Продуктивність співробітників. Керівництво для лідера по вимірюванню часу і підвищенню продуктивності

Продуктивність співробітників – це міра ефективності та результативності їхньої праці в робочому середовищі. Управління продуктивністю грає ключову роль досягненні цілей організації. Ось кілька факторів, які можуть впливати на продуктивність працівників:

1. Мотивація: Співробітники, які мотивовані, зазвичай продуктивніші. Мотивація може бути пов'язана з винагородою, визнанням, цікавими завданнями та іншими факторами.
2. Ясні цілі та очікування: Коли співробітники розуміють свої цілі та очікування, їм легше орієнтуватися та досягати результатів.
3. Навчання та розвиток: Надання співробітникам можливості для навчання та професійного розвитку може сприяти підвищенню їх кваліфікації та, отже, продуктивності.
4. Ефективне керівництво: Керівники, які мають навичками ефективного управління, можуть надихати та спрямовувати своїх підлеглих, сприяючи підвищенню продуктивності.
5. комунікація: Хороша комунікація всередині організації сприяє розумінню завдань, знижує ймовірність помилок та допомагає усувати перешкоди на шляху виконання завдань.
6. Робоче середовище: Комфортний та підтримуючий робочий простір може позитивно позначитися на фізичному та емоційному благополуччі співробітників.
7. Технології та інструменти: Використання сучасних технологій та ефективних інструментів може покращити робочий процес та збільшити продуктивність.
8. Баланс між роботою та особистим життям: Співробітники, які можуть підтримувати рівновагу між роботою та особистим життям, часто більш ефективні і менше схильні до стресу.
9. Оцінка та зворотний зв'язок: Регулярна оцінка продуктивності та надання конструктивного зворотного зв'язку допомагають співробітникам розуміти свої сильні сторони та області для покращення.

Успішне управління продуктивністю потребує комплексного підходу, що враховує різні аспекти трудового процесу та індивідуальні особливості працівників.

Тепер, коли у нас є гідна точка опори, давайте розглянемо деякі інструменти та методи, які навчать вас керувати часом вашої команди та підвищити продуктивність.

1. Розробка календаря проекту. Продуктивність працівників.

Розробка календаря проекту та управління продуктивністю співробітників взаємопов'язані та є важливими елементами успішного виконання завдань. Ось кроки та рекомендації щодо цих двох аспектів:

1. Визначення цілей та завдань проекту:

• З'ясуйте кінцеві цілі проекту.
• Розділіть цілі на дрібніші завдання.

2. Продуктивність співробітників / Визначення термінів:

• Пропрацюйте деталі термінів виконання кожного завдання.
• Врахуйте залежність між завданнями.
• Визначте критичні шляхи.

3. Розробка Календаря Проекту:

• Використовуйте професійні інструменти для створення графіка проекту (наприклад, Gantt-діаграма).
• Увімкніть у календар всі етапи проекту, з урахуванням термінів та залежностей.

4. Продуктивність співробітників. Ресурсне планування:

• Визначте, які ресурси (люди, технології, фінанси) будуть потрібні для кожного завдання.
• Розподіліть ресурси рівномірно та ефективно.

5. Облік Продуктивності Співробітників:

• Встановіть чіткі очікування щодо продуктивності для кожного завдання.
• Забезпечте прозорість щодо цілей проекту та ролі кожного співробітника.
• Надайте зворотний зв'язок та підтримку.

6. Моніторинг та Контроль:

• Регулярно відстежуйте прогрес проекту та продуктивність співробітників.
• Внесіть корективи у графік та план роботи за потреби.
• Реагуйте на ризики та проблеми негайно.

7. Продуктивність співробітників. Комунікація та Співпраця:

• Забезпечте ефективну комунікацію між членами команди.
• Сприяйте співпраці та обміну інформацією.

8. Підтримка Співробітників:

• Забезпечте співробітників необхідними ресурсами та навчанням.
• Приділяйте увагу їхньому благополуччю та мотивації.

