Конференц-связь – это технология, которая позволяет людям находящимся в разных местах взаимодействовать и общаться между собой в режиме реального времени через аудио и/или видео связь. Это позволяет участникам встречаться и проводить совещания, обсуждать вопросы, принимать решения и работать над проектами, не выходя из своих офисов или местонахождений.

Хотите организовать успешные конференц-связь, которые люди с нетерпением ждут? Независимо от того, встречаетесь ли вы с вашим боссом, вашими клиентами или вашей виртуальной командой со всего мира, вот десять советов, чтобы все прошло гладко.

Одна из лучших вещей в сегодняшнем бизнесе – это то, что никогда не было так легко оставаться на связи с вашими коллегами, командой и клиентами. Благодаря современным технологиям мы можем организовывать встречи на лету, организовывать виртуальные встречи и обеспечивать бесперебойную работу практически из любой точки мира. Сегодня одним из самых простых и популярных способов поддерживать связь со всеми в вашем бизнесе является конференц-связь. Они не только просты в настройке, но и позволяют взаимодействовать в реальном времени, чтобы потенциальные проблемы решались быстро и чтобы все всегда были на одной странице.

Когда дело доходит до эффективности бизнеса, есть несколько инструментов, которые являются такими же простыми и эффективными, как конференц-связь.

1. Организоваться. Конференц-связь.

Нет ничего хуже, чем конференц-связь, которая не имеет четкой цели. Для того, чтобы сделать вашу конференцию эффективной, вам нужно заранее организовать время. Это означает, что у вас должно быть все, что вам нужно, в том числе повестка дня, заметки и четкий список задач. Чтобы по-настоящему произвести впечатление, разошлите повестку дня для разговора до его начала, чтобы все могли быть на одной странице и точно знать, чего ожидать. Быть организованным – это единственный способ, которым вы можете быть уверены, что не будете тратить время впустую, в том числе и свое.

2. Знай свой сервис. Конференц-связь.

Всегда находите время, чтобы ознакомиться с системой бизнес-телефонии и / или службой конференц-связи, которую вы используете, прежде чем фактический вызов произойдет. Каждый сервис имеет свои уникальные особенности, поэтому знание того, как все работает, может гарантировать, что вызов проходит гладко. Понимание службы, которую вы используете, также является лучшим способом помочь другим посетителям ориентироваться в нем. Вместо того, чтобы просто отправлять их на страницу часто задаваемых вопросов службы, вы можете сами ответить на их вопросы.

Стратегия роста бизнеса. Лучшие

3. Создать взаимодействие. Конференц-связь.

Лучшие конференц-звонки позволяют каждому участнику принять участие. Если все, что вы делаете, это говорите, то люди будут удивляться, почему вы не просто отправили голосовую заметку. Всегда соблюдайте время для вопросов и отзывов во время разговора, чтобы у всех было ощущение, что у них есть шанс принять участие. Это позволит убедиться, что все обращают внимание, и удостоверится, что все, что нужно было решить во время разговора, действительно было решено. В зависимости от типа услуги конференц-связи, которую вы используете (см. Наш список пяти лучших бесплатных услуг ниже), будут другие уникальные способы поощрения участия, включая создание опросов и наличие интерактивного раздела вопросов и ответов. Если вы планируете использовать одну из этих дополнительных услуг, убедитесь, что вы и ваши участники заранее ознакомились с тем, как она работает.

4. Минимизируйте отвлечения. Конференц-связь.

Хотя одним из преимуществ конференц-связи является возможность присоединения из любого места, важно, чтобы вы старались свести к минимуму отвлекающие факторы для всех, особенно если вы хозяин. Если это возможно, избегайте звонков из общественных мест, где шумно, или, если это видео-звонок, где много людей. Хотя это иногда неизбежно, эти типы отвлекающих факторов могут раздражать и даже могут помешать вам и вашим гостям обсудить все, что необходимо решить во время разговора.

5. Будьте вовремя. Конференц-связь.

Один из худших способов начать конференц-связь – опоздать. Даже пять минут после запланированного времени могут вызвать у ваших посетителей раздражительность и создать впечатление, что вы не цените их время. Позвонив пораньше, вы также дадите своим участникам почувствовать, что вы подготовлены и готовы. Кроме того, это помогает вашим гостям избежать этого неуклюжего сообщения «вы первый здесь», которое может сделать их вторым, если у них будет правильная информация о вызове.

6. Подготовьте наглядные пособия.

