Назад к Все интересное в мире рекламы
Как бренды используют инструменты социального прослушивания?

Как организовать конференц-связь и лучшие бесплатные услуги конференц-связи

Одна из лучших вещей в сегодняшнем бизнесе – это то, что никогда не было так легко оставаться на связи с вашими коллегами, командой и клиентами. Благодаря современным технологиям мы можем организовывать встречи на лету, организовывать виртуальные встречи и обеспечивать бесперебойную работу практически из любой точки мира. Сегодня одним из самых простых и популярных способов поддерживать связь со всеми в вашем бизнесе является конференц-связь. Они не только просты в настройке, но и позволяют взаимодействовать в реальном времени, чтобы потенциальные проблемы решались быстро и чтобы все всегда были на одной странице.

Когда дело доходит до эффективности бизнеса, есть несколько инструментов, которые являются такими же простыми и эффективными, как конференц-связь.

Конечно, возможность проведения успешной конференц-связи имеет значение. Ожидания сегодня сильно отличаются от того, что ожидалось от конференц-звонка десять лет назад. Мало того, что участники хотят, чтобы звонок был продуктивным, но они также хотят убедиться, что есть четкая причина, почему они должны быть на самом деле на вызове. Не говоря уже о том, что качество видео и / или аудио важнее, чем когда-либо.

Хотите организовать успешные конференц-звонки, которые люди с нетерпением ждут? Независимо от того, встречаетесь ли вы с вашим боссом, вашими клиентами или вашей виртуальной командой со всего мира, вот десять советов, чтобы все прошло гладко.

1. Организоваться

Нет ничего хуже, чем конференц-связь, которая не имеет четкой цели. Для того, чтобы сделать вашу конференцию эффективной, вам нужно заранее организовать время. Это означает, что у вас должно быть все, что вам нужно, в том числе повестка дня, заметки и четкий список задач. Чтобы по-настоящему произвести впечатление, разошлите повестку дня для разговора до его начала, чтобы все могли быть на одной странице и точно знать, чего ожидать. Быть организованным – это единственный способ, которым вы можете быть уверены, что не будете тратить время впустую, в том числе и свое.

2. Знай свой сервис

Всегда находите время, чтобы ознакомиться с системой бизнес-телефонии и / или службой конференц-связи, которую вы используете, прежде чем фактический вызов произойдет. Каждый сервис имеет свои уникальные особенности, поэтому знание того, как все работает, может гарантировать, что вызов проходит гладко. Понимание службы, которую вы используете, также является лучшим способом помочь другим посетителям ориентироваться в нем. Вместо того, чтобы просто отправлять их на страницу часто задаваемых вопросов службы, вы можете сами ответить на их вопросы.

Читайте также:  Лучшие онлайн-производители логотипов в 2020 году

3. Создать взаимодействие

Лучшие конференц-звонки позволяют каждому участнику принять участие. Если все, что вы делаете, это говорите, то люди будут удивляться, почему вы не просто отправили голосовую заметку. Всегда соблюдайте время для вопросов и отзывов во время разговора, чтобы у всех было ощущение, что у них есть шанс принять участие. Это позволит убедиться, что все обращают внимание, и удостоверится, что все, что нужно было решить во время разговора, действительно было решено. В зависимости от типа услуги конференц-связи, которую вы используете (см. Наш список пяти лучших бесплатных услуг ниже), будут другие уникальные способы поощрения участия, включая создание опросов и наличие интерактивного раздела вопросов и ответов. Если вы планируете использовать одну из этих дополнительных услуг, убедитесь, что вы и ваши участники заранее ознакомились с тем, как она работает.

4. Минимизируйте отвлечения

Хотя одним из преимуществ конференц-связи является возможность присоединения из любого места, важно, чтобы вы старались свести к минимуму отвлекающие факторы для всех, особенно если вы хозяин. Если это возможно, избегайте звонков из общественных мест, где шумно, или, если это видео-звонок, где много людей. Хотя это иногда неизбежно, эти типы отвлекающих факторов могут раздражать и даже могут помешать вам и вашим гостям обсудить все, что необходимо решить во время разговора.

5. Будьте вовремя

Один из худших способов начать конференц-связь – опоздать. Даже пять минут после запланированного времени могут вызвать у ваших посетителей раздражительность и создать впечатление, что вы не цените их время. Позвонив пораньше, вы также дадите своим участникам почувствовать, что вы подготовлены и готовы. Кроме того, это помогает вашим гостям избежать этого неуклюжего сообщения «вы первый здесь», которое может сделать их вторым, если у них будет правильная информация о вызове.

6. Подготовьте наглядные пособия

Не все конференц-звонки нуждаются в помощи наглядных пособий. Но для некоторых они действительно улучшают разговор. После того как вы создали свою повестку дня для вызова, просмотрите свои заметки и определите, нужны ли вам визуальные эффекты. Если это так, потратьте время на подготовку визуальных опор и обязательно сообщите своим гостям, что это будет видеоконференция. Если вы ожидаете, что ваши гости также поделятся видео, сообщите им, чтобы они могли подготовиться. Для ваших гостей нет ничего хуже, чем попросить присоединиться через видео, когда они ожидают только голосового вызова.

