Zakelijk schrijven is effectieve zakelijke communicatie, het is belangrijk dat elke medewerker over goede zakelijke schrijfvaardigheden beschikt.

Elke werknemer moet van tijd tot tijd e-mails verzenden, zakelijke voorstellen ontwikkelen en bedrijfsrapporten schrijven. Daarom zijn goede zakelijke schrijfvaardigheden cruciaal, samen met goede communicatieve vaardigheden.

Schriftelijke communicatieve vaardigheden kunnen ook een groot verschil maken bij het solliciteren naar een baan. Voor sommigen kan dit de laatste stap zijn in het valideren van hun werk.

Zakelijke schrijfvaardigheid

Of u nu een zakelijk document maakt of een eenvoudige notitie schrijft, goede vaardigheden zakelijke brieven kunnen een lange weg gaan. Het is meer dan alleen een goede zinsstructuur, professionele toon en goede grammatica.

Hieronder staan ​​enkele belangrijke zakelijke schrijfvaardigheden waaraan u moet werken.

1. Eenvoudige taal

De eerste regel om een ​​geweldige zakelijke schrijver te worden, is om altijd eenvoudige taal te leren gebruiken. Goed schrijven bevat meestal niet veel ingewikkelde woorden.

Bij het creëren van gemakkelijk leesbare inhoud gaat het erom dat deze gemakkelijk te begrijpen is.

Om dit te doen, kunt u algemeen bekende korte woorden gebruiken. Als er geen korter woord bestaat voor een complex woord, gebruik dan een korte zin om het te beschrijven.

Bovendien kunt u zich concentreren op het vermijden van bijvoeglijke naamwoorden en proberen de actieve stem te gebruiken.

Effectief schrijven is wanneer u gemakkelijk kunt communiceren en uw boodschap snel en effectief kunt overbrengen. standpunt.

Probeer daarom ook verborgen werkwoorden te vermijden. Met andere woorden: door uw e-mail persoonlijker te maken, wordt dit probleem automatisch opgelost.

In plaats van bijvoorbeeld te zeggen: 'We willen graag een handje helpen', kun je ook zeggen: 'We willen je graag helpen.'

Dat laatste is niet alleen korter en directer, maar ziet er ook vriendelijker uit.

Het gebruik van dergelijke directe en duidelijke taal is efficiënter, sneller en effectiever. Of uw lezer anders is medewerker of opdrachtgever, is het altijd beter om de tekst voor uw publiek te vereenvoudigen.

2. Het vermogen om meningen van feiten te onderscheiden

Zakelijke schrijvers moeten tijdens het schrijfproces extra voorzorgsmaatregelen nemen, omdat de meeste zakelijke teksten persoonlijke meningen uitsluiten.

Hoewel je hier geen academische artikelen schrijft, moet je er toch voor zorgen dat de feiten duidelijk zijn.

Ondertussen moeten zakelijke documenten vrij zijn van persoonlijke meningen. De enige redelijke toevoeging aan uw persoonlijke mening is wanneer u aanbevelingen doet.

In alle andere gevallen is het beter om geen meningen toe te voegen. In sommige zeldzame gevallen moet u echter mogelijk uw mening geven.

In dergelijke gevallen moet u het verschil kennen tussen het uiten van een objectieve mening en een persoonlijke mening.

Hoe dan ook moeten zakelijke schrijvers meningen van feiten kunnen onderscheiden.

Het is uiterst belangrijk om dit vast te houden om misverstanden te voorkomen. Of uw lezers nu interne of externe belanghebbenden zijn, zorg ervoor dat uw schrijven vrij is van dubbelzinnigheid.

Als u bovendien uw mening over iets geeft, zorg er dan voor dat u duidelijk maakt dat dit uw mening is.

3. Zakelijke brief. Beknoptheid en beknoptheid

Ongeacht uw schrijfstijl, u moet leren beknopt te zijn. Elke zakelijke brief moet kort en to the point zijn.

Het gebruik van beknopte taal gaat in feite over het verwijderen van onnodige woorden en zinsneden die geen direct doel dienen.

Bijvoorbeeld tijdens het schrijven e-mail je zou kunnen schrijven: "Ik stuur deze e-mail om je te laten weten dat je je werk uiterlijk maandag moet inleveren."

Het eerste deel van deze zin hoeft hier niet te staan, omdat het duidelijk is dat u een e-mail verzendt.

In plaats daarvan zou je moeten schrijven: ‘Je moet je werk uiterlijk maandag hebben ingeleverd.’

Dit is echter een uiterst eenvoudig voorbeeld. Beknoptheid en beknoptheid zijn van groot belang bij het schrijven van documenten zoals bedrijfsrapporten.