9. Оцінка Продуктивності:

• Проводьте регулярні оцінки продуктивності та аналізуйте результати.
• Використовуйте дані для постійного покращення процесів.

10. Постійне Поліпшення:

• Застосовуйте досвід попередніх проектів для оптимізації процесів.
• Розробляйте та впроваджуйте нові методи управління проектами та продуктивністю.

Ефективне управління проектом та продуктивністю співробітників потребує систематичного підходу та гнучкості для адаптації до змін та нових умов.

2. Створіть список пріоритетів, починаючи з найбільш трудомістких процесів і закінчуючи найменшими.

Уявіть це. Ви чудово розставили завдання для членів вашої команди на день. Там усе викладено, щоб вони могли заповнити та відзначити по одному. Звучить добре, правда? Але зараз проблема в тому, що завдання різної складності та тривалості (складні завдання, швидше за все, заберуть більше часу). То як же забезпечити найбільш продуктивне та своєчасне виконання завдань командами?

Можна було б помилково припустити, що виконання в першу чергу більш керованих завдань відкриє шлях для більш складних і дасть вам поштовх до продовження роботи. продуктивність співробітників

Проте, недавнє дослідження, в якому вивчалися рівні гостроти зору лікарів в порівнянні з їх робочим навантаженням, і пріоритет був відданий менш складних випадків, було показано, що розстановка пріоритетів більш легких завдань перед складними має тільки короткострокові переваги, але гірше в довгостроковій перспективі . Що ми можемо витягти з цього?

Як менеджери, заохочуйте членів вашої команди вирішувати складніші завдання як пріоритет. Чому? Тому що нам легше відволікатися від складніших завдань і розставляти пріоритети щодо легших. Це дає нам відчуття виконаного обов'язку.

3. Регулярно вимірюйте і відстежуйте продуктивність.

регулярний вимір та відстеження продуктивності є важливими елементами ефективного управління проектами та роботою співробітників. Ось кілька ключових кроків із цього питання:

1. Встановлення ключових показників ефективності (KPI):

   • Визначте основні параметри, які найкраще відображають продуктивність вашого проекту та співробітників.
   • Ці KPI можуть включати терміни виконання завдань, якість результатів, бюджетні параметри та інші.

2. Регулярні оцінки продуктивності:

   • Здійснюйте регулярні (наприклад, щотижневі або щомісячні) оцінки продуктивності.
   • Порівнюйте фактичні результати з планами та очікуваннями.

3. Продуктивність співробітників. Використання Інструментів Управління Проектом:

   • Скористайтеся спеціальними інструментами керування проектом для моніторингу прогресу.
   • Gantt-діаграми, дошки завдань, системи відстеження часу можуть бути корисними інструментами.

4. Зворотній Зв'язок та Діалог:

   • Проводьте регулярні зустрічі для обговорення прогресу та вирішення можливих проблем.
   • Надайте зворотній зв'язок співробітникам, щоб вони розуміли, як їхня робота відповідає цілям проекту.

5. Продуктивність співробітників. Корекція планів:

   • У разі відхилень від плану, коригуйте графік та ресурси.
   • Реагуйте на негативні тенденції та ризики, вживаючи заходів щодо їх запобігання чи управлінню.

6. Оцінка Індивідуальної Продуктивності:

   • Розробляйте системи оцінки індивідуальної продуктивності.
   • Враховуйте вклад кожного співробітника у загальний результат.

7. Продуктивність співробітників. Систематичний Аналіз процесів:

   • Проводьте аналіз ефективності робочих процесів.
   • Шукайте способи оптимізації та покращення продуктивності.

8. Використання Автоматизації:

   • Впроваджуйте інструменти автоматизації для збору даних про продуктивність.
   • Це може спростити процес відстеження та надання аналітики.

9. Продуктивність співробітників. Формування Звітів:

   • Регулярно складайте звіти про продуктивність для керівництва та команди проекту.
   • Діліться результатами та планами на майбутнє.