Читайте также:  Bootstrap 5. Что нового об этом и дате выпуска

7. Следуйте плану игры

Несмотря на то, что вы можете потратить много времени на подготовку к звонку, это не гарантирует, что вы действительно будете следовать своей повестке дня. Помните о том, чего вы хотите достичь по вызову, и сделайте все возможное, чтобы быть максимально эффективным, если вы отметите каждый пункт. Если вы призываете других к участию в конкурсе, вы также должны быть хозяином, чтобы убедиться, что никто другой не монополизирует или просто не тратит время. Помните: все, включая вас, заняты. Чем дольше будет проходить ваш звонок, и чем больше будет не по теме, тем меньше людей будут помнить – и тем меньше они будут рады следующему звонку.

8. Чем короче, тем лучше

В случае сомнений всегда ошибайтесь в сторону более коротких телефонных конференций. В то время как все будут жаловаться на тридцатиминутные телефонные конференции, которые занимают час, очень немногие будут раздражены, когда на самом деле это всего лишь двадцать минут. На протяжении всего разговора следите за часами, чтобы вы могли сделать все возможное, чтобы вывести участников вовремя – или раньше. Нет ничего, что сотрудники ценят больше, чем встречи, которые не занимают время из их и без того напряженного графика.

9. Предоставить заметки

Если вы знаете, что ваш конференц-звонок будет длинным или если есть несколько важных тем, которые люди должны запомнить, тогда важно сделать заметки для ваших гостей после (или до) разговора. Эти заметки обеспечат запоминание всех ваших самых важных вопросов, комментариев и идей, а также, если ваши гости предпримут какие-либо действия, и напомнят им о том, что им нужно делать и когда.

10. Запишите звонок

Обязательно запишите свою телефонную конференцию, чтобы, если кто-то пропустит ее, у них была возможность посмотреть. Запись разговора также поможет вам узнать, что вы можете сделать лучше в следующий раз, например, замедлить разговор, улучшить визуальные средства, которые вы используете, или сосредоточиться на повестке дня. В дополнение к примечаниям, общий доступ к разговору является хорошим способом для участников вернуться назад и пересмотреть по мере необходимости.

5 бесплатных услуг конференц-связи, о которых должен знать каждый бизнес

В то время как существует множество платных услуг конференц-связи, которые являются отличными, есть также много бесплатных услуг, которые могут легко конкурировать. Вот список наших пяти любимых услуг конференц-связи и почему …

Читайте также:  Как написать новый синопсис?

1. Google Hangouts

Нам нравится качество видео и аудио в Google Hangouts , не говоря уже о том, насколько оно знакомо многим пользователям. Поскольку все, что вам нужно, – это учетная запись Google, чтобы присоединиться к ней, использование Hangouts часто означает, что вашим посетителям не нужно беспокоиться о настройке или входе в другой незнакомый аккаунт. Hangouts также интегрируется с такими приложениями, как Google Docs, что означает, что быстрый обмен информацией – это просто.

2. Uberconference

Как и в Google Hangouts, Uberconference позволяет обмениваться файлами с Google Диска во время разговора. Он также интегрирован с Dropbox и Evernote и позволяет легко делиться экранами. Одна из лучших особенностей Uberconference – это управление звуком, которое помогает минимизировать окружающий шум, если вы оказались в загруженном офисе или популярной кофейне.

3. Zoom

Zoom, одна из наиболее популярных услуг в этом списке, является отличным вариантом для бесплатных телефонных конференций для предприятий, особенно если они в значительной степени полагаются на видеоконференции. Приложение легко загрузить и получить к нему доступ, что позволяет быстро звонить в будущем всем членам вашей команды.

4. FreeConference

Если у вас есть клиенты или члены команды, которые будут присоединяться на международном уровне, то FreeConference является одним из самых умных вариантов, поскольку он бесплатный. Вы можете использовать FreeConference по телефону и через Интернет с доступом к удобным функциям обмена экранами и чата.

5. Samepage

Как всеобъемлющая программа для совместной работы «все в одном», Samepage позволяет вам выполнять такие вещи, как общение с помощью массовых текстов, обмен файлами и даже опросы внутри вашей группы. Хотя Samepage предлагает бесплатный сервис, он также предлагает платные опции для дополнительных функций, таких как частные команды и расширенное хранилище.

Завершение

Оптимизируя стратегию и производительность конференц-связи, используя правильную услугу конференц-связи для вашего бизнеса, совместная работа в команде может быть более эффективной, чем когда-либо. Независимо от того, работаете ли вы в обычном или онлайн-бизнесе , вы можете начать проводить более качественные конференц-звонки, которые будут тратить меньше времени и выполнять больше работы, следуя этим советам.

Ваш помощник в в бизнесе рекламно-полиграфическая компания “АЗБУКА

(050) 462-02-45

Поделиться этой записью

Добавить комментарий

Назад к Все интересное в мире рекламы