Dit komt omdat de meeste van uw lezers geen tijd hebben om door meerdere pagina's of paragrafen te bladeren.

Een goede vuistregel is om de informatie gemakkelijk toegankelijk te maken.

Daarnaast zijn hier een paar dingen die u kunt doen:

  • Focus altijd op feiten en informatie.
  • Blijf bij het onderwerp
  • Gebruik drie woorden of minder in elke alinea, tenzij je iets uitlegt.
  • Gebruik korte woorden en houd overal dezelfde woordkeuze aan
  • Vermijd onnodige bijwoorden en bijvoeglijke naamwoorden
  • Vermijd alle dubbelzinnigheid en streef altijd naar duidelijkheid.

Houd uw zinnen kort en probeer de belangrijkste informatie aan het begin of in de eerste alinea te introduceren.

Als er een lastige zin is, breek deze dan in verschillende delen en bewaar de relevante delen.

4. Zakelijke brief. Handhaaf het doel

Het is van cruciaal belang ervoor te zorgen dat elke vorm van zakelijke communicatie een duidelijk doel dient.

U moet zich erop concentreren om ervoor te zorgen dat uw zakelijke brief het doel ervan duidelijk definieert. Het is ook het beste om voor elk document één doel te hanteren.

Als u bijvoorbeeld een bedrijfsbrede aankondiging naar werknemers verzendt, zorg er dan voor dat u dit vanaf het begin duidelijk maakt.

De meeste mensen komen misschien niet door al hun zakelijke communicatie heen, vooral als deze formeel en repetitief lijkt.

Daarom kunt u dit voorkomen door ervoor te zorgen dat alle documenten het doel meteen communiceren.

Daarom beginnen de meeste artikelen met een uitleg van wat er besproken zal worden.

Wat nog belangrijker is, is dat u tijdens het werken aan het document niet van dit doel mag afwijken. Gebruik andere documenten als er iets is om over te praten.

Uw bericht mag slechts één hoofdgedachte tegelijk behandelen. Vermijd dus rommelig denken en oefen berichten met één doel.

5. Weet wie je publiek is

Hoewel dit voor de hand liggend lijkt, is het nog steeds een belangrijke vaardigheid, vooral als uw zakelijke schrijven meer extern dan intern van aard is.

Hoewel u het doel van uw brief moet begrijpen, is het ook belangrijk om te weten wie uw lezer is.

Dit helpt het doel te richten op een specifieke persoon of doelgroep. Dit is hetzelfde geval, of u nu een e-mail naar iemand schrijft of een bericht naar de massa verzendt.

Bovendien betekent het kennen van je publiek ook dat je begrijpt hoe hun geest werkt.

Als u bijvoorbeeld een e-mail aan collega's schrijft, moet u deze kort en informeel houden.

Op dezelfde manier moet u, als u een e-mail naar een klant verzendt, formeel, duidelijk en eenvoudig zijn.

Daarom is het altijd beter om uw doelgroep in de zakenwereld te kennen, omdat u hiermee aan hun behoeften kunt voldoen.

Jouw publiek kan actief invloed uitoefenen op de volgende zaken:

  • de taal die u gebruikt; elk woord kan anders zijn als er rekening wordt gehouden met verschillende doelgroepen.
  • Welke hulpmiddelen gebruik je en in welke hoedanigheid.
  • De effectiviteit van wat u schrijft in de loop van de tijd.
  • De toon van uw gesprek ligt ergens tussen professioneel en volkomen informeel.
  • Wat zijn de belangrijke punten die u wilt vermelden?

Bovendien kan het ook de lengte van uw brief beïnvloeden. Als u bijvoorbeeld een bedrijfsrapport voor het senior management schrijft, doet u dat u moet de belangrijkste punten op de eerste pagina noteren in de vorm van korte paragrafen.

6. Zakelijke brief. Opmaak

Snelle manier verbeter je vaardigheden zakelijk schrijven - ontwikkel opmaakvaardigheden. Er worden veel voorkomende fouten gemaakt tijdens het formatteren die tot samengestelde problemen kunnen leiden.

Uw opmaakinspanningen moeten altijd maximale efficiëntie garanderen. Begin pas met schrijven als u een duidelijk idee heeft van hoe het document moet worden opgemaakt.

Het idee is om lezers in staat te stellen elk document snel en zonder problemen te bekijken.

Maar dat betekent niet dat je te veel opmaakelementen moet toevoegen; het kan uw lezers afleiden.

