Матриця управління часом Кові (Covey Time Management Matrix) – це інструмент для організації пріоритетів та ефективного управління часом, розроблений Стівеном Р. Кові, автором книги «7 навичок високоефективних людей». Ця матриця допомагає людям класифікувати свої завдання та справи відповідно до їх важливості та терміновості, що дозволяє їм краще розподілити свої зусилля та ресурси.
Матриця управління часом
Стівен Р. Конвей запропонував ідею або концепцію матриці управління часом, класифікуючи завдання по чотирьох різних квадрантам.
- Терміново і важливо
- Чи не терміново, але важливо
- Терміново, але не важливо
- Ні терміново, ні важливо
Наслідуючи матрицю, кожну роботу у світі можна розділити залежно від того, наскільки вона актуальна та важлива. Давайте відразу ж заглибимося в ці чотири квадранти.
9 Найбільш поширені витрати часу
Чотири квадранта матриці управління часом
Q1 - Терміново і важливо. Матриця управління часом
Мало що у світі може статися раптово, наприклад, критичні випадки, аварії, небажаніші сценарії і т. д. Всі ці речі владні і можуть прийти до будь-кого в будь-який момент часу. Більше того, на випадок, якщо проект буде реалізовано найближчими днями, цей проект має вплинути на його позиціонування у компанії.
Тоді цей сценарій можна легко вважати критичним для цієї людини. Всі ці сценарії доступні людині, і він може легко маніпулювати результатом, оскільки робота та дія знаходяться під його контролем. Високий пріоритет спрямовано рішення критичних завдань, оскільки результат виявляється негайним. Як досвідчена людина, на результат можна вплинути, зробивши шанси на користь. Це означає, що пріоритетність критично важливої та термінової роботи дає вам переваги. Високоефективні люди завжди роблять правильний вибір щодо терміновості та важливості поставлених завдань.
Приклад матриці термінового і важливого квадранта 1
Деякі з термінових термінових завдань, аварійних ситуацій та критичних проблем. є частинами цієї матриці. Робота над проектом, який має бути запланований наступного дня, є прикладом таких важливих та термінових справ, пов'язаних із квадрантом 1.
Q2 - Важливо, але не терміново. Матриця управління часом
Планування та тайм-менеджмент — дві основні галузі у цьому квадранті. У цьому квадранті завдання зазвичай чутливі до часу, але їм не вистачає важливості та критичного елемента усередині них. Більш-менш у всіх завдань у цьому квадранті є терміни, яких потрібно дотримуватися. Причому крайній термін може бути у днях чи місяцях. Цей розділ також присвячений ретельному плануванню, при якому нам потрібно докласти багато зусиль для виконання поточного завдання, перш ніж воно стане терміновим. Зосередження уваги на цьому квадранті може гарантувати, що ми уникнемо паршивого робочого стресу і станемо ефективнішими у виконанні роботи.
Оновлення документації, графік технічного обслуговування, навчання персоналу та оцінка – ось деякі із заходів, які підпадають під другий квадрант. Цей вид роботи принесе найбільшу віддачу у довгостроковій перспективі, але не буде таким терміновим, щоб її потрібно було завершити у встановлений термін.
Приклад важливого, але не термінового квадранту 2. Матриця управління часом
Довгострокові проекти та цілі організації є частинами цієї матриці управління часом. Планування та вироблення стратегії щодо довгострокового проекту – ключові приклади Квадранту 2.
Q3 - Не важливо, але терміново
Третій квадрант також називають квадрантом "Обману". Вся робота в офісі або на фабриці взаємопов'язана доти, доки всі відділи не працюватимуть разом, як єдине ціле, робота буде неповною. Так само особиста робота та професійна робота іноді можуть суперечити один одному. Наприклад, телефонний дзвінок з дому може тривати з лишком тридцять хвилин через терміновість. Але в той же час це може бути не так важливо в порівнянні з терміном виконання проекту, який вимагає негайної уваги. На заводі це часто трапляється, оскільки іноді несправна машина потребує уваги. Помилка розподілу кількох людей замість одного може даремно витрачати час та ресурси організації.
Сторінка з цінами. Як створити відмінну?
Приклад не важливого, але термінового квадранта 3
Відволікання та перерви, мінімальна «зайнята» робота – це частини матриці Q3. Облік часу, відповіді електронні листи і телефонні дзвінки тощо. буд. — приклади квадранта 3.
Q4 - Не важливо, не терміново. Матриця управління часом
Звичка турбуватися про неконтрольовані речі, думати про неправильні показники може бути елементами, які заважають ефективному результату. Цей квадрант має справу із мінімальним пріоритетом роботи; це не важливо та не обов'язково. Наприклад, виконання дрібних доручень, завершення роботи з дому у робочий час. Це також може бути перегляд соціальних мереж і торгових сайтів, які зрештою не принесуть користі. Таким чином, стає складним завданням керувати пріоритетами за шкалою від низького до високого. Ці завдання необхідно виконувати в гнучкий графік, коли робоче навантаження мінімальне. Це гарантує, що результати не постраждають.
Приклад квадранта 4. Матриця управління часом
Дрібниці і марнування часу, неформальні розмови — це частини четвертого квадранта. Безцільний перегляд веб-сторінок, перегляд соціальних мереж - Приклади четвертого кварталу.
Підбиваючи підсумки!
Немає чарівної палички, яка допомагає людині розставити пріоритети у завданнях. Таким чином, для продуктивної роботи та забезпечення оптимального використання ресурсів Матриця управління часом дуже зручна. Їх не можна освоїти відразу. Натомість потрібно робити маленькі кроки в правильному напрямку. Якось продуктивність праці обов'язково зросте, а стандарти трудової етики підвищаться. Загалом, за допомогою матриці керування часом ви можете знати, що витрачений вами час того коштував, або ви даремно витратили його. Матриця управління часом
Залишити коментар