Faciliterende vaardigheden die nodig zijn om een ​​goede facilitator te zijn

Faciliterende vaardigheden zijn het proces van het beheren van groepsdynamiek om groepsleden te helpen consensus te bereiken en problemen effectief op te lossen. Deze vaardigheden kunnen nuttig zijn voor iedereen die met groepen mensen werkt, of het nu als projectmanager, trainer, docent, coach of consultant is.

Volgens een recent onderzoek wordt er wekelijks ongeveer zes tot twintig uur aan vergaderingen besteed. Toch een aanzienlijk deel arbeidskrachten, die aan dit onderzoek deelnamen, voerden aan dat dergelijke bijeenkomsten over het algemeen niet productief zijn. Hierbij zijn faciliterende vaardigheden betrokken, omdat ze leiders/managers in staat stellen mensen naar overeengekomen doelen te leiden op een manier die alle leden aanmoedigt om hun capaciteiten te bezitten, participatie aan te bieden en te gebruiken. Daarom, wanneer facilitatievaardigheden correct worden gebruikt, zullen eigenaren bedrijf zullen hun tijd, geld en andere middelen niet verspillen aan onproductieve vergaderingen.

In dit bericht duiken we in de wereld van facilitatievaardigheden en begrijpen we wat ze zijn en hoe u deze vaardigheden kunt gebruiken om uw vergaderingen inspirerend, resultaatgericht en productief te maken. Dus laten we nu beginnen-

Definitie van vereenvoudigingsvaardigheden. Faciliterende vaardigheden

Zoals we allemaal weten, zijn hulpmiddelen middelen waarmee een bepaalde taak kan worden volbracht op een manier die voor iedereen gunstig is. Faciliteren is het ter beschikking stellen van middelen die nodig zijn om relevante activiteiten uit te voeren. Of het nu in uw persoonlijke of professionele leven is, communicatie en interactie spelen een cruciale rol. In de zakenwereld zijn de vorm, het formaat en het doel van deze interacties heel anders dan die in iemands persoonlijke sfeer. Faciliterende vaardigheden

Daar moeten de discussies op een stabielere en vooraf bepaalde manier worden gevoerd, die aanvaardbaar is voor alle partijen die bij het proces betrokken zijn. Hiervoor zijn bepaalde middelen nodig, zoals aanmoediging, mogelijkheden om uw stem te laten horen en uw stem te laten horen standpunt, zorg voor een gezonde uitwisseling van informatie en zet de discussie voort. In het Latijn betekent verlichting een taak gemakkelijker maken.

Daarom is het alleen maar juist dat facilitatievaardigheden de vaardigheden zijn die een individu nodig heeft om groepsdiscussies beter en gemakkelijker te maken. Deze vaardigheden omvatten managementvaardigheden, beslissingsvermogen en probleemoplossend vermogen. Het succes of falen van een discussie hangt grotendeels af van het juiste gebruik van de vaardigheden van de facilitator.

Welke faciliterende vaardigheden?

Over menselijke gedragspatronen gesproken zei Aristoteles ooit:

Er zijn mensen met verschillende opvattingen en capaciteiten. We moeten niet vergeten dat geen twee mensen hetzelfde zijn. Iedereen heeft verschillende manieren van uiten en verschillende niveaus van begrip. Communicatie is een blad dat twee ideologieën of twee gedachten in één combineert. Het is uiterst belangrijk om te ondersteunen goed relaties tussen mensen om een ​​soepele communicatie te garanderen. Dit zorgt voor een vrije stroom van gedachten, ideeën en strategieën. Maar het garanderen van een soepele communicatie binnen een bepaalde groep vereist ook een enorme vaardigheid. De vaardigheden van een facilitator zijn van cruciaal belang in al zulke omstandigheden.

Bij zakelijke bijeenkomsten zijn de facilitators verantwoordelijk

• Gemeenschappelijke en duidelijke doelen
• Een goed en duidelijk gedefinieerd proces om deze doelen te bereiken
• Channelen met dien verstande dat deelnemers voorbereid naar de bijeenkomst moeten komen of interesse in het onderwerp moeten hebben.
• Het gevoel onder de deelnemers verspreiden dat hun meningen en beslissingen worden gewaardeerd

Laten we nu eens kijken naar de juiste definitie van dergelijke vaardigheden

Mentale kaart. 10 hulpmiddelen om te creëren

Waarom zijn facilitators belangrijk?