Не все конференц-звонки нуждаются в помощи наглядных пособий. Но для некоторых они действительно улучшают разговор. После того как вы создали свою повестку дня для вызова, просмотрите свои заметки и определите, нужны ли вам визуальные эффекты. Если это так, потратьте время на подготовку визуальных опор и обязательно сообщите своим гостям, что это будет видеоконференция. Если вы ожидаете, что ваши гости также поделятся видео, сообщите им, чтобы они могли подготовиться. Для ваших гостей нет ничего хуже, чем попросить присоединиться через видео, когда они ожидают только голосового вызова.

7. Следуйте плану игры. Конференц-связь.

Несмотря на то, что вы можете потратить много времени на подготовку к звонку, это не гарантирует, что вы действительно будете следовать своей повестке дня. Помните о том, чего вы хотите достичь по вызову, и сделайте все возможное, чтобы быть максимально эффективным, если вы отметите каждый пункт. Если вы призываете других к участию в конкурсе, вы также должны быть хозяином, чтобы убедиться, что никто другой не монополизирует или просто не тратит время. Помните: все, включая вас, заняты. Чем дольше будет проходить ваш звонок, и чем больше будет не по теме, тем меньше людей будут помнить – и тем меньше они будут рады следующему звонку.

8. Чем короче, тем лучше. Конференц-связь.

В случае сомнений всегда ошибайтесь в сторону более коротких телефонных конференций. В то время как все будут жаловаться на тридцатиминутные телефонные конференции, которые занимают час, очень немногие будут раздражены, когда на самом деле это всего лишь двадцать минут. На протяжении всего разговора следите за часами, чтобы вы могли сделать все возможное, чтобы вывести участников вовремя – или раньше. Нет ничего, что сотрудники ценят больше, чем встречи, которые не занимают время из их и без того напряженного графика.

9. Предоставить заметки.

Если вы знаете, что ваш конференц-звонок будет длинным или если есть несколько важных тем, которые люди должны запомнить, тогда важно сделать заметки для ваших гостей после (или до) разговора. Эти заметки обеспечат запоминание всех ваших самых важных вопросов, комментариев и идей, а также, если ваши гости предпримут какие-либо действия, и напомнят им о том, что им нужно делать и когда.

10. Запишите звонок. Конференц-связь.

Обязательно запишите свою телефонную конференцию, чтобы, если кто-то пропустит ее, у них была возможность посмотреть. Запись разговора также поможет вам узнать, что вы можете сделать лучше в следующий раз, например, замедлить разговор, улучшить визуальные средства, которые вы используете, или сосредоточиться на повестке дня. В дополнение к примечаниям, общий доступ к разговору является хорошим способом для участников вернуться назад и пересмотреть по мере необходимости.

5 бесплатных услуг конференц-связь.

В то время как существует множество платных услуг конференц-связи, которые являются отличными, есть также много бесплатных услуг, которые могут легко конкурировать. Вот список наших пяти любимых услуг конференц-связи и почему …

1. Google Hangouts.

Нам нравится качество видео и аудио в Google Hangouts , не говоря уже о том, насколько оно знакомо многим пользователям. Поскольку все, что вам нужно, – это учетная запись Google, чтобы присоединиться к ней, использование Hangouts часто означает, что вашим посетителям не нужно беспокоиться о настройке или входе в другой незнакомый аккаунт. Hangouts также интегрируется с такими приложениями, как Google Docs, что означает, что быстрый обмен информацией – это просто.

2. Uberconference.

Как и в Google Hangouts, Uberconference позволяет обмениваться файлами с Google Диска во время разговора. Он также интегрирован с Dropbox и Evernote и позволяет легко делиться экранами. Одна из лучших особенностей Uberconference – это управление звуком, которое помогает минимизировать окружающий шум, если вы оказались в загруженном офисе или популярной кофейне.

3. Zoom.

Zoom, одна из наиболее популярных услуг в этом списке, является отличным вариантом для бесплатных телефонных конференций для предприятий, особенно если они в значительной степени полагаются на видеоконференции. Приложение легко загрузить и получить к нему доступ, что позволяет быстро звонить в будущем всем членам вашей команды.

4. FreeConference.

Если у вас есть клиенты или члены команды, которые будут присоединяться на международном уровне, то FreeConference является одним из самых умных вариантов, поскольку он бесплатный. Вы можете использовать FreeConference по телефону и через Интернет с доступом к удобным функциям обмена экранами и чата.

5. Samepage.

Как всеобъемлющая программа для совместной работы «все в одном», Samepage позволяет вам выполнять такие вещи, как общение с помощью массовых текстов, обмен файлами и даже опросы внутри вашей группы. Хотя Samepage предлагает бесплатный сервис, он также предлагает платные опции для дополнительных функций, таких как частные команды и расширенное хранилище.

Завершение.

