів? і Як її розрахувати

З іншого боку, неефективна організаційна комунікація призводить до непорозуміння, відсутності координації та некомпетентності в організації. Отже, важливо мати ефективну комунікацію в організації, щоб ефективно виконувати плани та сприяти успіху організації.

Ефективне спілкування в організації настільки важливо, що нині навіть рекрутери розглядають комунікативні навички як одну з основних навичок людей, яких вони хочуть найняти. В оголошеннях про вакансії часто зустрічаються такі фрази, як ділове спілкування, корпоративне спілкування або організаційні комунікативні навички.

Конфіденційну угоду. Що це таке ?

Типи. Організаційна комунікація.

Комунікація – невід'ємна частина кожної організації. Жодна організація не може вижити без належного спілкування між людьми, які працюють в організації.

Існує чотири різні типи організаційних комунікацій. Деякі організації суворо дотримуються одного типу комунікації, тоді як деякі організації використовують поєднання цих типів комунікації.

Давайте спочатку дізнаємося про різні типи комунікацій, які відбуваються в організації, щоб дізнатися про їх вплив на організацію.

9 типів організаційної структури, яку повинна враховувати кожна компанія

1. Офіційне спілкування. Організаційна комунікація.

Формальне спілкування — одне із найпоширеніших типів спілкування, які мають місце у більшості організацій. Формальне спілкування відбувається через наперед визначені канали зв'язку.

Ці канали зв'язку використовуються керівництвом та співробітниками, які працюють у організації, спілкування друг з одним. Формальне спілкування переважно відбувається у організаціях з ієрархічною організаційною структурою.

У таких організаціях рядовий співробітник неспроможна безпосередньо спілкуватися з вищим керівництвом. Зв'язок між ними здійснюється через менеджмент середньої ланки.

2. Неформальне спілкування

Цей тип спілкування протилежний формальному спілкуванню. Неформальне спілкування відбувається не формальними каналами. Організації, що використовують неформальне спілкування для зв'язку один з одним, не випливають заздалегідь визначеним каналам зв'язку.

Це означає, що спілкування між керівництвом і співробітниками організації може відбуватися через кілька каналів зв'язку.

На відміну від формального спілкування, коли спілкування відбувається через належні канали та посередників між вищим керівництвом і безпосередніми співробітниками, неформальне спілкування може відбуватися безпосередньо між вищим керівництвом і безпосередніми співробітниками.

Понад те, організації, які використовують неформальне спілкування, немає належним чином певної ієрархічної структури. Усі співробітники, які працюють у таких організаціях, вважаються однією рівні.

Довіра до посилань і психологія, по якій люди переходять по посиланнях

3. Вертикальне спілкування. Організаційна комунікація.

Формальне спілкування можна розділити на дві категорії, такі як вертикальне спілкування та горизонтальне спілкування. Вертикальне спілкування - це тип спілкування між менеджерами та їх підлеглими.
Вертикальна комунікація може бути далі фрагментована на висхідну вертикальну комунікацію і спадну вертикальну комунікацію. В висхідній вертикальної комунікації спілкування відбувається від менеджерів до їх підлеглим.
Тим часом, вертикальне спілкування відбувається від підлеглих до їх керівникам.

4. Горизонтальна комунікація

Інший тип комунікації у створенні — горизонтальна комунікація. Це тип спілкування для людей, що працюють на одному рівні.

Горизонтальне спілкування вважається формальним спілкуванням між людьми, що працюють на одному рівні для обміну інформацією.

Важливість. Організаційна комунікація.

