Спілкування у команді. Як зробити ефективно?

Спілкування у команді є ключовим чинником її успіху. Ефективне спілкування допомагає покращити розуміння між учасниками команди, знизити кількість конфліктів та підвищити продуктивність.

Навчання ефективно спілкуватися в команді може бути приголомшливим. Зрештою, існує безліч книг, у яких стверджується, що вони пропонують найкращі практики. Цілі університетські ступені доступні на тему. Маючи так багато інформації, чи реально для будь-якої команди навчитися спілкуватися найефективнішим способом?

Як і багато речей у світі бізнесу, вам не потрібно знати все, що є про зв'язок. Вам просто потрібно знати достатньо, щоб вжити ефективних заходів. Щоб спростити принципи ефективного командного спілкування ми опустили їх до «3 Вт». Це три простих питання, які ви можете використати, щоб сфокусувати підхід вашої команди до спілкування, забезпечуючи максимальну продуктивність та мінімум плутанини. Хоча конкретні методи спілкування можуть приходити і йти, ці три питання завжди будуть у силі.

Призма ідентифікації бренду: що це таке і як її використовувати

Коли ми будемо спілкуватися? Спілкування в команді

Однією з перших речей, про які потрібно домовитись, є частота спілкування всередині команди. Не думайте, що це владнається. Різні члени команди можуть мати різні очікування щодо частоти спілкування. Якщо є невідповідність між очікуваннями члена команди, може виникнути розчарування. Деякі члени команди почуватимуться пригніченими частотою спілкування, тоді як інші можуть почуватися проігнорованими.

Щоб у всіх був загальний набір очікувань щодо спілкування, домовилися про наступне в самому початку проекту:

• Годинник . 

Які години члени команди повинні відповідати протягом? Коли допустимо припинити перевіряти додаток командної комунікації? Це питання особливо важливе для віддалених команд, що працюють у різних часових поясах.

• Спілкування у команді. Дні .

Чи очікується, що команда спілкуватиметься у вихідні? Якщо це так, чи є це загальним правилом чи винятком, яке має відбуватися лише за надзвичайних обставин? Кожен має погодитися з цим. Якщо деякі члени команди чекають на спілкування у вихідні, а інші ні, продуктивність і моральний дух можуть серйозно постраждати.

• ситуації .

Занадто багато спілкування може дратувати і може викликати розумову відстороненість співробітників і перестати звертати увагу на спілкування в команді. Щоб уникнути цього, домовтеся про ситуації, які є доречними для спілкування. Спробуйте знайти той рівень спілкування, з яким усім зручно, щоб вся команда відчувала, що їхні потреби вислухані.

Хоча важливо встановити вищезгадані концепції на початку проекту, це не означає, що вони повинні бути закладені в камені, а також негнучкими або незмінними для решти проекту. Натомість використовуйте керівні принципи, які ви вигадали як основу, але подумайте про те, як йдуть справи в ході реалізації проекту. Реальне життя рідко відповідає нашим прогнозам та очікуванням, і неминуче, що деякі речі не працюватимуть як задумано, і зміни мають бути зроблені.

План спілкування у команді

Регулярно і активно реєструйтеся з усією командою, щоб переконатися, що всі задоволені тим, як йдуть справи. Наступні питання можуть бути корисні, якщо ви хочете оцінити, наскільки добре працює ваш план спілкування в команді:

• Спілкування у команді. Що добре працює у нашому поточному спілкуванні? 

Задаючи це питання, ви отримуєте реальний зворотний зв'язок про те, що подобається членам команди. Завдання цього питання також допомагає побудувати обговорення у позитивному та конструктивному контексті. Може бути легко зосередитися на тому, що не працює, тому не забудьте зосередити увагу людей на хорошому та поганому.

• Що б ви змінили в нашому поточному спілкуванні? 

Іноді члени команди можуть мати проблеми або проблеми, пов'язані зі спілкуванням, але вони соромляться або невпевнені, щоб говорити про них. Приймаючи ініціативу і ставлячи питання, ви даєте людям дозвіл та простір для пошуку областей для покращення.

• Спілкування у команді. Чи можете ви навести конкретну ситуацію, коли ви були задоволені чи розчаровані нашим процесом спілкування? 