Dit geldt voor alle vormen van schrijven, of u nu rapporten, e-mails schrijft of een presentatie maakt.

Hier zijn een paar dingen die onder opmaak vallen:

  • Gebruik vetgedrukt, cursief en onderstreept.
  • Markeer specifieke tekstelementen.
  • Gebruik verschillende kleuren voor de verschillende woorden die u wilt kleuren.
  • Gebruik van alinea's en nummering.
  • Gebruik van kopjes en subkopjes.
  • Behoudt de zinsstructuur en tekstuitlijning.

De opmaak moet in alle documenten hetzelfde blijven. Als u bijvoorbeeld een rapport schrijft, moet dezelfde opmaak worden toegepast op de hoofdtekst en de veelgestelde vragen (indien van toepassing).

7. Zakelijke brief. Proeflezen, redigeren en revisie

Beste hulpmiddel grammatica controles - jij bent het. Deze vaardigheid is nuttig bij alle soorten schrijven.

Dit is de beste manier om een ​​betere schrijver te worden, omdat je jezelf en je schrijven actief verbetert.

Proeflezen houdt in dat u controleert of uw schrijven de stijlrichtlijnen, het formaat en andere ergernissen volgt.

Bovendien controleert het de feiten, links en nauwkeurigheid van uw inhoud. Bovendien is dit ook een geweldige manier om onnodige passieve stem uit te bannen.

U kunt vervolgens zinvolle wijzigingen in uw inhoud aanbrengen. Anders heeft het geen zin om het zelf te bewerken.

Een goede gewoonte is om om de dag weer te gaan schrijven. Dit werkt echter alleen als u aan een voorstel of rapport werkt.

Bij redigeren gaat het om het onderhouden van wat geschreven is, of het bijwerken ervan nadat het klaar is. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u een rapport moet herzien nadat u het aan uw manager heeft laten zien.

Probeer tijdens deze stappen te controleren op typefouten, syntaxis en grammaticale fouten. Focus op de algehele leesbaarheid en stroom van het document.

Bovendien moet u ook een tool voor spellingcontrole aanschaffen. Dit kan het proeflees- en bewerkingsproces eenvoudiger maken, maar probeer eerst uw vaardigheden aan te scherpen in plaats van te vertrouwen op hulpmiddelen.

8. Zakelijke brief. Houding en standpunt

Je publiek kennen is één ding, maar het is ook belangrijk om te begrijpen welke impact jouw schrijven op hen kan hebben.

Er zijn verschillende niveaus van betekenis in je schrijven. U moet zich bewust zijn van al deze factoren en van de impact die ze kunnen hebben.

Hieronder staan ​​enkele dingen die de houding en het perspectief van uw schrijven beïnvloeden:

  • Algemene zinsbouw; Lange zinnen wekken bijvoorbeeld de indruk dat de lezer goed geïnformeerd is.
  • Woordkeuze tijdens het schrijven.
  • Alle eventuele expressies die u gebruikt, inclusief metaforen en voorbeelden.
  • Standpunten die u deelt, of het nu om meningen of aanbevelingen gaat.

Het is een goede gewoonte om altijd rekening te houden met het standpunt van de lezer, en niet met dat van jezelf.

Geweldige ideeën komen meestal in je op als je denkt vanuit het perspectief van je publiek. Hetzelfde geldt voor posts op sociale media; ze werken alleen als ze resoneren met je publiek.

De beste manier om verder te komen is dus om vanuit hun perspectief te denken en je schrijfwerk dienovereenkomstig aan te passen.

Het maakt het ook waarschijnlijker dat uw lezer het met u eens zal zijn en zal doen wat u wilt dat hij of zij doet.

Dit maakt het belangrijk hulpmiddel voor gebruik in uw organisatie, vooral als u zich op managementniveau bevindt.

Opsommen

De bovengenoemde vaardigheden zijn vooral afhankelijk van uw consistente zakelijke schrijfpraktijk. Hoe meer je oefent, hoe meer je elke vaardigheid automatisch verbetert.

Je moet ook moeite doen om te lezen om een ​​beter mens te worden. Kijk wat anderen anders doen in hun zakelijke schrijven en leer ervan.

Bovendien moet u altijd uw kennis over actuele zaken bijwerken. Of het nu gaat om taal- of formaatupdates, blijf op de hoogte.

Probeer ten slotte uw sterke en zwakke punten op het gebied van zakelijk schrijven te achterhalen en richt uw inspanningen dienovereenkomstig.

Monoloog. Hoe schrijf je een monoloog?

Wat doet een scenarioschrijver?

Schrijftempo: snel of langzaam, voorbeelden en tips voor genres

abc