Bei der Besprechungsetikette handelt es sich um eine Reihe von Regeln und Bräuchen, die das Verhalten von Personen beim ersten Treffen oder beim Kennenlernen regeln. Diese Regeln tragen dazu bei, einen positiven Eindruck zu hinterlassen und gute Beziehungen aufrechtzuerhalten.

Die Etikette bei Geschäftstreffen ist äußerst wichtig, da sie effektive Interaktionen zwischen Unternehmensvertretern fördert, einen positiven Eindruck hinterlässt und professionelle Beziehungen aufrechterhält.

Hier sind einige Gründe, warum Etikette bei Geschäftstreffen von entscheidender Bedeutung ist:

  1. Professionalität: Etikette unterstreicht Ihren beruflichen Status und den Respekt gegenüber Ihrem Geschäftspartner oder Kollegen.
  2. Einen positiven ersten Eindruck hinterlassen: Gutes Verhalten, Liebe zum Detail und Respekt gegenüber anderen Besprechungsteilnehmern tragen dazu bei, einen guten Eindruck zu hinterlassen und einen positiven Ton für zukünftige Interaktionen festzulegen.
  3. Vertrauen aufbauen: Die Einhaltung der Etikette trägt dazu bei, eine Atmosphäre des Vertrauens und des Respekts zu schaffen, die die Grundlage für eine erfolgreiche geschäftliche Zusammenarbeit ist.
  4. Interkulturelle Interaktion: Unterschiedliche Kulturen können unterschiedliche Etiketteregeln haben. Kulturelle Unterschiede zu kennen und zu respektieren hilft, Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden.
  5. Effektive Kommunikation: Etikette fördert eine effektivere Kommunikation, verringert die Möglichkeit von Missverständnissen und steigert die Effizienz in Arbeitsangelegenheiten.
  6. Erfolgreiche Verhandlungen: Ein wichtiger Teil der Geschäftsetikette ist die Fähigkeit, Geschäftsverhandlungen zu führen. Dazu gehört der Respekt vor Standpunkte Partner, Toleranz und Suche nach konstruktiven Lösungen.
  7. Reputation wahren: Die Aufrechterhaltung einer guten Etikette trägt dazu bei, einen guten Ruf in der Geschäftswelt aufrechtzuerhalten, was für zukünftige Chancen und Partnerschaften wichtig sein kann.
  8. Effektive Zeitnutzung: Zur Etikette bei Geschäftstreffen gehört auch, die Zeit anderer Teilnehmer zu respektieren, was eine effizientere Nutzung der Zeit innerhalb eines Geschäftstreffens fördert.

Die Einhaltung der Etikette bei Geschäftstreffen ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen und produktiven Geschäftstreffens Unternehmenskommunikation.

Wichtige Tipps für die Etikette bei Geschäftstreffen.

1. Etikette bei Besprechungen. Sei pünktlich.

Pünktlichkeit ist ein wichtiger Aspekt der Meeting-Etikette und zeigt Ihren Respekt für die Zeit anderer Menschen. Hier sind einige Gründe, warum Pünktlichkeit eine Schlüsselrolle in der Etikette spielt:

  1. Respekt für andere: Pünktliches Erscheinen signalisiert, dass Sie die Zeit anderer in der Besprechung schätzen. Dies ist ein Zeichen des Respekts vor dem vollen Terminkalender und ein Zeichen Ihrer Verantwortung.
  2. Professionalität: Pünktlichkeit ist mit Professionalität verbunden. Pünktliches Erscheinen zeigt Ihre Fähigkeit, Ihre Zeit zu verwalten und die Effizienz Ihrer Arbeit sicherzustellen.
  3. Einen positiven Eindruck hinterlassen: Pünktlichkeit trägt dazu bei, einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen. Dies kann wichtig sein, insbesondere wenn Sie neue Partner, Kunden oder Kollegen kennenlernen.
  4. Interaktionseffizienz: Pünktlichkeit fördert effektivere Interaktionen in Besprechungen. Das pünktliche Erscheinen aller Teilnehmer erleichtert den Start der Veranstaltung und beugt möglichen Verzögerungen vor.
  5. Negative Folgen vermeiden: Verzögerungen können zu negativen Folgen wie verpassten Gelegenheiten, enttäuschenden Partnern oder sogar gescheiterten Plänen führen.

2. Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg.

Die mit der Durchführung des Meetings beauftragten Personen verschicken in der Regel vorab alle notwendigen Informationen. Sehen Sie sich die Zusammenfassung der Tagesordnung an und machen Sie sich entsprechende Notizen.

Zu dieser Tagesordnung kann es Vorschläge geben, die am besten befolgt werden, damit während des Meetings alles reibungslos abläuft. Seien Sie vorbereitet, wenn Sie auf der Suche nach einer effektiven Etikette für Geschäftstreffen sind.

