Бирократија – дефиниција, функции и карактеристики

Бирократијата е систем на организирање на јавната администрација кој се карактеризира со ригидна хиерархиска структура, поделба на работата, јасна распределба на надлежностите и формалните процедури. Се користи за административна организација на голем број луѓе кои работат заедно. Бирократијата се однесува на „правилото по работна маса или канцеларија“ кое помага да се осигура дека многу луѓе работат заедно со дефинирање на улогата на секој член на организациската хиерархија.

Што е бирократија?

Дефиниција: Бирократијата е дефинирана како систем на влада или институција во која сите административни одлуки се носат од владини службеници, а не од избрани претставници. Административните вработени се поврзани со стручен кадар и учествуваат во развојот и прилагодувањето на институционалните политики.

Бирократите можат да бидат владини службеници или да работат во која било приватна институција. Нивната централна улога вклучува одржување на униформност и контрола во рамките на институцијата. Различни бирократски форми вообичаено се користат за решавање на широк опсег на административни задачи при водење на институција. Институцијата може да биде јавна или приватна. Со други зборови, бирократијата, исто така, подразбира сложена структура со повеќе нивоа и процедури потребни во рамките на агенцијата или владата за спроведување на безбедносните прописи.

Потекло. Бирократија

Модерната верзија на бирократијата е поврзана со бирократскиот концепт на Франција од 18 век.

Зборот „бирократија“ се состои од два збора: биро и кратеин. Францускиот збор „биро“ значи „мали маси“, а грчкиот збор „Кратеин“ значи „да владее“.

Затоа, бирократијата се однесува на владеењето на канцеларијата. Еден од современите пионери кои размислувале за бирократијата бил германскиот социолог Макс Вебер (1864–1920), а според него,

Концептот на бирократија е рационален начин на организирање комплексен бизнис.

Што е бирократ?

Некој што работи во бирократија се нарекува бирократ.

Ова може да се однесува на државен функционер или лице на позиција на авторитет, како што е главен извршен директор на компанија или член на нејзината совет директори.

Работа на бирократска организација

Зборот „бирократија“ создаде негативна слика во главите на пошироката јавност. Поврзани зборови како што се бирократи и бирократи често се користат негативно во критиката.

Терминот „бирократ“ обично се користи за да се однесува на владин функционер, а „бирократски“ покажува дека постапката е поважна од ефикасноста. Бирократијата обично подразбира способност невозможното да се претвори во реалност.

Зборувајќи за улогата на владината бирократија, улогата на владиниот бирократ не е ограничена само на неговото биро. Неговата работа бара од него да извршува други задачи, како што се гледање федерални кандидати како собираат пари, учествуваат во технички работи итн. итн., покрај свештеничките позиции.

Главната работа на бирократот вклучува спроведување на политики и обезбедување на нивно непречено спроведување меѓу луѓето. Постапките за спроведување може да се направат и со пишување правила и прописи и нивно администрирање.

Терминот „бирократија“ се однесува на задачата за управување со владата преку спроведување на политиките и јавната администрација.

Бирократски функции

Функциите на бирократијата варираат од агенција до агенција. Различни владини агенции вршат други владини функции. Некои од важните улоги и функции на бирократијата се:

1. Промоција на здравјето

Функции на Националниот институт за здравство, Агенцијата за спроведување на забавата и Федералното биро за истраги.

2. Заштитете ја нацијата. Бирократија

Функција на вооружените сили, крајбрежна стража, Централна разузнавачка агенција,

 3. Поддршка на одржлива економија

Функции на Банката на федерални резерви, Комисија за хартии од вредност.

Модели на бирократија

Бирократијата функционира во три главни модели, т.е. Веберијански модел, модел на стекнување и монополски модел. Овие три модели се објаснети на следниов начин:

1. Вебериски модел

Хиерархија - интегрална карактеристика на овој модел, а проблематичното однесување во овој модел е Летаргија. Според овој модел, бирократијата ги покажува карактеристиките на хиерархија, специјализација, поделба на трудот и стандардни оперативни процедури. Овој модел го дал германскиот социолог Макс Вебер.

2. Модел на стекнување

Суштинската карактеристика на овој модел е проширувањето, а проблематичното однесување што го покажува овој модел е конкуренцијата.

3. Монополски модел. Бирократија

Вродено во овој модел е недостатокот на конкуренција, а проблематичното однесување вклучува неефикасност.

Карактеристики на Веберовата бирократија

Карактеристиките на Веберијанската бирократија се како што следува:

1. Специјализација на задачи

Институција со веберска бирократија промовира поделба на трудот меѓу своите вработени, така што тие ги извршуваат своите задачи според нивната специјализација. На крајот на краиштата, ова е корисно за самата организација.

2. Хиерархиска моќ. Бирократија

Различни типови работни места се доделуваат според рангот во овој тип на бирократија. Хиерархиската позиција на повеќе нивоа е клучна карактеристика на овој модел, во кој оние од понизок ранг се контролирани од оние од повисок ранг. На овој начин работата се завршува ефикасно.

3. Безлична

Друга карактеристика на оваа бирократија е дека односите меѓу работниците се многу формални и безлични. Затоа, одлуките што ги носи оваа бирократија се ирационални и без емоции.

4. Кариерна ориентација. Бирократија

Системот е непристрасен и ги избира своите вработени врз основа на нивните можности, претходно искуство и знаење. Изборот за слободно работно место е формален. Ова резултира со добар раст на кариерата за вработените бидејќи оваа практика им помага да се специјализираат во својата работа.

