Телефонный этикет – один из самых частых вопросов в сознании людей. Это то, как человек по телефону ведет разговор и ведет себя с человеком на другом конце провода. Это включает в себя то, как вы приветствуете, как завершаете разговор, ваши слова, тон, высоту тона, мелкие нюансы и даже ваши навыки слушания .

Телефон является одним из основных средств связи и занимает важное место в профессиональной атмосфере. Часто это первая точка контакта , которая помогает создать благоприятное впечатление с самого начала сделки.

Он играет важную роль в создании положительного впечатления в деловом и повседневном общении.

Вот 22 совета по телефонному этикету:

  1. Приветствие:

    • Начинайте разговор с вежливого и четкого приветствия.

  2. Улыбайтесь при разговоре:

    • Даже если вас не видят, улыбка чувствуется в голосе и создает более позитивное впечатление.

  3. Телефонный этикет  . Называйтесь при ответе:

    • Говорите свое имя при ответе на звонок, чтобы собеседник знал, с кем разговаривает.

  4. Уточнение цели звонка:

    • Кратко и четко объясните цель звонка, чтобы избежать недопониманий.

  5. Избегайте жевания или питья во время разговора:

    • Это может создать негативное впечатление и усложнить понимание.

  6. Телефонный этикет . Не громко разговаривайте:

    • Соблюдайте умеренный тон голоса, чтобы не беспокоить окружающих.

  7. Используйте профессиональный тон:

    • Говорите ясно и профессионально, избегайте грубых или неприличных выражений.

  8. Телефонный этикет  . Не прерывайте собеседника:

    • Дайте собеседнику закончить свою мысль, прежде чем начать свою.

  9. Будьте внимательными к фону:

    • Перед звонком убедитесь, что вокруг вас тихо, и избегайте шумных мест.

  10. Оставайтесь на линии, пока не завершится разговор:

    • Не кладите трубку, пока собеседник не закончит разговор.

  11. Телефонный этикет . Используйте короткие и четкие фразы:

    • Это облегчит понимание и сделает вашу речь более эффективной.

  12. Не используйте громкоговоритель в общественных местах:

    • Звуки окружающей среды могут создать шум, мешающий общению.

  13. Не занимайтесь многозадачностью:

    • Уделите внимание разговору и избегайте одновременного выполнения других задач.

  14. Телефонный этикет  . Соблюдайте дресс-код во время телефонных конференций:

    • Если вы участвуете в видеоконференции, подбирайте адекватный наряд.

  15. Не оставляйте громкую музыку на удержание:

    • Если приходится оставлять музыку или аудио на удержание, выбирайте спокойные и не раздражающие композиции.

  16. Оставайтесь нейтральными в отношении политики и религии:

    • Избегайте обсуждения спорных тем, чтобы избежать конфликтов.

  17. Телефонный этикет  . Не используйте многоточие:

    • Избегайте долгих пауз и замените их конкретными ответами.

  18. Будьте готовы к звонкам:

    • Перед ответом на звонок убедитесь, что вы готовы к разговору и можете уделить ему внимание.

  19. Положите телефон в режим “Без звука” в нужные моменты:

    • Если вы встречаетесь или находитесь в месте, где телефон должен быть выключен, используйте соответствующий режим.

  20. Телефонный этикет  . Будьте вежливыми при завершении разговора:

    • Попрощайтесь и благодарите за разговор перед тем, как положить трубку.

  21. Не злоупотребляйте текстовыми сообщениями:

    • Используйте текстовые сообщения там, где они уместны, и избегайте передачи длинной информации этим способом.

  22. Телефонный этикет  . Обратите внимание на тайминг:

    • Звоните в удобное для собеседника время и избегайте слишком ранних или поздних звонков, если это не согласовано заранее.

Важность этикета.

Он играет важную роль в деловой и социальной сферах, так как определяет качество коммуникации и влияет на впечатление, которое вы производите на других. Вот несколько аспектов, подчеркивающих важность телефонного этикета:

Профессионализм. Телефонный этикет способствует созданию профессионального образа. Вежливое и корректное общение по телефону проявляет вашу деловую культуру и уважение к партнерам.

Создание положительного первого впечатления.  Первые минуты разговора по телефону могут сформировать первое впечатление о вас. Правильный телефонный этикет помогает создать положительное впечатление и устанавливает тон для последующего общения.

Эффективное коммуницирование. Четкость, вежливость и правильная передача информации способствуют более эффективному общению. Это особенно важно в деловой среде, где точность и ясность играют ключевую роль.

Телефонный этикет . Аспекты.

Уважение к собеседнику. Он подразумевает уважение к времени и мнению собеседника. Например, важно быть пунктуальным и не занимать лишнего времени разговора.

