Організація проекту - визначення, типи та діаграма

Організація проекту – це процес планування, координації та управління ресурсами з метою досягнення певних цілей у рамках певного часу та бюджету. Проект є тимчасовим підприємством, що має унікальний результат або продукт, що відрізняється від рутини повсякденних операцій організації.

В організації проекту є три галузі відповідальності та компетенції.

Керівництво проектом — на нього покладено управлінську сторону проекту
Команда проекту – команді проекту призначено аспект реалізації проекту
Правління проекту — це орган, який приймає рішення, якому довіряють успіх проекту, і який приймає важливі рішення, такі як, чи проект повинен бути скасований або продовжений.

Організаційна структура проекту залежить від кількох факторів, таких як тип і стиль організації, ієрархія та робочий процес.

Ось деякі з найбільш поширених типів організації проекту:

1. Функціональна організація. організація проекту

Це одна з найпоширеніших організаційних структур. Компанія розділена на кілька відділів, і люди зі схожими навичками та ноу-хау згруповані. Менеджер проекту та інші ресурси працюють в одному підрозділі, наприклад, відділ маркетингу, продажу, бухгалтерського обліку і т.д.

Переваги функціональної структури наступні:

Це найкраще підходить як для невеликих проектів, так і для невеликих команд, тому що функція може отримати повний контроль та контроль за членами команди та іншими ресурсами.
Членів легко мотивувати, так як їх мало
Отримати доступ до експертів легко, оскільки вони знаходяться в одній і тій же функціональної області.
Легко зібрати всіх, хто пов'язаний з проектом, і обговорити відповідну проблему.
Співробітники готові працювати в таких проектах, оскільки це дає їм необхідну можливість рухатися вперед
Оскільки команда невелика, є можливість обмежити кошти комунікації проекту.

Недоліки функціональної структури наступні:

Нелегко отримати доступ до людей за межами вашого функціонального підрозділу
Співробітники вірні своєму керівнику команди замість роботи над проектом
Важко зберігати стратегічну спрямованість

2. Проектний.

Тут керівник проекту несе повну відповідальність за кожен проект. У його розпорядженні повна зайнятість з цілою командою і контроль бюджету для її успішного завершення. Він підпорядковується раді проекту і спонсору проекту. організація проекту

Переваги проектної організаційної структури полягають в наступному:

Повний контроль над командою
Сильне почуття ідентичності в команді, що призводить до домінуючої командної культурі
Мінімальний конфлікт, оскільки кожен учасник працює для досягнення цілей та завдань проекту
Планування роботи легко
Легка доступність ресурсів
Поліпшує технічне лідерство, а також навички управління проектами

Недоліки проектної організаційної структури полягають в наступному:

Це дороге зобов'язання
Співробітникам важко повернутися, якщо їх звільнено з роботи
У деяких випадках закриття проекту означає втрату роботи

3. Матриця. Організувати проект

Матрична організаційна структура проекту створюється шляхом інтеграції як проектної, і функціональної організації. Існує дві структури: горизонтальна та вертикальна, тому співробітник може працювати як над проектом, так і у функціональній групі.

Матриця організації буває трьох типів

Сильна матриця – менеджер проекту має штатну команду та має повне керівництво та контроль над командою та проектом
Слабка матриця - це ближче до функціональної структури, і у менеджера проекту менше можливостей. У нього є команда з частковою зайнятістю та контроль бюджету
Збалансована матриця – керівник проекту має середній рівень повноважень та команду з частковою зайнятістю. Він та функціональний менеджер управляють бюджетом

Переваги матричної організації наступні:

Ресурси використовуються ефективно
Ресурси можна легко переміщати між різними проектами
Окремі люди, а також члени команди, чуйні за своєю природою

Недоліки матричної організації полягають в наступному:

У більшості випадків ви знайдете конфлікт між проектами через ресурсів
Людям довіряють конфліктуючі та різні пріоритети, і це може спричинити плутанину.

Деякі інші типи організації проекту наступні:

Проста або органічна організація — це найпростіша структура організації проекту, яка включає бізнес-об'єкти з одним власником, а також фрілансери. Роль керівника проекту зазвичай виконує власник чи фахівець, якому доручено керування робочим процесом. Організація проекту
Багатогалузева організація. В організаційній структурі такого типу існує безліч функціональних підрозділів, які не залежать один від одного. Підрозділи включають людей з різними навичками та ноу-хау, які об'єднані спільною темою, і це може бути географічне положення чи аналогічний проект. Усі підрозділи мають ресурси для автономної роботи.
Віртуальна організація — У віртуальній організаційній структурі організація підтримує свій основний бізнес та намагається передати інші процеси на зовнішній поспіль. Центральна організація пов'язані з різними зовнішніми організаціями для успішного ведення бізнесу. Керівник проекту в таких організаціях має повноваження від середнього до низького рівня та має змішані повноваження щодо контролю за бюджетом.

Як скласти схему організації проекту?

Організаційна схема проекту допомагає визначити ролі та обов'язки, які виконує команда, а також необхідність навчання, способи розподілу ресурсів та способи залучення зацікавлених сторін. Необхідні кроки такі:

1. Визначити персонал. організація проекту

Першим етапом процесу є виявлення людей, пов'язаних з масштабом проекту та здібних вплинути на проект. Як правило, це ключові співробітники, які впливають на маркетологів, керівників відділів, продавців, допоміжний персонал, консультантів та навіть ІТ-персонал.

2. Створити команду вищого керівництва

Другий крок — створення життєздатної команди, яка відповідатиме за проект та стежитиме за його успішністю. До складу команди увійдуть клієнт чи спонсори проекту, а в деяких випадках експерти, які запропонують свої рекомендації та допомогу протягом усього проекту.

3. Призначте координаторів проекту. Організація проекту

Третій етап включає призначення координаторів проекту, які будуть керівником середньої та низької ланки. До їхніх обов'язків входитиме виконання обов'язків на цьому рівні та координація завдань команди. В організації проекту може бути безліч координаторів проекту, але в більшості випадків ви знайдете принаймні три для обробки комунікацій, технічних аспектів та планування.

4. Відзначте зацікавлені сторони

Визначте ключові зацікавлені сторони та постарайтеся залучити їх для розробки проекту.

5. Визначте вимоги до навчання. організація проекту

В деяких випадках команда може ефективно впоратися із завданням. На відміну від інших, їм не вистачає інструментів, навичок, знань, щоб упоратися з тонкощами проекту. Визначте вимоги до навчання та запропонуйте його членам, які його потребують. Координатор проекту відповідає за управління цільовою групою та забезпечення необхідного навчання співробітника.

6. Створіть організаційну схему проекту

Останній етап – розробка організаційної схеми проекту. Перегляньте кроки, які ви вже зробили, і подумайте про те, як люди в проекті координуватимуть і співпрацюватимуть, щоб створити ідеальну діаграму.

Подивіться уважно, щоб ви могли визначити їх взаємозв'язок та обов'язки, які мають бути призначені. Перерахуйте осіб, які приймають рішення, які відіграватимуть визначну роль, і запишіть їх роль, відповідальність і призначення поруч, щоб отримати чітку картину. Визначте сполучні ролі та визначте канал зв'язку та звітності, якщо ви вирішили створити корисну організаційну схему проекту

Специфікація матеріалів (BOM) – визначення, приклад, типи та переваги