5. Правила и барања

Бирократијата има формулиран сет на правила и сите вработени мора строго да се придржуваат до нив. Покрај тоа, воведувањето на нови правила и измени на правилата се случува од време на време од страна на менаџерите на повисоките позиции.

Предности на бирократијата

1. Поделба на трудот

Ова помага да се олесни работата на координиран начин и ги прави вработените поспецијализирани.

2. Ефикасност. Бирократија

Моделот е дизајниран на таков начин што помага да се зголеми компетентноста на вработените. Дополнително, менаџерите гарантираат дека вработените работат ефикасно.

3. Одговорност и одговорност

Овој модел му овозможува на просечниот граѓанин да ги доведе во прашање постапките на бирократите при извршувањето на нивните должности. Организацијата е исто така одговорна доколку нешто тргне наопаку.

4. Донесување одлуки

Квалитетот на одлучување во овој систем е опиплив. Одлуките во системот се пренесуваат на оние пониски во хиерархијата на оние горе. Исто така, претпоставениот добива одлука пренесена од неговиот непосреден претпоставен во хиерархијата.

5. Правила и прописи. Бирократија

Сите вработени строго ги следат поставените правила и прописи и строгото почитување на правилата е клучна карактеристика на овој модел. Ова создава чувство на дисциплина кај вработените и го намалува непочитувањето на утврдените правила.

6. Леснотија на администрација

Моделот ја прави администрацијата многу едноставна. Организацијата работи хиерархиски според збир на имплементирани правила и прописи. Бирократската структура го следи управувањето и одвреме-навреме ги прави неопходните прилагодувања.

Бирократијата може да им помогне на организациите да работат непречено и ефикасно. Големите фирми можат да го користат ова за да ги насочат операциите и да ги насочат системите и процедурите. Процесите стануваат помалку хаотични и управувањето станува полесно. Поделбата на работата со јасно дефинирани одговорности е вообичаена во бирократијата. Тие, исто така, гарантираат дека сите се третирани праведно и еднакво, осигурувајќи дека нема пристрасност кон една организација.

Недостатоци на бирократијата

1. Црвена лента

Сложениот сет на правила и прописи често предизвикува одложување во акцијата, а понекогаш и во работата.

2. Подготовка на документи. Бирократија

Системот вклучува многу документи дури и за многу едноставна работа.

3. Непотизам

Загрижува и непотизмот во бирократијата. Човек кој седи на повисока позиција често го фаворизира растот и развојот само на луѓето што му се познати.

4. Бирократска корупција

Носителите на највисоките чинови навистина, корупцијата во бирократијата се покажува како многу штетна за економијата.

Бирократијата често е исмејувана затоа што се смета за приоритетна процедура пред ефикасноста. Многу луѓе веруваат дека бирократијата може да акумулира правила и документи. Ова обично се нарекува бирократска бирократија преку која поединците и компаниите мора да прескокнат за да постигнат одредени цели, како што е започнување бизнис. Правилата и прописите може да биде тешко да се разберат, па дури и може да им користат на некои луѓе, како што се богатите, пред други.

Критика на бирократијата

Бирократските системи имаат тенденција да гледаат наназад и да најдат методи кои се покажале ефикасни во минатото. Претприемачи и иноватори кои прифаќаат напредно размислување и се обидуваат да најдат методи за подобрување на процесот, не се согласуваат со овој заостанат пристап.

Агилните процеси, на пример, се повторувачки процеси водени од самоорганизација и одговорност кои се развиваат со текот на времето. Строгата бирократија ја намалува оперативната ефикасност со текот на времето, особено кај конкурентите со помали бирократии. Кога бирократијата исто така се користи за заштита на вкоренетите структури на моќ од конкуренција, губењето на ефикасноста станува особено сериозно. Владата на САД се карактеризира со традиционална бирократска ригидност и протекционизам. На пример, тешко е да се отпуштат лоши перформанси бидејќи има долг процес на прекинување.

Бирократија наспроти администрација наспроти менаџмент

Иако овие три термини изгледаат многу слични по значење, бирократијата не е исто што и администрацијата или управувањето.

Бирократијата се занимава со обезбедување на процедурална исправност, без оглед на целта или околноста. без оглед на околностите и целите.

Администрацијата се користи за насочување на организациските ресурси за постигнување на објективна цел, како што е администрирање услуга или генерирање профит.

Управувањето се однесува на процедурите, процесите и системите кои организацијата ги поставува за да донесува одлуки, да ги назначи оние кои ги носат тие одлуки, собирање на податоци и известување за успешноста, како и обезбедување надзор.

Заклучок!

Бирократиите се насекаде околу нас, од компаниите за кои работиме до владите кои управуваат со земјите од нашиот свет.

Тие се способни да обезбедат сè да тече непречено и според словото на законот. Односно, луѓето ги следат правилата, без разлика дали се работи за здравствена и безбедносна инспекција на работното место, за добивање градежна дозвола или за добивање владини бенефиции.

Бирократиите често се обвинуваат дека се неефикасни и се фокусираат на процесите и политиките наместо на ефикасноста, иако тие треба да ги задржат сите во јамката.

Без разлика како се чувствувате за тоа - позитивно или негативно - бирократијата нема да исчезне наскоро. Многу организации ги имаат како дел од нивната структура.