1. Першочергова важливість організаційної комунікації – тримати співробітників, які працюють в організації, в курсі. Співробітники повідомили про цілі, яких вони мають досягти, та про методи, які використовуються для досягнення цих цілей. Їм не лише розповідають про методи, а й передають відгуки, щоб покращити їх роботу. Організаційна комунікація допомагає прояснити сумніви чи нерозуміння співробітників.
2. Комунікація у створенні відіграє роль джерела інформації. Інформація передається співробітникам за допомогою комунікації. Ця інформація допомагає співробітникам приймати важливі рішення, оскільки наявність цієї інформації надає альтернативний курс дій для виконання конкретного завдання.
3. Спілкування необхідно для спілкування. Завдяки спілкуванню співробітники, що працюють в організації, спілкуються один з одним. Соціалізація також необхідна для створення міцних зв'язків між співробітниками, що необхідно для росту організації. Організаційна комунікація.
4. Здорове спілкування у створенні допомагає сформувати ставлення людей, які у організації. Добре поінформований співробітник має позитивне відношення порівняно з менш поінформованим співробітником.
5. Письмове та офіційне спілкування в організації ефективніше в порівнянні з іншими типами організаційних комунікацій. Тому багато організацій витрачають кошти на публікацію корпоративних журналів та журналів, щоб ділитися важливою щорічною інформацією із співробітниками організації.
6. Організаційна комунікація відіграє життєво важливу роль у процесі контролю, оскільки роль менеджерів полягає в тому, щоб давати керівні вказівки своїм підлеглим та отримувати від них зворотний зв'язок. Ефективна організаційна комунікація робить ці завдання кращими. Підлеглі можуть ефективно виконувати свої завдання, коли з ними добре спілкуються, а також можуть розсіяти сумніви своїх керівників, коли вони стикаються з будь-якою проблемою у своїй роботі.

Проблеми організаційної комунікації

Незважаючи на те, що організаційна комунікація є невід'ємною частиною будь-якої організації, все ще існує безліч проблем, з якими організація стикається, коли справа доходить до підготовки ефективного комунікаційного плану.

Організаційна комунікація ніколи не може бути ефективною та дієвою, якщо не вирішуються проблеми, пов'язані з організаційною комунікацією. Нижче наведено проблеми організаційної комунікації, про які потрібно знати, перш ніж готувати організаційний план комунікації для організації.

1. Актуальність плану. Організаційна комунікація.

Перша та головна проблема, з якою можна зіткнутися при складанні плану комунікації, – це його актуальність. Скласти план комунікації, який буде актуальним для всіх, хто працює в організації, досить складно. Різним відділам та різним функціям у цих відділах потрібні різні рішення проблем зв'язку, які можуть виникнути.

Наприклад, у відділі продажів більшість продавців працюють віртуально та рідко відвідують офіс. Зустрічі з менеджером з продажу також проходять через відеодзвінки чи телефонні дзвінки.

Команди в організації, які люблять працювати самостійно та не хочуть зустрічатися регулярно. Тому підготувати організаційний план комунікацій, який буде актуальним для всіх, хто працює в організації, є складним завданням.

2. Розмір організації

Наступна проблема, з якою можна зіткнутися під час підготовки організаційного комунікаційного плану, — його розмір. Особливо у великих організаціях складно скласти ефективний план комунікації. Тому що у великих організаціях є кілька відділів та підвідділів.

У цих відділах працюють сотні працівників. Частина співробітників працює в офісних приміщеннях, а частина - практично далеко від офісних приміщень.
У таких випадках стає досить складно підготувати план комунікації, щоб можна було встановити ефективну комунікацію між усіма співробітниками, що працюють в організації.

3. Підзвітність. Організаційна комунікація.

Підзвітність - одне з найважливіших завдань, яке необхідно враховувати при складанні плану комунікації. Як забезпечити підзвітність? Як можна переконатися, що повідомлення або інформація не спотворюються під час передачі?

Які дії слід вжити під час зміни даних? І як відстежити джерело промаху? На всі ці питання потрібно мати відповіді. Важко підтримувати підзвітність без ефективного організаційного плану комунікації.

4. Чесність. Організаційна комунікація.

Остання, але не менш важлива проблема організаційної комунікації – цілісність інформації. З цією проблемою стикаються організації, котрі обирають неформальні методи організаційної комунікації. У неформальному середовищі шанси порушення цілісності даних стають високими.

Тому серйозною проблемою є забезпечення цілісності інформації при її передачі в організації.

Вплив ефективних організаційних комунікацій

Ефективне спілкування позитивно впливає на організацію та людей, які працюють у ній. Давайте дізнаємося про ці удари одне за одним.