Zoals hierboven vermeld, is faciliteren het ter beschikking stellen van middelen. Er vinden zinvolle discussies plaats in de zakenwereld. Faciliterende vaardigheden

Als deze gesprekken tevergeefs zijn, zal het bedrijf enorme verliezen lijden. Daarom moet er iemand zijn die deze discussies reguleert en controleert. De persoon die deze taak uitvoert, wordt een facilitator genoemd. De facilitator moet het doel van de discussie duidelijk begrijpen. Hij/zij is verantwoordelijk voor het breken van het ijs bij de betrokken partijen, het op gang brengen van de discussie en het precies in goede banen leiden ervan. Iedereen die dit kan bereiken, kan een grote hulp zijn.

Voor en tijdens de bijeenkomst Voorbereiding van de facilitator

Een facilitator is een persoon die het groepsproces beheert, de voorwaarden schept voor het bereiken van de groepsdoelen en de deelnemers helpt consensus te bereiken en problemen effectief op te lossen. De facilitator kan een fulltime professional zijn, maar kan ook een rol vervullen van een groepslid dat optreedt als facilitator om het proces te begeleiden.

Het kan verschillende soorten evenementen en bijeenkomsten organiseren, zoals vergaderingen, trainingen, conferenties, seminars, enz. De facilitator zorgt niet voor de oplossing, maar stuurt een proces aan dat groepsleden helpt samen tot een oplossing te komen.

De belangrijkste taak van de facilitator is het creëren van voorwaarden voor open en productieve communicatie tussen groepsleden, waar iedereen zijn mening kan uiten en de groep kan werken aan het bereiken van gemeenschappelijke doelen. De facilitator kan verschillende methoden en technieken gebruiken om de groep te helpen consensus te bereiken en problemen op te lossen, zoals groepsdiscussie, brainstormen, werk in kleine groepen, spelletjes, enz.

De facilitator moet het doen

Maar voordat de discussie begint, moet de facilitator enkele voorbereidingen treffen, zoals hieronder aangegeven.

1. Er zijn verschillende belanghebbenden en andere teamleden die aan de discussie zullen deelnemen en belangrijke opmerkingen zullen maken. De facilitator moet deze leden ontmoeten en deze punten begrijpen en onderzoeken. Faciliterende vaardigheden
2. Het gesprek moet duidelijk gepland worden. Het plannen van de discussie moet een duidelijk plan hebben. Hij moet over alle details beschikken en geen enkel punt missen dat tijdens het seminar of de bijeenkomst wordt georganiseerd.
3. Het volgende instrumentele aspect bij het organiseren van een prettige en vruchtbare bijeenkomst is de plaats waar deze zal worden gehouden. Daarom is het noodzakelijk om de juiste locatie te reserveren en vervolgens de infrastructuur geschikt te maken voor uw sessie.
4. Sommige vergaderingen worden gehouden met alleen mondelinge discussies. Dit vereist enorme ijsbrekervaardigheden. Als er nog aanvullende zaken nodig zijn voor de vergadering, zoals werkbladen en PowerPoint-presentaties, moet de benodigde technologie beschikbaar zijn.
5. Indien de bijeenkomst de hele dag of voor een langere periode duurt, dienen er afspraken te worden gemaakt over eten en drinken.
6. Zodra de discussie of bijeenkomst begint, moet de facilitator de verantwoordelijkheid nemen om deze in de goede richting te sturen. Hij/zij moet de juiste energie en de juiste ruimte behouden voor de deelnemers.
7. De discussie moet nuttig en vruchtbaar zijn. Het is aan de mediator om nutteloze gesprekken in een professioneel gesprek te vermijden. Er moet sprake zijn van een gezonde uitwisseling van ideeën en informatie.
8. Wanneer de bijeenkomst ten einde is, moet de facilitator klaarstaan ​​met een slotverklaring waarin hij alle details van de discussie samenvat. Daarnaast moet hij/zij ervoor zorgen dat de besluiten of de uitkomst van de vergadering onmiddellijk worden uitgevoerd. Dit zal ervoor zorgen dat de bijeenkomst een tastbaar succes wordt.

Faciliterende vaardigheden die nodig zijn om een ​​goede facilitator te zijn

De facilitator heeft een grote verantwoordelijkheid op zijn schouders. Daarom moet hij/zij over een aantal noodzakelijke vaardigheden beschikken. Deze vaardigheden zijn als volgt.