10. Безперервне Поліпшення:

• Використовуйте дані щодо оцінки продуктивності для безперервного вдосконалення процесів та методів роботи.

Регулярний вимір та відстеження продуктивності допомагають виявляти проблеми на ранніх етапах та запобігати можливим затримкам у проекті.

4. Зверніть увагу на звичайні дії, що віднімають час на робочому місці. продуктивність співробітників

Виявлення дій, які витрачають марно час, може підвищити продуктивність ваших співробітників та заощадити їх час за рахунок усунення небажаних завдань та відволікаючих факторів з їхнього робочого розпорядку. Ось деякі типові види діяльності, які марнують час на робочому місці:

1. Відволікаючі фактори в соціальних мережах
2. Постійна перевірка листів
3. Відсутність пріоритетних завдань
4. просто відкладати
5. непродуктивні зустрічі
6. випадкові розмови

За винятком випадкових розмов та непродуктивних зустрічей, решту відносно легко контролювати. Це просто питання самовладання. Але від зустрічей та невимушених розмов важко відмовити. Просте рішення для непродуктивних зустрічей робити все якомога простіше. Складіть порядок денний, дайте CTA та завершіть зустріч. Запропонуйте цю пораду своїм співробітникам, які є надто ввічливими, щоб відмовлятися від випадкових розмов. У таких ситуаціях співробітник може встановити сигнал про закінчення розмови, після чого гучний сигнал можна використовувати як цапа-відбувайла, щоб повернутися до роботи.

5. Бережіться робочого місця або втоми від віддаленої роботи. продуктивність співробітників

Пізніше ми розглянемо деякі фактори, що відволікають, які можуть викликати втому. Тут ми розглянемо, що ви можете активно робити, щоби не втомлювати своїх співробітників під час роботи.

Краще робити перерву від п'яти до десяти хвилин на кожні п'ятдесят-шістдесят хвилин роботи, ніж робити більш тривалі перерви після тривалих періодів роботи.

• Вийдіть на вулицю: чи знаходитесь ви в офісі або працюєте з дому, проведення часу на вулиці може допомогти зі втомою. Буде ще кращим, якщо буде хороша погода. Вам не потрібно вчитися, щоб зрозуміти, що сидіти за столом весь день шкідливо.
• Організуйте соціальні заходи: в офісі або через Zoom, наявність місця, де ваші співробітники можуть просто розслабитися та не розмовляти про роботу, але бути в компанії один одного, допомагає від втоми.
• Індивідуальні перевірки: незважаючи на те, що перевірки можуть бути трудомісткими, вони покажуть вашим командам, що вам не байдуже. Іноді перевіряйте їх - не на їхню працездатність, а на їх загальне самопочуття.

6. Виявляйте різні джерела відволікаючих чинників і справляйтеся з ними.

Управління відволікаючими факторами є важливою частиною забезпечення ефективності та продуктивності роботи працівників. Ось кілька кроків з виявлення та спрямування з різними джерелами відволікаючих факторів:

1. Проведення Аналізу:

• Проведіть аналіз робочого середовища та процесів, щоб виявити потенційні джерела відволікаючих факторів.
• Запитайте у співробітників, що їх заважає в роботі.

2. Продуктивність співробітників. Визначення основних відволікаючих факторів:

• Ідентифікуйте основні фактори, які можуть впливати на продуктивність, такі як сторонні шуми, незручні меблі, нестача обладнання тощо.

3. Оцінка відволікаючих тенденцій:

• Оцініть, наскільки часто і на якому етапі роботи співробітники зазнають відволікаючих факторів.

4. Продуктивність Співробітників. Навчання співробітників:

• Проводьте навчання за методами справлення з факторами, що відволікають, таким як техніки управління часом та концентрації.

5. Регулювання Робочого Середовища:

• Створіть комфортні умови для роботи, наприклад, дозвольте співробітникам використовувати навушники для зниження рівня шуму.