1. Ефективне спілкування допомагає зменшити нерозуміння між співробітниками, клієнтами та діловими партнерами. Отже, кількість позовів та скарг також мінімізується.
2. Ефективне спілкування в організації зміцнює впевненість і моральний дух співробітників, що працюють в організації. Співробітники відчувають себе більш задоволеними в організації, де вони добре поінформовані. Організаційна комунікація.
3. Ефективна комунікація покращує процедури та процеси, що відбуваються в організації, внаслідок чого підвищується ефективність організації, а також знижуються виробничі витрати.
4. Відмінне та чітке спілкування в організації допомагає співробітникам розуміти політику, правила та положення організації. Це допомагає їм стати лояльними до компанії.
5. Правильне спілкування в організації допомагає встановити здорові зв'язки між співробітниками та керівництвом. Співробітники довіряють своєму керівництву та довіряють рішенням, які вони приймають за них. Основна перевага цього сценарію полягає в тому, що організація залишається вільною від профспілок, і люди повідомляють про свої проблеми та вимоги та шукають взаємовигідне рішення, а не страйку.
6. Співробітники не соромляться висловлювати свою думку та ідеї. Це вигідно для організації, оскільки допомагає організації зростати.
7. Запланована організаційна комунікація корисна при виконанні виробничих планів.

Наслідки неефективною організаційна комунікація

1. Неефективне спілкування викликає сварки між співробітниками і керівництвом через непорозуміння, викликаного неефективним спілкуванням.
2. Неефективне спілкування організації викликає неузгодженість у відділах. Неузгодженість викликає запеклі суперечки між співробітниками, нераціональне використання ресурсів та високу вартість виробництва.
3. Коли в організації неефективне спілкування, важко задовольнити потреби та очікування клієнтів. Відділ продажів не знав би, що відділ маркетингу обіцяв клієнтам.
4. Неефективне спілкування може стати причиною високої плинності кадрів. Співробітники відчувають невдоволення та розчаровуються, коли з ними не спілкуються належним чином.

Як підготувати ефективну комунікаційну стратегію?

Ефективна комунікаційна стратегія може бути побудована лише з урахуванням таких важливих факторів, як організаційна структура, цілі та завдання, а також цінності організації. Нижче наведено кроки, які можна виконати, щоб підготувати ефективну комунікаційну стратегію.

Крок 1. Проаналізуйте розмір організації. Організаційна комунікація.

Під час підготовки організаційного комунікаційного плану важливо враховувати розмір організації. У великій організації з кількома відділами необхідний формальний та добре спланований план комунікацій, щоб усі співробітники працювали у всіх відділах.

Неформальне спілкування у таких організаціях може виявитися неефективним та викликати різні непорозуміння серед співробітників, які працюють в організації.

 Крок 3. Запитайте своїх співробітників про ідеї

Іноді розгляд ідей та думок співробітників може допомогти вам скласти ефективний план комунікації. Вони краще знають недоліки існуючого плану комунікації та те, що можна зробити для усунення цих недоліків.

Крок 4. Надихайтеся досвідом аналогічної організації. Організаційна комунікація.

Ви можете подивитися на комунікаційний план організацій аналогічного розміру та поговорити з їхніми керівниками, щоб попросити їх про допомогу. Ви можете змінити план комунікації, що використовується іншими організаціями відповідно до вимог вашої організації.

Крок 5. Отримайте відгуки співробітників і менеджерів

Нарешті, менеджери та співробітники будуть тими, хто використовуватиме методи комунікації день у день. Таким чином, вони можуть зіткнутися з недоліками комунікаційного плану та внести пропозиції щодо його покращення.

Як вирішити проблеми організаційної комунікації при підготовці ефективного організаційного комунікаційного плану?

Проблеми, пов'язані з організаційною комунікацією, не можна ігнорувати при розробці ефективного комунікаційного плану.

Однак ці проблеми можуть бути вирішені шляхом розгляду наступних практик при створенні всеохоплюючого комунікаційного плану для організації.

1. Часто плануйте зустрічі. Організаційна комунікація.

Нерозуміння чи відсутність зв'язку між співробітниками двох чи більше відділів — одна з найпоширеніших проблем, із якими стикається більшість організацій.

Вони можуть працювати над тим самим проектом, але не знають про роботу, виконану один одним, через відсутність зв'язку. Щоб усунути цю проблему, керівництво має переконатися, що співробітникам надано достатньо можливостей сісти та поговорити один з одним.

Наприклад, ви можете проводити сеанси питань і відповідей, обідати і вивчати зустрічі, або додавати функцію міжвідомчих каналів в свій план комунікації.

2. Регулярно оцінюйте поточні організаційні комунікації.

Оцінка вашого поточного організаційного плану комунікацій допоможе виявити його недоліки. Щоб отримати більш детальну оцінку, ви можете знайти відповіді на такі запитання:

Як часто співробітники зривають терміни?

Чи ефективно співробітники використовують сучасні технології для спілкування?