Може бути важко уявити, про що говорять члени команди, без конкретних прикладів для роботи. Замість того, щоб шукати спільний зворотний зв'язок, спробуйте отримати конкретні приклади, що ілюструють висловлені зауваження.

Встановлення основних правил щодо частоти контакту зі зміщенням ефективно вирішує подвійні проблеми: надто багато і занадто мало спілкування. Дотримання балансу необхідно для отримання максимальної віддачі від вашої команди. Пошук попереджувальних областей для поліпшення в ході реалізації проекту дозволяє налаштувати ваше спілкування і поліпшити його на основі реальних обставин. Спілкування в команді

форма логотипу

Де ми будемо спілкуватися?

У наші дні існує величезна різноманітність методів, за допомогою яких команди можуть спілкуватися. Варіанти нескінченні — від застарілої електронної пошти до новітніх програм із зашифрованими повідомленнями. Проте надто великий вибір може бути поганою річчю. Команди повинні чітко визначити, які методи комунікації слід використовувати і з якою метою. Якщо ви не поставите чітких вказівок у цій галузі, ви ризикуєте, що частина команди спілкуватиметься одним способом, а інша — іншим. Це може призвести до перехрещення проводів, пропущеної інформації, а також до загальної плутанини та неефективності.

Отже, які ідеї допоможуть вам вибрати найбільш підходящі методи спілкування для вашої команди? Зрештою, немає єдиного розміру, що підходить для будь-якого рішення. Різні ситуації мають різні вимоги.

Врахуйте таке:

• придатність .

різні засоби комунікації мають різне використання. Наприклад, для швидкого та короткого внутрішнього зв'язку не потрібний відеодзвінок. Миттєві повідомлення для бізнесу найкраще підходять. Проте для глибоких особистих зустрічей, таких як наставницькі заняття, обмін миттєвими повідомленнями буде надто неформальним та безособовим. Телефонний дзвінок, відеодзвінок або зустріч віч-на-віч підійде краще. Подумайте про різні типи спілкування, які ваша команда буде виконувати, і виберіть найкраще рішення для кожного з них.

• Спілкування у команді. Легкість .

Вивчення нового комунікаційного застосування не обходиться без витрат. Існує потенційна вартість самого додатка, а також час та енергія, необхідні команді для вивчення. Тому добре, щоби все було так просто, як потрібно. Час, заощаджений на виборі простого в освоєнні програми, - це час, який можна присвятити важливій роботі. Не ускладнюйте спілкування.

• купити в .

Було показано, що зміни ефективніше управляються, коли люди купують їх. Якщо ви змінюєте методи спілкування, спробуйте заздалегідь проконсультуватися з вашою командою. Якщо люди відчувають, що вони зробили свій внесок і були почуті, вони, швидше за все, матимуть менший опір при впровадженні нового інструменту комунікації.

Важливо уникати помилки, вважаючи, що правильний інструмент чи технологія вирішать глибші проблеми з командним спілкуванням. Засоби комунікації, які ви оберете, полегшать ситуацію, але не замінять позитивну та підтримуючу організаційну культуру. Крім того, дуже важливо уникати пошуку ідеального рішення, коли адекватне рішення є досить добрим. Майже завжди буде якийсь інший інструмент з яскравішими функціями або легіон фанатів, які в захваті від нього. Однак із перемиканням методів зв'язку пов'язані реальні витрати.

Причини, за якими слід уникати занадто частого перемикання методів зв'язку в пошуках ідеального рішення, включають наступне:

• Спілкування у команді. Фінанси .

Перемикаючись між різними комунікаційними програмами та інструментами, ви втрачаєте гроші. Це може приймати форму підписок на додатки, які не використовуються повною мірою, одноразові витрати на купівлю, які не можуть бути відшкодовані, та купівлю методів навчання для програмного забезпечення, яке вже не існує. Спілкування у команді

• Час .

Час є життєво важливим ресурсом управління організаціями. Щоразу, коли ви перемикаєте комунікаційну програму, час витрачається марно різними способами. Потрібен час, щоб вивчити нову програму, час, щоб виконати встановлення та інші технічні аспекти перемикання, і час, щоб обговорити та підтвердити перемикання між методами.

• Спілкування у команді. Знання .