3. Etikette bei Besprechungen. Offizielle Kleidung.

Die formelle Kleidung hängt von der jeweiligen Veranstaltung, den kulturellen Normen und den Anforderungen des jeweiligen Umfelds ab. Hier sind einige allgemeine Richtlinien für formelle Kleidung:

  • Anzüge für Männer:

    • Formeller Anzug (Jacke und Hose/Rock) einfarbig oder mit dezentem Muster.
    • Hemd mit Krawatte oder Fliege.
    • Lederschuhe, vorzugsweise schwarz oder braun.
    • Gepflegte Frisur und Haarschnitt.

  • Etikette bei Besprechungen. Kleider für Damen:

    • Anzüge oder Kleider in neutralen Farben.
    • Die Kleiderlänge ist knielang oder niedriger.
    • Dezentes Make-up und gepflegte Frisur.
    • Geschlossene oder mäßig offene Schuhe.

  • Zubehör:

    • Minimales Zubehör für einen sauberen, professionellen Look.
    • Hochwertig und unaufdringlich Schmuck.
    • Eine Tasche oder Aktentasche, die zum Stil des Outfits passt.

  • Etikette bei Besprechungen. Übermaß vermeiden:

    • Vermeiden Sie grelle Farben und zu freizügige Outfits.
    • Bleiben Sie bei klassischen und vielseitigen Stilen.

  • Einhaltung der Kleiderordnung:

    • Bitte beachten Sie die Kleiderordnung der Veranstaltung. Beispielsweise impliziert „schwarze Krawatte“ eine formellere Kleidung als „semi-formal“ oder „Geschäftsanzug“.

  • Etikette bei Besprechungen. Hygienestandards:

    • Sorgen Sie für ein sauberes und ordentliches Erscheinungsbild.
    • Geben Sie frischem Atem und gepflegter Maniküre Vorrang.

  • Seien Sie kulturell sensibel:

    • In einigen Kulturen kann es Unterschiede in der formellen Kleidung geben. Berücksichtigen Sie diese, um keine Missverständnisse zu verursachen.

  • Einhaltung der Veranstaltung:

    • Bewerten Sie die Art des Ereignisses. Beispielsweise erfordern Geschäftstreffen eine formellere Kleidung als kulturelle Veranstaltungen.

Denken Sie daran, dass formelle Kleidung nicht nur eine Uniform ist, sondern auch eine Möglichkeit, Ihre Persönlichkeit professionell auszudrücken.

 

4. Haben Sie eine Agenda.

Das ist offiziell Geschäftstreffen, und als Mitglied haben Sie Ihre eigene Agenda. Halten Sie sich daran, wenn Sie auf der Suche nach einer effektiven Etikette für Geschäftstreffen sind. So bleibt alles organisiert und das Meeting wird ein Erfolg.

5. Etikette bei Besprechungen. Sprechen Sie, wenn es nötig ist. 

Wenn Sie eine effektive Etikette für Geschäftstreffen wünschen, sprechen Sie bei Bedarf während des Meetings zu Wort. Stellen Sie sicher, dass Ihre Stimme von allen im Raum gehört wird, damit sie Ihre Gedanken laut und deutlich hören und entsprechend reagieren können.

Seien Sie prägnant und geben Sie nur die Informationen an, die zur Verdeutlichung Ihres Standpunkts erforderlich sind. Wiederholen Sie sich nicht, da dies den Worten die nötige Bedeutung nimmt.

6. Hören Sie aktiv zu.

Aktives Zuhören ist die Fähigkeit, Informationen des Gesprächspartners aufmerksam und gezielt wahrzunehmen. Dieser Prozess erfordert nicht nur physische Präsenz, sondern auch emotionale Beteiligung, Verständnis und Reaktion auf die übermittelten Informationen. Hier sind einige Prinzipien des aktiven Zuhörens:

  • Blickkontakt herstellen:

    • Stellen Sie Augenkontakt mit der anderen Person her, um Ihr Interesse und Ihre Aufmerksamkeit für das, was sie sagt, zu zeigen.

  • Bestätigen Sie Ihre Aufmerksamkeit:

    • Verwenden Sie nonverbale Hinweise, wie z. B. ein Kopfnicken, um zu zeigen, dass Sie der Geschichte folgen.

  • Hören Sie nicht nur auf die Worte:

    • Achten Sie auf Tonfall, Mimik und Gestik. Dadurch kann der emotionale Inhalt der Nachricht noch deutlicher hervortreten.

  • Etikette bei Besprechungen. Unterbrechen Sie nicht:

    • Lassen Sie Ihren Gesprächspartner seinen Gedanken vervollständigen, unterbrechen Sie ihn nicht. Dies ist ein Zeichen des Respekts für das Gesagte.