1. Ken de deelnemers. Faciliterende vaardigheden

Elke discussie of vergadering die moet worden gehouden, kent een aantal belangrijke deelnemers wier hiërarchie en rol bekend moet zijn bij de bemiddelaar. Soms komt het voor dat de partijen die betrokken zijn bij dit proces elkaar niet kennen. Hier heeft de begeleider de taak om voor comfort en vriendelijkheid onder hen te zorgen. Om dit te doen, moet de presentator weten wie de deelnemers zijn. Hij/zij moet over alle nodige informatie beschikken om ze te identificeren en aan elkaar voor te stellen.

2. Stel duidelijke richtlijnen op

Elke bijeenkomst volgt een specifiek schema. Het moet zorgvuldig en correct worden opgevolgd. Dit zal de vergadering productiever maken. Bovendien zijn er in sommige discussies regels voor onderhandelingen en overeenkomsten. Zelfs deze moeten door de presentator aan alle deelnemers worden gecommuniceerd. Daarnaast moeten er richtlijnen zijn met betrekking tot beleefd en respectvol gedrag. Geen enkele deelnemer mag deze grenzen overschrijden, hoe de discussie ook verloopt. Dit is een van de basisetiquette van elke bijeenkomst.

3. Creëer een inclusieve omgeving. Faciliterende vaardigheden

In elke vergadering moet iedereen een gelijke stem hebben. Er moet een eerlijke verdeling van de rechten zijn om aan de discussie deel te nemen en een ander punt naar voren te brengen. Om dit te bereiken is er een inclusieve omgeving nodig. Dit zal iedereen helpen om zich uit te spreken en op te komen voor wat moedig en onbevreesd voelt. Er wordt ook melding gemaakt van comfort en vertrouwen onder de deelnemers. Dit verwijdert elke zweem van verlegenheid of onhandigheid bij het maken van een punt in de vergadering.

4. Actief luisteren

We denken allemaal dat spreken een essentiële activiteit is, als onderdeel van een vergadering of een discussie. Maar zelfs luisteren is net zo belangrijk. Alleen degenen die goed kunnen luisteren, kunnen echt goed spreken. Het benadrukt dus het belang van een actieve luisteraar. De deelnemer moet altijd het gevoel hebben dat er met volle concentratie geluisterd wordt naar wat hij zegt. De facilitator moet ervoor zorgen dat iedereen goed naar alle punten luistert. Bovendien kan hij/zij aantekeningen maken over wat er wordt gezegd, voor toekomstig gebruik.

5. Tijdmanagement. Faciliterende vaardigheden

Er wordt terecht gezegd dat tijd geld is in de zakelijke en professionele sfeer, elke minuut en elke seconde telt. Daarom moet er sprake zijn van een optimaal en optimaal gebruik van de beschikbare tijd. Er moet voor worden gezorgd dat alle kwesties voldoende gedetailleerd worden behandeld en besproken door de deelnemers. Als het team bovendien te lang bij een bepaald punt stilstaat, wat tot tijdverlies leidt, moet de facilitator het werk beleefd onderbreken en de discussie voortzetten. Bovendien moet het vergaderschema zo zorgvuldig mogelijk worden gevolgd. Het plan moet worden opgesteld met enige buffertijd om het onvermijdelijke tijdverlies te compenseren.

6. Het bijhouden van een overzicht van alle actiepunten. Faciliterende vaardigheden

Tijdens bijeenkomsten worden vaak specifieke acties met betrekking tot probleemstellingen ontdekt. Een facilitator met uitstekende faciliteringsvaardigheden moet op de hoogte zijn van deze activiteitsitems, en hij of zij moet er ook voor zorgen dat ze zichtbaar zijn voor alle deelnemers. Je moet er ook voor zorgen dat het actie-element aangeeft wat er moet gebeuren, wie het moet doen en wanneer het voltooid moet zijn. Bovendien moet u de actie-items tegen het einde van de discussie samenvatten om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit met betrekking tot het belang, de doelstellingen en de timing van de items.

7. Resterend doel

Objectief zijn is een van de belangrijkste vaardigheden van een facilitator die een facilitator moet bezitten. De facilitator moet als volledig objectief worden beschouwd en mag niet worden gezien als iemand die in iemands “kamp” zit voor de bijeenkomst. Wanneer de facilitator als eenzijdig wordt gezien, gaat het vertrouwen van andere deelnemers (vooral die aan de andere kant) snel verloren. Op het moment dat je het vertrouwen verliest, is het moeilijk om het terug te winnen. Dit is de reden waarom objectief blijven in plaats van je vooroordelen bloot te leggen een van de belangrijkste facilitatievaardigheden is waarop je je moet concentreren.