Оскільки члени вашої організації використовують певні засоби зв'язку, вони підвищують свій рівень знань та досвіду. Люди з часом набувають рівня знайомства та компетенції з будь-яким конкретним інструментом комунікації. Щоразу, коли ви вибираєте підключитися і вибрати новий інструмент для вивчення, всі накопичені організаційні знання губляться.

Вибір відповідних комунікаційних додатків для вашої команди може привести до підвищення морального духу, підвищення продуктивності та збереження організаційних знань. Коли на карту поставлено так багато, важливо зробити правильний вибір і переконатися, що все знають, який інструмент слід використовувати в будь-якої конкретної ситуації. Спілкування в команді

З ким ми повинні спілкуватися?

Що таке спілкування?

Немає нічого гіршого, ніж бути частиною команди, але не знати точно, яку роль відіграють всі інші, які повноваження щодо прийняття рішень вони мають, і коли ви повинні спілкуватися з ними. Плутанина щодо того, з ким розмовляти у разі виникнення певної ситуації, є одним із найшвидших способів викликати плутанину та неефективність. Якщо люди не зовсім розуміють, як правильно спілкуватися, вони ризикують мовчати, коли щось не так, або повідомляти про це не тій людині, що призводить до відсутності дій.

Ця проблема посилюється сучасною поширеністю досить рухливих віддалених команд, які ніколи не можуть бути фізично в одному місці. Зважаючи на ці проблеми, як ви можете допомогти вашій команді знати, з ким можна поговорити в конкретній ситуації?

• організаційні схеми .

Можливо корисно мати візуальний графік, який показує, хто чим займається у вашій команді. Це не повинно бути складним і страшним. Він може просто показати, хто за що відповідає, коли з ними слід зв'язатися, а також час та засоби для їхнього досягнення. Це має бути доступне десь, наприклад, у корпоративній мережі.

• Культура.

Одна з найгірших речей для ефективності команди — коли люди мовчать. Створіть культуру, в якій люди почуваються здатними говорити та простягати руку. Якщо люди отримують позитивні відгуки, коли вони звертаються, це спонукає їх робити це знову, створюючи комунікативну культуру з часом. Спілкування у команді

• Спілкування у команді. Навчання .

Ваша команда повинна бути належним чином навчена у всіх аспектах своєї роботи, включаючи інструменти комунікації, які вони будуть використовувати. Зробіть так, щоби люди правильно зверталися до основної частини командного навчання. Це забезпечить його другий характер для вашої команди, коли виникне така потреба.

Поряд із встановленням правильного способу спілкування, важливо також встановити деякі речі, яких слід уникати. Не робіть помилку, вважаючи, що люди автоматично знатимуть, чого не слід робити. Різні люди мають різні очікування, і це особливо правильно, коли команда складається з людей різних культур та походження.

Деякі ключові міркування в цій області включають в себе:

• Мова . Деяким командам подобається неформальна мова, така як лайка та сленг, а іншим ні. Будьте зрозумілі, що заборонено, щоб уникнути подальших невдач надалі.
• теми . Чи дозволено неробочий чат чи ні? Чи є якісь чутливі сфери обговорення, такі як політика або релігія, які ви хочете, щоб люди уникали? Будьте дуже відверті з цим, щоб люди не відчували себе залишеними у невіданні щодо того, що є і не є прийнятним.

Нездатність дати людям можливість говорити з потрібною людиною може завдати шкоди продуктивності команди. Люди роблять свою найкращу роботу, коли вони можуть вільно обмінюватися ідеями та шукати вирішення проблем. Зробіть так, щоб їм було легко зробити саме це.

Спілкування в команді не повинно бути складним

Сподіваюся, ви бачите, що ефективне командне спілкування не повинно бути складним. Насправді, робити речі складнішими, ніж вони мають бути, є рецептом невдачі. Тримайте речі простими. Встановіть чіткі та короткі відповіді на 3 Вт. Слухай свою команду. Увімкніть зворотній зв'язок про організаційної комунікації, щоб поліпшити ситуацію з часом. Зрештою, інструменти та програми є відмінним засобом покращення командної роботи, але тільки в тому випадку, якщо вони використовуються правильно. Об'єднавши вашу команду за відповіді на ці питання, ви гарантуєте, що програми заряджатимуть, а не шкодять, комунікація та продуктивність вашої команди.

АЗБУКА