6. Управління Технологіями:

• Розгляньте використання інструментів і програм для блокування сповіщень, що відволікають, або керування часом, наприклад, техніки Помодоро.

7. Продуктивність Співробітників.  Встановлення Кордонів:

• Визначте чіткі межі між особистим та робочим життям.
• Заохочуйте співробітників виділяти час для відпочинку та відновлення енергії.

8. Управління Завданнями:

• Розбивайте завдання на дрібніші керовані блоки, щоб зменшити почуття перевантаженості.

9. Проведення Регулярних Перерв:

• Заохочуйте співробітників робити короткі перерви, щоб зняти напругу та відновити концентрацію.

10. Продуктивність Співробітників. Зворотній зв'язок та підтримка:

• Проводьте регулярні бесіди зі співробітниками про те, як вони справляються з факторами, що відволікають, і надавайте необхідну підтримку.

11. Використання Програм для Управління Завданнями:

• Використовуйте програми для управління завданнями та проектами для більш ефективної організації робочого процесу.

12. Формування навичок:

• Заохочуйте розвиток позитивних робочих навичок, таких як встановлення регулярного розкладу роботи та послідовність виконання завдань.

13. Продуктивність Співробітників. Постійне Вивчення та Адаптація:

• Слідкуйте за тим, як зміни у робочому середовищі та умовах впливають на відволікання співробітників, та адаптуйте стратегії управління відповідно.

Вирішення проблеми відволікання вимагає системного підходу та постійної уваги до потреб співробітників та умов роботи.

Використання інструментів управління часом. продуктивність співробітників

Отже, які інструменти можна використовувати для вимірювання робочого часу ваших співробітників? Давайте поринемо в два популярні інструменти тайм-менеджменту.

1. Час лікар

Time Doctor дозволяє вам налаштовувати та організовувати всі ваші щоденні завдання, відстежуючи час, що витрачається на кожну задачу, в режимі реального часу.

Облік часу можна налаштувати для вашої роботи в цілому або для конкретних завдань (які додають до загального часу, витраченому на всі завдання).

Однією з найкращих особливостей цього інструменту є те, що він перестає відстежувати, коли у вашій системі немає активності протягом певного часу. Ця функція може бути активована залежно від вашого часу.

В кінці дня він відправляє вам зведення вашого тайм-менеджменту для кожного завдання.

2. Toggl Track Продуктивність співробітників

Перемкнути трек — це зручний інструмент для керування часом, який можна запустити на всіх пристроях. Час можна відстежувати та синхронізувати на кількох пристроях.

Пара цікавих функцій цього додатка полягає в тому, що воно генерує ваші звіти в форматах CSV і PDF і відправляє вам нагадування по електронній пошті для цілей.

Висновок

Дещо з того, що згадано в цій статті, не впливає безпосередньо на продуктивність співробітників, але безумовно вплине на їх загальний час та ефективність роботи. Продуктивність співробітників

Добре організовані завдання та ресурси заощадять час та дозволять співробітникам працювати продуктивніше. Заохочуйте своїх співробітників розставляти пріоритети у своїх завданнях від найскладніших до найпростіших для досягнення максимальної продуктивності. Знайдіть час, щоб регулярно стежити за їхніми успіхами та бачити, де їм потрібна допомога. Уявіть їм ключові моменти, щоб вони могли краще запам'ятовувати інформацію. Вживіть заходів, щоб ваші співробітники не перевантажувалися і не вигоряли. Залучайте до своїх команд позитивне підкріплення, щоб вони своєчасно виконували свої завдання. Нарешті, використовуйте інструменти вимірювання часу, щоб зібрати дані про ефективність ваших команд, щоб приймати правильні рішення щодо підвищення їхньої продуктивності.

Виконуючи їх для вимірювання часу та продуктивності співробітників, переконайтеся, що ви дотримуєтеся того, що ви їх заохочуєте. Краще надавати приклад.