  • Stellen Sie klärende Fragen:

    • Stellen Sie nach Möglichkeit Fragen, die zeigen, dass Sie ein aktives Interesse an dem besprochenen Thema haben und es verstehen.

  • Etikette bei Besprechungen. Denkpausen:

    • Durch allmähliche Pausen vor der Antwort können Sie über das Gesagte nachdenken und größeres Verständnis zeigen.

  • Umschreiben Sie, was gesagt wurde:

    • Wiederholen Sie kurz wichtige Punkte oder den emotionalen Zustand der anderen Person, um Ihre Aufmerksamkeit und Ihr Verständnis zu bestätigen.

  • Etikette bei Besprechungen. Schenken Sie folgendem Ihre volle Aufmerksamkeit:

    • Vermeiden Sie Multitasking und konzentrieren Sie sich ganz auf das Gespräch. Dies wird Ihnen helfen, Informationen besser wahrzunehmen.

  • Vermeiden Sie Urteilsvermögen und Voreingenommenheit:

    • Versuchen Sie, das Gespräch offen und vorurteilsfrei anzugehen. Dies fördert ein tieferes Verständnis.

Aktives Zuhören verbessert die Kommunikation, stärkt Beziehungen und erhöht die Effektivität der Kommunikation.

7. Stellen Sie Fragen.

Es wird Zeit gegeben, Fragen zu stellen und Ihre Zweifel auszuräumen. Nutzen Sie diese Zeit und stören Sie die Teilnehmer nicht, indem Sie wichtige Abläufe ständig unterbrechen, wenn Sie auf eine effektive Etikette für Geschäftstreffen achten.

8. Etikette bei Besprechungen. Halten Sie Ihr Mobilgerät fern.

Eine der grundlegendsten Regeln der Etikette ist das Einhalten Mobilgerät abseits wichtiger Meetings, Veranstaltungen oder Besuche. Möglicherweise haben Sie aufgrund Ihrer hohen Position einige Privilegien, aber die Regel gilt für jeden und jeden.

9. Kein Essen bei Meetings. 

Während Besprechungen sind Wasser und Kaffee erlaubt und Tee/Kaffee wird zu einer bestimmten und vorher vereinbarten Zeit serviert. Wenn das Treffen längere Zeit dauert, gibt es in der Mitte oder am Ende eine Pause für Snacks.

Vermeiden Sie Essen oder Trinken während wichtiger Gespräche, da dies gegen die grundlegende Etikette verstößt.

10. Seien Sie vorsichtig.

Die wichtigste Etikette besteht darin, in einem Meeting darauf zu achten, mit gutem Beispiel voranzugehen. Zappeln Sie nicht herum, klopfen Sie nicht mit den Füßen auf einen Bleistift, Kugelschreiber usw., rascheln Sie nicht unnötig mit Papieren und machen Sie keine anderen Geräusche, die in einer Besprechung ablenken könnten.

Es ist einfach ein Zeichen schlechten Benehmens, das Ihr Desinteresse klar und deutlich widerspiegelt.

Wichtige Tipps für die Etikette bei virtuellen Meetings.

In der virtuellen Welt spielt die Etikette bei Besprechungen eine Schlüsselrolle bei der Schaffung eines positiven Eindrucks, effektiven Interaktionen und dem Aufbau erfolgreicher Beziehungen. Hier sind einige wichtige Tipps zur Etikette bei virtuellen Meetings:

  1. Überprüfen Sie Ihre Ausrüstung vorab:

    • Stellen Sie vor dem Meeting sicher, dass Ihr Computer, Ihr Mikrofon und Ihre Kamera ordnungsgemäß funktionieren, um technische Probleme zu vermeiden.

  2. Sei pünktlich:

    • Seien Sie pünktlich zum virtuellen Meeting, genau wie bei einer physischen Veranstaltung.

  3. Etikette bei Besprechungen. Erstellen Sie einen passenden Hintergrund:

    • Vermeiden Sie Unordnung und störende Elemente im Hintergrund. Wählen Sie eine ruhige und professionelle Umgebung.

  4. Dem Umstand gemäß kleiden:

    • Kleiden Sie sich wie bei einem Offline-Meeting mit Kollegen oder Partnern.

  5. Etikette bei Besprechungen. Sorgen Sie für gute Beleuchtung:

    • Stellen Sie sicher, dass Ihr Gesicht hell genug beleuchtet ist, damit andere Teilnehmer Sie deutlich sehen können.

  6. Verwenden Sie professionelle Spitznamen und Fotos:

    • Wenn die Meeting-Plattform die Möglichkeit bietet, einen Spitznamen oder ein Foto zu verwenden, wählen Sie die professionellen Optionen.