Оптимизируя стратегию и производительность конференц-связи, используя правильную услугу конференц-связи для вашего бизнеса, совместная работа в команде может быть более эффективной, чем когда-либо. Независимо от того, работаете ли вы в обычном или онлайн-бизнесе , вы можете начать проводить более качественные конференц-звонки, которые будут тратить меньше времени и выполнять больше работы, следуя этим советам.

 АЗБУКА

Часто задаваемые вопросы.  Конференц-связь.

1. Что такое конференц-связь?

Конференц-связь – это способ проведения общения между несколькими участниками, которые находятся в разных местах. Она позволяет одновременно соединять более двух человек через телефонную или интернет-связь, что делает возможным проведение групповых обсуждений, совещаний и презентаций.

2. Какие виды конференц-связи существуют?

Существуют следующие основные виды конференц-связи:

  • Аудиоконференция: голосовое общение между несколькими участниками с использованием телефонов или интернет-телефонии.
  • Видеоконференция: общение с использованием видео и звука, что позволяет участникам видеть друг друга.
  • Веб-конференция: включает аудио- и видеокомпоненты, а также возможность совместного использования экрана, демонстрации презентаций и других интерактивных функций.

3. Какие преимущества у конференц-связи?

Преимущества конференц-связи включают:

  • Экономия времени и денег на поездках.
  • Удобство проведения встреч и совещаний независимо от географического положения участников.
  • Повышение эффективности и скорости принятия решений.
  • Возможность записи встреч для последующего просмотра и анализа.
  • Улучшение коммуникации и сотрудничества внутри команды или между партнерами.

4. Какие инструменты и платформы используются для конференц-связи?

Популярные инструменты и платформы для конференц-связи:

  • Zoom: видеоконференции, вебинары, совместное использование экрана.
  • Microsoft Teams: видеозвонки, чаты, совместная работа над документами.
  • Google Meet: видеоконференции с интеграцией в Google Workspace.
  • Cisco Webex: видеоконференции, совместное использование экрана, вебинары.
  • Skype: аудио- и видеозвонки, чаты, совместное использование экрана.

5. Конференц-связь .Как подготовиться ?

Шаги подготовки к конференц-связи:

  • Проверьте техническое оборудование: камеру, микрофон, интернет-соединение.
  • Убедитесь, что у вас есть доступ к используемой платформе и все необходимые данные для подключения.
  • Подготовьте материалы и документы, которые могут понадобиться во время встречи.
  • Настройте тихое и освещенное место для участия в конференции.
  • Протестируйте оборудование и программное обеспечение заранее, чтобы избежать технических проблем.

6. Как улучшить качество конференц-связи?

Рекомендации по улучшению качества:

  • Используйте высокоскоростное и стабильное интернет-соединение.
  • Используйте качественное аудио- и видеоустройство.
  • Убедитесь, что фон освещен и не содержит отвлекающих элементов.
  • Избегайте многозадачности и фокуса на конференции.
  • Используйте функции платформы, такие как мьютинг микрофонов, чтобы избежать лишних шумов.

7. Какие функции полезны в инструментах конференц-связи?

Полезные функции:

  • Запись встречи для последующего просмотра.
  • Совместное использование экрана для презентаций и демонстраций.
  • Функция чата для обмена сообщениями и ссылками во время встречи.
  • Интеграция с календарем для планирования встреч.
  • Возможность создания комнат для групповых обсуждений.

8. Как справляться с техническими проблемами во время конференц-связи?

Советы по решению технических проблем:

  • Перезапустите приложение или устройство.
  • Проверьте интернет-соединение и перезагрузите маршрутизатор, если необходимо.
  • Попробуйте использовать другое устройство или платформу для подключения.
  • Свяжитесь с технической поддержкой используемой платформы.
  • Имейте запасной план, например, возможность переключиться на аудиоконференцию.

9. Конференц-связь .Как обеспечить безопасность ?

Методы обеспечения безопасности:

  • Используйте защищенные платформы с шифрованием данных.
  • Устанавливайте пароли для доступа к конференциям.
  • Ограничивайте доступ только для приглашенных участников.
  • Регулярно обновляйте программное обеспечение для защиты от уязвимостей.
  • Избегайте обсуждения конфиденциальной информации в открытых конференциях.

10. Какие лучшие практики для проведения успешных конференций?

Лучшие практики:

  • Подготовьте и разошлите повестку дня заранее.
  • Начинайте встречу вовремя и придерживайтесь расписания.
  • Активно участвуйте и поощряйте других участников к участию.
  • Используйте визуальные и интерактивные элементы для удержания внимания.
  • Завершайте встречу кратким подведением итогов и назначением действий.

Конференц-связь является важным инструментом для эффективного взаимодействия и сотрудничества в современном деловом мире. Следуя этим рекомендациям, вы сможете проводить успешные и продуктивные конференции.