Конференц-зв'язок — це технологія, яка дозволяє людям, які перебувають у різних місцях, взаємодіяти та спілкуватися між собою в режимі реального часу через аудіо та/або відео зв'язок. Це дозволяє учасникам зустрічатися та проводити наради, обговорювати питання, приймати рішення та працювати над проектами, не виходячи зі своїх офісів чи місцезнаходжень.
Хочете організувати успішні конференц-зв'язок, які люди з нетерпінням чекають? Незалежно від того, зустрічаєтеся ви з вашим босом, вашими клієнтами або вашої віртуальної командою з усього світу, ось десять порад, щоб все пройшло гладко.
Одна з найкращих речей у сьогоднішньому бізнесі — те, що ніколи не було так легко залишатися на зв'язку з вашими колегами, командою та клієнтами. Завдяки сучасним технологіям ми можемо організовувати зустрічі на льоту, організовувати віртуальні зустрічі та забезпечувати безперебійну роботу практично з будь-якої точки світу. Сьогодні одним із найпростіших і найпопулярніших способів підтримувати зв'язок з усіма у вашому бізнесі є конференц-зв'язок. Вони не тільки прості в налаштуванні, а й дозволяють взаємодіяти в реальному часі, щоб потенційні проблеми вирішувалися швидко і всі завжди були на одній сторінці.
Коли справа доходить до ефективності бізнесу, є кілька інструментів, які є такими ж простими та ефективними, як конференц-зв'язок.
1. Організуватися. Конференц зв'язок
Немає нічого гіршого, ніж конференц-зв'язок, який не має чіткої мети. Щоб зробити вашу конференцію ефективною, вам потрібно заздалегідь організувати час. Це означає, що у вас має бути все, що вам потрібно, у тому числі порядок денний, нотатки та чіткий список завдань. Щоб справді справити враження, розішліть порядок денний для розмови до його початку, щоб усі могли бути на одній сторінці і точно знати, чого очікувати. Бути організованим — це єдиний спосіб, яким ви можете бути впевнені, що не витрачатимете марно час, у тому числі й свій.
2. Знай свій сервіс. Конференц зв'язок
Завжди знаходьте час, щоб ознайомитися з системою бізнес-телефонії та/або службою конференц-зв'язку, яку ви використовуєте, перш ніж фактичний виклик відбудеться. Кожен сервіс має свої унікальні особливості, тому знання того, як все працює може гарантувати, що виклик проходить гладко. Розуміння служби, яку ви використовуєте, також є найкращим способом допомогти іншим відвідувачам орієнтуватися у ньому. Замість того, щоб просто відправляти їх на сторінку часто задаваних питань служби, ви можете самі відповісти на їхні запитання.
Стратегія зростання бізнесу. Кращі
3. Створити взаємодія. Конференц зв'язок
Найкращі конференц-дзвінки дозволяють кожному учаснику взяти участь. Якщо все, що ви робите, це кажете, то люди будуть дивуватися, чому ви не просто відправили голосову нотатку. Завжди дотримуйтесь часу для запитань і відгуків під час розмови, щоб у всіх було відчуття, що вони мають шанс взяти участь. Це дозволить переконатися, що всі звертають увагу, і переконається, що все, що потрібно було вирішити під час розмови, було вирішено. Залежно від типу послуги конференц-зв'язку, яку ви використовуєте (див. Наш список п'яти кращих безкоштовних послуг нижче), будуть інші унікальні способи заохочення участі, включаючи створення опитувань та наявність інтерактивного розділу питань та відповідей. Якщо ви плануєте використовувати одну з цих додаткових послуг, переконайтеся, що ви та ваші учасники заздалегідь ознайомилися з тим, як вона працює.
4. Мінімізуйте відволікання. Конференц зв'язок
Хоча однією з переваг конференц-зв'язку є можливість приєднання з будь-якого місця, важливо, щоб ви намагалися звести до мінімуму фактори, що відволікають для всіх, особливо якщо ви господар. Якщо це можливо, уникайте дзвінків з громадських місць, де шумно, або якщо це відео-дзвінок, де багато людей. Хоча це іноді неминуче, ці типи відволікаючих факторів можуть дратувати і навіть можуть завадити вам та вашим гостям обговорити все, що необхідно вирішити під час розмови.
Управління часом і підвищення продуктивності
5. Будьте вчасно. Конференц зв'язок
Один із найгірших способів розпочати конференц-зв'язок — запізнитися. Навіть п'ять хвилин після запланованого часу можуть викликати у ваших відвідувачів дратівливість та створити враження, що ви не цінуйте їх час. Зателефонувавши раніше, ви також дасте своїм учасникам відчути, що ви підготовлені та готові. Крім того, це допомагає вашим гостям уникнути цього незграбного повідомлення ви перший тут, яке може зробити їх другим, якщо у них буде правильна інформація про виклик.
6. Підготуйте наочні посібники
Не всі конференц-дзвінки потребують допомоги наочних посібників. Але для деяких вони справді покращують розмову. Після того, як ви створили свій порядок денний для виклику, перегляньте свої нотатки та визначте, чи потрібні вам візуальні ефекти. Якщо це так, витратите час на підготовку візуальних опор і обов'язково повідомте своїх гостей, що це буде відеоконференція. Якщо ви очікуєте, що ваші гості також поділяться на відео, повідомте їм, щоб вони могли підготуватися. Для ваших гостей немає нічого гіршого, ніж попросити приєднатися через відео, коли вони очікують лише голосового дзвінка.