  7. Etikette bei Besprechungen. Bleiben Sie wachsam und aktiv:

    • Beteiligen Sie sich aktiv am Gespräch und zeigen Sie Ihre Aufmerksamkeit durch nonverbale Signale wie Kopfnicken.

  8. Vermeiden Sie Multitasking:

    • Schenken Sie Ihrem virtuellen Meeting Ihre volle Aufmerksamkeit und vermeiden Sie Multitasking, um Ablenkungen von den besprochenen Themen zu vermeiden.

  9. Schalten Sie Ihr Mikrofon bei Bedarf stumm:

    • Wenn Sie Hintergrundgeräusche haben oder ein Gespräch vorübergehend verlassen müssen, schalten Sie Ihr Mikrofon stumm.

  10. Etikette bei Besprechungen. Respektieren Sie die Zeit anderer:

    • Planen Sie Ihre Bemerkungen und Kommentare so, dass Sie keine unnötige Zeit für virtuelle Besprechungen in Anspruch nehmen.

  11. Verwenden Sie eine höfliche Sprache:

    • Behalten Sie bei der Kommunikation per Chat oder visuell einen professionellen und höflichen Ton bei.

  12. Seien Sie auf technische Probleme vorbereitet:

    • Halten Sie einen Backup-Plan bereit, falls technische Schwierigkeiten auftreten, und seien Sie darauf vorbereitet, diese schnell zu beheben.

Die Einhaltung der Etikette in virtuellen Meetings trägt dazu bei, trotz räumlicher Distanz eine effektive und professionelle Kommunikation zu ermöglichen.

FAQ. Etikette bei Besprechungen.

  1. Welche Grundregeln sollten Sie beachten, wenn Sie Fremde treffen?

    • Begrüßen Sie mit Respekt, verwenden Sie allgemeine Begrüßungsformen, stellen Sie sich vor und achten Sie auf einen maßvollen Blick und einen freundlichen Ausdruck.

  2. Was soll ich tun, wenn ich zu spät zu einem Meeting komme?

    • Entschuldigen Sie sich für die Verspätung, geben Sie dies wenn möglich im Voraus bekannt und versuchen Sie, die Auswirkungen Ihrer Verspätung so gering wie möglich zu halten.

  3. Etikette bei Besprechungen. Wie führt man ein Gespräch?

    • Hören Sie aufmerksam zu, stellen Sie Fragen, beteiligen Sie sich am Dialog, vermeiden Sie Gesprächsmonopole und zeigen Sie Interesse an den Meinungen Ihrer Gesprächspartner.
  4. Wie beendet man ein Meeting richtig?
    • Verabschieden Sie sich höflich, danken Sie ihnen für ihre Zeit, drücken Sie ihre Hoffnung auf zukünftige Interaktionen aus und klären Sie Pläne für ein Folgetreffen.

  5. Welche Aspekte der Besprechungsetikette in verschiedenen Kulturen sollten berücksichtigt werden?

    • Respektieren Sie die lokalen Traditionen der Begrüßung, Einführung und Kommunikation. Beispielsweise ist das Händeschütteln in einigen Kulturen möglicherweise nicht so weit verbreitet wie in anderen.

  6. Etikette bei Besprechungen. Was tun, wenn bei einem Meeting eine Konfliktsituation auftritt?

    • Bleiben Sie ruhig, vermeiden Sie laute Stimmen und versuchen Sie, den Konflikt konstruktiv zu lösen, vielleicht mit Hilfe eines Mediators.

  7. Welche Etikette-Regeln sind bei virtuellen Meetings wichtig?

    • Achten Sie auf eine gute Sicht- und Hörbarkeit, seien Sie pünktlich, vermeiden Sie Multitasking, verwenden Sie professionelle Spitznamen und einen angemessenen Hintergrund.

  8. Welche Bedeutung haben nonverbale Hinweise für die Etikette bei Besprechungen?

    • Nonverbale Hinweise wie Mimik, Gestik und Tonfall können die Emotionen Ihrer Kommunikation vermitteln und das Gesagte ergänzen.

  9. Wie reagiert man, wenn sich jemand in einem Meeting nicht an die Regeln der Etikette hält?

    • Bleiben Sie ruhig, vermeiden Sie offene Konflikte, geben Sie vielleicht gute Ratschläge oder bieten Sie Hilfe an, um die Situation zu verbessern.

  10. Etikette bei Besprechungen. Wie bereitet man sich auf ein Meeting vor, um die Etikette einzuhalten?

    • Recherchieren Sie die Besonderheiten der Veranstaltung, legen Sie die Kleiderordnung fest, achten Sie auf Ihr Erscheinungsbild, bereiten Sie Kommunikationsfragen vor und stellen Sie sicher, dass Ihre Ausrüstung (im Falle virtueller Meetings) funktionsfähig ist.

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