8. Zoek door vragen, niet door lezingen of preken. Faciliterende vaardigheden

Het is belangrijk dat facilitators niet prekeriger worden door hun kennis over dit onderwerp te onthullen. In plaats daarvan is het gebruiken van jouw inzicht om andere leden te helpen tot een typische, probleemgebaseerde oplossing te komen een van de belangrijkste facilitatievaardigheden die je zou moeten hebben. Facilitators moeten dit doen door vragen te stellen via onderzoeken die relevant zijn voor de probleemstelling en bedoeld zijn om nieuwe realiteiten aan het licht te brengen. De bijeenkomst moet gaan over het oplossen van het probleem van de deelnemers, en het stellen van een vraag is een van de beste manieren om dit te doen.

9. Zorg ervoor dat de supervisor/manager de vergadering/discussie niet kapt

Als facilitator moet u ervoor zorgen dat leiders of managers de vergadering niet kapen door hun gevoelens te uiten en de voortgang van de vergadering in overeenstemming te brengen met hun plan. De bijeenkomst moet gelijke kansen bieden aan elk lid, en de facilitators moeten over de facilitatievaardigheden beschikken om dit te garanderen.

10. Wees verantwoordelijk voor het gesprek. Faciliterende vaardigheden

Facilitators moeten ervoor zorgen dat de vergadering vooruitgaat door de leiding over het gesprek te nemen en de vergadering op koers te houden. Op het moment dat de discussies in de vergadering hun momentum verliezen, moeten de facilitatoren de discussie terugbrengen naar de probleemstelling. Zelfs soms zul je iemand moeten schrappen; het is echter uw verantwoordelijkheid en u moet dit doen zonder de controle te verliezen. Door controle kun je alle deelnemers respecteren. Daarom wordt gespreksmanagement beschouwd als een van de krachtige facilitatievaardigheden voor facilitators.

Hoe charismatisch te zijn? 

Technieken die door de facilitator gebruikt kunnen worden om de facilitatievaardigheden te optimaliseren

Bij het leiden van een vergadering of discussie moet de facilitator over enkele van de hierboven genoemde vaardigheden beschikken. Daarnaast moet hij/zij ook voorbereid zijn met deze set hulpmiddelen die van pas zullen komen wanneer dat nodig is voor een succesvolle vergadering.

1. Techniek voor het breken van ijs: Er wordt terecht gezegd dat een goed begin het halve werk is. Dit geldt zelfs tijdens zakelijke bijeenkomsten of discussies. Er zijn momenten waarop de betrokken partijen elkaar misschien niet zo goed kennen. Hier moet de facilitator deze ijsbreektechnieken gebruiken.
2. Strategietechnieken: Elke vergadering heeft een specifieke strategie die moet worden gevolgd om succesvol te zijn. Zij bepalen het verloop en de agenda van de vergadering. Faciliterende vaardigheden
3. Creatieve techniek. Vaak kunnen zakelijke bijeenkomsten erg alledaags of eentonig zijn. Wij mensen hebben allemaal een vonk nodig in deze situaties. De facilitator kan zijn creativiteit gebruiken en iets leuks bedenken dat kleur toevoegt en ook creatieve oplossingen biedt voor sommige problemen.
4. Methoden voor het oplossen van problemen: Problemen en conflicten zijn overal mogelijk. Ze vormen een integraal onderdeel van elke levensreis, en professionele ontmoetingen en discussies vormen hierop geen uitzondering. De facilitator moet op de hoogte zijn van enkele probleem- en conflictoplossingstechnieken om met dergelijke situaties om te gaan.
5. Beslissingsmethoden. Elke bijeenkomst wordt gehouden om een ​​beslissing te nemen of een strategie te finaliseren. De facilitator moet over technieken beschikken om de discussie in een beperkte tijd en met zo min mogelijk conflicten naar stevige beslissingen te leiden.

Laatste gedachten over faciliterende vaardigheden!

Vereenvoudiging is een belangrijk concept bij het organiseren van zakelijke bijeenkomsten of discussies. Daarom vereist het worden van een facilitator een specifieke reeks vaardigheden en een reeks hulpmiddelen die u zullen helpen een nuttige, vreedzame en succesvolle bijeenkomst te faciliteren. Zolang managers of facilitators over de nodige facilitatievaardigheden beschikken, kunnen bedrijven de resultaten van hun vergaderingen optimaliseren, wat uiteindelijk de algehele prestaties van de organisatie zal optimaliseren om een ​​gemeenschappelijk doel te bereiken.

АЗБУКА

Is contentmarketing de juiste keuze voor mijn bedrijf?