 Решение проблем и конфликтов. Корректное общение по телефону помогает предотвратить и разрешить конфликты. Умение выслушивать, выражать свои мысли ясно и уважительно содействует эффективному взаимодействию.

Строительство отношений. Хороший телефонный этикет важен для построения и поддержания отношений с клиентами, коллегами и партнерами. Он способствует созданию доверия и укреплению профессиональных связей.

Эффективные деловые переговоры.  Важно знать, как вести себя по телефону во время деловых переговоров, чтобы достичь конструктивных результатов и поддерживать хорошие рабочие отношения.

Профессиональный рост. Он  является частью профессиональных навыков, которые могут влиять на вашу карьеру. Корректное общение и вежливость могут стать дополнительным преимуществом при повышении или при установлении контактов в бизнесе.

В целом, телефонный этикет является важным инструментом для успешного общения и профессионального развития в различных областях жизни.

Заключение.

В наш век технического прогресса телефонная связь по-прежнему считается одним из самых удобных способов общения. Большинство организаций полны решимости соблюдать надлежащий телефонный этикет для успешного обмена информацией и здорового общения со своими заказчиками и клиентами.

Друкарня Азбука

Часто задаваемые вопросы (FAQ) о телефонном этикете

Что такое телефонный этикет?

  • Телефонный этикет — это набор правил и рекомендаций для эффективного и вежливого общения по телефону. Он включает в себя, как правильно отвечать на звонки, как говорить четко и как профессионально вести различные типы разговоров.

Почему важен телефонный этикет?

  • Хороший телефонный этикет обеспечивает четкость, уважительность и эффективность общения. Он помогает создать положительное впечатление, укрепить доверие и поддерживать профессионализм, будь то личные или деловые звонки.

Как правильно отвечать на деловой звонок?

  • Отвечайте на деловые звонки с вежливым приветствием, например: «Доброе утро/день, [Ваше Имя] слушает. Чем могу помочь?» Это задает правильный тон общения.

Какие фразы лучше избегать в телефонном разговоре?

  • Избегайте использования жаргона, грубых или неясных выражений. Также стоит избегать фраз, которые могут показаться неприветливыми или слишком резкими, например, «Я занят(а)» или «Что вам нужно?».

Как говорить вежливо и профессионально по телефону?

  • Говорите четко и спокойно, используйте вежливые фразы, такие как «пожалуйста» и «спасибо». Убедитесь, что ваш тон дружелюбный, но при этом профессиональный.

Что делать, если звонок прервался?

  • Если связь прервалась, стоит перезвонить как можно скорее и извиниться за неудобства. Это показывает вашу заботу о собеседнике и стремление к продолжению разговора.

Как правильно завершить телефонный разговор?

  • Завершайте разговор вежливо, например: «Спасибо за звонок. До свидания!» или «Рад(а) был(а) помочь. Хорошего дня!» Это оставляет положительное впечатление.

Как поступить, если не могу сразу ответить на звонок?

  • Если вы не можете ответить на звонок, важно перезвонить как можно скорее. Вы также можете отправить сообщение с извинением и обещанием перезвонить позже.

Какие правила следует соблюдать при общении по громкой связи?

  • Убедитесь, что человек, с которым вы разговариваете, знает, что его слышат другие. Избегайте личных тем и будьте внимательны к окружающим, чтобы не нарушать их покой.

Как вести себя, если звонящий раздражен или агрессивен?

  • Оставайтесь спокойным и вежливым. Попробуйте понять причину раздражения и предложите помощь. Если ситуация выходит из-под контроля, вежливо предложите продолжить разговор позже.

Книги о телефонном этикете.

Вот несколько книг, которые помогут освоить телефонный этикет и улучшить деловую коммуникацию:

1. “The Telephone Mystery and How to Solve It” — Sidney M. Greenfield.
📘 Классическая книга о правильном использовании телефона в деловой среде, включая голос, интонацию и манеры общения.

2. “Telephone Courtesy & Customer Service” — Lloyd C. Finch.
📘 Практическое руководство по телефонному этикету и техникам общения с клиентами.

3. “How to Talk to Anyone” — Leil Lowndes.
📘 Хотя книга не только о телефонном этикете, она содержит ценные советы по общению по телефону, в том числе о тоне голоса и удержании внимания собеседника.

4. “Phone Skills for the Information Age” — Lisa J. Downs.
📘 О том, как вести профессиональные телефонные разговоры в современном мире, включая работу с голосовой почтой и виртуальными звонками.

5. “Power Phone Scripts” — Mike Brooks.
📘 Сборник готовых сценариев для телефонных звонков, полезный для продаж, переговоров и делового общения.