7. Дотримуйтесь плану гри. Конференц зв'язок
Незважаючи на те, що ви можете витратити багато часу на підготовку до дзвінка, це не гарантує, що ви дійсно будете дотримуватися свого порядку денного. Пам'ятайте про те, чого ви хочете досягти на виклик, і зробіть все можливе, щоб бути максимально ефективним, якщо ви відзначите кожен пункт. Якщо ви закликаєте інших до участі у конкурсі, ви також маєте бути господарем, щоб переконатися, що ніхто інший не монополізує або просто не витрачає час. Пам'ятайте: всі, включаючи вас, зайняті. Чим довше проходитиме ваш дзвінок, і чим більше буде не по темі, тим менше людей пам'ятатимуть — і тим менше вони будуть раді наступному дзвінку.
8. Чим коротше, тим краще. Конференц зв'язок
У разі сумнівів завжди помиляйтесь у бік коротких телефонних конференцій. У той час як усі будуть скаржитися на тридцятихвилинні телефонні конференції, які займають годину, дуже мало хто буде роздратований, коли насправді це лише двадцять хвилин. Протягом усієї розмови слідкуйте за годинником, щоб ви могли зробити все можливе, щоб вивести учасників вчасно або раніше. Немає нічого, що співробітники цінують більше, ніж зустрічі, які не займають час із них і без того напруженого графіка.
9. Надати замітки
Якщо ви знаєте, що ваш конференц-дзвінок буде довгим або якщо є кілька важливих тем, які люди повинні запам'ятати, тоді важливо зробити нотатки для гостей після (або до) розмови. Ці нотатки забезпечать запам'ятовування всіх ваших найважливіших питань, коментарів та ідей, а також, якщо ваші гості вдадуться до будь-яких дій, і нагадають їм про те, що їм потрібно робити і коли.
10. Запишіть дзвінок. Конференц зв'язок
Обов'язково запишіть свою телефонну конференцію, щоб, якщо хтось пропустить її, мали можливість подивитися. Запис розмови також допоможе вам дізнатися, що ви можете зробити краще наступного разу, наприклад, уповільнити розмову, покращити візуальні засоби, які ви використовуєте, або зосередитись на порядку денному. На додаток до приміток, загальний доступ до розмови є гарним способом для учасників повернутися назад та переглянути в міру необхідності.
5 безкоштовних послуг конференц-зв'язок.
У той час як є безліч платних послуг конференц-зв'язку, які є відмінними, є також багато безкоштовних послуг, які можуть легко конкурувати. Ось список наших п'яти улюблених послуг конференц-зв'язку та чому …
1. Google Hangouts
Нам подобається якість відео і аудіо в Google Hangouts , не кажучи вже про те, наскільки воно знайоме багатьом користувачам. Оскільки все, що вам потрібно, це обліковий запис Google, щоб приєднатися до неї, використання Hangouts часто означає, що вашим відвідувачам не потрібно турбуватися про налаштування або вхід до іншого незнайомого облікового запису. Hangouts також інтегрується з такими програмами, як Google Docs, що означає, що швидкий обмін інформацією просто.
2. Уберконференція
Як і в Google Hangouts, Уберконференція дозволяє обмінюватися файлами з Google Диску під час дзвінка. Він також інтегрований з Dropbox та Evernote і дозволяє легко ділитися екранами. Одна з найкращих особливостей Uberconference - це керування звуком, яке допомагає мінімізувати навколишній шум, якщо ви опинилися в завантаженому офісі або популярній кав'ярні.
3 Збільшити
Збільшити, одна з найбільш популярних послуг у цьому списку є відмінним варіантом для безкоштовних телефонних конференцій для підприємств, особливо якщо вони значною мірою покладаються на відеоконференції. Програма легко завантажити і отримати доступ до нього, що дозволяє швидко дзвонити в майбутньому всім членам вашої команди.
4. FreeConference
Якщо у вас є клієнти або члени команди, які будуть приєднуватися на міжнародному рівні, то Безкоштовна конференція є одним із найрозумніших варіантів, оскільки він безкоштовний. Ви можете використовувати FreeConference по телефону та через Інтернет з доступом до зручних функцій обміну екранами та чату.
5. Та сама сторінка
Як всеосяжна програма для спільної роботи «все в одному», Ця ж сторінка дозволяє виконувати такі речі, як спілкування за допомогою масових текстів, обмін файлами і навіть опитування всередині вашої групи. Хоча Samepage пропонує безкоштовний сервіс, він також пропонує платні опції для додаткових функцій, таких як приватні команди та розширене сховище.
Завершення
Оптимізуючи стратегію та продуктивність конференц-зв'язку, використовуючи правильну послугу конференц-зв'язку для вашого бізнесу, спільна робота в команді може бути ефективнішоюніж будь-коли. Незалежно від того, чи працюєте ви у звичайному або онлайн-бізнесі, ви можете почати проводити більш якісні конференц-дзвінки, які будуть витрачати менше часу і виконувати більше роботи, дотримуючись цих порад.
Залишити коментар