Відповіді на такі питання допоможуть вам дізнатися про проблеми у поточному комунікаційному плані. Виправте ці проблеми, щоб створити ефективний план комунікацій в організації.

3. Увімкніть цифрові інструменти. Організаційна комунікація.

Технологія має рішення для кожної проблеми. Тому ви повинні приділяти велику увагу використанню новітніх технологій для створення ефективних комунікацій в організації.

В даний час технологій більшість молоді вважає особисті зустрічі порожньою марнуванням часу. Вони вважають, що робота, яку можна виконати за допомогою технологій, не потребує фізичної присутності людини.

Таким чином, використовуючи новітні технології, ви можете залишатися на зв'язку з співробітниками, які працюють віртуально, а також в різних відділах.

4. Використовуйте різні стилі спілкування. Організаційна комунікація.

Нарешті наявність одного стандартного методу комунікації не підійде всім людям, які працюють в організації. Різні люди по-різному споживають інформацію.

Деякі люди можуть добре працювати під час особистих зустрічей, а дехто хоче отримувати інформацію про оновлення в Інтернеті. Щоб створити ефективну комунікацію в організації, ви маєте використовувати різні комунікаційні підходи. Людям потрібно дати якнайбільше варіантів.

Висновок

Ефективна організаційна комунікація – це основа організації. Без належного спілкування жодна організація неспроможна вижити. Створення ефективного комунікаційного плану в організацію вимагає глибшого розуміння структури організації, її обсягу, цілей і цінностей.

Проте створення організаційного комунікаційного плану – непросте завдання. Він пов'язаний з безліччю проблем, які слід враховувати та вирішувати під час створення плану організаційної комунікації.

Ефективне спілкування відіграє життєво важливу роль в допомозі організації в збільшенні прибутку і мінімізації виробничих витрат, а неефективне спілкування може викликати непорозуміння серед співробітників.

 

АЗБУКА

 

Часті питання (FAQ). Організаційна комунікація.

1. Що таке організаційна комунікація?

   • Відповідь. Організаційна комунікація - це процес передачі інформації, ідей та думок всередині організації між її членами, а також зовнішньої комунікації з партнерами та клієнтами.

2. Чому організаційна комунікація є важливою для бізнесу?

   • Відповідь. Ефективна організаційна комунікація сприяє кращому розумінню завдань та цілей, підвищує ефективність роботи, зміцнює відносини у колективі та допомагає вирішувати проблеми.

3. Які основні елементи включаються до організаційної комунікації?

   • Відповідь.  Елементи організаційної комунікації включають вербальну і невербальну комунікацію, використання технологій, формальні і неформальні канали зв'язку.

4. Що таке вербальна та невербальна комунікація у контексті організаційного середовища?

   • Відповідь. Вербальна комунікація - це обмін інформацією з використанням слів, у той час як невербальна комунікація включає жести, міміку, статуру та інші немовні елементи.

5. Як організувати ефективні наради та зустрічі всередині організації?

   • Відповідь.  Плануйте зустрічі заздалегідь, визначте чіткі цілі, запросіть лише необхідних учасників, забезпечте активну участь, стежте за часом та документуйте результати.

6. Як забезпечити прозорість у організаційній комунікації?

   • Відповідь. Поширюйте інформацію вчасно, відкрито обговорюйте зміни та рішення, створюйте доступні канали зворотного зв'язку, встановлюйте чіткі структури комунікації.

7. Як подолати бар'єри у організаційній комунікації?

   • Відповідь. Активно слухайте, використовуйте різноманітні канали зв'язку, стимулюйте взаємодію між відділами, вирішуйте конфлікти та навчайте співробітників. навичкам ефективної комунікації.

8. Як організувати внутрішні комунікаційні кампанії для працівників?

   • Відповідь.  Створюйте цікавий контент, використовуйте внутрішні засоби комунікації (інтранет, електронні листи), проводьте семінари та тренінги, заохочуйте зворотний зв'язок.

9. Як вирішувати конфлікти, пов'язані із організаційною комунікацією?

   • Відповідь. Визначайте джерела конфлікту, проводьте відкриті обговорення, стимулюйте взаєморозуміння, пропонуйте конструктивні рішення та підтримуйте зворотний зв'язок.

10. Як запровадити ефективні комунікаційні стратегії у створенні різного масштабу?

    • Відповідь.  Проведіть аналіз потреб, визначте цілі, впроваджуйте різноманітні інструменти комунікації, навчайте персонал та оцінюйте ефективність стратегій.